MENGELOLA PERALATAN KANTOR

PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor (office equipment)

Perlengkapan kantor adalah barang barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai yang diharapkan.

Jenis-jenis perlengkapan kantor

Barang bergerak dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a. Barang habis pakai adalah barang yang diprgunakan satu kali pakai. Misalnya: kertas,
penghapus, pensil dan sebagainya
b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai berulang kali dan
tahan lama dalam penggunaannya. Misalnya : mesin tik, gunting, telepon dan sebagainya.
Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

1) Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam
peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain
dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari,
rak dsb.
2) Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin
dsb.
3) Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
4) Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom,
telepon, fax, dsb.
5) Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan
kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Penanganan Perlengkapan Kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian
kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1) Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2) Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu
sendiri).
3) Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon
permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
4) Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga
siap dipakai pada saat diperlukan.
5) Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar
infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

1. ALAT TULIS KANTOR

A. pengertian alat tulis kantor

Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern : 1988)

penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis
dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.
Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya:
Pulpen,
pensil,
tinta,
pita mesin tik,
kertas blangko pemulir,
karbon,
berkas,
jepitan kertas.
Lem
Stabilo
Penghapus
Kertas HVS
Kertas kuarto
Kertas karton
Dan lain sebagainya

Contoh alat tulis kantor

2.Peralatan kantor
pengertian peralatan kantor
Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Menurut
The Liang Gie,”peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan
sehari-hari oleh pegawai tata usaha.” Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,”
Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan.”
Jadi dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu
tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau
mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor..

Macam-macam peralatan kantor:

1.Macam peralatan yang bukan mesin kantor menurut Leffing Well dan Pobinson

Bak surat (dask trays) Kalender meja (desk calendar)

Mistar (ruler)
Tangkai pena (pen holder)
Pena berwarna (colored pencil)
Kertas-kertas isap (blotter)
Penjepret kawat (setlaper)
Bak untuk jarum-jarum (tray for pins)
Berkas-berkas jepitan (binders)
Bantalan cap (stamp pad)
Pena (pens)
Pensil (pencils)
Penghapus pensil (eraser)
Gunting (shears)
Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)
Bak untuk karet-karet gelang
Cap tanggalan (band dater)
Balngko-blangko formulir permintaan

2. Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor

Mesin kartu berulang (purches card machines)
Mesin jumlah (adding machines)
Mesin hitung (calculating machines)
Mesin tulis (type machines)
Mesin pengganda reproducing machines)
Mesin label labeling machines)
Mesin penomor (numbering machines)
Mesin penghimpun lembar stensil (collator)
Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)
Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

Peralatan pendukung pekerjaan kantor yang habis pakai diantaranya sebagai berikut:
Stopmap (folder)
Snelhecter ( map surat memakai jepitan)
Ordner
Latter opener
Hand onvelope opener
Automatic mail opener
Mesin pemberi nomor (numerator/numbering machine)
Timbangan surat
Jepitan kertas (paper clips)
Pengungkit kawat jepret ( stepler remover)
Kawat jepret (nietjes atau staples)
Tancapan warkat(spindle file)
Buku alamat
Cap tanggal (stamping date)
Mesin kartu berlubang (card machine)
Correction fluid atau sheet correction)
Pen sheet atau stylus
Tipp ex
Buku telepon
Formulir atau blangko
HVS (hout vry schrieft)
Kertas tembusan (doorslag papier)
Kertas kulis bawang (union skin)
NCR paper
Kertas kaca
Kertas linen

3.Perabot kantor

C. pengertian perabot kantor

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan
administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor
merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam
jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang
tahanlama.

Sedangkan menurut Drs. The Liang Gie,dalam bukunya Kamus Administrasi

Perkantoran,mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenis prbekalan tata usaha
yang terbuat dari kayu atau metal,yang mempunyai susunan ( misalnya pintu-pintu atau laci-laci
) dan diam di tempat

Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah
1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer
2. Kursi
3. Lemari yang dapat dikunci
4. Rak buku arsip
5. Box, peti kayu

Syarat-syarat perabot kantor menurut The Liang Gie

Ø Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

Ø Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai
yang memakainya.
Ø Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.
Ø Menurut Prof. Ralph barners, kursi yang baik harus memenuhi empat syarat:
Kursi diatur tinggi rendahnya
Ø Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya kerangka dari baja dan tempat duduknya dari kayu.
Ø Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai
sadel sehingga berat badan merata dan karyawan duduk merasa enak.
Ø Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung
pemakainya.

