BAB I

ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PERAWATA

ORGANISASI DEPARTEMEN PERAWATAN

Secara garis besar pengertian manajemen pemeliharaan yaitu pengorganisasian operasi

pemeliharaan untuk memberikan performansi mengenai peralatan produksi dan fasilitas industri.
Dasar pemikiran yang sehat dan logis adalah suatu persyaratan terbaik dalam mengorganisasikan
pemeliharaan. Pengorganisasian ini mencakup penerapan dari metode manajemen dan
memerlukan perhatian yang sistematis.

Hal ini merupakan pekerjaan yang harus dipertimbangkan secara sungguhsungguh dalam
mengatur perlengkapan. Dimana perlengkapan itu merupakan peralatan, material, tenaga kerja,
biaya, teknik atau tata cara yang diterapkan serta waktu pelaksanaannya. Dengan mengetahui
tujuan dan sistem manajemen yang diterapkan, maka akan dapat mengatasi masalah, megambil
tindakan serta mengerti dengan jelas permasalahan yang sedang dihadapi.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEMBENTUKAN DEPARTEMEN

1. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan perawatan akan menentukan karakteristik pengerjaan dan jenis

pengawasan. Jenis-jenis pekerjaan perawatan yang biasanya dilakukan adalah : sipil, permesinan,
pemipaan, listrik dan sebagainya.

2. Kesinambungan Pekerjaan

1. Jenis pengaturan pekerjaan yang dilakukan di suatu perusahaan/industri akan

mempengaruhi jumlah tenaga perawatan dan susunan organisasi perusahaan.

2. Sebagai contoh, untuk pabrik yang melakukan aktifitas pekerjaan lima hari kerja
seminggu dengan satu shift, maka program perawatan preventif dapat dilakukan tanpa
menganggu kegiatan produksi dimana pekerjaan perawatan bisa dilakukan diluar jam
produksi.

3. Situasi Geografis

Lokasi pabrik yang terpusat akan mempunyai jenis program perawatan yang berbeda jika
dibandingkan dengan lokasi pabrik yang terpisah-pisah.Sebuah pabrik besar dan bangunannya
tersebar akan lebih baik menerapkan program perawatan lokal masing-masing (desentralisasi),
sedangkan pabrik kecil atau lokasi bangunannya berdekatan akan lebih baik menerapkan sistem
perawatan terpusat (sentralisasi)
4. Ukuran Pabrik

Pabrik yang besar akan membutuhkan tenaga perawatan yang besar dibandingkan dengan
pabrik yang kecil, demikian pula halnya bagi tenaga pengawas.

5. Ruang lingkup bidang perawatan pabrik

Ruang lingkup pekerjaan perawatan ditentukan menurut kebijaksanaan manajemen.

Departemen perawatan yang dituntut melaksanakan fungsi primer dan sekunder akan
membutuhkan supervisi tambahan, sedangkan departemen perawatan yang fungsinya tidak
terlalu luas akan membutuhkan organisasi yang lebih sederhana.

6. Keterandalan tenaga kerja yang terlatih

Dalam membuat program pelatihan, dipertimbangkan terhadap tuntutan keahlian dan

keandalan pada masing-masing lokasi yang belum tentu sama.

KONSEP DASAR ORGANISASI DEPARTEMEN PERAWATAN

Beberapa konsep dasar organisasi perawatan adalah :

1. Adanya pembatasan wewenang yang jelas dan layak untuk menghindari terjadinya
tumpang tindih dalam kekuasaan.

2. Hubungan vertikal antara atasan dan bawahan yang menyangkut masalah wewenang dan
tanggung jawab dibuat sedekat mungkin.

3. Menentukan jumlah optimum pekerja yang ditangani oleh seorang pengawas.

4. Susunan personil yang tepat dalam organisasi.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI DEPARTEMEN PERAWATAN

1. Perencanaan organisasi yang logis

Bertujuan untuk mencapai tujuan produksi :

1. Ongkos perawatan untuk setiap unit produksi diusahakan serendah mungkin

2. Meminimumkan bahan sisa atau yang tidak standar
3. Meminimumkan kerusakan peralatan yang kritis
4. Menekan ongkos perawatan peralatan yang non-kritis serendah mungkin
5. Memisahkan fungsi administratuf dan penunjang teknik.
2. Fasilitas yang memadai:

1. Kantor : lokasi yang cocok, ruangan dan kondisi ntempat kerja yang baik.
2. Bengkel : tempat pekerjaan, lokasi bangunan, ruangan dan peralatan.
3. Sarana komunikasi : telepon, pesuruh dll.

