Anda di halaman 1dari 14

UPAYA PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN JASA

DENGAN MENGGUNAKAN METODE SIX SIGMA


(Studi Kasus: RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang)

IMPROVEMENT OF SERVICE QUALITY USING SIX SIGMA METHOD


(Case Study: RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang)

Merin Rustika1), Mochamad Choiri2), Remba Yanuar Efranto3)


Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya Malang
Jalan MT. Haryono 167, Malang, 65145, Indonesia
Email: merin.rustika@gmail.com 1), moch.choiri76@ub.ac.id 2), remba@ub.ac.id 3)

Abstrak

Pada industri jasa seperti halnya rumah sakit karakteristik penting yang harus ditingkatkan adalah
kualitas pelayanan. RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang adalah salah satu rumah sakit rehabilitasi di
Indonesia yang memiliki target capaian ±50 pasien setiap harinya. Target capaian ini sebagai evaluasi
tingkat pengunjung setiap tiga bulannya. Dari survey pelanggan yang telah dilakukan didapatkan indeks
kepuasan pelanggan sebesar 81-82% dimana masih belum sesuai dengan Standard Pelayanan Minimal-
Rumah Sakit (SPM-RS). Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan tersebut diperlukan upaya peningkatan
kualitas pelayanan dengan menggunakan metode Six Sigma. Tahapan penelitian dilakukan dengan
menghitung nilai GAP setiap atribut kepuasan pelanggan, menentukan kapabilitas proses, menganalisis akar
penyebab ketidakpuasan dan memberikan rekomendasi perbaikan. Hasil pegukuran kualitas pelayanan
dengan skor gap rata-rata total -0.70, artinya kualitas pelayanan rumah sakit masih belum sesuai dengan
harapan pelanggan. Kapabilitas untuk ketiga proses pelayanan dengan nilai gap paling negatif antara lain
2,62σ, 2,45σ dan 1,91σ Sedangkan akar penyebab ketidakpuasan RPN-nya 90, 48, dan 27. Untuk perbaikan
proses pelayanan disarankan untuk menetapkan satu hari kerja sebagai hari 5S dan re-layout ruang
administrasi.

Kata kunci : Six Sigma, Servqual, FMEA, Sikap Kerja 5S, dan Tata Letak Layout Kantor

1. Pendahuluan
Pada industri jasa, salah satu karakteristik orang. Angka ini menjadi target capaian dimana
penting yang harus ditingkatkan adalah kualitas rumah sakit harus bisa melayani 1100 pasien
jasa karena hal tersebut sangat mempengaruhi perbulan selama enam bulan kedepan. RSJ. Dr.
kepuasan konsumen. Menurut Lewis & Booms Radjiman Wediodiningrat telah mencapai
dalam Tjiptono (2011) kualitas jasa bisa beberapa hasil terbaiknya dalam hal akreditasi
diwujudkan melalui pemenuhan kebutuhan dan yaitu lulus akreditasi tingkat lengkap dengan
keinginan pelanggan serta ketepatan kriteria 16 pelayanan, mencapai akreditasi A,
penyampaiannya untuk mengimbangi harapan mencapai akreditasi ISO 9001: 2008, dan
pelanggan. Sedangkan kepuasan konsumen akreditasi rumah sakit pendidikan. Sekarang ini
merupakan respon menyangkut fokus tertentu rumah sakit dalam proses untuk mendapatkan
(ekspektasi produk, pengalaman konsumsi, dan akreditasi Joint Commission Accredited
seterusnya) yang ditentukan pada waktu International (JCI). JCI merupakan akreditasi
tertentu (Giese & Cote dalam Tjiptono, 2011). yang memberikan komitmen untuk
Dengan kata lain kepuasan konsumen adalah mengembangkan kualitas perawatan pasien,
faktor terpenting dalam mengembangkan proses lingkungan yang aman dan secara
dan membangun hubungan dengan konsumen berkesinambungan mengurangi resiko
(Karna, 2004). kesehatan bagi pasien dan karyawan. Akreditasi
RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat ini ditargetkan akan dicapai pada tahun 2014.
Lawang merupakan salah satu rumah sakit Untuk mempertahankan akreditasi tingkat
khusus yang menangani pasien karena lengkap, akreditasi A, akreditasi ISO 9001:
gangguan jiwa. Jumlah pasien rawat jalan di 2008, akreditasi pendidikan dan mencapai
rumah sakit ini setiap harinya sebanyak ± 50 akreditasi JCI rumah sakit selalu berupaya

