MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

“Karakteristik Kantor Modern”

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 1

Anggi Ramdhani Rita Triprihatini Dyah L

Indah Dwi Rahmawati Diah Midawati

Aldi Liyadi Permana Yuyun Yuliani

Mokhamad Cahyadi Nanang Mahpudin

Agus Herdiana Evani Liani

Soni Hidayat Dwi Purnomo

Neti Sari Iriansyah Sukma W

Achamad Sulaiman Andri Susanto

Rizqi Putra Biantara

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI

BANDUNG
2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya,
saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen
matakuliah Manajemen Perkantoran Modern Dra.Hj. Tiny Rahayu M.Si. dengan
judul makalah “Karakteristik Kantor Modern”.
Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui
pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada,
pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk
dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga
menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan, keimanan,
ketaqwaannya kepada Allah SWT.
Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan,
kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan
makalah berikutnya.
Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh.

Bandung, Januari 2020

Penyusun
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………………………………………………………………………………………..

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………………………..
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………………
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ………………………………………………………………………………….
1.2 Rumusan Masalah ……………………………………………………………………………..

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Manajemen Kantor …………………………………………………………
2.2 Pengertian Tata Ruang Kantor ………………………………………………………….
2.3 Tujuan dan Peranan Tata Ruang Kantor …………………………………………….
2.4 Prinsip Tata Ruang Kantor ……………………………………………………………….
2.5 Jenis-jenis Tata Ruang Kantor …………………………………………………………..
2.6 Asas-asas Tata Ruang Yang Baik ……………………………………………………….

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Kantor Modern
3.2 Manajemen Perkantoran
3.3 Konsep Efektivitas
3.4 Karakteristik Perkantoran Modern
3.4.1 Syarat dan Bentuk Perkantoran Modern
3.4.2 Ciri-ciri Perkantoran Modern
3.4.3 Kantor Maya
3.5 Karyawan Modern
3.6 Secutiry Sistem

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita
memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi
yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja
yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang
beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang stand bai dengan monitor
terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan
seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau
mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen
perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu
sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan
pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia
yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan
sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk
mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-
hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan
efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita
mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam
perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas
seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang
kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang
didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari
segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang
aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?
4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modern?
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Manajemen Kantor

Menurut Sayuti (2013:91) bahwa kantor merupakan tempat karyawan

melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan
informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi. Penggunaan
segenap ruang kantor merupakan segi yang penting dari perencanaan
manajemen perkantoran dan dapat menunjang aktifitas dalam perkantoran.
Menurut The Liang Gie (2007:4) mengemukakan bahwa: “Manajemen
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan control sampai menyelenggarakan
kegiatan pekerjaan kantor)”.

Hal lain diungkapkan oleh Moekijat (2002:16) bahwa manajemen

perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor,
yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor,
agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

Jadi manajemen perkantoran adalah mengatur seluruh aktifitas

perkantoran mulai dari mengorganisasikan, mengarahkan,mengawasi dan
mengendalikan semua aktifitas perkantoran supaya tujuan kantor tersebut
dapat tercapai dengan baik dan karyawan pun merasa puas.

2.2 Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor merupakan hal yang penting bagi perusahaan dalam
menunjang kelancaran kerja karyawan. Penataan ruang kantor yang baik dan
teratur memberikan rasa aman dan nyaman sehingga karyawan pun dalam
kegiatan kesehariannya memperoleh rasa puas terhadap kenyamanan yang
ada. Suatu perusahaan/instansi harus memerlukan penataan ruang yang baik
mulai dari penempatan meja, kursi dan alat-alat perkantoran lainnya
berdasarkan pertimbangan luas ruangan dan jumlah para pegawai yang ada di
 dalam ruangan tersebut.
Menurut Sayuti (2013:91) tata ruang kantor dikatakan baik dan
memberikan manfaat bagi para karyawannya apabila manajemen perusahaan
memperhatikan beberapa aspek; yaitu memanfaatkan penggunaan segenap
ruang yang ada secara efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman
bagi karyawan, memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan
perusahaan, menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada, meningkatkan
produktivitas kerja pegawai, dan mengantisipasi pengembangan organisasi di
masa depan melalui perencanaan layout yang fleksibel.