1. Meja
Meja tulis atau meja kerja :
Ukuran luas permukaan mejanya :Luas sempitnya permukaan meja hendaknyadisesuaikan
dengan kedudukan dan jabatan orangyang mempergunakannya. Tapi yang penting
harusdiperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidakboleh terlalu besar agar segala sudutnya
dapatdijangkau dengan tangan oleh orang yangmempergunakannya
.b. Tingginya :Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakaiyang mempunyai ukuran tinggi
lebih kurang 0,75m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mataorang yang sedang menulis
atau membaca(dengan duduk diatas kursi) dengan permukaanmeja kira-kira 32 cm.
2. Kursi
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dantinggi serta modelnya harus disesuaikan
dengan orangyang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggikursi rata-rata 0,46 m

Contoh beberapa jenis perabot kantor :

http://htmlimg1.scribdassets.com/7s40u7b03kf7pyv/images/73-3e58544686.jpg
http://htmlimg2.scribdassets.com/7s40u7b03kf7pyv/images/71-4bb4897ad8.jpg

Interior kantor yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan
kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga dsb
contoh interior kantor :
https://encrypted-tbn2.google.com/images?q=tbn:ANd9GcQt0tUnhJDHXFk4t_d0IwJvmS89i7bi
w00VOLqckbEGkl9guW0http://2.bp.blogspot.com/_Qx3Z4yiDuu8/TSNHAHSw2iI/AAAAAAAAAy
Q/88lMXT5VpAY/s1600/Meletakkan+Vas+Bunga+Di+Ruang+Tamu+Lebih+Artistik.jpghttp://4.b
p.blogspot.com/-TIJSL7o8cjE/To1oi3FmxzI/AAAAAAAAACY/Ere8MYB97_U/s1600/jama.jpgJa
m dinding vas bunga lukisan

4. pengertian pesawat kantor

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi,baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:

1. Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor
3. Meningkatkan produktifitas kerja
4. Mempercepat proses pekerjaan

Jenis pesawat kantor antara lain:

intercom
intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri,dari suatu bagian lain atau dari satu ruangan
ke ruangan lain.

switchboard
switchboard adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar,di dalamnya
terdapat sakelar-sakelar dan instrumen lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat (
informasi ) dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

Telephone answering machine

telephone answering machine adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap
pesan (berita) yang masuk.

Dicthaphone
dictaphone adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari
dikte yang dilakukan secara lambat-lambat,sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang
pegawai.

Teleks
teleks adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya
untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain,baik dalam maupun luar
negeri

Telepon
Telepon adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dan berjarak jauh , baik
dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Handphone
Telepon selular (ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut
pula adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang
sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana
(portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel
(nirkabel; wireless).
Loudspeaking telephone

Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu
bicara

Faksimile

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam
bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang
lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang
digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu
beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

MESIN-MESIN KANTOR

Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun
magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau
mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar
aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet,
mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

A. Mesin komunikasi

Macam-macam mesin komunikasi :

1. intercom/aiphone
pengertian Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti
hubungan di dalam.
Fungsi intercom
Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke
pihak lainnya
b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
d. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:
a. Sebagai media informasi
b. Sebagai media pengetahuan
c. Sebagai media hiburan.

2. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Macam-macam pesawat telepon

A. Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
B. PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator
C. PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator

3. Pengertian handphone
Telepon selular (ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut
pula adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang
sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana
(portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel
(nirkabel; wireless).