427
untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada kelancaran arus informasi dan menghindari
masing-masing unit kerja. terjadinya aliran informasi bolak-balik yang
RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat dapat mengakibatkan terjadinya pemborosan
Lawang telah melakukan beberapa cara untuk waktu. Menurut Terry dalam Gie (1988) tata
mengetahui kepuasan pelanggan yaitu dengan ruang kantor adalah penentuan mengenai
melakukan survey kepuasan pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
menyediakan kotak kritik dan saran disetiap penggunaannya secara terperinci dari ruangan
unit kerja. Hasil survey tersebut dievaluasi tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang
setiap tiga bulan sekali untuk mengetahui praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
indeks kepuasan pelanggan pada masing- perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
masing unit kerja. Dari hasil evaluasi untuk dengan biaya yang layak.
tahun 2012 pencapaian indeks kepuasan
pelanggan untuk unit kerja rawat jalan sebesar 2. Metode Penelitian
81-82% dan dikategorikan pelayanan yang Tahapan penelitian dilakukan dengan 5
dilakukan sudah baik. Menurut Standar tahap yaitu tahap define dengan menghitung
Pelayanan Minimal-Rumah Sakit (SPM-RS) nilai GAP setiap atribut kepuasan pelanggan,
untuk instalasi rawat jalan dengan indikator measure dengan mengukur kapabilitas proses
kepuasan pelanggan harus mencapai standar pelayanan terhadap 3 atribut yang memiliki
sebesar ≥ 90 %. (PP No.65/2008). Hal ini nilai GAP negatif terbesar, analyze untuk
menunjukkan bahwa indeks kepuasan mengetahui akar penyebab terjadinya
pelanggan rumah sakit belum memenuhi SPM- ketidakpuasan, dan improve dengan
RS. memberikan rekomendasi perbaikan untuk
Menurut Pande dan Holpp (2007), Six meningkatkan kualitas layanan.
Sigma adalah sebuah cara pintar untuk
mengelola sebuah bisnis atau departemen yang 2.1 Pengumpulan Data
mengedepankan pelanggan dan menggunakan Sumber data yang diperlukan dalam
fakta dan data untuk mendapatkan solusi-solusi masalah tersebut antara lain:
yang lebih baik. Salah satu target usaha six a. Profil RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat
sigma adalah meningkatkan kualitas kepuasan b. Struktur organisasi RSJ. Dr. Radjiman
pelanggan. Dengan adanya peningkatan kualitas Wediodiningrat
pelayanan biasanya akan menghasilkan c. Visi dan Misi RSJ. Dr. Radjiman
peluang-peluang untuk mempertahankan Wediodiningrat
pelanggan lama maupun menarik pelanggan d. Layanan jiwa
baru serta dapat membangun reputasi layanan e. Fasilitas RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat
dengan performa/kinerja tinggi. f. Alur pelayanan
Sikap kerja 5S (Seiri, Seiton, Seiso, g. Data jumlah pasien
Seiketsu, dan Shitsukei) merupakan kebulatan h. Data pengisian kuesioner oleh responden
tekad untuk mengadakan pemilahan ditempat
kerja, mengadakan penataan, pembersihan, 2.2 Pengolahan Data
memelihara kondisi yang mantap dan Pada tahap ini dilakukan perhitungan
memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan
melaksanakan pekerjaan dengan baik (Osada, dan mengetahui kapabilitas proses yang terjadi
1995). 5S mungkin tidak akan memberi hasil pada proses pelayanan di Poliklinik Kesehatan
yang dramatis, tetapi pasti memberikan hasil. Jiwa RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat.
Hasil tersebut antara lain praktik kerja yang
lebih mudah, berkurangnya pemborosan waktu, 2.2.1 Define (D)
kebanggaan karyawan atas pekerjaannya, dan Pada tahap ini dilakukan pendefinisian
produktivitas yang lebih tinggi dan mutu yang atribut-atribut kepuasan konsumen terhadap
lebih baik. Oleh karena itu, rumah sakit pelayanan yang dirasakan oleh pasien rawat
memerlukan 5S untuk menghilangkan jalan di Poliklinik Kesehatan Jiwa (PKJ) Dr.
ketidakefisienan, mencegah kesalahan dan Radjiman Wediodiningrat Lawang.
membuat pekerjaan lebih lancar. Dilanjutkan dengan melakukan uji validitas
Selain dengan kondisi kantor yang rapi dan dan uji reliabitas terhadap atribut-atribut dalam
bersih, tata letak (layout) kantor juga harus kuesioner.
diperhatikan. Hal ini dikarenakan pentingnya

428
1. Uji Validitas Tabel 1. Level Sigma
Valid berarti instrumen tersebut dapat Motorola Company's 6-Sigma Process
digunakan untuk mengukur apa yang hendak (Normal Distribution Shifted 1,5σ)
diukur dari butir-butir pertanyaan. Validitas Spec Limit Percent DPMO
kuesioner dinyatakan dengan tingkat ± 1 Sigma 30,23 697700
kemampuan butir-butir pernyataan dalam butir- ± 2 Sigma 69,13 308700
± 3 Sigma 93,32 66810
butir kuesioner (Wijaya, 2011). Untuk menguji
± 4 Sigma 99,379 6210
validitas instrumen penelitian digunakan teknik
± 5 Sigma 99,9767 233
korelasi product moment yang dirumuskan ± 6 Sigma 99,99966 3,4
sebagai berikut: Sumber: Pande & Holpp (2007)
∑ ∑ ∑
(2-1)
√[ ∑ ∑ ][ ∑ ∑ ]
Tabel 2. Tahap Perhitungan Level Sigma
Sumber: Singarimbum & Efendi (1987) Langkah Aktivitas Persamaan Hasil
1 Proses apa yang ingin
-
2. Uji Reliabilitas diketahui kualitasnya
2 Berapa banyak gangguan
Uji reliabilitas merupakan derajat yang dilayani?
-
konsistensi responden dalam menjawab. Untuk 3 Berapa banyak
mencari reliabilitas, maka pertama-tama dicari keluhan/klaim perbaikan
-
gangguan dari konsumen
korelasi antara kedua hasil pengukuran tersebut yang diterima?
dengan koefisien korelasi Spearman. 4 Hitung tingkat keluhan = langkah 3 /
berdasar pada langkah 3! langkah 2
(2-2) Tentukan banyaknya
= banyaknya
5 CTQ potensial yang
Sumber: Nazir (2003) dapat mengakibatkan
karakteristik
CTQ
keterangan: keluhan atau kegagalan!
= koefisien korelasi Spearman 6 Hitung peluang singkat
= langkah 4 /
keluhan per karakteristik
D = selisih antara hasil pengukuran I dan II langkah 5
CTQ!
7 Hitung kemungkinan
= langkah 6 x
keluhan per satu juta
Dari angka korelasi Spearman tersebut dicari kesempatan (DPMO)
1000000
koefisien reliabilitas dengan rumus: 8 Konversi DPMO
(langkah 7) kedalam nilai -
(2-3) sigma
Sumber: Nazir (2003) 9 Buat kesimpulan -
keterangan: Sumber: Gaspersz (2007)
= koefisien korelasi Spearman
koefisien reliabilitas 2.2.3 Analyze
Pada tahap ini dilakukan identifikasi
2.2.2 Measure (M) sumber-sumber dan akar penyebab
Pada tahap measure, akan dilakukan permasalahan yang terjadi pada pelayanan
pengambilan sampel yang digunakan untuk pasien rawat jalan dengan menggunakan
mengukur karakteristik CTQ maupun FMEA. Pengukuran dilakukan dengan
kapabilitas proses. Pengukuran kapabilitas menghitung nilai RPN dari ketiga atribut yang
proses dilakukan untuk mengetahui proses memiliki nilai Gap negatif tertinggi.
pelayanan sudah mencapai sigma berapa. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Berikut pengukuran yang dilakukan pada tahap merupakan suatu prosedur terstruktur untuk
ini: mengidentifikasi dan mencegah sebanyak
1. Melakukan analisis Gap. mungkin mode kegagalan (failure mode) atau
Rumus manual gap untuk setiap pasang bisa dikatakan mengidentifikasi sumber-sumber
pernyataan, dapat dihitung berdasarkan dan akar penyebab dari suatu masalah kualitas.
rumus: Dalam melakukan analisis dengan
Q = P (Perceived) – E (Expectation) (2-4) menggunakan FMEA ada tiga faktor yang
2. Mengidentifikasi tiga atribut dengan nilai diolah meliputi:
gap negatif tertinggi.
3. Menentukan Critical to Quality (CTQ).
4. Mengukur kapabilitas proses pelayanan.
Berikut level sigma berdasarkan konsep
Motorola.