Pengertian tata ruang kantor itu sendiri menurut The Liang Gie
(2009:186) merumuskan tata ruang menjadi dua pengertian yaitu:
1. Littlefield & Peterson berpendapat tata ruang perkantoran dapat dirumuskan
sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia.
2. George Terry, tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-
kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini
untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

2.3 Tujuan dan Peranan Tata Ruang Kantor

2.3.1 Tujuan Tata Ruang Kantor

Penataan segenap ruang kantor yang baik dapat mempengaruhi rangkaian

aktivitas karyawan pada saat melakukan pekerjaan perkantoran. Tata ruang
kantor yang baik mempunyai tujuan secara fungsional (kegiatan yang
berhubungan dengan pekerjaan langusng) maupun non fungsional (seperti
keindahan atau pencitraan).
Menurut MC Maryati (2008:148) bahwa secara rinci tujuan dari tata ruang
antara lain:
a. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
b. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
c. Menciptakan kondisi kerja yang baik
d. Memudahkan pengawasan terhadap pekerja kantor
e. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan (meningkatkan estetika)
f. Memberikan fleksibilitas yang tinggi
g. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan

2.3.2 Peranan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat terhadap

instansi/perusahaan dalam menyelesaikan pekerjaan yang akan dilakukan.
Menurut The Liang Gie (2009:188) bahwa keuntungan dari tata ruang
kantor adalah:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak- banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan
menemui suatu bagian tertentu.
2.4 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

Dalam menyusun tata ruang perkantoran yang baik kita perlu

memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang kantor , agar pekerjaan tersebut
dapat terlaksana dengan baik.
Menurut MC Maryati (2008:148) prinsip-prinsip tata ruang kantor
adalah sebagai berikut:
a. Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus
b. Fungsi yang sama atau berhubugan diletakkan berdekatan
c. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
d. Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan
e. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
f. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian produksi
dijauhkan dari yang lainnya
g. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan
konsentrasi dalam bekerja
h. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga
menghemat tenaga.

2.5 Jenis-jenis Tata Ruang Kantor

Menurut MC Maryati (2008:149-151) bahwa penempatan ruang kantor

dibedakan menjadi 3 (tiga) macam:
1. Tata ruang yang terpisah-pisah
Ruang kerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan misalnya terdiri atas
kamar-kamar. Setiap seksi menempatu satu kamar
2. Tata ruang yang terbuka
 Ruang kerja yang luas dan beberapa seksi atau bagian bekerja bersama
dalam satu ruangan.

 Tata ruang kantor terbuka biasanya lebih baik atau menguntungkan

daripada yang terpisah-pisah, karena:
1. Pengawasan lebih mudah terhadap semua pegawai
2. Lebih memudahkan hubungan antar para pegawai. Hal ini akan
menumbuhkan rasa kebersamaan.
3. Lebih hemat dalam penggunaan lantai (ruang)
4. Lebih hemat dalam penggunaan penerangan
5. Penggunaan mesin dan peralatan lebih optimal
 Selain kelebihan juga ada kekurangan atau kelemahannya yaitu:
1. Privacy kurang
2. Bekerja dengan banyak orang dalam satu ruangan seringkali menimbulkan
suarau gaduh, kacau atau ramai. Karyawan cenderung ngobrol, sehingga
menjadi tidak efektif.
3. Office Landscaping
 Office Landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat
lingkungan kantor lebih modern dan nyaman, karena:
1. Meja dikelompokkan menjadi fungsi
2. Ada pembatas antar bagian, misalnya tirai, perbedaan tinggi rendah lantai,
dan lain sebagainya
3. Susunan perkakas tidak simetris
 4. Dilengkapi dengan tanaman, kolam atau taman.
 Membuat tata ruang kantor modern memang perlu biaya mahal, namun
manfaat yang diperoleh juga besar. Selain kenyamanan serta efektivitas
kerja, adanya sarana keindahan akan membentuk kepribadian suatu kantor