Contoh handphone :
4.. Pengertian faksimile
Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam
bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang
lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang
digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu
beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Fungsi facsimile
a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
c. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat
difungsikan untuk:
Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar Mencetak sampai beberapa lembar kop
Menyimpan berbagai alamat
Keuntungan facsimile
a. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
b. Waktu yang lebih cepat
c. Data yang akurat
d. Hemat tenaga dan biaya
e .Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.

MESIN HITUNG
Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat untuk menghitung dari perhitungan sederhana seperti
penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai kepada kalkulator sains yang
dapat menghitung rumus matematika tertentu. Pada perkembangannya sekarang ini, kalkulator
sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada komputer, handphone, bahkan sampai
jam tangan

Pengertian Mesin Kasir

Mesin Kasir/ Cash register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk
menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara modul dengan
laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang.
Cash register umumnya juga mengeluarkan hasil cetak (print) dari struk penjualan (receipt)
untuk pelanggan

MESIN CETAK DAN PENGGANDA DOKUMEN

Macam-macam mesin cetak

Mesin ketik manual (manual typewriter) –

Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan
manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.

Mesin ketik listrik (electric typewriter)

Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan
sebagai pengendali.

printer
pengertian printer, Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada
komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari
komputer pada media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis
Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.
Mesin fotokopi adalah peralatan kantor yang membuat salinan ke atas kertas dari dokumen,
buku, maupun sumber lain. Mesin fotokopi zaman sekarang menggunakan xerografi, proses
kering yang bekerja dengan bantuan listrik maupun panas. Mesin fotokopi lainnya dapat
menggunakan tinta.

Alat Bantu Presentasi

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi
antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll)
Fungsi alat bantu peraga
1. Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
2. Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
3. Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
4. Menimbulkan perhatian
5. Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat berjalan lancer dan
mudah

Maksud dan tujuan menggunakan alat peraga:

1. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi
efektif
2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak
menimbulkan kebosanan
3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung
JENIS ALAT BANTU PERAGA ADALAH

A. OHP (Over Head Projector)

Adalah alat bantu presentasi yang menggunakan lembar presentasi berupa plastic yang telah
diberi materi tulisan ringkasan dan gambar-gambarnya.

B. LCD Proyektor

Proyektor LCD adalah suatu jenis proyektor video untuk menampilkan video, gambar atau data
computer di layar atau permukaan datar lainnya. Ini adalah analog modern dari proyektor slide
atau proyektor over head. Untuk menampilkan gambar, LCD (liquid crystal display) Proyektor
biasanya mengirim cahaya dari lampu halida logam melalui prisma yang
memisahkan cahaya untuk tiga panel silikon poli - masing masing untuk komponen merah,
hijau, dan biru dari sinyal video. Sebagai cahaya terpolarisasi
melewati panel (kombinasi polarizer, panel LCD dan analyzer), piksel individu dapat dibuka
untuk memungkinkan cahaya untuk lulus atau tertutup untuk memblokir cahaya.
Kombinasi piksel terbukaan tertutup dapat menghasilkan berbagai macam warna dan nuansa
pada gambar yang diproyeksikan.
C. Mikrofon

Istilah populernya “Mic”. Pengertian alat ini berasal dari istilah micro yang berarti kecil dan
phone yang berarti bunyi, sehingga mikrofon adalah suatu alat yang kegunaanya memperbesar
bunyi yang kecil sehingga dapat didengar oleh banyak orang.

Diposting 25th November 2012 oleh Moh.Mahmud Sidik

3 Lihat komentar

Dwi Sulistyo22 Februari 2015 11.12

Luar biasa mas, tulisannya komplit abis, thank ya ,...peraltan kantor memang
gampang-gamapang sulit, tapi waktu perlu blank deh, Klikoffice.co.id Belanja Online Peralatan
dan Perlengkapan Kantor Klikoffice.co.id Belanja Online Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Klikoffice.co.id Belanja Online Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Balas

HighScoreJrNDBS13 November 2015 05.36

mesin stapler manual, elektrik, remover mana mas?

Balas

emilialelysmei dakhi12 Juni 2017 06.30

Thnks.
Sangat bermanfaat.

Balas

Memuat