429
1. Severity (S) dapat dikatakan bahwa pemilahan adalah seni
Severity adalah langkah pertama untuk membuang barang.
menganalisis resiko yaitu menghitung b. Seiton (Penataan)
seberapa serius kondisi yang diakibatkan Menyimpan barang di tempat yang tepat
jika terjadi kegagalan. atau dalam tata letak yang benar dengan
2. Occurance (O) memperhatikan efisiensi, kualitas dan
Occurance adalah frekuensi terjadinya keamanan serta mencari cara penyimpanan
penyebab dan modus kegagalan selama yang optimal sehingga dapat digunakan dalam
masa penggunaan jasa. keadaan mendadak karena dapat
3. Detection (D) menghilangkan proses pencarian.
Detection merupakan tingkat kemampuan c. Seiso (Pembersihan)
mendeteksi kegagalan sebelum efek Seiso berati membuang sampah, kotoran dan
kegagalan tersebut benar-benar terjadi. benda-benda asing seta membersihkan segala
Risk Priority Number (RPN) sesuatu.
merupakan produk matematis dari keseriusan d. Seiketsu (Pemantapan)
effect (Severity), kemungkinan terjadinya cause Pemantapan terus menerus dan secara
akan menimbulkan kegagalan yang berulang-ulang memelihara pemilahan,
berhubungan dengan effect (Occurance), dan penataan dan pembersihan.
kemampuan untuk mendeteksi kegagalan e. Shitsuke (Pembiasaan)
sebelum terjadi pada kegagalan (Detection). Pembiasaan adalah melakukan pekerjaan
(2-5) berulang-ulang sehingga secara alami kita dapat
dengan: melakukannya dengan benar. Jika kita ingin
S = Severity melakukan pekerjaan secara efisien dan tanpa
O = Occurance kesalahan maka kita harus melakukannya setiap
D = Detection hari.
RPN ini digunakan untuk memprioritaskan
tindakan. Semakin besar nilai RPN, semakin 2. Tata Letak Kantor
besar pula perhatian yang diberikan. RPN Tata ruang kantor adalah penentuan
berkisar antara 1-1000. mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaannya secara terperinci dari
2.2.4 Improve ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu
Pada tahap ini peneliti memberikan usulan- susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik
usulan perbaikan yang bisa dilakukan untuk yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
meningkatkan kapabilitas pelayanan di rumah perkantoran dengan biaya yang layak (Terry
sakit. Improve dilakukan dengan menggunakan dalam The Liang Gie, 1988). Apabila dirinci
sikap kerja 5S dan analisis tata letak (layout) maka manfaat tata ruang kantor antara lain
kantor. Sikap kerja 5S dilakukan dengan adalah:
memberikan rekomendasi dalam menata dan a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu
merapikan meja kerja kantor. Sedangkan tata para pegawai karena prosedur kerja dapat
letak (layout) kantor dilakukan dengan dipersingkat.
mengatur tata letak meja kerja dikantor. b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
1. Sikap Kerja 5S bersangkutan.
Sikap 5S dirancang untuk c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja
menghilangkan pemborosan dan merupakan secara efisien.
suatu gerakan yang merupakan kebulatan tekad d. Mencegah para pegawai di bagian lain
untuk mengadakan penataan, pembersihan, terganggu oleh publik yang akan menemui
memelihara kondisi yang mantap dan suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising
memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk lainnya.
melaksanakan pekerjaan dengan baik (Osada, e. Menciptakan kenyamaan bekerja bagi para
2002). Berikut ini sikap kerja dalam penerapan pegawai.
5S: f. Memberikan kesan yang baik terhadap para
a. Seiri (Pemilahan) pengunjung.
Aktivitas mengatur segala sesuatu, memilih g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu atau 1) Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

