8/5/2019 Sistemas de Información Contable (SIC) | Ciencias Administrativas

Ciencias Administrativas
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Sistemas de Información Contable (SIC)

Posted on 17 de febrero de 2011

Es un sistema que realiza actividades de procesamiento, que reúne los datos que describen las operaciones de la empresa, los transforma en
información y los pone a disposición de usuarios internos o externos de la compañía. Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se
introducen en la base de datos. El so ware de procesamiento de datos transforma los datos en información para la gerencia y para los individuos
u organizaciones del entorno. Es importante recalcar que éste es el único subsistema que debe satisfacer necesidades de información de todos los
elementos del entorno de la empresa a excepción de los competidores.

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Figura 8 El Sistema de Información Contable (SIC)

Tareas del procesamiento de datos del (SIC)

El SIC realiza cuatro tareas básicas de procesamiento de datos las cuales se describen a continuación:

1. Recolección de datos: Cuando una empresa proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si
en la acción intervienen elementos del entorno recibe el nombre de transacción y de ahí el nombre procesamiento de transacciones. El sistema de
procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la empresa y sus transacciones con el entorno.

2. Manipulación de datos: Consiste en la transformación de datos en información, incluye las siguientes operaciones:

2.1 Clasificación: Ciertos elementos del registro de datos funcionan como códigos. Un código es uno o más caracteres que sirven para identificar
y agrupar registros. Por ejemplo un registro de nómina incluyen el empleado (clasificación de empleado) y el departamento (clasificación del
departamento).

2.2 Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base a los códigos u otros elementos de datos. Por ejemplo los archivos de
nóminas se ordenan de manera tal que todos los registros de cada empleado estén juntos.

2.3 Cálculo: Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los datos de manera de producir información adicional. En un sistema de nómina
por ejemplo el salario por horas se multiplica por el número de horas trabajadas para producir el ingreso bruto de cada trabajador.

2.4 Cuando hay muchos datos se hace necesario sintetizarlos en totales, subtotales, promedios, porcentajes y otros.

3. Almacenamiento de datos: La cantidad de transacciones pueden variar en una pequeña empresa a una gran empresa desde cientos hasta
miles diarias. Cada transacción se describe con varios elementos de datos, que deben guardarse para estar disponibles cuando se necesiten. Los
datos se guardan en medios de almacenamientos secundarios (tales como CD-ROM, CD, DVD, memorias USB) y los archivos se integran
lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayoría de los datos de la base de datos son contables.

4. Preparación de Documentos: El SIC produce salidas para usuarios internos y externos de la empresa. Las salidas se originan de dos maneras:

Por una acción: Se producen salidas cuando algo sucede, por ejemplo la factura que se origina cada vez que se surte un pedido a un cliente.1/10
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Por una acción: Se producen salidas cuando algo sucede, por ejemplo la factura que se origina cada vez que se surte un pedido a un cliente.
Por un plan: Se producen salidas en una fecha determinada, por ejemplo el cheque de pago de los sueldos los días 15 y último de cada mes.

En la mayoría de los casos las salidas son documentos impresos aunque en algunos casos se opta por las salidas en pantalla.

Características del SIC

Realiza tareas necesarias: Estas son exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del gobierno como el SENIAT, que obligan a las
empresas a llevar registro de sus actividades. Elementos del entorno tales como los socios, accionistas, el gobierno y la comunidad financiera,
exigen que la empresa realice procesamientos de datos. Además es necesario para que la gerencia establezca y mantenga un control.
Sigue procedimientos relativamente estandarizados: Los datos se procesan en base a los reglamentos y métodos establecidos internamente en
la empresa.
Maneja datos detallados: Los datos sirven para crear rastros de auditoría. Un rastro de auditoría es un registro de procedimientos que pueden
seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
Tiene un enfoque primordialmente histórico: Los datos generalmente describen lo que sucedió en el pasado.
Proporcionan poca información para la resolución de problemas: Tales como los estados financieros que son informes estándares de
contabilidad, que pueden indicar la existencia de un problema, pero no su solución.

Ejemplos de un sistema de información contable

Un buen ejemplo de un SIC es el que emplean las organizaciones de distribución, que son las que comercializan productos o servicios a sus
clientes. Al estudiar el sistema resulta útil pensar en una organización distribuidora de productos como una fábrica o establecimiento comercial
de ventas al mayor o al detal, sin embargo un sistema de distribución también puede encontrarse en organizaciones de servicio tales como
CANTV y los hospitales, u organismos gubernamentales como el ejercito o el SENIAT. Todas las organizaciones se encargan de la distribución
de una u otra forma. También debe considerarse que no exista una organización que posea todos los sistemas descritos ya que esta explicación
del modelo es de modo general.

