MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN
DI PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
(PERIODE BULAN FEBRUARI – APRIL)
Oleh
SRI PURWANTI
D.1607088
TUGAS AKHIR
24
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
insan didalamnya untuk dapat menjawab segala tantangan yang ada. Seperti
yang kita ketahui, saat ini masyarakat telah kritis dan pintar akan berbagai hal.
persaingan, serta pelayanan yang ada pada saat ini, mahasiswa program
Diploma III Komunikasi Terapan diberikan suatu sistem pelatihan atau yang
disebut dengan Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media ini merupakan
25
ilmu yang diperoleh dengan praktek di dunia kerja. Sehingga, dari
masyarakat dapat berjalan dengan tertib sesuai tata aturan yang berlaku.
media. Yaitu bagian Humas dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta. Satuan
kerja Perangkat Daerah (SKPD) bagian Humas dan Protokol ini dibentuk agar
Surakarta. Salah satu tugas Humas yang tidak boleh dianggap remeh adalah
mengumpulkan data dari kegiatan yang akan dan saat dilaksanakan suatu
26
kegiatan. Fungsi dari dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah
beberapa kegiatan.
dengan berbagai media massa yang ada. Agar dalam hal pemberitaan kegiatan
Kuliah Kerja Media. Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa Humas adalah
sub sistem yang berfungsi dalam hal publikasi kegiatan maupun kebijakan
kepada masyarakat. Sehingga dengan adanya Kuliah Kerja Media ini dapat
1. Tujuan Khusus
sebagai berikut :
Surakarta.
27
b. Dapat mengetahui tentang langkah-langkah serta tindakan
kegiatan.
2. Tujuan Umum
28
b) Untuk menerapkan, mempraktekkan dan membuktikan teori-
Media.
29
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
masyarakat (Humas). Hingga awal tahun 1970-an tercatat tidak kurang dari
dua ribu definisi mengenai Public Relations atau hubungan masyarakat yang
masyarakat dengan titik pandangan dari berbagai sudut, ada yang dari sudut
sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak. Definisinya
30
“Public Relations is a management function of a continuing and planned
seek towin and retain the understanding, sympathy and support of those with
interest.”
dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut
pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat
Menurut kamus IPR terbitan bulan November 1987 : “Praktek humas dan
khalayaknya”.
31
Pada Agustus 1978, telah diadakan Pertemuan asosiasi-asosiasi PR
1995. Hal: 8 – 9)
masalah yang akan terjadi. Sehingga akan terbentuk kerjasama dan loyalitas
B. Tujuan Humas
dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa ke
dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya
32
kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga.
Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah
sebagai berikut :
confidence).
selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali
pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap
– 22)
33
C. Fungsi Humas
a) Fungsi Konstruktif
Peranan humas dalam hal ini menyiapkan mental publik untuk menerima
b) Fungsi korektif
34
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
Humas bagi organisasi adalah pertama, fungsi konstruktif yaitu dengan cara
Sedangkan untuk fungsi kedua adalah fungsi korektif. Fungsi korektif ini berperan
terjadi.
35
dengan begitu dibutuhkan proses humas yang tepat dalam menjalankan tugasnya,
Tahap Fact Finding merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta yang erat
sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Data harus lengkap dan
keterangan-keterangan yang mentah di olah. Pada fase ini seorang PRO harus
diperoleh kesimpulan sampai dimana derajat ketelitian dan derajat kebenaran dari
2. Planning (Perencanaan)
Dalam tahap ini PRO melakukan penyusunan daftar masalah. Dengan adanya
daftar itu maka akan dapat diambil suatu pemikiran yang cepat untuk
kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya
3. Communicating (Komunikasi)
36
4. Evaluation (Penilaian)
Setelah fase komunikasi, maka suatu organisasi ingin mengetahui akibat dan
utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan public relations
tidak. Maka, penilaian sangat lah penting, tanpa adanya penilaian tidak akan
a. Pengumpulan data
2. Mengolah data
b. Penerangan
37
a) Menyediakan dan mengumpulkan bahan informasi
foto.
wartawan.
5) Menyelenggarakan pameran
dan kliping.
38
10) Mengadakan wisata pers (pers tour) ke obyek yang telah
ditentukan.
c. Publikasi
(leaflet).