430
2) Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi dirasakan dan pengujian terhadap atribut-atribut
keperluan lain pada waktu waktu kepuasan konsumen.
tertentu. 1. Kuesioner pendahuluan
Penentuan luas ruangan yang diperlukan Pada survey pendahuluan sangat
sangatlah tergantung pada masing-masing work disarankan agar jumlah responden minimal 30
station yang ada. Selain itu juga diperlukan orang. Dengan jumlah minimal 30 orang ini
kelonggaran (allowances) untuk ruang gerak maka distribusi skor (nilai) akan lebih
karyawan serta untuk mempermudah proses mendekati kurve normal (Singarimbum &
pemindahan aliran informasi. Secara total area Effendi, 1987). Kuesioner yang disebar pada
yang dibutuhkan merupakan jumlah total dari penelitian ini berdasarkan 5 dimensi kualitas
tiap-tiap perabotan yang ada dengan dan terdiri dari 23 atribut. Kuesioner pada
ditambahkan kelonggaran yang dibutuhkan. penelitian ini dapat dilihat pada Lampiran
Aliran informasi bisa diukur secara 1.
kualitatif menggunakan tolok ukur derajat 2. Uji Kelayakan Kuesioner
kedekatan hubungan antara satu fasilitas a. Uji Validitas
(departemen) dengan lainnya. Nilai-nilai yang Uji validitas pada persepsi pelanggan
menunjukkan derajat hubungan dicatat dari setiap atribut memiliki nilai yang
sekaligus dengan alasan-alasan yang melebihi 0,361 (r tabel), sehingga dapat
mendasarinya dalam sebuah peta hubungan dinyatakan bahwa setiap butir pernyataan
aktivitas (ARC). ARC adalah suatu cara atau yang ada dalam kuesioner adalah valid.
teknik yang sederhana didalam merencanakan Uji validitas pada harapan pelanggan
tata letak fasilitas atau departemen berdasarkan dari setiap atribut memiliki nilai yang
derajat hubungan aktivitas dan cenderung melebihi 0,361 (r tabel), sehingga dapat
berdasarkan pertimbangan-pertimbangan dinyatakan bahwa setiap butir pernyataan
subyektif dari masing-masing yang ada dalam kuesioner adalah valid.
fasilitas/departemen (Wignjoebroto, 2009). b. Uji Reliabilitas
Hasil dari ARC akan dimanfaatkan untuk Uji reliabilitas pada persepsi
penentuan letak masing-masing departemen pelanggan dapat diketahui bahwa nilai r
tersebut, yaitu dengan membuat suatu ATBD. hitung untuk setiap atribut ≥ 0.7, maka
Dalam ATBD, data yang telah dikelompokkan dapat disimpulkan bahwa semua atribut
dalam worksheet kemudian dimasukkan dalam kuesioner adalah relibael.
kedalam suatu activity template. Tiap-tiap Uji reliabilitas pada harapan
template akan menjelaskan mengenai pelanggan dapat diketahui bahwa nilai r
departemen yang bersangkutan dan hitung untuk setiap atribut ≥ 0.7, maka
hubungannya dengan aktivitas dari departemen dapat disimpulkan bahwa semua atribut
yang lain. Template disini hanya bersifat dalam kuesioner adalah relibael.
memberi penjelasan mengenai hubungan
aktivitas antara departemen yang satu dengan 3.2 Measure
yang lainnya. Pada ATBD, semua kode Measure merupakan tindak lanjut logis
kedekatan dimasukkan kedalam worksheet terhadap langkah Define dan merupakan sebuah
kecuali huruf U (Unimportant), karena jembatan untuk langkah berikutnya. Pada
dianggap tidak memberi pengaruh apa-apa dari tahapan ini dilakukan pengukuran dengan
aktivitas departemen satu terhadap departemen analisis Gap dan analisis kapabilitas proses.
lainnya. 1. Analisis GAP
Setelah dilakukan rekapitulasi terhadap
3. Hasil dan Pembahasan seluruh kuesioner, selanjutnya dilakukan
3.1 Define analisis perhitungan GAP setiap atribut. GAP
Define merupakan pemilihan masalah yang diperhitungkan dari selisih antara persepsi dan
harus diatasi, menemukan kesempatan untuk harapan pelanggan. GAP antara persepsi dan
melakukan perbaikan, serta pemahaman proses- harapan pelanggan terhadap proses pelayanan
proses yang terlibat dan kebutuhan pelanggan di PKJ RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat
melalui perspektif tingkat tinggi. Pada tahapan Lawang ditunjukkan pada Tabel 3.
ini dilakukan pendefinisian atribut-atribut
kepuasan konsumen terhadap pelayanan yang

431
Tabel 3. Analisis GAP di Poliklinik Kesehatan Jiwa
Rata-Rata Rata-Rata
No. TANGIBLES Tingkat Tingkat GAP
Persepsi Harapan
1 Loket pendaftaran yang bersih dan tertata rapi 3.77 4.31 -0.54
2 Kamar periksa yang nyaman, bersih dan tertata rapi 3.74 4.64 -0.90
3 Ruang administrasi yang bersih dan tertata rapi 3.59 4.55 -0.96
4 Ruang tunggu yang mencukupi dengan jumlah pengunjung 4.13 4.65 -0.52
5 Loket pembayaran (kasir) yang bersih dan tertata rapi 3.74 4.38 -0.64
6 Tenaga Medis dan Pegawai berpenampilan rapi 3.93 4.58 -0.65
7 Papan petunjuk yang jelas untuk alur pelayanan 3.85 4.63 -0.78
8 Ketersediaan tempat parkir yang luas dan teratur 3.81 4.60 -0.79
9 Toilet yang bersih dan nyaman 3.76 4.55 -0.79
Rata-rata 3.81 4.54 -0.73
EMPATHY
Pegawai menjalin komunikasi yang baik dengan keluarga 4.70
10 3.55
pasien -1.15
Dokter mendengarkan keluhan pasien dan keluarga pasien dan
11 4.14 4.79 -0.65
memberikan jalan keluar dalam konsultasi
Kemudahan tenaga medis dan pegawai untuk dihubungi dan
12 3.69 4.55 -0.86
ditemui
Rata-rata 4.08 4.68 -0.89
RELIABILITY
13 Ketepatan pemberian hasil rekam medis 4.27 4.76 -0.49
Ketepatan dokter dalam memberikan resep obat yang sesuai
14 4.23 4.83 -0.60
dengan keluhan
15 Ketepatan dalam menghitung biaya administrasi 3.74 4.55 -0.81
Rata-rata 4.08 4.71 -0.63
RESPONSIVENESS
16 Pegawai dan tenaga medis tanggap dalam melayani pasien 4.03 4.65 -0.62
17 Proses pendaftaran yang cepat dan mudah 4.17 4.48 -0.31
Tenaga Medis dan Pegawai bersikap sopan dan sabar dalam
18 3.85 4.61 -0.76
melayani pasien
Rata-rata 4.02 4.58 -0.56
ASSURANCE
Kesesuaian jumlah tenaga medis dan pegawai dalam melayani
19 4.38 4.62 -0.24
pasien
20 Dokter memberikan waktu pelayanan yang cukup pada pasien 4.21 4.75 -0.54
21 Keamanan area parkir kendaraan 3.71 4.43 -0.72
Kemampuan pegawai dalam menjawab pertanyaan keluarga
22 3.69 4.65 -0.96
pasien
23 Pasien merasa aman selama proses pelayanan yang diberikan 3.94 4.65 -0.71
Rata-rata 3.99 4.62 -0.63
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa komunikasi yang baik dengan keluarga pasien
semua atribut memiliki nilai GAP negatif. dengan nilai Gap -1,15, ruang administrasi yang
Sehingga dapat disimpulkan bahwa dalam bersih dan tertata rapi dengan nilai Gap -0,96,
proses pelayanan yang diberikan oleh pihak dan kemampuan pegawai dalam menjawab
pegawai dan tenaga medis di PKJ kepada pertanyaan keluarga pasien dengan nilai Gap
pelanggan masih belum sesuai dengan harapan -0,96.
atau keinginan dari pelanggan. Dan secara 2. Kapabilitas Proses
keseluruhan dari pelayanan yang telah Perhitungan kapabilitas proses
diberikan didapatkan nilai GAP sebesar -0.70. dilakukan untuk mengetahui sampai berapakah
Dengan skor GAP tersebut, maka perlu untuk nilai sigma dari pelayanan tersebut. Nilai sigma
dilakukan perbaikan agar proses pelayanan dihitung pada atribut yang memiliki nilai GAP
yang diberikan menjadi sesuai dengan harapan terbesar (paling negatif), dimana konversi
pelanggan. Tiga atribut yang memiliki nilai Gap DPMO ke nilai sigma berdasarkan Motorola’s
paling negatif yaitu pegawai menjalin 6-Sigma Process.