Generalidades del sistema

Se utiliza un diagrama de flujo de datos para explicar el sistema. El diagrama documenta el sistema de manera jerárquica, y el diagrama de
la figura representa el nivel más alto. El diagrama se llama diagrama de contexto porque representa al sistema en relación con su entorno.

El sistema se representa por un rectángulo vertical que está en el centro. Los elementos del entorno se representan con rectángulos horizontales y
están conectados con el sistema con flechas llamadas flujos de datos.

Los elementos del sistema de distribución incluyen clientes, proveedores, almacén y la gerencia. En este caso el entorno se refiere al sistema que
se documenta. Por esta razón algunos elementos del entorno como el almacén y la gerencia en realidad están en el interior de la organización.

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Figura 9 Generalidades del Sistema

Los flujos de datos que conectan a la organización con sus clientes, son similares a los que la conectan con sus proveedores. La razón es porque
la organización es cliente de los proveedores. Los pedidos que la empresa recibe de sus clientes se denominan órdenes de ventas, mientras que los
pedidos que se hacen a los proveedores se denominan órdenes de compras. En algunos casos la organización recibe un compromiso verbal de los
proveedores, antes de preparar una orden de compra. Por otra parte es común que la empresa envíe órdenes de ventas rechazadas a los clientes,
tal vez porque su calificación de crédito no sea adecuada. Aunque los proveedores también envían órdenes de compras rechazadas a la empresa,
se ha omitido este flujo por simplificación. Tanto la organización como sus proveedores emplean facturas para comunicar a sus clientes cuanto
dinero venden y estados de cuentas para cobrar las cuentas que no se han pagados. Por último, tanto la empresa como sus clientes deben efectuar
pagos por sus compras.

Los flujos de datos del sistema de distribución a la gerencia consisten en informes de contabilidad.
Todos los flujos de datos que se muestran en la figura excepto dos, consiste en los recursos conceptuales (datos o información), las 2/10
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Todos los flujos de datos que se muestran en la figura excepto dos, consiste en los recursos conceptuales (datos o información), las dos
excepciones son el que va de los proveedores al sistema rotulado embarques y el que va del sistema al almacén rotulado existencias.

Principales subsistemas del sistema de distribución en el SIC

Se identifican tres subsistemas principales (figura 10):

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Figura 10 Principales subsistemas del sistema de distribución en el SIC

1. Sistemas que surten los pedidos de los clientes: En la figura 11 se muestran los cuatro surtido de pedido de los clientes: Captura de pedidos,
inventarios, facturación y cuentas por cobrar. El sistema de captura de pedidos, introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de
inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas para los clientes, y el sistema de cuentas por
cobrar recauda el dinero de los clientes.

Figura 11

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Figura 11 Sistemas que surten los pedidos de los clientes

2. Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimiento: De forma similar se identifican los sistemas que se encargan de ordenar la existencia
de reabastecimiento de los proveedores, en la figura 12. El sistema de compras envía órdenes de compras a los proveedores para las existencias
que se requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar efectúa los pagos. Figura 12

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Figura 12 Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimientoi

3. Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general: En la figura se muestra el último de los tres procesos de la figura 13: Mantener el libro
mayor de contabilidad. El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas
para presentar un panorama financiero de las operaciones de la organización. El archivo que contiene los datos contables combinados es el libro
mayor.

Dos subsistemas intervienen en esta actividad: El subsistema de actualización del libro mayor, asienta en el libro mayor los registros que
describen las distintas operaciones. El subsistema de preparación de informes, utiliza el contenido del libro mayor para preparar los informes de
la gerencia.

A diferencia de los sistemas anteriores, este incluye un almacén de datos, identificado con el rectángulo libro mayor. Figura 13

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Figura 13 Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general

Sistema que ordena las existencias de reabastecimiento: (Figura 14)

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Figura 14 Sistema que ordena la existencia de reabastecimiento

1. Captura de pedidos

a) Editar datos de pedidos:

Las empresas usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para procesar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la
orden de venta de un pedido, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedido corrige los errores si
es posible, digamos buscando el número del cliente. El empleado también archiva la orden de venta en un archivo llamado órdenes de ventas
rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservan en ese archivo temporalmente hasta que el cliente presente un nuevo pedido.

b) Verificación de créditos:

El propósito de este paso es determinar si la empresa quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa a través de la verificación de crédito. La
estrategia de realizar dicho trabajo es determinar el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. El
archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que
la empresa está dispuesta a aceptar de un cliente. Los datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite del crédito. Si se excede
el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de ventas
rechazadas por crédito y se envían a avisos de orden de ventas rechazadas a los clientes.

c) Asentar pedidos:

Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos una breve descripción para identificarlo y se escribe un registro de
pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento a los pedidos y
asegurarse de que se surtan. Esta bitácora contiene elementos de datos como número de cliente, el número de pedido, fecha del pedido y fecha de
recepción.

d) Marcar pedidos surtidos:

La captura de pedidos forma una cadena conectada y están vinculados por flujo continuo sin almacenes de datos interpuestos. El sistema que
pedidos han sido surtidos y el sistema de facturación crea una serie de de datos de pedidos completados para que actúen como señal.

