PENGENALAN MODEL STRUKTUR ORGANISASI

DALAM SUATU INSTALASI DAN

SUMBER DAYA MANUSIA YANG DIBUTUHKAN

Manusia merupakan bagian yang penting dari instalasi. Meskipun banyak dan
baiknya sumber daya yang lain, tanpa manusia yang tepat dengan tindakan yang
tepat dalam struktur organisasi, sangatlah kecil untuk mempunyai organisasi yang
efisiensi dan efektif.

A. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Merencanakan struktur Fungsi pekerjaan

organisasi yang efektif
untuk pedoman operasi dalam Organisasi

Menetapkan tugas-tugas yang

harus dilakukan dan tanggung Spesifikasi
jawab apa yang dipunyai pekerjaan

Menyediakan lingkungan Kondisi

yang baik pekerjaan
MANUSIA

Menemukan orang-orang Penerimaan

yang tepat pegawai

Mendorong mereka untuk tetap

bekerja di organisasi, untuk Motivasi
bekerja lebih baik dan lebih maju

Jika mereka atau tugasnya gagal Penghentian

tenaga kerja

Gambar 1. Tugas dan tanggung jawab manusia

B. STRUKTUR ORGANISASI
B.1. Tujuan
Untuk menetapkan pedoman guna pembuatan struktur organisasi untuk departemen
sistem informasi.
B.2. Prinsip-prinsip Umum
1. Tanggung jawab untuk melakukan pengorganisasian
Manajer Sistem Informasi bertanggung jawab untuk menenetapkan struktur
departemen sistem informasi.
2. Tujuan

Pertemuan II Halaman : 1
 Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk memudahkan penkoordinasian dan
penyatuan usaha.
3. Kewenangan
Harus ada garis atau jalur kewenangan yang jelas dari manajer ke setiap
anggota stafnya. Siapa saja yang diberi delegasi kewenangan tersebut harus
memikul tanggung jawab atas aktivitas-aktivitas bawahannya.
4. Tugas-tugas
Sifat tugas, dan perluasan dan pembatasan tanggung jawab, harus ditetapkan
secara jelas dan harus diketahui oleh para staf yang berkepentingan, sehingga
setiap orang bisa memahami apa yang diharapkan, bukan oleh dirinya sendiri,
namun juga oleh orang yang berinterkasi dengannya.
5. Fleksibililitas
Pengorganisasian dan pengorganisasian kembali harus dianggap sebagai
proses yang berkelanjutan. Oleah karena itu, struktur organisasi harus dapat
ditinjau secara berkala untuk memastikan apakah ia masih relevan dengan
persyaratan-persyaratannya.

B.3. Cara Pengorganisasian

1. Aktivitas
Tugas dan tanggung jawab yang disebutkan pada A, yang dimodifikasi untuk
memenuhi persyaratan lokal, memberikan titik acuan untuk merencanakan
pengorganisasian departemen. Tugas dan tanggung jawab itu harus dialokasikan
kepada individu-individu yang beroperasi pada tingkatan tanggung jawab yang
berbeda dalam fungsi-fungsi.

2. Fungsi
Fungsi logis untuk beberapa sistem adalah :
a) Penerimaan data
b) Konversi data
c) Penerimaan pekerjaan
d) Penggabungan pekerjaan
e) Perpustakaan media
f) Pemrosesan komputer
g) Pemisahan pekerjaan
h) Pemrosesan otuput
i) Pendistribusian output
j) Penggunaan teleprocessing (untuk sistem pemrosesan jarak jauh)
k) Kontrol
l) Penyediaan

Pertemuan II Halaman : 2
 m) Dukungan teknis

Pengorganisasian logis departemen sistem informasi ditunjukan pada gambar 2.

3. Tingkatan Tanggung Jawab

Staf departemen sistem informasi dikelompokkan dalam tiga tingkat tanggung
jawab :
 Manajerial
Bertanggung jawab atas semua fungsi dalam operasi di departemen sistem
informasi. Biasanya disebut Manajer Sistem Informasi. Dalam instalasi
komputer yang lebih besar, posisi pada tingkat ini lebih ditekankan pada
ketrampilan manajemennya dari pada kemampuan teknisnya.
 Supervisori
Bertanggung jawab atas satu ataau beberapa fungsi, namun tidak semuanya.
Supervisor ini harus mempunyai ketrampilan teknis paling tidak sama dengan
mereka yang berkerja sama dengannya dan yang memberi laporan
kepadanya.
 Operatif (Operasional)
Tidak sepenuhnya bertanggung jawab atas fungsi, misalnya operator
komputer.

