La toma de decisiones es el proceso en el cual las personas deben escoger o

seleccionar entre dos o más alternativas de solución, todos los seres humanos
en nuestro transcurrir debemos estar tomando decisiones para las acciones que
realizamos, es por esto que cuando salimos de casa para dirigirnos al trabajo,
debemos decidir que ruta tomaremos. Todo el tiempo estamos tomando
decisiones unas más pequeñas que otras pero siempre seleccionamos entre dos
o más alternativas.
Cuando se está desarrollando trabajo en equipo esta es una de las actividades
de mayor importancia, por la responsabilidad que determina las acciones que
decidamos aplicar para el logro de un proyecto o de un objetivo específico.
En las organizaciones las personas diariamente realizan acciones direccionadas
para la toma de decisiones, seleccionando el tipo de alternativa que más le
conviene tanto a la organización como al desarrollo de cada persona, en
ocasiones estas tienen trascendencia y algún tipo de connotación ya que se
decide que debe hacerse, quien lo debe hacer, cuando y donde debe hacerse y
hasta como debe hacerse.
Actualmente las organizaciones desarrollan la habilidad de toma de decisiones
para que se lleve a cabo en equipo o a través de comités, esta habilidad aplicada
en equipos de trabajo ofrece algunas ventajas y desventajas para el desarrollo
de los equipos de trabajo.
Cuando los equipos se comprometen, la información que se requiere para la
toma de decisiones es mayor, se facilita más la discusión que se puede presentar
en torno a los temas a tratar, hay mayor participación por lo cual es posible que
cuando se llegue a acuerdos todos los integrantes del equipo asuman mayor
responsabilidad frente a los objetivos propuestos en equipo.
Cuando se está presentado el proceso de toma de decisiones en equipo, se debe
respetar la integridad del equipo, si en alguna ocasión el líder toma una decisión
sin consultar a su equipo de trabajo puede correr el riesgo de aparecer como una
persona autoritaria y arbitraria, dificultándole la aplicación de las acciones
requeridas para lograr llegar al punto establecido con la decisión que se tomó.
Algunos de los problemas que podemos encontrar en el proceso de toma de
decisiones en equipo es el tiempo que se invierte, ya que al intervenir todos los
integrantes de los equipos de trabajo es mayor el número de intervenciones que
se dan, en algunas ocasiones se presenta la situación de presión de algunos de
los miembros del equipo, y no se respeta la libertad de expresión que se da en
estos ámbitos laborales, también se presentan las presiones de tipo social en el
que se pone de manifiesto el deseo de alguno de los miembros de querer ser
aceptado dentro del equipo y puede adherirse a la opinión de la mayoría sin estar
totalmente de acuerdo con la decisión que se tome, así como puede ser
potencializador de la responsabilidad también esta se puede ver diluida, y
trasladarla al equipo y no asumirla personalmente.
Las situaciones que se presentan para la toma de decisiones se deben manejar
eficientemente ya que por medio de estas acciones se puede generar aceptación
o no de los equipos.
En las organizaciones en general existe una jerarquía que determina el tipo de
acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones
que se deben tomar. La ciencia administrativa divide a la empresa en 3 niveles
jerárquicos :
1. Nivel estratégico.- Alta dirección; planificación global de toda la empresa.
2. Nivel táctico.- Planificación de los subsistemas empresariales.
3. Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).
En los niveles superiores de la organización de la empresa, la capacidad para
tomar decisiones no programadas o no estructuradas adquiere más
importancia. Las habilidades para tomar decisiones lógicas no programadas
en forma sistemática son de suma importancia.
A medida que se baja en esta jerarquía, las tareas que se desempeñan son
cada vez más rutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles serán más
estructuradas (programadas).
Los cambios en las organizaciones generados por la situación económica y
social han generado que se tornen decisiones más flexibles y desarrollen
estrategias que les permitan adaptarse a un nuevo entorno turbulento.
La toma de decisiones es un proceso sistemático mediante el cual se elige entre
dos o más alternativas, para elegir la opción que sea la que nos ofrezca las
mayores probabilidades de mejorar la eficiencia y eficacia de una organización
para la creación de valor a todos los grupos de interés.