2.6 Asas-asas Tata Ruang Yang Baik

Menurut Richard Murther yang dikutip oleh The Liang Gie (2009:189),
asas-asas tata ruang perkantoran adalah:
1. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan
menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara
2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan
menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2. Asas mengenai rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak
terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh
berderet-deret menrutu urutan proses penyelesaiaan pekerjaan. Menurut
asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan
dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal
ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh

harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses situ selalu
mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaiaan. Bentuknya dapat berupa
garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud uruf L atau U.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya
semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berpa luas lantai saja
(ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah.
Jadi, di mana mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tak terpakai.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang
terbaik ialah yang dapat diubah ataupun disusun kembali dengan tidak
terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Kantor Modern
Kata Kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dalam bahasa inggris
disebut dengan “office”. Perkanatoran berkaitan dengan kantor. Kantor tersebut
melaksanakan perkantoran. Kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan dan digerkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, serta perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya istilah modern
artinya terbaru, mutakhir, terkini, sikap dan cara berfikir serata bertindak sesuai
dengan tutntutan zaman. Dengan demikian maka manajemen kantor modern
adalah penyelenggara semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan
pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor, maka
semakin banyak data, informasi , dan kegiatan yang dapat diakses dengan lebih
efektif, efisien dan profeional. Sehingga organisasi akan mampu tumbuh dan
berkembang dalam lingkungan perubahan dan persaingan bisnis yang semakin
kompertitif.

3.2 Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan cabang seni dan ilmu manajemen yang
diimplementasikan dalam kegiatan operasional kantor melaluui fungsi
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta
pengendalian kegiatan perkantoran. Dalam pemahaman yang lebih luas,
manajemen perkantoran tidak hanya sebatas melasanakan kegiatan perkantoran,
namun juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut,
misalnyakepegawaian kantor, biaya perkantoran prosedur dan metode
perkantoran, lingkungan ergonomis kantor dan sebagainya menurut Garnida,
Priansa (2012).

3.3 Konsep efektivitas

adalah keadaan atau kemampuan kerja yang dilaksanakan oleh manusia
untuk memberikan nilai guna yang diharapkan. Efektivitas berkenaan dengan
keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Efisiensi adalah suatu asas
dasar tentang perbandingan terbaik anatara suatu usaha dengan hasilnya.
Efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan cara dengan tanpa
mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek
jaraknya. Profesionalisme merujuk pada komitmen anggota-anggota suatu profesi
untuk meningkatkan kemapuan profeionalnya dan terus menerus
mengembangkan strategi yang digunakannya dalam melakukan pekerjaan yang
sesuai dengan profesinya. Profesionalitas mengacu pada sikap para anggota
profesi terhadap profesinya serta derajat pengetahuan dan keahlian yang mereka
miliki dalam rangka melakukan pekerjaannya. Profesionalisasi menunjuk pada
proses peningkatan kualifikasi maupun kemampuan para anggota suatu profesi.
Profesionalisasi pada dasarnya merupakan serangkaian proses pengembangan
professional, baik dilakukan melaui pendidikan atau latihan pra-jabatan maupun
dalam jabatan. Oleh karena itu, profeionalisasi merupakan proses yang ilfelong
dan never ending, secepat seseorang telah menyatakan dirinya sebagai warga
suatu profesi menurut Garnida, Priansa (2012).

3.4 Karakteristik Perkantoran Modern

3.4.1 Syarat dan Bentuk Kantor Modern

Terdapat syarat yang harus dipatuhi untuk menjadi kantor modern menurut
Mukhtar (2012) antara lain :
1. Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Pemilihan peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
4. Komunikasi yang lancar antara satu sama lain
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif,
berkeadilan dan perlakuan manusiawi.
6. Penataan kantor yang sesuai struktur organisasi yang lebih kompleks
sehingga dapat menciptakan suasana yang nyaman.
7. Menunjukkan prestasi-prestasi yang baru.
8. Para pegawai berdisiplin dan professional dalam melaksanakan tugas-
tugasnya serta memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai dengan
tuntutan zaman
 Menjadi kantor modern pada umumnya memiliki bentuk-bentuk yang biasa
kita jumpai menurut Umar (2012) diantaranya:
1. Tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) : yaitu ruang kantor yang
dihiasi dekorasi taman agar memiliki pemandangan alam yang terbuka dan
dapat digunakan dengan nyaman.
2. Tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan
penempatan ruang kantor yang dipisah/dibagi ke dalam ruang-ruang kerja.
3. Tata ruang kantor bersekat/terpisah (/cellular offices).
4. Tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan
ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah.