3. Supervisi yang efektif

Diperlukan dalam mengelola pekerjaan, dimana :

1. Fungsi dan tanggung jawab jelas

2. Waktu yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan
3. Latihan khusus untuk memenuhi kecakapan
4. Cara untuk menilai hasil kerja

4. Sistem dan kontrol yang efektif :

1. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan

2. Kualitas hasil pekerjaan perawatan
3. Ketelitian pekerjaan perawatan (tidak terjadi over maintenance)
4. Penampilan kerja tenaga perawatan
5. Biaya perawatan.
 BAB II

PROSEDUR, STRATEGI PEMELIHARAAN DAN TOTAL PRODUKTIF

PROSEDUR PEMELIHARAAN

Mesin-mesin dan peralatan yang dioperasikan di industri saat ini cenderung semakin
kompleks dan membutuhkan modal besar baik untuk investasi awal maupun untuk biaya
operasional. Untuk itu, strategi dan kebijakan pemeliharaan diperlukan agar semua peralatan
yang beroperasi di dalam sistem tidak mengalami kegagalan dalam pengoperasiannya. Upaya
mengoptimalkan pemeliharaan telah banyak dilakukan, kesemuanya bertujuan untuk menjaga
keandalan (reliability) dan ketersediaan (availability) sistem. Oleh sebab itu saat ini teknik
pemeliharaan lebih banyak dikonsentrasikan pada pemeliharaan pencegahan (preventive) untuk
menghindari kerusakan yang lebih serius. Priyanta (2000) menyebutkan bahwa:

“Jika tindakan pemeliharaan terhadap suatu plant menggunakan prinsip minimal

maintenance approach, dan dikombinasikan dengan manajemen pemeliharaan yang terabaikan,
maka hal ini akan memperpendek masa berguna (useful life) dari plant, dan mungkin juga akan
menambah biaya lainnya seperti biaya kerusakan (downtime cost) dan berbagai denda yang
timbul akibat dampak yang ditimbulkan oleh kerusakan system”.

Manajemen pemeliharaan (maintenance management) dapat dijelaskan sebagai fungsi

dari panduan kebijakan aktifitas-aktifitas pemeliharaan, teknik pelatihan dan manajemen kontrol
dari program-program pemeliharaan. Faktor utama yang menyebabkan pentingnya manajemen
pemeliharaan di industri saat ini adalah meningkatnya mekanisasi dan otomasi dalam
kebanyakan proses. Konsekuensinya adalah berkurangnya kebutuhan operator tetapi
meningkatnya kebutuhan tenaga pemeliharaan. Menurut Dhilon (2002), fungsi-fungsi dari
departemen pemeliharaan dan organisasi adalah dalam hal:

1. Perencanaan dan perbaikan peralatan/fasilitas pada standar-standar yang ditetapkan.

2. Pelaksanakan pemeliharaan preventif; khususnya, pengembangan dan penerapan

program kerja yang terjadwal untuk tujuan menjaga peralatan/fasilitas beroperasi
secara memuaskan.

3. Persiapkan anggaran biaya yang realistis terhadap personil pemeliharaan dan

kebtuhan material.

4. Pengaturan logistik untuk menjamin ketersediaan komponen/material yang

diperlukan untuk tugas-tugas pemeliharaan.

5. Pemeliharaan pencatatan peralatan, servis dan lain-lain.

 6. Pengembangan pendekatan-pendekatan yang efektif untuk memonitor kegiatan-
kegiatan staf pemeliharaan.

7. Pengembangan teknik-teknik yang efektif untuk mengontrol tenaga operasi tingkat

manajer, dan kelompok-kelompok lainnya yang sadar akan aktifitas pemeliharaan.