Cuando se toma una decisión se debe tomar en cuenta que ésta traerá
consecuencias positivas o negativas, y que éstas podían implicar un riesgo. Por
ello, tomar una decisión siempre comienza por elegir entre decidir o no decidir.
En el proceso de toma de decisiones no siempre se dispone de toda la
información requerida y mientras es más difícil la decisión, más complejo resulta
el conocimiento de las alternativas.
El que toma decisiones trata de ser objetivo, pero no siempre lo logra, los
cambios del entorno y del interior de la organización promueven la necesidad de
mejorar el proceso de toma de decisiones y repercute en un mejoramiento
continuo de la información que llega a la más alta dirección.
La toma de decisiones es un acto fundamental para el desarrollo de la actividad
humana, la cual debe realizarse con inteligencia y racionalidad.
Los asuntos de rutina poseen de antemano un procedimiento establecido,
incluso según las circunstancias, el momento o el lugar; las decisiones más
importantes, las que hasta esa fecha no tenían precedentes requieren un
procedimiento no estructurado hasta el momento para tomar las decisiones y
resolver los problemas. De ahí que surjan decisiones programadas (las de rutina)
y no programadas (las extraordinarias o sin precedentes).
Un modelo único de decisiones, permite tomar conciencia del proceso, facilitar
el uso racional de los escasos recursos disponibles en las pequeñas empresas,
evitar las decisiones «mecánicas» y rutinarias cuando se trata de hacer frente a
situaciones de importancia, guiando la toma de decisiones en todas sus áreas
operativas.
El modelo único de decisiones suele tener varias configuraciones aplicada para
cada organización pero normalmente se fundamenta en tres etapas, etapa
preparatoria, etapa decisoria, propiamente dicha, etapa de implantación.
En las organizaciones e instituciones, el nivel jerárquico determina quien toma
las decisiones que afecta a cada área, ya sea, de manera global, funcional,
departamental u operativa. E igualmente está íntimamente relacionada con la
posición que ocupa en la organización quien toma la decisión, ya que una
decisión que, puede ser de poca importancia para un alto ejecutivo, puede ser
de gran importancia para una persona que ocupa un cargo inferior.
Hay factores como el tamaño o duración del compromiso, la flexibilidad de los
planes, certeza de los objetivos y las políticas, cuantificación de las variables y
el impacto humano que ayudan a evaluar la importancia de la decisión.
Una decisión importante en la organización es elegir cuál de todos los métodos
se pueden instaurar para lograr aumentar la productividad, reducir costos o
mejorar el desempeño de los trabajadores.
Para esta elección se presenta una variedad de herramientas para la toma de
decisiones que ayudan al analista a seleccionar la mejor alternativa, entre estos
se encuentra las tablas de decisión, ingeniería de valor, análisis costo-beneficio,
gráficas de cruce, toma de decisiones con criterios múltiples.
Para comprobar la veracidad de la información y las alternativas, aun cuando es
proporcionada por expertos en el campo específico, existen técnicas cualitativas
que consisten en la descripción detallada de situaciones, eventos, personas,
comportamientos observables, citas textuales de la gente sobre sus
experiencias, actitudes, creencias y pensamientos.
Las técnicas cualitativas más empleadas para la toma de decisión acertada son:
lluvia de ideas, sinética, decisiones por consenso, la técnica Delphi, la pecera,
interacción didáctica, la negociación colectiva, metodología Zopp y espina de
pescado. Todas ellas basada es un proceso de recolección de información y
plasmada, según algunas técnicas, de forma gráfica para tener un panorama
amplio de la situación.
Las técnicas cuantitativas son aquellos modelos matemáticos puestos al servicio
de los procesos de resolución de problemas de un modo racional y científico. Los
métodos cuantitativos se toman como algunas de las herramientas más
confiables a la hora de basar una decisión gracias a su capacidad de gestionar,
procesar y analizar datos de manera rápida y eficaz.
Existen una gran variedad de modelos Cuantitativos, entre las cuales podemos
tener: teoría de colas, modelo de árbol de decisiones, modelo de teoría de
juegos, el sistema de inventarios, la simulación, el análisis de Markov
Para finalizar es necesario tener en cuenta que al aplicar técnica cualitativas,
cuantitativas y herramientas de manera correcta existe la probabilidad de que las
decisiones tomadas no puedan resolver el problema presentado y la postura
debe ser la de asumir la responsabilidad que conlleva esta decisión.