3.4.2 Ciri Perkantoran Modern

Adapun ciri-ciri kantor yang modern menurut Mukhtar (2012) Modern
dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi.
Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip
pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah
diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor. Ciri-ciri kantor modern
dari segi aktivitasnya antara lain :
1. Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan.
3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan
system.
4. Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
5. Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel
6. Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
7. Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman
8. Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutan
jaman.
9. Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan
dan pengelolaan data yang terus berkembang.
10. Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat
menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih
dengan pekerjaan lainnya
11. Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya
penumpukan kekuasaan di satu tangan
12. Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure),
untuk memudahkan pelaksanaannya

Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana
dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah :
1. Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
2. Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI)
sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat
Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya computer

Standar minimum yang harus dimiliki kantor modern menurut Umar (2012)
yaitu:
 Suhu udara , dalam ruangan kantor perlu dipertahnakan temperatur yang
layak untuk sebuah ruang kerja minimum
 Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Sandar yang
diperuntukan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau
setara dengan ukuran 3,7 m22bagi setiap pegawai.
 Penerangan cahaya, daalm ruangan kantr minimal penerangan cahaya lampu
yang cocok adalah yang sesuai dengan kebutuhan ruangan
 Pemeliharaan kebersiahan bangunan kantor, perlengkapan dan perabotan
harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehinga tercipta kantor yang
bersih.
 Pertolongan pertama pada kecelakaan, minimal dalm ruangan harus
disediakan kotak obat dan seorang pegawai yang terlatih untuk memberikan
pertolongan.
 Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang
mengoperasikannya harus cukup terlatih.
 Fasilitas kesehatan diantaranya kamar kecil, toilet dan sejenisnya harus
disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
 Tempat duduk petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan
bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.

3.4.3 Kantor Maya

Adapun kantor modern yang sedang berkembang pesat saat ini menurut
Waluyo (2000) kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer
yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk
berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi
dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di
kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi
harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk
keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa
kantor maya.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
· Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas
kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat
hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
· Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat
dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja
administratif.
· Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam
saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun
konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
· Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak
mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja,
sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
 · Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan
rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga kerugian-kerugian yang dapat muncul, terutama dari sisi para
pekerja yaitu :
· Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat
muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara
pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.
· Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga
kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
· Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan
sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka
(lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan
memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
· Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di
rumah. Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian
daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
· Menyediakan sumber daya computer
· Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
· Menyediakan perlengkapan non computer
· Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
· Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
· Membuat jadwal pertemuan regular
· Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis
dalam kantor maya yaitu :
· Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk
membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi
tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
· Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil
keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu
berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi
(board service).
· Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

