Bagaimana Membuat DFD?

“Jangan pernah beranggapan bahwa

membuat DFD hanya sekali jalan”
 Data Flow Diagram
• DFD bukan Flowchart
– Flowchart menunjukkan urutan aksi yang
dikerjakan
– DFD menunjukkan urutan pemrosesan Data
 DFD ber-level
• Context diagram
– Melukiskan hubungan sistem dengan elemen eksternal
(lingkungan)

• DFD level 0
– Melukiskan proses dalam sistem secara kasar (umum)

• DFD level 1
– Melukiskan detail dari sebuah proses dalam level 0

• DFD level 2
– Melukiskan detail dari sebuah proses dalam level 1

• Dst.
 Data

Kata benda
Punya ujung awal, ujung akhir
Menunjukkan Apa yang
ditransfer dari ujung awal ke
ujung akhir
 Entitas eksternal

Kata benda
Biasanya, lembaga atau orang
Bersifat segala sesuatu yang tidak bisa
dipengaruhi sistem (misal Customer,
Supplier, Manager, Bank, Government)

Data mungkin menuju atau keluar dari entitas

 Proses
Nomor proses,
dipakai untuk
identifikasi level
(seperti Bab dan sub
bab)
1.1
Nama_Proses
Data keluar

Kata kerja
Sesuatu yang dikerjakan pada data
Minimum selalu punya satu data masuk dan satu
data keluar (kalau punya data keluar saja / data
masuk saja berarti salah)
 File Data

Nama file_data

Tempat penyimpanan data

USAHAKAN AGAR SIMBOL FILE DATA
BARU MUNCUL DI DFD LEVEL 1 (Jangan
di DFD Level 0 karena akan sangat
kompleks dan sulit dianalisa)
 PENDUKUNG PEMBUATAN
DFD
• Berusahalah memperoleh contoh Nota, Kwitansi,
Surat Jalan, Laporan atau berkas apapun

• Buatlah sketsa urutan proses.

– Adalah lebih baik jika didapat dokumen Standard
Operating Procedure (SOP) dari perusahaaan
(biasanya berbentuk Flowchart)
– Lakukan observasi: Fokus pada Proses, bukan pada
Siapa. Satu orang bisa mengerjakan banyak proses
– Bertanyalah kepada pelaksana proses langsung jika
ada yang tidak jelas
 Context Diagram
Nama data masuk, pergunakan kata benda,

Entitas
eksternal (tidak
dapat diatur
oleh sistem) Nama sistem
informasi yang Nama data keluar,
dibuat pergunakan kata
benda,

Entitas
Entitas
eksternal (tidak
eksternal (tidak
dapat diatur
dapat diatur
oleh sistem)
oleh sistem)
Nama data, nama entitas, nama
proses – tidak boleh kembar
Contoh yang biasanya merupakan
eksternal entity
• CUSTOMER
– Siapa yang saya layani?

• SUPPLIER
– Dari siapa saya mendapatkan sesuatu untuk saya proses

• MANAGER
– Kepada siapa saya harus melaporkan hasil proses

• BANK
– Lewat manakah transfer dana dilakukan

• GOVERNMENT
– Kemanakah pajak, informasi tenaga kerja dll. Disampaikan
 Perhatikan …
• Dalam contoh di banyak literature ADMIN, dan
PEGAWAI, tidak pernah ditampilkan sebagai external
entity.
– ADMIN atau PEGAWAI adalah pelaksana proses,
merupakan bagian internal sistem (dikendalikan sistem).
– Perkecualian untuk sistem PAYROLL (penggajian) dimana
entitas pegawai dianggap sebagai customer dari sistem
penggajian tersebut.

