TERIMA KASIH TELAH MENGAJAK AYU UNTUK IKUT NGOBROL!


Untuk mempermudah koordinasi dan menyamakan ekspektasi, ada beberapa hal yang penting untuk diketahui.

FASE EKSPLORASI Silakan kirim undangan dan TOR ke adm.ayukartikadewi@gmail.com. Tolong sertakan informasi detail tentang:

(Idealnya 2-4 minggu WHAT

sebelum hari-H)  Apa bentuk acara ini? Ceramah/diskusi/talkshow/workshop/1on1 interview?
 Topik apa yang Ayu perlu sampaikan? Pertanyaan apa yang perlu dijawab oleh Ayu?
 Sebagai apa Ayu diundang? Keynote speaker/pembicara tunggal/pembicara dalam panel/penanggap/fasilitator/moderator?
 Apakah Ayu perlu menyiapkan presentasi? Berapa menit? Perlu ppt?
WHY
 Apa tujuan acara ini?
WHO
 Siapa yang menyelenggarakan?
 Siapa saja yang akan mengisi acara selain Ayu?
 Siapa moderator/host acara ini?
 Siapa yang akan hadir? (profil umum audience seperti usia, pekerjaan, dll.)
 Berapa orang yang akan hadir?
WHERE
 Di mana lokasinya? Sertakan link GoogleMaps
 Lewat pintu/lobby mana yang paling efisien untuk mencapai lokasi acara?
WHEN
 Acaranya kapan (hari dan tanggal)?
 Tepatnya pada slot jam berapa Ayu diharapkan hadir?
HOW
 Apa dress code dalam acara ini?

Dalam fase eksplorasi ini tidak menutup kemungkinan kalender Ayu yang sebelumnya masih kosong, menjadi sudah terisi dengan
agenda lain yang sudah lebih pasti.

Ada beberapa hal yang bisa menyebabkan kerjasama tidak bisa terjadi, misalnya:
waktunya tidak cocok (atau sudah terlanjur terisi oleh agenda lain atau request terlalu mendadak sehingga Ayu tidak sempat
menyiapkan materi), atau topiknya tidak cocok (tidak sesuai dengan pengalaman/pengetahuan Ayu ataupun nilai-nilai yang Ayu anut).

FASE DISKUSI ASPEK Ayu memiliki concern pada beberapa hal, dan berharap panitia dapat mendukung hal-hal ini. Ini bukan persyaratan yang kaku, tapi
KHUSUS menjadi nilai positif yang sangat besar dalam proses Ayu mengambil keputusan.

KETERLIBATAN PEREMPUAN
 Apakah jumlah perempuan yang menjadi pembicara lebih dari 40%?
RAMAH LINGKUNGAN
 Apakah panitia berkomitmen untuk mengurangi jumlah sampah plastik yang dihasilkan? Misal: apakah dispenser air minum
disediakan? Apakah peserta diminta membawa tumbler sehingga tidak perlu memberikan air minum dalam kemasan?
 Apakah panitia berkenan untuk tidak perlu memberikan kenang-kenangan ataupun plakat?
AKSES UNTUK DISABILITAS
 Apakah panitia berkomitmen untuk memberikan akses pada teman-teman disabilitas? Misal: apakah undangan khusus
sehingga ada penyandang disabilitas yang bisa menjadi peserta? Apakah di lokasi ada ramp kursi roda? Apakah ada
penerjemah hahasa isyarat?

FASE KESEPAKATAN Dalam fase ini pula perlu disepakati hal-hal terkait kompensasi.
LOGISTIK  Apakah akan ada speakers fee?
 Jika acara di luar Jakarta, fasilitas apa saja yang akan disediakan oleh panitia (transportasi, penginapan, dll)?

Selain itu, juga perlu didiskusikan hal-hal terkait logistik.

 Apakah ruangan bebas asap rokok dan pengharum ruangan? (karena Ayu alergi dengan kedua hal ini)
 Apakah panitia akan menyediakan clicker?
 Apakah panitia bersedia menyediakan makanan vegan?

Dan mengingat peran Ayu sebagai Staf Khusus Presiden, sewaktu-waktu (meskipun jarang) akan bisa ada panggilan ke Istana, yang
artinya Ayu harus membatalkan kehadiran di acara lain. Apakah panitia siap dengan risiko ini?

Setelah menemukan kecocokan dalam hal acara, topik, waktu, dan logistik maka admin akan memasukkan agenda ini ke kalender Ayu.
Mohon dicatat bahwa kesediaan Ayu akan disepakati dalam fase ini. Diskusi-diskusi yang terjadi sebelum fase ini tidak mengindikasikan
persetujuan Ayu untuk menghadiri acara.

FASE PENDETAILAN Ayu akan berdiskusi dengan panitia (via telepon atau face to face) untuk memastikan kebutuhan panitia terpenuhi dan penyampaian
KONTEN materinya cocok dengan kondisi acara. Setelah itu, jika diperlukan ppt, Ayu akan menyusun materi dan mengirimkannya pada panitia
selambatnya pada H-1

FASE PERSIAPAN LO (panitia penghubung) diharapkan bisa menghubungi Ayu melalui whatsapp selambatnya H-1
AKHIR