Membuat Rapat Lebih Efektif

Tentang Rapat

 Ruang komunikasi utama

 Tempat memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan
mengidentifikasi peluang
 Kemampuan anda untuk berkontribusi kepada organisasi dan untuk
dapat dikenal bergantung pada keahlian anda berpartisipasi
dalam rapat
 Berdasarkan studi, hanya 56% rapat yang diselenggarakan efektif,
25% dapat diganti dengan telepon atau memo
 Tiga problem utama: keluar dari topik, tidak ada agenda,
berlangsung teralu lama
Menyiapkan Rapat

Persiapan yang baik akan menghindarkan anda dari dua kesalahan

umum:
1. Menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat
menggantikan rapat.
2. Menyelenggarakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik.
Pastikan rapat memang benar-benar dibutuhkan.
Empat tugas persiapan rapat

1. Identifikasi tujuan anda

Berbagi informasi? Koordinasi? Atau pengambilan keputusan
(persuasi, analisis, pemecahan masalah)? Pastikan partisipan
mengetahuinya.

2. Pilih partisipan untuk ikut rapat

Kelompok besar? Atau kecil? Pilih orang-orang kunci terkait topik.
Empat tugas persiapan rapat

3. Susun agenda dan orang-orang yang bertugas

Distribusikan agenda kepada partisipan beberapa hari sebelum rapat
agar mereka dapat mempersiapkan bahan pendukung dengan baik.
Agenda yang produktif dapat menjawab tiga pertanyaan berikut:
1. Apa yang kita butuhkan untuk dikerjakan dalam rapat ini agar
mencapai tujuan kita?
2. Isu apa yang akan menjadi hal yang paling penting bagi semua
partisipan?
3. Informasi apa yang harus tersedia dalam rangka membahas
tersebut?
Atur orang-orang sesuai dengan tugasnya (notulen, asisten sorot, dll)
4. Pilih waktu dan fasilitas
Pagi atau siang? Video conference atau langsung?Layout
ruangan, temperatur, pencahayaan, ventilasi, akustik, laptop untuk
bahan tayang, snack, dan lain-lain
Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

Pemimpin rapat yang ditunjuk memiliki tanggung jawab ekstra, pastikan

melakukan hal-hal berikut:
1. Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya
Pemimpin rapat yang baik memberi petunjuk, menjadi perantara,
memeriksa, menstimuli, dan merangkum jika situasinya menuntut.

2. Ikuti aturan yang telah disepakati

Pastikan rapat berjalan sesuai aturan yang disepakati, misalnya durasi dan
kapan menyampaikan pendapat, tata cara tanya jawab, dll.
Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

3. Dorong partisipasi
Dorong partisipan yang pendiam untuk menyampaikan
pendapatnya terutama dalam pembahasan yang terkait dengan
mereka. Untuk partisipan yang teralu banyak bicara, katakan
bahwa waktu terbatas dan orang lain juga perlu didengar
pendapatnya.
4. Berpartisipasilah secara aktif
Bila anda peserta rapat, cobalah berkontribusi ke pokok
permasalahan dan haluskan interaksi dengan partisipan lainnya.
Gunakan kemampuan mendengarkan dan kekuatan mengamati
untuk menilai dinamika interpersonal orang lain lalu sesuaikan
perilaku anda. Berbicaralah jika anda mempunyai sesuatu yang
bermanfaat, tetapi jangan memonopoli diskusi.
 Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

5. Tutuplah dengan efektif

Pastikan tujuan rapat telah tercapai, bila belum, atur untuk menindaklanjutinya bila
dibutuhkan. Rangkum kesimpulan umum dan buat daftar tindakan yang harus diambil.
Pastikan semua partisipan menyetujui hasil rapat dan beri mereka kesempatan untuk
menjernihkan setiap kesalahpahaman.
Tentang Notulen Rapat

 Adalah ringkasan informasi penting yang

diungkapkan dan keputusan yang dibuat
selama rapat.
 Pencatatan yang jelas tentang keputusan
yang dibuat dan orang-orang yang
bertanggung jawab untuk
melaksanakannya sangatlah penting.
Elemen Kunci Notulen Rapat
1. Nama dan tanggal rapat
2. Daftar peserta yang hadir dan daftar peserta yang diundang
namun tidak hadir
3. Waktu dimulai dan berakhir rapat
4. Lokasi
5. Hasil diskusi penting serta nama orang-orang berkontribusi pada
poin-poin utama
6. Keputusan utama yang dicapai di rapat
7. Semua pemberian tugas kepada partisipan rapat beserta tenggat
waktunya
8. Semua subjek yang ditunda untuk rapat berikutnya
9. Tandatangan notulis dan pemimpin rapat
Menjadi Pendengar yang Baik dalam Rapat
Proses mendengarkan

Menerima Menafsirkan Mengingat Mengevaluasi Merespon

 Mengenali Beberapa Tipe mendengarkan
a. Mendengarkan isi (content listening)
Tujuan utama metode ini adalah memahami dan menguasai pesan pembicara.
Penekanannya pada informasi dan pemahaman, bukan evaluasi setuju atau
tidak setuju. Pertanyaan yang diajukan untuk memperoleh detail. Abaikan
gangguan, fokus pada informasinya.
b. Mendengarkan dengan kritis (critical listening)
Tujuan utama metode ini adalah memahami dan mengevaluasi arti pesan
pembicara pada beberapa tingkat: logika argumen, bukti yang kuat,
kesimpulan yang valid, implikasi pesan, maksud dan motif pembicara, dan
setiap poin relevan yang dihilangkan. Perhatikan bias yang mungkin mewarnai
cara informasi disampaikan , dan berhati-hatilah untuk lalu memisahkan antara
opini dan fakta.
Mengenali Beberapa Tipe Mendengarkan

c. Mendengarkan dengan empati (emphatic listening)

Tujuan utama metode ini adalah memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan
pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas dari
apakah anda mempunyai perspektif yang sama dengannya atau tidak.

Penting:
Apapun metode yang digunakan dan kapanpun ada kesempatan, pendengar
yang efektif mencoba untuk ikut serta mendengarkan secara aktif, yang
membuat usaha sadar untuk mematikan filter dan bias. Mereka mengajukan
pertanyaan untuk memverifikasi poin-poin kunci dan mendorong pembicara
melalui bahasa tubuh yang efektif.