• MANAGER atau PIMPINAN selalu dianggap sebagai

entitas eksternal karena perannya. Tidak dikendalikan
oleh sistem tetapi mengendalikan sistem.
 Contoh Context Diagram

Identitas
Siswa siswa

Sistem Informasi
Nilai Ujian

Laporan
Guru nilai
Kepala
Sekolah
 DFD level 0
• Setiap entitas, paling sedikit Siswa
akan berhubungan dengan
1 proses
• Tiap proses dalam satu 1. A
sistem memiliki jalinan Guru
hubungan dengan minimal
satu proses yang lain (tidak
terputus).
2. B
• Tidak diijinkan satu proses
punya input tetapi tidak 3. C
punya output. Contoh
• Dalam DFD level 0 disederhanakan
sebaiknya tidak
menyertakan komponen File KepSek Nama Proses:
kata kerja, tidak
boleh kembar
 Buat tabel untuk membantu…
Aktivitas Input Output

data Asal data data Tujuan data

Pendataan Identitas siswa Daftar Pelaksanaan

siswa peserta siswa Peserta ujian
Pelaksanaan Daftar Pendataan Presensi Pembuatan
ujian Peserta Siswa Peserta Ujian Laporan
Soal Guru Berkas Guru
Ulangan
Pembuatan Presensi Pelaksanaan Laporan Nilai Kepala
Laporan Ujian ujian Sekolah
Data Nilai Guru
 DFD level 0,
Untuk sistem ujian
Siswa

Identitas siswa

1.
Pendataan
siswa
peserta Berkas ulangan

2.
Pelaksanaan Guru
Presensi ujian Ujian
soal

3.
Pembuatan
laporan nilai

KepSek Laporan nilai

 Kapankah sebuah Proses dapat
dipecah ke level berikutnya?
• Ciri proses yang bisa dipecah ke level
berikutnya (tidak mutlak) :
– Jika masih bersifat kompleks (dari
observasi desainer sendiri)
– Jika Proses memiliki lebih dari dua data Sederhana atau kompleks?
keluar (yang berbeda) hampir bisa
dipastikan bisa dipecah ke level
berikutnya, karena sedikitnya akan ada
dua proses yang mengeluarkan satu
data
– Jika Proses memiliki lebih dari satu
input, harus dicurigai untuk bisa Kompleks, bisa dipecah
dipecah ke level berikutnya. Biasanya
yang tidak perlu dipecah adalah proses
yang bersifat membandingkan,
mengurutkan, meringkas dll.

Mungkin bisa dipecah

 DFD level 1 dari Proses 1
Siswa

Identitas siswa

1.1
Pemeriksan 1.2 cetak
administrasi Peserta Presensi
Keuangan valid

Kelihatan disini
Daftar MP proses 1.1 masih Ke proses 2
bisa dipecah lagi ke
level 2 Daftar Peserta
 DFD level 1 Proses 2

Dari
proses 1
2.1 soal
Cetak Guru
soal

Lembar
soal
2.2
ujian

Ke proses 3 nilai
Ke proses 3
BAGAIMANA MEMASTIKAN BAHWA
DFD YANG DIBUAT BENAR?

• Lakukan pemeriksaan
– Forward
• Mulailah dari satu entity asal maju ke satu entity
akhir
– Backward
• Baliklah arah dari entity akhir ke entity asal

• Jika tidak ada perbedaan maka DFD anda

benar
 Contoh DFD
Sistem Distribusi

(catatan: Simbol agak sedikit beda)

 A Context Diagram of the
Distribution System
Sales orders
Customers Commitments

Purchases orders

Rejected sales
order noticed Shipments

Supplier invoices
Invoices Suppliers
Distribution Supplier statements
Statements
system
Payments by customers

Income Payments to suppliers

statement Balance sheet

Budget
reports Stock Materials
Management Other reports stockroom
 Level 0
Sales Orders
Rejected sales order notices

Invoices
Statements 1.
Customers Suppliers
Payments by customers Fill
Orders
Receivables ledger data
Inventory ledger data Purchasing data
Received
items Commitments
3. Payables ledger data 2. Purchase Orders
Maintain Order
Other reports Shipments
general replenish-
Supplier invoices
Budget reports ment
ledger Supplier statements
stock
Payments to suppliers
Balance
sheet
Income Management Stock Materials
statement stockroom
 Level 1
Fill Customer Order
Sales orders