Una manera de ver a la organización es como un sistema de decisiones donde
las personas participan consciente y racionalmente, analizando y decidiendo
entre opciones más o menos racionales.
En la vida cotidiana todos tomamos decisiones todos los días, desde que nos
levantamos y decidimos ir a trabajar. En el caso del proceso de toma de
decisiones en la organización nos referimos a aquellas decisiones que son
relevantes para el funcionamiento de la compañía.
El proceso de la toma de decisiones en una organización comienza con la
detección de una situación que rodea algún problema. Seguidamente viene el
análisis y la definición del problema. Para ello se requiere contar con un sistema
de información confiable, oportuno, y actualizado, que permitan comprender
claramente la naturaleza del problema a resolver.
También es necesario conocer los factores internos formales e informales de la
organización, como son la cultura, organizaciones, manuales, políticas,
estructura, recursos disponibles, etc. y los informales como las políticas
implícitas, los hábitos, la experiencia, etc. A ello se añade el conocimiento de los
factores externos de la organización: clientes, proveedores, economía,
competencia, entre otros.
Es preciso también elegir las técnicas o herramientas a utilizar. A cada problema
específico le corresponde una combinación de metodologías para abordarlo,
comprenderlo y resolverlo.
Hay que definir bien cuáles son las restricciones y las limitaciones. Para resolver
un problema racionalmente nos planteamos como organización determinados
parámetros, y la realidad misma también nos impone límites. Al tener claros esos
aspectos sabremos por dónde podremos maniobrar.
Otro factor clave es la evaluación y establecimiento del costo-beneficio que
tendría la decisión a tomar. Se debe especificar los rendimientos esperados que
justifiquen la decisión a tomar. En ese mismo sentido se debe evaluar las
posibles consecuencias.
Igualmente es importante especificar los objetivos y las metas esperadas. Tomar
una decisión "por tomarla" no es adecuado. Todo debe tener un fin.
Luego viene la búsqueda de las opciones más adecuadas para alcanzar los
objetivos. Esas opciones deberán ser evaluadas y comparadas entre sí, con el
fin de escoger la que mejor se ajuste a las necesidades de la organización en
términos de costo-beneficio y de cumplimiento de las metas y objetivos trazados.
Finalmente, tenemos la implementación de la opción elegida y su ulterior
evaluación.
Factores a tomar en cuenta en el proceso
Cuando se toman decisiones en una organización hay una serie de factores que
no se deben soslayar, como los siguientes:
 Racionalidad limitada: quienes toman decisiones deben contar con la
suficiente información del problema para analizarlo y evaluarlo. El criterio
que orienta la decisión es la eficiencia, la cual se logra maximizando
resultados con el mínimo de recursos.
 Relatividad de las decisiones: escoger una opción determinada implica
la renuncia a las demás y la consecuente creación de nuevas situaciones
en el tiempo. De ahí la importancia de evaluar las consecuencias de las
posibles soluciones.
 Racionalidad administrativa: se refiere al uso de técnicas que faciliten
la aplicación del trabajo organizado. Se debe optar por seleccionar y
emplear los cursos de acción más adecuados para la comunicación entre
las personas.
 Influencia organizacional: las decisiones son tomadas desde la
perspectiva de los intereses de la organización y de sus normas internas.
Existe en ese sentido una cultura, una división de tareas, una
jerarquización de la toma de decisiones, estándares de desempeño,
sistemas de autoridad, canales de comunicación, entrenamiento y
adoctrinamiento, etc. Lo contrario a ello es la toma de decisiones por
capricho individual.
El proceso de toma de decisiones en las organizaciones no siempre sigue una
metodología estándar o un proceso de modelado rígidamente y definido con
precisión.
Esta inconsistencia metodológica (y por lo tanto de los procesos) ocurre en un
grado cada vez mayor, según aumenta el nivel jerárquico de la persona que
toma las decisiones.
Y es fácil entender la razón de esto.