432
Dalam menentukan nilai kapabilitas memiliki persepsi < 3. Banyaknya CTQ
proses dilakukan penyebaran kuesioner kembali didapatkan dari jumlah ketidakpuasan
kepada responden dengan membentuk subgroup maksimal yang mungkin terjadi dari setiap
dimana setiap subgroup terdiri dari lima subgroup, dimana setiap subgroup terdiri dari 5
responden. Kuesioner diberikan kepada 20 responden sehingga jumlah CTQ proses adalah
subgroup dan selang waktu setiap subgroup 5. Kapabilitas proses untuk atribut paling
adalah satu jam. Dalam perhitungan kapabilitas negatif dapat dilihat pada tabel berikut ini.
proses, ketidakpuasan adalah proses yang

Tabel 4. Kapabilitas Proses Komunikasi Pegawai Administrasi


Langkah Aktivitas Persamaan Hasil
Komunikasi pegawai
1 Proses apa yang ingin diketahui kualitasnya? -
administrasi
2 Berapa banyak proses pelayanan? - 20
3 Berapa banyak ketidakpuasan yang diterima? - 17
Hitung tingkat ketidakpuasan berdasarkan pada (Langkah 3)/
4 0.85
Langkah 3! (Langkah 2)
Tentukan banyaknya CTQ potensial yang dapat Banyaknya
5 5
mengakibatkan ketidakpuasan atau kegagalan! karakteristik CTQ
Hitung peluang singkat ketidakpuasan per (Langkah 4)/
6 0.17
karakteristik CTQ! (Langkah 5)
Hitung kemungkinan ketidakpuasan per satu (Langkah 6)x
7 170000
juta kesempatan (DPMO) 1.000.000
Konversikan DPMO (Langkah 7) kedalam nilai
8 - 2.45σ
sigma
Kapabilitas Sigma
9 Buat kesimpulan -
2.45σ

Tabel 5. Kapabilitas Proses Kebersihan Dan Kerapihan Ruang Administrasi


Langkah Aktivitas Persamaan Hasil
Kebersihan dan
1 Proses apa yang ingin diketahui kualitasnya? - kerapihan ruang
Administrasi
2 Berapa banyak proses pelayanan? - 20
3 Berapa banyak ketidakpuasan yang diterima? - 34
Hitung tingkat ketidakpuasan berdasarkan (Langkah 3)/
4 1.70
pada Langkah 3! (Langkah 2)
Tentukan banyaknya CTQ potensial yang
Banyaknya
5 dapat mengakibatkan ketidakpuasan atau 5
karakteristik CTQ
kegagalan!
Hitung peluang singkat ketidakpuasan per (Langkah 4)/
6 0.34
karakteristik CTQ! (Langkah 5)
Hitung kemungkinan ketidakpuasan per satu (Langkah 6)x
7 340000
juta kesempatan (DPMO) 1.000.000
Konversikan DPMO (Langkah 7) kedalam
8 - 1.91σ
nilai sigma
Kapabilitas Sigma
9 Buat kesimpulan -
1.91σ

433
Tabel 6. Kapabilitas Proses Kemampuan Pegawai Administrasi dalam Menjawab Pertanyaan Keluarga
Pasien
Langkah Aktivitas Persamaan Hasil
Proses apa yang ingin diketahui Kemampuan pegawai
1 -
kualitasnya? administrasi
2 Berapa banyak proses pelayanan? - 20
Berapa banyak ketidakpuasan yang
3 - 13
diterima?
Hitung tingkat ketidakpuasan berdasarkan (Langkah 3)/
4 0.65
pada Langkah 3! (Langkah 2)
Tentukan banyaknya CTQ potensial yang
Banyaknya
5 dapat mengakibatkan ketidakpuasan atau 5
karakteristik CTQ
kegagalan!
Hitung peluang singkat ketidakpuasan per (Langkah 4)/
6 0.13
karakteristik CTQ! (Langkah 5)
Hitung kemungkinan ketidakpuasan per (Langkah 6)x
7 130000
satu juta kesempatan (DPMO) 1.000.000
Konversikan DPMO (Langkah 7) kedalam
8 - 2.62σ
nilai sigma
Kapabilitas Sigma
9 Buat kesimpulan -
2.62σ