Rejected sales
Customers order notices

1.1
Payments by customers

Accepted orders

Order
Entry

Completed
Filled items 1.2
orders Inventory
Invoices

Inventory Purchasing data

Billed orders 1.3 ledger data
1.4 Receivables Billing Received
2
Accounts ledger data items
receivable
3 2
3
 Level 1
Order Replenishment Stock
Purchasing data Commitments
1
2.1
Purchase orders
Purchasing

Issued purchase
order data
Shipments Suppliers
Filled
purchase Received items
1
orders 2.2 Stock Materials
Receiving stockroom
Received
purchases Supplier invoices

Incurred obligations 2.3 Supplier statements

Accounts
Payable ledger data payable Payments to suppliers
3
 Level 1
General Ledger Processes
Receivables ledger data
1 3.1 General ledger records
Inventory ledger data Update
1 general Updated general ledger records
Payables ledger data ledger
2
Management report data
General
Ledger File

3.2 Other reports

Prepare Budget reports
management
reports
Balance sheet
Income statement Management
 Level 2
Order Entry System
Customers Sales orders Edit rejects Sales
order
edit
ejects
1.1.1 Edited
Edit order orders
Rejected Customer
sales data
credit file
order
notices
1.1.2 Credit data
Edited and checked orders Computer
credit Credit Rejects
Accepted check
orders 1.1.3 Sales order
1.2 Order data
Log in credit rejects
orders
1.1.4 Date filed
Mark Order log
1.3 Completed orders
filled
orders
 Level 2
the Inventory System
Accepted
orders 1.2.1 Received
1.1 Check Item Inventory
1.2.3
items
Add 2
the records file additions
received
balance
items
on hand
Backorder
records Inventory
Items file
Backorder available
file
Inventory
Updated ledger
item data
records
1.2.2 Inventory 1.2.4 3
Check records Provide
Filled
items the Purchasing data general
reorder ledger
point data

1.3 2
 Level 2
Billing System
1.2

Filled
items

1.3.1
Customer data Customer
Obtain
customer file
data

Billed orders
Invoice
data
1.4
1.3.2
Prepare Completed
Invoices invoices orders
Customers 1.1
 Level 2
Accounts Receivable System
Receivables records
Billed New receivables
orders 1.4.1
Add new
1.3
receivables 1.4.4
Provide
Accounts
Statement records general
receivable
ledger data
file

Receivables Receivables
Records ledger data
1.4.3 3
Prepare to delete
statements
1.4.2
Delete paid
Statements
receivables
Paid Paid
Payments by receivables receivables
Customers customers records
file
 Level 2
Purchasing System
Purchasing 2.1.1
data Select Past performance data
1 Supplier
suppliers file
Inventory and
supplier data 2.1.2 Commitments
Obtain verbal
Issued Purchase order data
commitments
purchase
2.2 order data
2.1.3 Purchase Orders Suppliers
Prepare Outstanding
2.3 Incurred purchase purchase
Obligations orders Purchase order files
order
records Purchase records
Purchase to close out
Order 2.1.4
history file Close out Filled
Removed purchase purchase
order records purchase Orders
orders 2.2
 Level 2
Receiving System
Purchased
Issued purchase
Suppliers item data
Purchased Order data
items file 2.1

Shipments
Receipt
2.2.1 information
Stocks process
receipts

Received
items
1
Materials 2.2.1
stockroom Notify Filled purchase
other orders
2.1
systems
Received
purchases
2.3
 Level 2
Accounts Payable System
Incurred New Payables
Obligations data Payables
2.3.1 2.3.4
Set up Ledger
2.1 Accounts Provide Data
supplier Payment Payables
payable general
payables data Records
file ledger
records data 3
Received Payables Paid Payables
2.2 Purchases Records Paid
Records
to delete payables
Received file
purchases 2.3.3
file Delete paid Supplier
payables Invoices
Invoice and
Receipt 2.3.2 Supplier
statement statements
Data Make Paid Supplier file
supplier Data
payments Invoice Data
Payments to Suppliers Suppliers