4. Penetapan tugas pada staf

Pada waktu memberikan atau menetapkan pekerjaan pada staf tertentu, Manajer
sistem informasi harus memastikan bahwa staf yang terpilih mempunyai
kemampuan, ketrampilan, dan pengetahuan atau cara mengerjakan
pekerjaanya. Sataf tersebut harus diberi waktu untuk mengerjakan tugasnya
serta harus diberitahu tentang apa yang harus ia penuhi atau capai.

5. Contoh Struktur Organisasi

Pertemuan II Halaman : 3
 Manajer
Sistem
Informasi

Supervisor Supervisor Supervisor

Konversi Pengotrolan Operasi
Data Data Komputer

(l) (k,m)

Petugas Supervisor Supervisor

Penerimaan Pengontrol Operasi
Output data Komputer
(a,c,h,i) (d,g) (e,f)

Key
Operator

(b)

Gambar 3. Contoh Struktur oraganisasi untuk departemen sistem informasi yang

kecil (huruf di bawah kotak menunjukkan fungsi yang dijalankan pada tingkat
operasional

C. SPESIFIKASI PEKERJAAN

Spesifikasi pekerjaan adalah dfatra tugas dan tanggung jawab yang terkait dalam
pekerjaan tertentu.

C.1. Tujuan
Untuk menetapkan bagaimana tugas, tanggung jawab, dan batasan kewenangan
bisa dibebankan dan bagaimana pemberian saran dilakukan.

C.2. Cakupan
Spesifikasi pekerjaan diperlukan untuk :
- menentukan struktur organisasi departemen
- mengontrol aktivitas para staf
- menetapkan aktivitas bagi setiap orang

C.3. Tanggung Jawab

Pertemuan II Halaman : 4
Pembuatan spesifikasi pekerjaan adalah tanggung jawab Manajer sistem informasi.

C.4. Format
1. Layout
Judul standar harus digunakan agar bentuk formatnya dapat dipahami seketika
itu.

2. Isi
Rician spesifikasi pekerjaan adalah sebagai berikut :

Judul pekerjaan : Nama pekerjaan yang singkat untuk tujuan

Deskripsi
Tanggung jawab kepada
referensi
: Uraian singkat mengenai judul pekerjaan
:
menunjukkan rangkaian perintah
dan kebutuhan akan laporan

Tanggung jawab atas :

Tugas biasa
Tugas lebih jauh
Kontak / Hubungan
Ketrampilan khusus
: Aktivitas yang akan dijalankan secara
teratur dan dalam keadaan biasa atau
normal
: Aktivitas yang akan dijalankan secara
tidak reguler dalam kondisi yang
tidak baiasanya
: Orang (dinyatakan dalam judul pekerjaan)
yang akan dihubungi dalam keadaan
normal atau ketika terjadi kesulitan atau
keadaan darurat
: Ketrampilan atau pengetahuan yang harus
dimiliki

SPESIFIKASI PEKERJAAN

Pertemuan II Halaman : 5
Judul pekerjaan : Operator komputer

Deskripsi : Pengoperasian komputer

Tanggung jawab kepada : Supervisor shift

Tanggung jawab atas : -

Tugas biasa : Kinerja tugas yang dialokasikan oleh

Supervisor shift meliputi :
- Pengoperasian console
- Penanganan perlatan dan media
- Ketaatan pada instruksi dan standar
pengoperasian
- Kerapian dan kebersihan area atau
ruang komputer
Tugas lebih jauh : Operator komputer (kecuali staf yunior)
harus mampu meneruskan pekerjaan
supervisor shift jika diperlukan

Kontak / Hubungan : Kontak dengan bagaian atau departemen

lain harus dilakukan melalui Supervisor shift

Ketrampilan khusus : - Pengetahuan tentang sistem operasi

- Kemampuan pengetikan
- Ketrampilan manual (pemanipulasian
perangkat dan media)
- Pemahaman tentang aplikasi pemakai