Dari perhitungan kapabilitas proses diatas 1. Sikap Kerja 5S


dapat diketahui bahwa nilai kapabilitas proses Dengan menggunakan metode ini
terbesar adalah kemampuan pegawai diharapakan kebersihan dan kerapihan ruang
administrasi dengan nilai sigma sebesar 2.62σ, administrasi bisa terwujud dengan baik
dilanjutkan pada proses komunikasi pegawai sehingga tidak terjadi ketidakpuasan pelanggan
dengan nilai sigma sebesar 2.45σ, dan proses karena ruang administrasi yang kurang besih
yang memiliki kapabilitas proses terendah ataupun kurang rapi. Langkah perbaikan dengan
adalah kebersihan dan kerapihan ruang menggunakan sikap kerja 5S dapat dilihat pada
administrasi dengan nilai sigma sebesar 1.91σ. Tabel 8.
Dari ketiga nilai sigma tersebut dapat
disimpulkan bahwa pelayanan yang diberikan 2. Tata Letak Layout Kantor
oleh pihak RS masih belum maksimal karena Rekomendasi perbaikan dilakukan dengan
nilai sigma masih jauh dari harapan yaitu melakukan analisis tata letak (layout) di ruang
sebesar 6σ. administrasi. Hal ini bertujuan agar pegawai
merasa nyaman dan tidak mudah capek saat
bekerja. Selain itu analisis dilakukan agar tidak
3.3 Analyze terjadi perpindahan berkas secara bolak-balik
Setelah diketahui nilai sigma dari atribut sehingga diharapkan arus perpindahan berkas
yang memiliki nilai GAP terbesar, selanjutnya menjadi lebih sederhana. Tata letak ruang
adalah melakukan analisis dengan meranking administrasi saat ini dapat dilihat pada Gambar
GAP tersebut untuk mengetahui nilai sigma 1. Sedangkan reomendasi perbaikan yang
terendah yang menimbulkan ketidakpuasan diberikan dapat dilihat pada Gambar 2.
pelanggan. Dilanjutkan dengan mengunakan
metode FMEA untuk mengetahui akar
penyebab terjadinya kegagalan tersebut.
Analisis FMEA dapat dilihat pada Tabel 7.

3.4 Improve
Pada tahap ini dilakukan analisis untuk
memberikan rekomendasi perbaikan dengan
menggunakan sikap kerja 5S dan analisis
layout kantor.

434
Tabel 7. Analisis FMEA
Dimensi CTQ S Penyebab Ketidakpuasan O Kontrol Sekarang D RPN Rekomendasi Kontrol
Proporsi pengunjung dan Loket pendaftaran melayani dari Pihak keluarga sabar untuk
3 4 24
pegawai tidak berimbang jam 07.30-14.00 menunggu dilayani
Pelayanan dilakukan dari jam
Pegawa tidak tergesa-gesa saat
Jam pelayanan pasien terbatas 2 07.30-16.00 kecuali loket 3 12
melayani pasien
pendaftaran
Keluarga pasien lebih aktif untuk
Pegawai membiasakan untuk
Komunikasi pegawai Keluarga pasien bertanya jika ada sesuatu yang
3 memulai obrolan dengan keluarga 2 12
Empathy dengan keluarga 2 kurangkomunikatif / pasif kurang dimengerti atau kurang
pasien
pasien dipahami
Pengunjung mengetahui nomor
Memberikan nomor antrian 1 6 antrian keberapa dan banyak antrian
Pasien yang kurang disiplin yang ada
3
dalam antrian Pasien sabar untuk menunggu giliran
Menyediakan ruang tunggu yang
3 18 untukdipanggil oleh pegawai disetiap
sesuai dengan jumlah pengunjung
layanan
Tata letak ruangan di tinjau ulang
Ruangan administrasi berukuran Tersedia ruang klinik kesehatan
6 5 90 agar pelayanan lebih efektif dan
3m x 3m jiwa dengan luas yang minim
efisien
Ruang administrasi
Disediakan 5 meja kerja untuk Setiap pegawai memiliki meja kerja
Tangibles yang bersih dan 3 Ruangan digunakan oleh 5
6 setiap pegawai yang saling 3 48 sendiri dan diberikan jarak antar
tertata rapi orang pegawai
berdekatan meja kerja
Banyaknya tumpukan berkas- Berkas ditata dengan ditumpuk Memaksimalkan almari arsip yang
3 3 27
berkas pasien vertikal diatas meja ada di ruang administrasi
Ada beberapa pegawai yang Diadakan sosialisasi dan evaluasi
Dilakukan evaluasi terhadap
Kemampuan tidak memahami tentang kinerja pegawai setiap bulan untuk
4 pelayanan setiap 6 bulan sekali 2 16
pegawai dalam prosedur dalam RS (apabila ada menunjang kelancaran dalam
Assurances menjawab 2 prosedur baru) melayani pelanggan
pertanyaan keluarga Pegawai menggunakan bahasa yang
Bahasa yang disampaikan Pegawai menggunakan bahasa yang
pasien 3 2 12 komunikatif sehingga dimengerti
kurang komunikatif dimengerti oleh keluarga pasien
oleh pelanggan