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannya terlebih dahulu. Seberapa jauh
berhasil atau tidak tergantung dari usaha serta kemampuan pengelola lembaga dan
organisasi itu sendiri, khususnya peranan Humas juga sangat diperlukan. Hal ini
dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Dengan adanya devisi
humas diharapkan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan sebelumnya. Salah tugas humas yang harus diperhatikan dalam
data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya
39
lembaga meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta
a. Dokumentasi Foto
Dalam humas foto, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan,
humas harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan
b. Dokumentasi Sambutan-sambutan
40
3. Kesimpulan berisi saripati dari keseluruhan materi yang
76)
Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh
maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti
G. KEHUMASAN PEMERINTAH
memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang
41
masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan
bagian humas yang sejak tahun 1983 semua kantor Pemda Tk.II dilengkapi
kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang melekat
42
a. Program Pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan
emansipasi masyarakat.
masyarakat.
nama, tugas, wewengan dan dibiayai dari berbagai macam cara yang
43
BAB III
DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT
A. Latar Belakang
sangat penting dan menjadi tuntuan yang mendesak saat ini. Adalah suatu hal
sudah saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan
pikir keprotokolan harus diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan
mengembangkan daerahnya.
adalah sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus segera diatasi. Dengan kata
44
lain peran humas dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan
membentuk sebuah unit kerja yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi
dari pimpinan, atau menanggapi berita-berita sumir mass media, namun lebih
fakta yang benar dan berimbang, sehingga dapat membentuk opini publik
kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam
dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai ada
No.6 Tahun 2008 dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah
berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata dan bertanggung jawab secara
KOTA SURAKARTA
45
C. VISI
D. MISI
Pemerintah Daerah
46
Arti Lambang :
kebangsaan.
kesejahteraan.
i. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah
47
j. Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta
48
F. STRUKTUR ORGANISASI
Guna menunjang kinerja di dalam Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, maka dibutuhkan suatu struktur yang mampu
Penyusun
Kliping
Caraka
24
1
G. URAIAN TUGAS
Berdasarkan pada :
pelayanan tamu.
pemerataan tugas;
pelaksanaan tugas;
penyimpangan;
1
2
kinerja;
Pemerintah Kota;
pelaksanaan tugas;
2
3
pemerataan tugas;
pelaksanaan tugas;
penyimpangan;
3
4
peningkatan kinerja;
4
5
INFORMASI
5
6
6
7
pelayanan informasi
· Membuat spj kegiatan
program kerjasama
informasi dengan mass
media
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan
2. BAMBANG HARJANTO · Menyiapkan naskah
Sambutan Walikota
· Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah kota
Surakarta
· Mendokumentasikan dan
mengarsipkan kegiatan
pemerintah Kota Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
publikasi pembangunan
daerah melalui media cetak
dan elektronik
· Membantu pelaksanaan
kegiatan jumpa pers
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan
3. WIDARMOKO · Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah kota
Surakarta
· Mendokumentasikan dan
mengarsipkan kegiatan
Pemerintah Kota Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi
· Melaksanakan kegiatan
publikasi pembangunan
daerah melalui media cetak
dan elektronik
· Membantu pelaksanaan
kegiatan jumpa pers
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan
4. SANDI · Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah Kota
Surakarta
· Mendokumentasikan
kegiatan Pemerintah Kota
Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
publikasi pembangunan
7
8
8
9
kegiatan pengelolaan
perpustakaan
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi
· Membantu pelaksanaan rapat
· Membantu membuat spj
kegiatan program kerjasama
informasi dengan mass media
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan
4. EDY SAMEKTO · Melaksanakan administrasi
kepegawaian
· Mengelola kepegawaian
· Membuat laporan kepegawaian
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan
5. SUPADI · Melakukan pendistribusian surat
keluar
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan
9
10
Surakarta
telah dijabarkan fungsi dari Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta.
10
11
dapat dijadikan bukti telah terlaksananya suatu kegiatan yang sesuai dengan
dilaksanakan.
suatu kebijakan
Pemerintah Kota.
dilakukan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Jumpa Pers
11
12
wartawan yang ada seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Joglo Semar, Radar
Solo, Kompas, Jawa Pos. Dari pelaksanaan liputan tersebut kemudian dibuat
yaitu dengan mengumpulkan berbagai trend isue yang dimuat di surat kabar.