8. Pelatihan terhadap staf pemeliharaan dan karyawan lainnya untuk meningkatkan

keterampilan mereka dan kinerja yang efektif.

9. Peninjauan ulang rencana-rencana terhadap fasilitas, instalasi dan peralatan baru.

10. Penerapan metoda-metoda untuk meningkatkan keamanan/keselamatan ditempat

kerja dan pengembangan pendidikan keamanan/keselamatan yang berhubungan
dengan program-program staf pemeliharaan.

STRATEGI PEMELIHARAAN

Strategi pemeliharaan adalah teknik/metoda yang digunakan untuk mencapai tingkat

keandalan dan ketersediaan sistem yang tinggi dengan biaya operasional yang minimal. Maka
strategi pemeliharaan sangatlah penting bagi suatu perusahaan untuk menekan biaya yang harus
dikeluarkan, karena kegiatan pemeliharaan secara proposional mempunyai konsekuensi terhadap
biaya keseluruhan operasi. Menurut Smith (2001), elemen-elemen strategi pemeliharaan
meliputi:

1. Organisasi sumber daya pemeliharaan (Organization of maintenance resources)

2. Prosedur pemeliharaan (Maintenance procedures )

3. Peralatan dan alat-alat uji (Tools and test equipent)

4. Seleksi karyawan, pelatihan dan motivasi (Personnel selecting, training and motivation)

5. Manual dan petunjuk pemeliharaan (Maintenance instructions and manuals)

6. Penyediaan suku cadang (Spares provisioning)

7. Logistik (Logistics)

Elemen-elemen pemeliharaan tersebut biasanya dibagi kedalam tiga grup tugas

pemeliharaan, yaitu; pemeliharaan korektif (corrective), pemeliharaan rutin (preventive) dan
perbaikan tahunan (overhaul). Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
pemeliharaan suatu pabrik menurut Paul.D, (1989) dapat dilihat pada tabel berikut :
Table 2.1 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Pemeliharaan (Paul. D, 1989).

Priority Control Element Influence Rating

1 Labour Productivity 10
2 Material Control & Purchasing 10
3 Leadership 9
4 Workload 9
5 Organisation 8
6 Interdepartmental Relation 8
7 Cost Data 8
8 Performance data 7
9 Preventive Maintenance Procedure 7
10 Planning 7
11 Schedulling 6
12 Training 5
13 Engineering 4
14 Technology 3
15 Labour Practices 2

Dimana :

1. Skala 1 s/d 3 sedikit pengaruh

2. Skala 4 s/d 6 ... cukup berpengaruh

3. Skala 7 s/d 10 ... besar pengaruhny

Faktor-faktor pada tabel tersebut dapat digunakan sebagai pedoman untuk

memprioritaskan perhatian dalam perencanaan strategi pemeliharaan. Sistim pemeliharaan yang
baik adalah berbeda untuk masing-masing pabrik karena masingmasing pabrik berbeda
pemakaian bahan dan energinya.

Keterkaitan antar elemen-elemen yang berhubungan dengan strategi pemeliharaan dalam

menunjang proses produksi (manufacturing operation) dapat diilustrasikan seperti pada gambar
2.1 Kebijakan yang diambil dalam strategi pemeliharaan untuk pelaksanaan pemeliharaan dan
perbaikan (maintenance & repair) adalah berdasarkan analisis keandalan, ketersediaan dan laju
kegagalan mesin.
 Gambar 2.1 Kerangka Pikir Pengembangan Strategi Pemeliharaan

Pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan ditunjang oleh beberapa elemen lain seperti
peralatan kerja, peralatan uji, penyediaan komponen, tenaga kerja dan kondisi lingkungan seperti
keselamatan dan keamanan kerja. Proses produksi dan hasil produksi hendaknya diukur dan
dievaluasi secara periodik untuk mengetahui kinerja mesin sehingga dapat dianalisa untuk
pengambilan keputusan berikutnya.

TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE (TPM)

Total Productive Maintenance atau disingkat dengan TPM adalah suatu sistem yang
digunakan untuk memelihara dan meningkatkan kualitas produksi melalui perawatan
perlengkapan dan peralatan kerja seperti Mesin, Equipment dan alat-alat kerja. Fokus utama
Total Productive Maintanance atau TPM ini adalah untuk memastikan semua perlengkapan dan
peralatan Produksi beroperasi dalam kondisi terbaik sehingga menghindari terjadinya kerusakan
ataupun keterlambatan dalam proses produksi.