435
Tabel 8. Rekomendasi Perbaikan dengan Sikap Kerja 5S

No. Sikap Kerja 5S Kegiatan


1. Seiri Melakukan pemilahan dengan mengelompokkan peralatan dan berkas berdasarakan meja
(Pemilahan) kerja yang ada diruang administrasi.
- Meja asuhan keperawatan: Buku ketaatan kontrol, Buku Waktu Tunggu PKJ, Alat
Tulis Kantor (ATK) seperti stapler, stampel, tipe-x, bolpoint, tinta
- Meja penerima pasien: ATK (stapler, stampel, tipe-x, bolpoint, tinta), Microphone
untuk melakukan panggilan kepada pasien, form penerima pasien.
- Meja pelaporan kunjungan: Dokumen Rekam Medis, komputer, printer.
- Meja Dokumen Rekam Medis: dokumen Rekam Medis, ATK (stapler, stampel, tipe-x,
bolpoint, tinta, alat untuk membuat lubang pada kertas)
- Meja komputer: Komputer, printer
- Lemari ATK: ATK yang digunakan oleh pegawai di simpan dalam lemari ini
- Meja tempat buku dan berkas PKJ: buku, telephone, dan berkas-berkas PKJ
2. Seiton Penataan dilakukan dengan merapikan dan menata berkas dan peralatan yang ada di ruang
(Penataan) administrasi. Salah satunya dengan menyediakan almari untuk penyimpanan ATK dengan
memberi tanda disetiap rak sesuai dengan pengelompokkannya. Dalam ruang administrasi
ATK merupakan peralatan yang banyak digunakan oleh pegawai. Selain itu berkas dan
peralatan bisa ditata berdasarakan pada tahap pemilahan sehingga tidak ada pencarian
terhadap berkas ataupun peralatan apabila membutuhkannya.
3. Seiso Pembersihan dilakukan dengan membersihkan tempat yang jarang diperhatikan oleh orang
(Pembersihan) seperti meja pelaporan kunjungan dan meja peralatan. Kedua meja tersebut berada di sudut
ruang sehingga kurang diperhatikan oleh pengunjung. Untuk itu pembersihan ruang agar
difokuskan di kedua meja tesebut. Selain itu pembersihan dilakukan agar ruangan terbebas
dari debu dan kotoran atau barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih.
4. Seiketsu Pemantapan dilakukan dengan memelihara barang dengan teratur, rapi dan bersih. Berikut
(Pemantapan) kegiatan yang dilakukan pada tahap pemantapan:
- Adanya tanda atau petunjuk Ruang Administrasi
- Adanya jadwal pergantian pegawai apabila ada pegawai yang sedang mengambil jam
istirahat
- Adanya daftar dokter yang hadir pada hari tersebut
- Dilakukan pelabelan terhadap beberapa berkas dan peralatan antara lain: stempel, buku
waktu tunggu PKJ, buku ketaatan kontrol, pelabelan terhadap almari ATK
5. Shitsuke Pembiasaan dilakukan dengan menetapkan 1 hari kerja sebagai hari 5S, dimana pegawai
(Pembiasaan) pada hari tersebut diharuskan untuk menerapkan sikap kerja 5S.

Meja
Lemari Meja Buku Komputer 0.45m 0.5m
7
Meja Pelaporan

ATK
U
Kunjungan

0.9m
1m
1

0.5m
Meja Dok.Rekam Medis

0.4m

Kamar Tindakan 0.6m 0.5m


Kamar Tindakan
5

1.2m
2
0.8 m

0.5m
Meja asuhan keperawatan Meja penerima pasien
3
0.5 m

0. 7 m
0. 7 m

Gambar 1. Tata Letak Awal Ruang Gambar 2. Rekomendasi Tata Letak Ruang
Administrasi Administrasi

436
Selain berdasarkan derajat kedekatan 2. Kapabilitas proses pelayanan yang
aktivitas dalam menyusun rekomendasi memiliki nilai Gap negatif tertinggi di PKJ
layout, ada beberapa pertimbangan lain adalah sebagai berikut:
dalam merancang rekomendasi tersebut. a. Kapabilitas proses kemampuan pegawai
Pertimbangan-pertimbangan tersebut administrasi dengan nilai sigma sebesar
antara lain: 2.62σ.
a. Meja penerima pasien dan meja b. Kapabilitas proses untuk komunikasi
asuhan keperawatan didekatkan pegawai dengan keluarga pasien dengan
dengan pintu masuk maupun pintu nilai sigma sebesar 2.45σ, dan
keluar dikarenakan kegiatan utamanya c. Kebersihan dan kerapihan ruang
berhubungan langsung dengan pasien administrasi dengan nilai sigma sebesar
dan keluarga pasien sehingga proses 1.91σ.
pergantian pasien cepat. Dari ketiga nilai sigma tersebut, pelayanan
a. Dengan meja komputer dan meja yang diberikan oleh pihak RS masih belum
pelapor kunjungan berada di maksimal karena nilai sigma masih jauh
belakang, maka pegawai akan lebih dari harapan yaitu sebesar 6σ.
merasa nyaman karena pegawai tidak 3. Rekomendasi perbaikan untuk nilai
terkena cahaya matahari secara kapabilitas proses terendah dan nilai RPN
berlebihan yang dapat menyilaukan tertinggi dilakukan pada dimensi Tangibles
mata. dengan atribut kebersihan dan kerapihan
b. Arus pegawai menjadi lancar karena ruang administrasi. Rekomendasi
tidak lagi terganggu oleh pengunjung perbaikan yang dilakukan adalah sebagai
yang sedang melakukan verifikasi di berikut:
meja penerima pasien maupun a. Sikap kerja 5S dilakukan dengan
melakukan asuhan keperawatan. menata dan merapikan kembali meja
kerja oleh masing-masing pegawai dan
4. Penutup menetapkan 1 hari kerja sebagai hari 5S
Pada bagian penutup akan dijelaskan sehingga pada hari tersebut pegawai
mengenai kesimpulan yang dapat diambil dari diwajibkan menerapkan sikap kerja 5S.
hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran b. Relayout ruang administrasi, dengan
yang diperlukan baik bagi perusahaan maupun tetap memaksimalkan luas ruangan
bagi penelitian selanjutnya. yang ada rekomendasi yang diberikan
Dari hasil penelitian dan pengolahan data yaitu dengan memindahkan salah satu
sebelumnya dengan menggunakan metode Six meja kerja didalam ruang administrasi
Sigma dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: untuk menambah ruang gerak pegawai.
1. Dari perhitungan metode servqual Meja tersebut adalah meja untuk
didapatkan skor gap total rata-rata terhadap dokumen RK karena derajat kedekatan
pelayanan adalah sebesar -0.70. Dengan meja RK dengan yang lain adalah biasa.
skor tersebut dapat diketahui bahwa
kualitas pelayanan pasien rawat jalan di Daftar Pustaka
Poliklinik Kesehatan Jiwa (PKJ) masih
belum sesuai dengan harapan atau Tjiptono, F, & Chandra G. (2011), Service,
keinginan dari pelanggan. Tiga atribut Quality & Satisfaction, Edisi 3, Andi Offset,
yang memiliki nilai Gap negatif tertinggi Yogyakarta.
urutannya adalah sebagai berikut:
a. Atribut pegawai menjalin komunikasi Karna, Sami. (2004), Analyzing Customer
yang baik dengan keluarga pasien Satisfaction and Quality in Construction-the
dengan nilai Gap sebesar -1,15, case of public private construction, Nordic
b. Atribut ruang administrasi yang bersih Journal of Surveying and Real Estate Research,
dan tertata rapi dengan nilai Gap Special Series. Vol.2.
sebesar -0,96, dan
c. Atribut kemampuan pegawai dalam Holpp, L., & Pande, P. S. (2007), Berpikir
menjawab pertanyaan keluarga pasien Cepat Six Sigma. Edisi Kedua, Andi,
dengan nilai Gap sebesar -0,96. Yogyakarta.