3.5 Karyawan Modern

Roda pergerakan zaman dan informasi teknologi yang memaksa tiap individu
masyarakat untuk ikut beradaptasi ke arah yang lebih modern. Pengaruh
informasi teknologi tersebut juga ikut berdampak pula pada perubahan di
sekeliling lingkungan kerja dan sikap para karyawannya.
Para pegawai harus mampu menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan
yang terjadi di tempat kerja. Mekanisme suatu perusahaan juga diharapkan agar
bisa ikut berubah sesuai dengan karakter masa kini dan teknologi informasi baru
saling bermunculan yang tidak mungkin untuk terbendung lagi.
Menghadapi situasi dan kondisi yang setiap saat selalu berubah-ubah
tersebut, berikut ini adalah kriteria khusus yang harus dimiliki oleh para
karyawan modern menurut Royan (2014) dalam menghadapi pergerakan zaman
yang super cepat saat ini :
1. Selalu Uptodate Dalam Mengikuti Perkembangan Zaman
Para pegawai terbiasa mengerjakan beberapa hal dengan cara tertentu.
Selama beberapa tahun banyak pegawai menggunakan sejumlah fasilitas kerja
dengan teknologi yang sama. Namun belum tentu teknologi tersebut merupakan
yang terbaik bagi perusahaan atau Anda pribadi dalam menggunakan teknologi
informasi tersebut.
Dengan begitu, para pegawai diharapkan harus mampu beradaptasi dengan
berbagai perkembangan teknologi yang ada saat ini, mengoperasikan komputer,
penggunaan perangkat lunak untuk kebutuhan perusahaan, atau mengakses
internet dari gadged. Mengutip dari pernyataan Winston Churchill, dengan
ungkapan berikut “sering-seringlah dalam mengubah diri untuk mencapai kata
sempurna” bukan sempurna dalam artian tidak memiliki keterbatasan, namun
hanya sebatas meminimalisir kekurangan agar bisa memiliki nilai lebih untuk
perusahaan yang Anda ikuti saat ini.
2. Berani Mengeluarkan Pendapat Di Kantor
 Rangkaian teknologi masa kini memberi peluang bagi para pegawai untuk
berbagi gagasan yang muncul dari pemikiran mereka, segala minat,peluang,atau
bahkan ide kreatif harus mampu Anda utarakan dengan waktu dan saat yang
tepat dalam menanggapi beberapa kasus yang terjadi dikantor saat ini.
Kemampuan ini berguna untuk memperlihatkan seberapa besar kepedulian Anda
terhadap kantor dan perkembangan bisnis perusahaan, bisa memberikan
peluang tersendiri untuk bahan referensi perusahaan dan bukan tidak mungkin
suatu saat Anda akan diangkat untuk dijadikan pemimpin oleh manajemen
perusahaan.
Meski demikian, hal tersebut tidak akan pernah terjadi jika saja Anda enggan
untuk berpendapat dan tidak berani berbicara tentang pemikiran Anda. Pastikan
Anda tidak ragu dalam menggunakan berbagai jenis teknologi informasi untuk
membuat perusahaan mengenali seberapa besar kemampuan diri sendiri.
3. Fleksibel Dalam Bekerja Dan Setiap Pekerjaan Yang Dilakukan
Saat ini, para pegawai bisa bekerja dari mana saja dan kapan saja. Anda tak
perlu khawatir berada di bawah pengawasan manajer terus menerus saat
bekerja. Meski ini memberi keuntungan tersendiri, tapi Anda dituntut untuk tetap
bertanggungjawab pada apa yang Anda kerjakan saat ini. Sebagai pegawai
modern Anda harus mampu bekerja dimanapun bahkan dari kafe atau rumah
tidak menjadi halangan untuk bekerja .
4. Selalu Berbagi Dalam Hal Ilmu,Pengalaman Dan Membantu Orang Lain
Para karyawan tradisional biasanya ingin menahan gagasannya sendiri agar
terlihat berkontribusi besar untuk perusahaan. Namun bagi para karyawan
modern, cara ini sudah tidak lagi efektif untuk diterapkan.
Berbagi informasi tak hanya menguntungkan tim kerja Anda, tetapi juga diri
sendiri sebagai pegawai. Para atasan bisa melihat sikap baik dan kemampuan
Anda dalam membantu orang lain. Untuk menjadi karyawan modern, Anda harus
terbiasa berbagi pengetahuan, pengalaman selama bekerja, aturan-aturan selama
ini dan membiasakan diri untuk membantu orang lain.
5. Fokus Utama Pada Pekerjaan Bukan Pada Kesenangan Pribadi
Dalam lingkungan kerja saat ini, konsentrasi Anda terbagi ke banyak arah.
Anda mengecek email saat sedang rapat. Di waktu bersamaan juga mengakses
jejaring sosial, mengedit dokumen dan chatting dengan rekan kerja ditempat lain.
 Dengan segala sarkaana yang ada, sebagai karyawan Anda akan kehilangan
begitu banyak konsentrasi sia-sia dan tidak banyak membantu anda menjadi lebih
produktif dari sebelumnya. Dihantam dengan segala kemudahan kerja dan
berbagai fasilitas yang disediakan oleh perusahaan rasanya tidaklah pantas jika
Anda lebih banyak memanfaatkan untuk kepentingan pribadi seperti bermain
game online, mengupdate dan cek jejaring sosial secara berlebihan, Anda harus
pandai menyaring kegiatan pribadi dan kantor. Fokuskan pada pekerjaan Anda
saat ini dan manfaatkan fasilitas internet dari kantor untuk memperkaya diri
dengan berbagai pengetahuan seperti membaca artikel,web,atau tulisan dari
pengguna internet lain yang berhubungan dengan pekerjaan Anda dikantor.