Gambar 4. Contoh spesifikasi pekerjaan untuk Operator Komputer

D. KONDISI KERJA
Kondisi kerja dapat dibagi menjadi empat kategori :
- Kebutuhan akan hal-hal yang legal
- Kondisi fisik
- Kondisi ketenagakerjaan yang akan sama dengan kondisi di perusahaan
secara keseluruhan
- Prosedur administrasi

D.1. Kebutuhan akan hal-hal yang legal

Undang-undang pekerja telah dibuat dan pekerja sebaiknya tahu dengan baik
tentang hal itu. Tersedia brosur dan petunjuk yang menguraikan undang-undang
tersebut dan menyediakan banyak informasi lain yang berguna.

D.2. Kondisi Fisik

Kondisi fisik berkaitan dengan lingkungan kerja. Lingkungan kerja yang nyaman
dapat merangsang terjadinya efisiensi dan moral kerja.

Pertemuan II Halaman : 6
D.3. Kondisi Ketenagakerjaan
1. Pemberitahuan kepada Tenaga Kerja
Kondisi ketenarakerjaan :
- dapat diberitahukan atau dituliskan dalam iklan
- harus dikemukakan apabila diberikan rincian yang lebih jauh
- harus diberikan secara rinci ketika dilakukan interview
- harus diberikan secara tertulis bersama dengan penawaran posisi
2. Kondisi
Kondisi atau persyaratan meliputi :
- masa jabatan
- pembayaran
- kehadiran
- pengeluaran
- liburan
- cuti khusus
- cuti sakit
- perjalanan dinas
- pensiun
3. Kondisi yang lain
Kondisi lain meliputi :
- Asuransi kesehatan
- Hak paten dan penemuan
- Kebangkrutan dan pailit
- Ketenagakerjaan di luar perusahaan
- Publikasi
- Aktivitas politik

D.4. Prosedur Administrasi

1. Shift (Pergantian)
Alasan utama kerja shift adalah untuk memenuhi jadwal dan batas waktu, yang
jadwal dan batas waktu ini tidak bisa diselesaikan dengan menggunakan waktu
kerja biasa. Alasan lain adalah untuk mengefektifkan penggunaan perlatan.

Ada beberapa faktor yang perlu pertimbangkan pad sistem shift, yaitu :
- Kesehatan
- Pertimbangan sosial

Pertemuan II Halaman : 7
- Hari istirahat
- Manakan
- Transportasi
- Struktur organisasi
- Komunikasi
- Jenis shift

Jenis Shift Jumlah jam Regu Detail

kerja per-
minggu

Ganda 75 2 08.00 – 15.45

15.15 – 23.00

3-Shit 120 3 07.30 – 16.00

per-minggu 15.30 – 24.00
23.30 – 08.00

Gambar 5. Jenis sistem shift

2. Kemanan
Keamanan para pegawai merupakan hal yang penting dalam organisasi, terutama
berhubungan dengan manajemen dan juga persyaratan hukum.

Diantara pertimbangan untuk menjaga keamanan tersebut adalah :

- Kondisi peralatan
Peralatan harus dipelihara atau dijaga dengan cara yang baik.
- Kondisi lingkungan
Semua area kerja harus dija agar rapih, bebas dari kerusakan dan ancaman,
kebakaran.

E. PENERIMAAN PEGAWAI (PEREKRUTAN)

E.1. Tujuan
Untuk memberikan pedoman perekrutan dan seleksi staf .

E.2. Tanggung Jawab

Perekrutan staf di departemen sistem informasi harus sesuai dengan prosedur
perekrutan staf secara keseluruhan, dalam hal ini kaitannya dengan departemen
sumber daya manusia (HRD Department).
Namun demikian, karena diperlukan teknik dan ketrampilan spesialis, maka Manajer
Sistem Informasi harus ambil inisiatif dan terlibat secara langsung dalam seleksi staf
di departemen sistem informasi

Pertemuan II Halaman : 8
E.3. Pentingnya Perekrutan
Keperluan staf bervariasi menurut tahapnya. Manajer Operasi harus
mempertimbangkan kondisi dan alternatif sebelum melakukan proses seleksi.