437
Osada, Takashi. (1995), The 5S’s: Five Keys to
a Total Quality Management, Terjemahan
Mariani Gandamihardja, Pustaka Binaman
Pressindo, Jakarta.

The Liang Gie. (1988), Manajemen


Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Wijaya, Tony. (2011), Manajemen Kualitas


Jasa, PT. Indeks, Jakarta.

Singarimbum & Efendi. (1987), Metode


Penelitian Survai, LP3ES, Jakarta.

Nazir, Moh.(2003), Metode Penelitian. Cetakan


Keempat, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Gaspersz, Vincent. (2007), Lean Six Sigma for


Manufacturing and Service Industries, PT.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Wignjosoebroto, Sritomo. (2009), Tata Letak


Pabrik dan Pemindahan Bahan, Guna Widya,
Surabaya.

438
Lampiran 1. Kuesioener penelitian
KUESIONER PENELITIAN
RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang

Bapak/Ibu yang terhormat,


Saya adalah mahasiswa Program Sarjana Universitas Brawijaya, Fakultas Teknik program
studi Teknik Industri yang sedang menyelesaikan tugas akhir Skripsi.
Dalam rangka mengumpulkan data, saya memohon kesediaan dan bantuan Bpk/Ibu
meluangkan waktu untuk mengisi kuesioner ini. Hasil dari kuesioner sepenuhnya akan digunakan
untuk kepentingan penelitian tentang kualitas pelayanan di RSJ. Dr. Radjiman Wediodiningrat.
Jawaban kuesioner ini akan terjamin kerahasiaannya, oleh karena itu Bpk/Ibu tidak perlu untuk
menuliskan nama.
Mengingat keberhasilan penelitian ini akan sangat tergantung kepada kelengkapan
jawaban, dimohon dengan sangat agar Bpk/Ibu tidak melewatkan tiap butir pernyataan yang
diajukan. Kejujuran serta kesungguhan Bpk/ibu dalam mengisi kuesioner ini sangat berarti dan
sangat saya hargai.
Atas kesediaan serta kerjasama Bpk/ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Merin Rustika
PETUNJUK:
Mohon berilah tanda (√) pada jawaban yang Anda pilih
Jenis Kelamin : Pria Wanita
Umur : 17 – 24 tahun 35 - 49 tahun 65 tahun keatas
25 – 34 tahun 50 – 64 tahun
Pekerjaan : Pelajar/Mahasiswa Pegawai Swasta
Pegawai Negeri Lain-lain, sebutkan …………..
Pendidikan Akhir : SD SMP SMA Diploma S-1 S-2 S-3

Keterangan cara pengisian:


Berilah tanda (√) untuk setiap pernyataan ini sesuai dengan “PERSEPSI” yang diterima dalam
pelayanan Rumah Sakit:
1. Sangat Tidak Baik 2. Tidak Baik 3. Cukup Baik 4. Baik 5. Sangat Baik

Dan berilah tanda (√) untuk setiap pernyataan tentang “HARAPAN” berdasarkan seberapa
Baikkah pelayanan yang Anda harapkan terhadap Rumah Sakit:
1. Sangat Tidak Baik 2. Tidak Baik 3. Cukup Baik 4. Baik 5. Sangat Baik

439
No. PERNYATAAN PERSEPSI HARAPAN
T TANGIBLES/NYATA 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Loket pendaftaran yang bersih dan tertata rapi
2 Kamar periksa yang nyaman, bersih dan tertata rapi
3 Ruang administrasi yang bersih dan tertata rapi
Ruang tunggu yang mencukupi dengan jumlah
4
pengunjung
5 Loket pembayaran (kasir) yang bersih dan tertata rapi
6 Tenaga Medis dan Pegawai berpenampilan rapi
7 Papan petunjuk yang jelas untuk alur pelayanan
8 Ketersediaan tempat parkir yang luas dan teratur
9 Toilet yang bersih dan nyaman
PERSEPSI HARAPAN
E EMPATHY/EMPATI
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Pegawai menjalin komunikasi yang baik dengan
10
keluarga pasien
Dokter mendengarkan keluhan pasien dan keluarga
11
pasien dan memberikan jalan keluar dalam konsultasi
Kemudahan tenaga medis dan pegawai untuk
12
dihubungi dan ditemui
PERSEPSI HARAPAN
RL RELIABILITY/KEANDALAN
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
13 Ketepatan pemberian hasil rekam medis
Ketepatan dokter dalam memberikan resep obat yang
14
sesuai dengan keluhan
15 Ketepatan dalam menghitung biaya administrasi
PERSEPSI HARAPAN
RS RESPONSIVENESS/KETANGGAPAN
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Pegawai dan tenaga medis tanggap dalam melayani
16
pasien
17 Proses pendaftaran yang cepat dan mudah
Tenaga Medis dan Pegawai bersikap sopan dan sabar
18
dalam melayani pasien
PERSEPSI HARAPAN
A ASSURANCE/KEPASTIAN
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Kesesuaian jumlah tenaga medis dan pegawai dalam
19
melayani pasien
Dokter memberikan waktu pelayanan yang cukup
20
pada pasien
21 Keamanan area parkir kendaraan
Kemampuan pegawai dalam menjawab pertanyaan
22
keluarga pasien
Pasien merasa aman selama proses pelayanan yang
23
diberikan

440

Anda mungkin juga menyukai