Anda di halaman 1dari 2

PENGGUNAAN TELEPON

No. Dokumen : 006 No. Revisi : Halaman :


01 1/1
Ditetapkan oleh Direktur
STANDAR
PROSEDUR Tanggal Terbit :
OPERASIONAL 01 Agustus
(SPO) 2019 drg. Bramantio, SpOrt

PENGERTIAN Suatu tempat komunikas timbal balik antara unit terkait, pelanggan dan atau pihak
luar lainnya dengan baik dan benar.
TUJUAN Adanya suatu sistem komunikasi antara bagian di Rs Mary dengan pelanggan
dan atau pihak luar lainnya yang baik dan memuaskan serta dapat dipertanggung
jawabkan.
KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur nomor…. tentang Pedoman Pelayanan Unit
Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap

PROSEDUR 1. Cara penerimaan telepon dari luar :


1. Angkat gagang telepon pada dering pertama, maksimal 3 kali dering.
2. Mengucapkan salam, selamat pagi/siang/sore/malam.
3. Tanyakan nama/asal perusahaan/identitas si penelepon.
4. Tanyakan nama/bagian/extention yang dituju.
5. Apabila telepon bukan untuk penerima, ucapkan ”Mohon ditunggu sebentar”,
segera sambungkan ke nama/bagian/pesawat extention yang diminta
penelepon. Sementara mencari orang yang dituju, tekan tanda FLASH/HOLD
(jangan sekali-kali berteriak memanggil nama orang tanpa menekan tanda
FLASH/HOLD terlebih dahulu).
6. Apabila tidak dapat disambungkan dengan yang dituju, ucapkan ”Maaf
Bapak/Ibu, ... (nama yang dicari), sedang tidak ada ditempat/sedang
menerima telepon lain, apakah ada yang bisa saya bantu? Atau Bapak/Ibu
ingin meninggalkan pesan?
7. Jika meninggalkan pesan, catat nama dan pesan-pesan yang diminta untuk
nantinya disampaikan ke orang yang bersangkutan.
8. Ucapkan terima kasih dan salam penutup pada akhir pembicaraan.

2. Cara pemakaian telepon antar bagain/unit (telepon/extention).


1. Angkat gagang telepon dan tekan nomor extention yang dituju (disetiap
departemen/unit mempunyai pesawat telepon dengan nomor extention yang
sudah ditentukan).
2. Setelah tersambung, ucapkan salam.........(salam bagian/nama)................
3. Selesai pembicaraan, ucapkan salam penutup dan ”terima kasih”.
4. Tutup dan letakan kembali gagang telepon pada posisi dan tempat semula.
UNIT TERKAIT Seluruh unit terkait