Toda persona que debe tomar una decisión, ya sea en una organización o en
su vida personal, considera dos aspectos:
 Los aspectos racionales y analíticos
 Los aspectos emocionales y de temperamento personal
No podemos olvidar, también, la famosa intuición, que no deja de ser un sesgo
del aspecto emocional, pero que algunos saben cómo utilizar muy bien y con
resultados brillantes y otros no tanto…
Al tomar en cuenta estos dos aspectos, la persona que está en un proceso de
toma de decisiones en las organizaciones aun está bajo la presión de un tercer
factor: el tiempo.
Y como dice aquella frase muy antigua:
“Si usted no toma ninguna decisión, ya tomó una, y está equivocada”.
Por lo tanto, según aumenta el nivel jerárquico, las características de la
personalidad del líder, su confianza en sí mismo y su experiencia le pueden
llevar a inclinarse más a los aspectos emocionales y de temperamento,
mezclados con la intuición, especialmente si no tiene suficiente tiempo para
analizar la información o incluso recibirla de los niveles jerárquicos inferiores y
de los sistemas que deben proporcionarle la información.
En este contexto, los 4 tipos de personalidad (que el modelo de examen de
personalidad MBTI, desarrollado durante la Segunda Guerra Mundial, amplía a
16) a menudo influyen fuertemente en el proceso de toma de decisiones en las
empresas.
Tipos de personalidades:
 Analítico: baja asertividad y baja emotividad
 Pragmático: asertivo y controlado
 Integrador: emotivo y con baja asertividad
 Expresivo: asertivo y emotivo
No existe un estilo de personalidad ideal para la persona que toma decisiones,
esto depende de la colocación, los valores, la cultura e inclusive del momento
por el cual está pasando la empresa.
Es por eso que cada vez más, las empresas tratan de mejorar el modelado de
sus procesos de inteligencia y de selección de líderes, buscando el mejor
rendimiento en los dos factores clave para la toma de decisiones de la
organización:
 Líderes preparados para tomar decisiones de riesgo utilizando los
factores emocionales y de la personalidad con responsabilidad y
precaución.
 Sistemas de información que proporcionen más agilidad, fiabilidad y
precisión en la ayuda a los procesos de toma de decisiones en las
organizaciones.
En el otro extremo de la cadena jerárquica, están las reglas de negocio.
Aquellos procedimientos estandarizados en el flujo de proceso, que definen la
secuencia de las actividades por medio de reglas simples.
Cuanto menor sea el nivel jerárquico, más reglas de negocio deben ayudar en el
proceso de toma de decisiones en las organizaciones.
Para entender un poco mejor cómo funciona esto, vamos a echar un vistazo a
uno de los autores que han estudiado el proceso de toma de decisiones en los
negocios, Herbert Simon y cómo estructuró su análisis de esta cuestión.
El proceso de toma de decisiones en las organizaciones según Herbert
Simon
Según el premio Nobel y profesor de la Universidad Carnegie Mellon, el
proceso de toma de decisiones en las organizaciones tiene 3 fases:
1. La prospección: análisis del problema
1. La concepción: creación de soluciones alternativas
1. La decisión: juicio y elección de una de las alternativas
Simon considera que el aspecto racional es limitado para maximizarse la
elección de la solución. Lo que se debe buscar no es la solución ideal, sino
la solución más satisfactoria, lo que enfatiza en cierto modo, la necesidad de
tener en cuenta el aspecto emocional en la toma de decisiones de la
organización.
Además, Simon clasifica las decisiones de negocio en tres tipos:
1. Las decisiones programadas: repetitivas y rutinarias, pueden ser el
objetivo de la automatización de procesos de negocio
1. Las decisiones no programadas: en las que la persona que toma las
decisiones debe usar su juicio, la intuición y la creatividad
1. Las decisiones semi-programadas: una mezcla de las dos, en las que
debe existir el apoyo de los sistemas de información y el juicio de quien
toma las decisiones, su experiencia y comprensión del contexto
Cualquiera que sea el tipo de proceso de toma de decisiones en las
organizaciones, el hecho es que un panel de administración puede ayudar en el
seguimiento de los procesos de negocio. Vea en el siguiente video (en inglés)
cómo crear un panel de instrumentos en HEFLO.
Además, las técnicas establecidas, como El análisis FODA, el diagrama de
Ishikawa, la Matriz BCG y la Matriz de Eisenhower pueden ayudar a los
líderes en la toma de decisiones de la organización.