Dalam melakukan kegiatan ini, maka setiap hari terdapat petugas yang
12
13
13
14
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
Sudirman No.2 Surakarta, telah terlaksana dalam jangka waktu 3 bulan. Yaitu
mulai dari tanggal 1 Februari 2010 sampai dengan tanggal 31 April 2010.
Aktivitas kegiatan Kuliah Kerja Media dengan ketentuan 5 hari kerja dari hari
senin – jum’at. Dimulai dari pukul 07.30 sampai dengan pukul 14.00 WIB.
Humas agar sesuai dengan jurusan yang penulis ambil pada program D3
Komunikasi Terapan yaitu Public Relations. Pada Bagian Humas dan Protokol
Setda Kota Surakarta memiliki Humas sub bagian yaitu Subbagian Humas dan
Subbagian Protokol. Dalam Subbagian Humas terbagi menjadi dua bagian yaitu
telah mengalami beberapa kesulitan dalam menjalankan tugas pada saat awal
dengan staff yang berada di Bagian Humas dan Protokol. Untuk itu dalam
Kuliah Kerja Media di Sub Bagian Humas dan Protokol adalah sebagai berikut :
14
15
kesejahteraan masyarakat.
Kota Surakarta.
1. Mendokumentasikan Sambutan-sambutan :
2010.
15
16
Maret 2010, Inti dari sambutan tersebut adalah bahwa kecantikan dari
pribadi setiap wanita adalah yang lebih penting dari pada hanya
bentuk file dan disimpan folder. Sehingga dapat dijadikan bukti telah
16
17
menyambut hari jadi Kota Solo yang ke – 265. Saat Jumpa Pers
acara ini diikuti sekitar 3.000 peserta. Kirab Boyong Kedhaton ini
Sekarang ini.
17
18
Bank Mandiri ini adalah sebuah bentuk partisipasi dari Bank Mandiri
untuk memajukan lokasi Pasar yang bersih dan nyaman bagi penjual
dan pembeli saat melakukan transaksi. Maka dari Bank Mandiri telah
anak Bangsa, karena telah mampu membawa nama Kota Solo dimata
18
19
Kota.
penempatan gedung baru, karena gedung yang lama sudah tak layak
huni.
19
20
bertempat di Solo.
tentang Psikologi.
Liar.
masyarakat.
20
21
warga bahwa bantuan BPMKS akan dibuka sampai waktu yang tidak
Swasta. Dengan adanya kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi anak
21
22
yaitu anak harus hidup, anak harus berkembang, terlindungi, dan ikut
Anak, karena Solo sekarang baru menuju Solo Kota Layak Anak.
diberi nama sesuai dengan acara yang telah terlaksana. Sehingga akan
lebih memudahkan dalam mencari data dan sebagai bentuk bukti telah
22
23
penerima SK.
CPNSD. Akan tetapi, setelah diseleksi, hanya 80 THL saja yang dapat
mematuhi sistem yang ada karena sudah bukan lagi sebagai THL.
23
24
wajib belajar (wajar) sembilan tahun bagi yang terpaksa putus sekolah
anggaran APBD Kota Surakarta tahun ini. Dan pelayanan bagi warga
yang ingin menperoleh kartu BPMKS akan dibuka sampai waktu yang
silver dan platinium. Kartu gold diperuntukkan bagi warga Solo yang
24
25
4. Mendokumentasikan Kliping :
seperti Jawa Pos, Radar Solo, Suara Merdeka, Solo Pos, dan Kompas.
Bapeda, dan BKD. Akan tetapi pada bulan April telah mengalami
DPU tidak lagi menerima kliping. Akan tetapi DINKES dan Bagian
kliping tidak boleh melibihi dari jam 9. Agar kliping dapat diterima
disemua SKPD.
adalah menganalisis berita dari kliping yang telah dibuat hari kemarin
25
26
26
27
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
27
28
B. SARAN
Kota Surakarta
dapat bekerjasama dalam bentuk tim. Jadi antara satu dengan yang lainnya
sarana prasarana yang berupa komputer, camera, dan lain sebagainya. Dan
pegawai seperti salah satunya dengan bagi karyawan yang aktif akan
28
29
Surakarta
29