3.6 SECURITY SYSTEM

1. Merancang Sistem Keamanan
Dalam persoalana apapun, faktor keamanan salah satu faktor yang tidak dapat
diabaikan . terlebih lagi keamanan pada kantor dimana sangat sensitif terhadap
gangguan berupa fisik atau bentuk lainnya dan pada umumnya disana terdapat
simpanan data-data dari instansi yang merupakan sasaran untuk dicari, dirusak
atau diperlakukan tidak semestinya. Keamanan kantor dapat dikelompokan
dalam dua yaitu:
Keamanan fisik Adalah keamanan terhadap kemungkinan gangguan fisik
seperti pencurian, perusakan fisik, kebakaran, banjir dan lain-lain yang
sejenisnya. Terhadap bahaya pencurian atau perusakan fisik, dapat disediakan
penjaga dan konstruksi bangunan yang memadai untuk mencegah kemungkinan
itu. Untuk mengurangi bahaya kebakaran, usahakan diadakan larangan
merokok/penyalaan sesuatu pada daerah tertentu di samping di sediakannya
alat pemadam kebakaran(sebaiknya CO2 karena sifatnya merusak komponen
elektronik)
Untuk menghindari hilang/rusaknya sama sekali arsip yang disebabkan oleh
kemungkinan bahaya d atas dapat digunakan beberapa cara, antara lain:
a. Penggunaan lemari tahan air, tahan ledakan dan radiasi radio
b. Penggunakaan arsip dengan sistem non father-grandfather, dimana yang
tidak aktif disimpan di tempat lain yang lebih aman.
 2. Keamanan Hasil Pengelolahan
Hasil pengolahan tidak luput dari kemungkinan tindakan yang tidak
semestinya.
Sistem keamanan
- Sistem proteksi
- Pengaman ruang data
- Sistem akses
- Jenis keamanan

3. Membuat Mekanisme Kerja dan Tanggung Jawab

Mekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang
saling berhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu
pada barang, aturan, organisasi, perilaku, dan sebagainya. Mekanisme tata kerja
akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalam koordinasi
dan integrasi kerja dan membantu memonitor kerja organisasi sehingga dapat
diketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk.
Tahap penting dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah :
a. Analisis sistem dan prosedur kerja
b. Analisis tugas
c. Analisis prosedur kerja

4. Pemeliharaan fasilitas vital

Pengembangan sarana dan prasarana memberi dampak langsung terhadap
kehidupan kantor secara berkesinambungan. Prasarana yang dikembangkan
harus dapat dimanfaatkan sampai jangkan panjang, untuk itu diperlukan
pemanfaatan dan pemeliharaan. Bila prasarana yang dikembangkan tidak
memberi manfaat jangka panjang akibat lemahnya pengelolaan, akan berakibat
tidak tercapainya tujuan kantor. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi
berfungsi suatu prasarana dan sarana adalah pengelolahan prasarana (manajer).
Pemeliharaan adalah serangkaian kegiatan terencana dan sistematis yang
dilakukan secara rutin dan berkala untuk menjaga agar fasilitas yang ada tetap
berfungsi dan bermanfaat sesuai rencana.
Adapun tujuan dari kegiatan pemeliharaan
 a. Untuk memelihara fasilitas secaa berkelanjutan
b. Adanya jaminan terhadap kualitas fasilitas
c. Adanya keuntungan yang berkelanjutan dari hasil pemanfaatan fasilitas
Berikut sistem pemeliharaan peralatan kantor
a. Sistem pemeliharaan sesudah rusak (Breakdown)
b. Sistem pemeliharaan rutin (Preventive Maintenance)
c. Sistem pemeliharaan ulang (corrective Maintenance)
d. Sistem pemeliharaan produktif
e. Sistem pemeliharaan rutin (preventive maintennace)