Kondisi dan alternatif tersebut adalah :

 Instalasi baru
 Fasilitas baru
 Cuti staf
 Muatan kerja yang meningkat

Tahap perekrutan :
- Merancang iklan
- Memasukkannya ke mass media aatau menyebarkannya dalam organisasi
- Menerima balasan
- Menyaring seluruh lamaran
- Mengirim panggilan ke pelamar untuk tes
- Tes
- Interview
- Penawaran pekerjaan
- Catatan pelamar tantang pekerjaan sebelumnya.

E. 4. Sumber Staf
Sumber staf dapat diperoleh dari :
1. Pengalaman
2. Staf yang ditransfer
3. Mahasiswa yang cuti sekolah
4. Lulusan perguruan tinggi
5. Staf belum terlatih yang lain
6. Staf berpengalaman
7. Staf part-time
8. Staf agen
9. Staf terlatih

E.5. Spesifikasi Manusianya

Dari spesifikasi pekerjaan harus dibuat daftar yang menunjukkan ketrampilan yang
harus dipunyai pelamar.

Pertemuan II Halaman : 9
Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan :
- Jenis kelamin / status
- Umur
- Kesehatan
- Kepribadian
- Intelejensi (pengetahuan)
- Pengalaman

E.6. Periklanan
Iklan harus memberikan keterangan atau informasi yang lengkap mengenai posisi
yang ditawarkan. Iklan untuk posisi senior memerlukan rincian yang lebih detail dari
pada iklan untuk operator komputer.

Informasi yang relevan mencakup :

- Perusahaan (Nama, aktivitas perusahaan, lokasi)
- Sifat pekerjaan (Posisi, garis besar tugas, tanggung jawab)
- Peralatan (jenis dan model, sistem pengoperasian, peralatan lain yang akan
digunakan)
- Pengalaman (kualifikasi dan latar belakang, pengetahuan tentang peralatan)
- Gaji / Kondisi

E.7. Tes
Tes atau ujian digunakan untuk membuktikan ketrampilan dan kecakapan manual.
Tes harus dilakukan sebelum interview. Banyak pelamar yang mengikuti tes
bersama, dan hasilnya dapat diketahui sebelum interview berkahir.

E.8. Interview
Interview mermpunyai dua tujuan :
- Manajer Sistem Informasi mendapatkan informasi langsung dari pelamar
- Pelamar bisa mendapatkan informasi mengenai perusahaan dan pekerjaan yang
dilamarnya

E.9. Seleksi
Catatan interview harus digunakan sebagai dasar untuk peninjauan formal, yang
dilakukan segera setelah interview.
Pelamar yang paling mendekati spesifikasi “manusianya”, dan yang tampak mudah
cocok atau menyesuaikan diri dengan departemennya adalah pelamar yang harus
dipilih.

Pertemuan II Halaman :
10
E.10. Referensi
Jika diajukan referensi setelah penewaraan pekerjaan dilakukan, maka pelamar
harus diberitahu bahwa jabatannya “karena ada referensi yang memuaskan”.

Referensi pribadi, khususnya dari manajer pada perusahaan tempat ia bekerja

sebelumnya, mungkin lebih bernilai atau berguna.

Referensi melalui telpon untuk perbincangan informal akan lebih cepat dari pada
tertulis, lebih tidak ada hambatan bagi penerimanya, dan biasanya lebih informatif.

E.11. Penerimaan
Sebelum mulai mengerjakan tugasnya, anggota staf baru harus diberi sejarah
ringkas perusahaan dan pekerjaan di departemennya. Jika ada beberapa anggota
baru yang bergabung dengan perusahaan pada waktu yang bersamaan, maka
pengenalan dapat dilakukan dalam bentuk kursus pengenalan secara sibgkat.

F. MOTIVASI
Motivasi staf merupakan faktor penting dalam pencapaian kinerja tingkat tinggi.
Kelebihan dan kelemahan staf harus ditentukan menurut penilaian kinerja secara
berkala, dimana staf sepenuhnya terlibat di dalamnya.

