BAB I

DEFINISI

A. DEFINISI
1. Front Office
Front office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang
merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga
mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi maupun
secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah sarana penyedia layanan tempat
pendaftaran dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan
pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang
masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang
diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada
dokter, dokter gigi dan kepada petugas kesehatan lainya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi pasien adalah proses pengumpulan data dan pencatatan
segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Pasien dating berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama kalinya,
pasien baru dengan nomer register lama adalah kunjungn pasien
untuk yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien
sudah pernah melakukan kunjungan ke penyedian layanan
6. Pasiaen Lama
Pasien dating untuk kunjungan berikutny, dan sudah tercatat dengan
nomer register sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien dating berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan
dari badan atau lainya yang telah menjalin kerja sama dengan
penyedia layanan
8. Pasien dengan jaminan kesehatan(JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanyan jaminan kesehatan dari
badan/ lainya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedian
layanan (jamkesmas, askes, jamkesda, kartu kis
9. Pasien Khusus
Pasien khusus adalah pasien dengan kriteria tertentu (uasia > 60
tahun, disabilitas, pasien pengobatan TBC, pasien penderita penderita
gangguan jiwa, pasien gawat darurat
10.Rekam Medis
Rekam medis dalah berkas yang berisi catatan atau dokem tentang
identitas pasien, hasil pemeriksaa, pengobatan tindakan dan
pelayanan laian yang diberikan kepada setaip pasien
11. Kartu Pengenal Pasien
Kartu pengenal pasien adalah kartu identitas yang diberikan yang
diberikan penyedia layanan yang berisi tentang data pasien, nomor

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 1

 induk register yang dimiliki dalam satu keluarga, daftar nama nama
anggota keluarga
12. Individu Folder
Individi folder adalah arsip satu rekam medis yang berdiri sendiri atas
nama pasien dengan nomor resister sendiri
13. Hak
Hak adalaha kekuasan atau wewenang yang dimilik seseorang untuk
mendap atau memutuskan berbuat sesuatu
14. Hak pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manuasia sebagai
pasien
15. Kewajiban
Kewajiban adalah yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seorang
16. Kewajiban Pasien
Kewajiban pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus
dilakukan oleh seorang pasien
17. Alur Pendaftaran
Alur pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilaui
pasien dalam hal melakukan pendaftaran
18. Alur Pelayanan
Alur pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien
secara keseluruan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
19. SOP (Standar Operasional)
SOP adalah suatu instruksi atau perintah kerja atau cara yang
terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman
dalam menjalankan suatu pekerjaan

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 2

 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di
Puskesmas Duduksampeyan, meliputi:
1. Identifikasi pasien
2. Pendaftaran pasien
3. Pembuatan kartu rekam medis baru
4. Pembuatan kartu rekam medis lama
5. Distrubusi kartu rekam medis kepoli
6. Penyampaian informasi hak dan kewajiban pasien
7. Penyempaian informasi lainya
8. Pencatatan dan pelaporan
9. Penyimpanan kembali kartu rekam medis

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 3

 BAB III
TATA LAKSANA
A. Proses Pendaftaran Pasien
1. Petugas loket pendaftaran menerima kedatangan pasien
2. Petugas loket pendaftaran melakuakan identifikasi pasien
- Petugas loket di pendaftran menanyakan nama, alaamat temapat
tinggal, tanggal lahir,
- Petugas loker di pendaftaran menanyakan KTP/ Kartu pengenal yang
dimiliki pasien
- Petugas loket di pendaftaran menyanyakan kartu kepersertaan
jamianan kesehatan (JKN)
3. Jika pasien baru, maka petugas loket di pendaftaran melakukan
pendataan pasien baru dan memberikan nomor pendaftaran
4. Jika pasien lama, maka petugas loket memberikan nomor pendaftarn
beserta kartu kunjungan
5. Petugas loket mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer
antrian pada keranjang
6. Petugas loket pendaftaranmempersilahkan pasien untuk menunngu di
ruang tunggu
7. Petugas loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk
pasien baru pencatatan data pasien pada kartu rekam medis baru
meliputi:
- Nama pasien
- Nama KK
- Alamat Tempat tanggal
- NO. register Kunjungan ( individu folder)
8. Jika pasien lama, maka petugas loket pendaftaran mencari dan
mengambil kartu rekam medis milik pasien sesuai dengan nomor
register yang dimiliki pasien adapun prosesnyan adalah:
- Pencarian rekam medis berdasarkan nomor rekam medis, nama
- Buka aplikasi sikda
- Masukkan nomor rekam medis
9. Petugas loket pendaftaran mencatat kartu rekam medis yang
didistribusikan ke poli yang dituju pada catatan akses rekam medis
10. Petugas loket pendaftaran mengembalikan kartu kunjungan beroabat
milik pasien
11. Petugas loket pendaftran menginformasikan pada pasien untuk
menunggu panggilan dari poli yang dituju
12. Petugas loket pendaftaran mendistribusikan rekam medis kepoli yang
dituju

2. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban pasien

1. Petugas loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban pasien
4. Petugas loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas loket memberikan waktu dan kesempatan kepada pasien
untuk bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengrti

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 4

6. Petugas loket menjelaskan atas pertanyanan pasien tentang hak dan
kewajiban sebagai pasien
7. Hak hak pasien:
a. Memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang
berlaku di Puskesmas
b. Memperoleh informasi tentang hak dan kewajiban Pasien
c. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur, dan tanpa
diskriminasi
d. Memperoleh layanan kesehatan yang bermutu sesuai dengan
standar profesi dan standar operasional prosedur
e. Memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga Pasien
terhindar dari kerugian fisik dan materi
f. Mengajukan pengaduan atas kualitas pelayanan yang didapatkan
g. Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita
termasuk data medisnya
h. Mendapat informasi yang meliputi diagnosis dan tata cara
tindakan medis, tujuan tindakan medis, alternatif tindakan, risiko
dan komplikasi yang mungkin terjadi, dan prognosis terhadap
tindakan yang dilakukan serta perkiraan biaya pengobatan
i. Memberikan persetujuan atau menolak atas tindakan yang akan
dilakukan oleh Tenaga Kesehatan terhadap penyakit yang
dideritanya
j. Didampingi keluarganya dalam keadaan kritis
k. Menjalankan ibadah sesuai agama atau kepercayaan yang
dianutnya selama hal itu tidak mengganggu Pasien lainnya
l. Memperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama dalam
perawatan di Puskesmas
m. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan Puskesmas
terhadap dirinya
n. Menggugat dan/atau menuntut Puskesmas apabila Puskesmas
diduga memberikan pelayanan yang tidak sesuai dengan standar
baik secara perdata ataupun pidana
i. Mengeluhkan pelayanan Rumah Sakit yang tidak sesuai dengan
standar pelayanan melalui media cetak dan elektronik sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 5

 8. Kewajiban Pasien
a. Mematuhi peraturan yang berlaku di Puskesmas
b. Menggunakan fasilitas Puskesmas secara bertanggungjawab
c. Menghormati hak-hak pasien lain, pengunjung dan hak Tenaga
Kesehatan serta petugas lainnya yang bekerja di Puskesmas
d. Memberikan informasi yang jujur, lengkap dan akurat
sesuai kemampuan dan pengetahuannya tentang masalah kesehatannya
e. Memberikan informasi mengenai kemampuan finansial dan jaminan
kesehatan yang dimilikinya
f. Mematuhi rencana terapi yang direkomendasikan oleh Tenaga
Kesehatan di Puskesmas dan disetujui oleh Pasien yang
bersangkutan setelah mendapatkan penjelasan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan
g. Menerima segala konsekuensi atas keputusan pribadinya untuk
menolak rencana terapi yang direkomendasikan oleh Tenaga Kesehatan
dan/atau tidak mematuhi petunjuk yang diberikan oleh Tenaga
Kesehatan dalam rangka penyembuhan penyakit atau masalah
kesehatannya
h. Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang diterima
3. Proses Penyampaian Informasi lainya
Proses penyampaian informasi lainya di loket pendaftaran adalah sebagai
berikut:
1. Petugas loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas
2. Petugas loket menanyajkan maksud dan tujuan pasien datang ke
Puskesmas
3. Petuga loket menyakan/ mendengar keluhan atau kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan
apa yang dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa seerhana
mungkin dan klimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami
4.Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan
Proses Pencattan dan Pelporan Kunjungan pasien adalah sebagai berikut:
1. Petugas dari unit layanan klinis mengembalikan kartu rekam medis
2. Petugas loket pendaftran melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dari
rekam medis
3. Petugas loket pendaftaran melakukan perhitungn jumlah kartu rekam
medis yang keluar harus sama rekam medis yang kembali

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 6

4. Petugas loket pendaftran melakukan pencatatan kunjungan pasien
berdasarkan jenis kunjungn dan jenis pada buku register kunjungna pada
hari yang sama
5. Prose Penyimpanan Kembali Rekam Medis
Proses Penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:
1. Petugas loket pendaftaran mengelompokkan menurut alamat desa/
keluhan pasien yang tercatat pertama kali, nama dan nomer rekam
medis
2. Petugas pendaftran menata kembali rekam medis (individu folder)

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 7

 BAB IV
DOKUMENTASI

1.Rekam medis
2. Kartu kunjungan
3. Buku pencatatan keluhan
4. Buku tindak lanjut complain
5. Pencatatan akses keluar rekam medis
6. Buku pencattan kelengkapan isi rekam medis
7. Buku pencatatan waktu pengambilan rekam medis
8. Register kunjungan

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 8

 REFERENSI

https://www.slideshare.net/fikarachmad/panduan-loket-pendaftaran

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 9

Panduan Pendaftaran Puskesmas Duduksampeyan 10