5. Desain dan pemilihan material/alat yang tetap

Selanjutnya adalah untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (system design). Desain sistem
dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general system
design) dan desain sistem terinci (detailed system design), desain sistem secara
umum disebut juga dengan desain secara makro (macro Design). Desain sistem
terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design)
atau desain internal (internal design)

6. Up-dating peralatan
stilah kantor masa depan yang selalu melakukan update pada peralatan,
muncul pada akhir tahun 1970-an yang diartikan sebagai elektronika yang
digunakan untuk mengotomasi funsgi administrasi kantor dan menyediakan jenis
pelayanan kantor yang baru. Jenis mesin dan fasilitas yang mungkin pada kantor
masa depan.
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
kantor modern adalah penyelenggara semua kegiatan yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Semakin modernnya suatu kantor,
maka semakin banyak data, informasi , dan kegiatan yang dapat diakses dengan
lebih efektif, efisien dan profeional. Sehingga organisasi akan mampu tumbuh dan
berkembang dalam lingkungan perubahan dan persaingan bisnis yang semakin
kompertitif.
Untuk menjadi kantor modern terdapat syarat yang harus dipatuhi, bentuk-
bentuk yang biasa kita jumpai, terdapat juga ciri – ciri kantor modern dari segi
aktivitas, sarana dan prasarana. Lalu ada beberapa standar minimun jika ingin
menjadi kantor yang modern, kantor modern juga bisa seperti bekerja di rumah
atau biasa di sebut kantor maya. Namun, kantor maya memiliki kerugian juga bagi
karyawan,
Dibutuhkan karyawan yang modern juga untuk menjadikan kantor yang
modern seperti selalu Uptodate dalam mengikuti perkembangan zaman, berani
dalam mengeluarkan pendapat diperusahaan, fleksibel dalam bekerja, selalu
berbagi tentang ilmu, pengalamam, membantu orang lain, selalu fokus terhadap
pekerjaannya tidak mementingkan diri sendiri .
Setelah tadi dijelaskan di atas mengenai apa saja yang harus di lakukan untuk
menjadi kantor modern lalu karyawan juga yang modern dibutuhkan juga tata
letak (layout) kantor yang modern agar tidak membuat karyawan bosen bekerja
di kantor.
Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan perusahaan dalam
penataan ruang kantor sebagai wujud kepedulian terhadap keinginan dan cita-
cita karyawan, yang mana tata ruang ini meliputi pengaturan perabot,
perlengkapan, dan mesin kantor serta kondisi kerja fisik yang mempengaruhinya
seperti penerangan, pemilihan warna, musik, suhu udara, dan kebisingan atau
suara.
Menciptakankan kantor yang tidak hanya digunakan untuk bekerja, tentu saja
mendapat nilai baik, selain mencipkan lingkungan yang baik tentu saja hal
tersebut dapat berdampak baik pada psikologis karyawan.
 DAFTAR PUSTAKA

Pancorwati, Mutiara Hadi. 2013. Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap

Produktifitas Karyawan. (http://ejournal.unesa.ac.id/article/6102/55/article.pdf
, diakses 11 juni 2015).
Priansa, dkk. 2012. Manajemen Perkantoran efektif, efisien, dan profeional.
Bandung: Alfabeta.
Luthfi. 2012. Manajemen Perkantoran Modern.
(https://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/09/27/manajemen-
perkantoran-modern/, diakses 11 Juni 2015).
Waluoy, Eka Dwi. Kantor Modern. (http://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-
modern.html, diakses pada 11 Juni 2015).
Sofyandi, Herman. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakara: Grah
Ilmu.
Deil, Siska A. F. 2013. 5 Kualifikasi Diri Yang Harus Dimiliki Karyawan Modern.
(http://bisnis.liputan6.com/read/676593/5-kualifikasi-diri-yang-harus-dimiliki-
karyawan-modern, dikases 11 JUni 2015).