Faktor yang dapat dipertimbangkan adalah :

- Proses penilaian
- Pembayaran
- Lintasan kariri
- Pelatihan
- Kesejahteraan

G. PENGHENTIAN TENAGA KERJA

G.1. Pengunduran Diri
Pengunduran diri adalah penghentian tenaga kerja yang biasa dan merupakan
bagian dari hal yang umum terjadi.
Beberapa pergantian staf dikehendaki apabila orang baru membawa ide atau
gagasan tentang hal tersebut, metode baru dan pengalaman yang berbeda. Namun
demikian ada sejumlah faktor yang harus dipertimbangkan.

Faktornya adalah :
1. Hilangnya Pengalaman

Pertemuan II Halaman :
11
 Orang yang keluar akan mendapatkan pengalaman atau pengetahuan tentang
perusahaan bekas tempat bekerja. Jika tidak ada orang lain yang mempunyai
pengetahuan ini, maka :
- Tenaga kerja yang keluar tersebut harus menyampaikan pengetahuan-nya
sebanyak mungkin kepada seseorang yang ada atau masih di dalam
perusahaan tersebut sebelum ia pergi.
- Harus dilakukan usaha untuk merekrut seseorang yang mempunyai
pengetahuan yang diperlukan.
- Pelatihan lebih lanjut diperlukan dan iniperlu direncanakan
- Hilangnya pengalaman mungkin akan memperlambat beberapa aspek kerja
yang berakibattidak baik pada penjadwalan kerja.

2. Alasan Keluar
Alasan keluar dari pekerjaan dapat bersigat :
 Positif, misalnya :
- kemajuan karir
- prospek yang lebih baik
- jenis pekerjaan berbeda
- pindah ke area lain

 Negatif, misalnya :
- tidak suka dengan pekerjaan saat itu
- tidak suka dengan orang-orangnya, baik manajemen atau sejawatnya
- tidak suka dengan kondisi kerja
- masalah pribadi

3. Hilangnya Kemauan Baik

Jika alasan untuk keluar adalah alasan negatif, maka sebaiknya pegawai yang
ingin keluar ini cepat-cepat dikabulkan.

G.2. Redundansi (Mengurangi Kelebihan)

Perlunya melepas atau mengeluarkan staf dapat disebabkan beberapa alasan,
misalnya :
- Perusahaan hanya mampu mempekerjakan sejumlah kecil pegawai
- Pekerjaan yang ditangani pegawai telah tiada (diganti dengan mesin misalnya)
- Reorganisasi mungkin memerlukan kemampuan yang tidak dimiliki oleh para
pegawai saat itu
- Merger (penggabungan) memerlukan penghilangan duplikasi usaha

Pertemuan II Halaman :
12
G.3. Pemecatan
Ada persyaratan menurut Undang-undang yang mencakup pemecatan, dan para
pegawai dapat menolak perlakuan pemecatan yang sepihak.

Alasan pemecatan biasanya hanya berdasarkan atas kinerja yang jelek dan
kelakuan yang tidak baik, dan ini harus disebutkan atau dinyatakan menurut kondisi
ketenagakerjaan.

Pertemuan II Halaman :
13
LATIHAN SOAL :
1. Jelaskan tiga tingkat tanggung jawab pada departemen sistem informasi !
2. Buatlah spesisifikasi pekerjaan untuk Supervisor Shift.
3. Sebutkan kondisi yang harus dipertimbangkan oleh Manajer Sistem Informasi
sebelum melakukan proses seleksi ?
4. Sebutkan faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan untuk memotivasi staf agar
kinerja staf lebih baik ?
5. Jelaskan alasan pengunduran diri seorang pegawai !

Pertemuan II Halaman :
14
 Pemakai Teleprocessing
Kontrol

Penerimaan Konversi
Data Data

Penerimaan
Pekerjaan

Penggabungan
Pekerjaan

Perpustakaan Pemrosesan Ruang

Media Komputer Penyimpanan

Komponen
Media
perawatan
dalam

Kompone
Pemisahan
n
Pekerjaan
Media
produksi

Catatan Pemrosesa Pemrosesa

File n output n output
Logis yang yang tidak
diminta diminta

Pemrosesan
output

Pengiriman
atau
pendistribusian
output

Komponen Komponen
yang yang tidak
Ruang
diperlukan diperlukan
oleh oleh pemakai penyimpanan
pemakai

Pertemuan II Halaman :
15
Pertemuan II Halaman :
16