Total Productive Maintenance (TPM) merupakan konsep inovatif Jepang yang berawal dari
penerapan Preventive Maintanance pada tahun 1951. Konsep Preventive Maintenance ini sendiri
merupakan konsep yang diadopsi dari Amerika Serikat. Nippondenso yang merupakan pemasok
Toyota adalah perusahaan pertama yang memperkenalkan konsep TPM pada tahun 1960 dengan
slogan “Productivity Maintenance with total Employee Participation”. Seiichi Nakajima yang
saat itu menjabat sebagai Vice Chairman JIOPM (Japan Institute of Plant Maintenance)
kemudian dikenal sebagai bapak TPM.
1. Tujuan Penerapan Total Productive Maintenance (TPM)

Tujuan daripada TPM (Total Productive Maintenance) adalah untuk meningkatkan

produktivitas pada perlengkapan dan peralatan produksi dengan Investasi perawatan yang
seperlunya sehingga mencegah terjadi 6 kerugian besar (Six Big Losses) yaitu :

a. Breakdown
Kerugian akibat Rusaknya Mesin (Peralatan dan Perlengkapan Kerja)
b. Setup and Adjustments
Kerugian yang diakibatkan perlunya Persiapan ulang peralatan dan perlengkapan kerja
c. Small Stops
Kerugian akibat terjadinya gangguan yang menyebabkan mesin tidak dapat beroperasi
secara optimal
d. Slow Running
Kerugian yang terjadi karena mesin berjalan lambat tidak sesuai dengan kecepatan yang
diinginkan.
e. Startup Defect
Kerugian yang diakibatkan terjadi cacat produk saat Startup (saat awal mesin beroperasi)
f. Production Defect
Kerugian yang terjadi karena banyaknya produk yang cacat dalam proses produksi.
Selain keenam kerugian yang disebutkan diatas, keuntungan lain penerapan Total
Productive Maintenance (TPM) adalah dapat menghindari terjadinya kecelakaan kerja
dan menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi karyawannya.

2. Tahapan penerapan Total Productive Maintenance (TPM)

Tahapan-tahapan yang diperlukan untuk menerapkan TPM dalam sebuah perusahaan

diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Melakukan Evaluasi awal terhadap tingkat TPM saat ini.

b. Memperkenal konsep TPM dan mempromosikannya.
c. Membentuk Komite TPM.
d. Menetapkan Kebijakan, Tujuan dan sasaran TPM.
e. Merumuskan Master Plan untuk pengembangan TPM.
f. Menyelenggarakan pelatihan (training) terhadap semua karyawan dan pihak yang
berkepentingan (stakeholder) terutama yang berkaitan dengan 8 pilar TPM.
g. Menerapkan proses-proses persiapan.
h. Menjalankan semua program dan kebijakan TPM guna untuk mencapai Tujuan dan
Sasaran TPM yang telah ditetapkan.

Manajemen Perusahaan memegang peranan yang sangat penting dalam menerapkan

Konsep TPM dalam perusahaannya. Tanpa dukungan dan Komitmen yang kuat dari Manajemen
dan juga kerjasama semua karyawan perusahaan, Tujuan dan Sasaran program TPM ini akan
sulit tercapai.
3. Pengukuran Keberhasilan TPM

Dalam mengevaluasi dan mengukur sejauh mana keberhasilan penerapan TPM (Total
Productive Maintanance), alat pengukuran utama yang digunakan adalah “Overall Equipment
Effectiveness” atau disingkat dengan “OEE”. Secara Matematis, rumus Overall Equipment
Effectiveness (OEE) adalah sebagai berikut :

OEE = Availability x Performance Rate x Quality

Keterangan :

Availability = Kesiapan ataupun kesediaan mesin dalam beroprasi.

Performance = Jumlah unit produk yang dihasilkan oleh mesin dalam waktu yang tersedia.

Quality = Perbandingan jumlah unit yang baik dengan jumlah unit yang diproduksi.