2. Inventarios:

Una vez aceptados los pedidos se debe determinar si es posible surtirlos. (Figura 15)

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Figura 15 Inventarios

A) Verificar existencias: El primer paso es verificar la existencia de cada artículo ordenado. Se recupera del archivo de inventario de
registro de artículos, el artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad de registro de pedido
aceptado para verificar si hay suficiente cantidad de ese artículo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se
introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido momentáneamente, pero
se surtirá apenas se reabastezca el inventario.

B) Verificar el punto de reorden (surtido): Se determina si las nuevas existencias al reducirse, han llegado al punto de reorden. Cada
registro de artículos contiene un campo de punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de
resurtir existencias. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para poder recibir el nuevo suministro antes de que se agoten todas las
existencias.

Sistema de Información Contable para la facturación

Una factura es el aviso oficial que la organización envía a sus clientes para notificarles cuanto dinero deben. El sistema que prepara la factura es
el de facturación.

Un consumidor recibe facturas, muchas de las cuales no se identifican como tales. Cada vez que se utiliza una tarjeta de crédito, el vale que se
firma es una factura, porque describe una transacción a crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior

Pasos del Sistema de Facturación (Figura 16)

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Figura 16 Pasos del Sistema de Facturación

1. 1. Obtener datos de clientes

Primero, los datos del inventario de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente provenientes del archivo de clientes. Los datos6/10
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Primero, los datos del inventario de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente provenientes del archivo de clientes. Los datos de
clientes incluyen elementos como nombre y dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor. Estos elementos se imprimirían en las
facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios
como de clientes.

1. 2. Preparar facturas

La preparación de la factura requiere extender cada renglón, o artículo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad.
Otros cálculos incluyen acumular el total de todos los artículos y el Impuesto al Valor Agregado.

Una vez que se imprimen las facturas se envían a los clientes y los datos a pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los
datos de pedidos facturados no incluyen los detalles de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación
identificando la factura por número, fecha, código del cliente, nombre y dirección del cliente, número del pedido, código del vendedor e importe
de la factura.

Una vez surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación del surtido se refleje en el registro de
pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos de pedidos completos.

El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Cobrar

El sistema de cuentas por cobrar es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación
porque cada proceso tiene su propio iniciador. Los procesos son los siguientes (Figura 17):

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Figura 17 SIC para Cuentas por Cobrar

1. Añadir nuevas cuentas por cobrar. Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El
iniciador pedidos facturados ocurre a diario.

2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas. Así mismo se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

3. Prepara estados de cuenta. Cada mes se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuentas. Un estado de cuenta es un
recordatorio de que se debe dinero por una o más facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por
cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera
vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que
entregan las tarjetas de créditos lista todas las facturas pendientes (compras no pagadas)

4. Proporcionar datos de libro mayor. También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar
al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el Estado de Situación (Balance General).

En este punto ya se han realizado todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes, y a continuación se necesita responder a las
señales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.

El sistema de Información contable para las compras

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento son compras, recepción y cuentas por pagar.

Compras
El departamento de compras consiste en varios empleados que se encargan de seleccionar a los proveedores que suministrarán la existencia7/10
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El departamento de compras consiste en varios empleados que se encargan de seleccionar a los proveedores que suministrarán la existencia de
reabastecimiento, y de negociar aspectos tales como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como iniciador el sistema de inventarios cuando se llega al punto de reorden. Este sistema comprende los siguientes
cuatro subsistemas (Figura 18):

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Figura 18 SIC para Compras

1. Seleccionar proveedores. El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para suministrar las existencias de
reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes. El archivo de proveedores mantiene datos que
describen las transacciones previas con la organización en términos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas
de entrega prometidas.

2. Obtener compromisos verbales. Cuando el comprador determina cuales proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con
ellos por teléfono o quizá empleando una red de comunicación de datos con la finalidad de llegar a un acuerdo.

3. Prepara órdenes de compra. El comprador inicia en esta parte la preparación de la orden de compra.

Otra salida son los registros de órdenes de compra que se agregan al archivo de órdenes de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto
control sobre las órdenes de compra que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en
la computadora, se puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: órdenes
de compras que deberían haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar
las razones por los que no se surtieron los pedidos.

4. Cerrar órdenes de compra. Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compras pendiente cuando se surten los pedidos. Esta
señal proviene del sistema de recepción de órdenes de compras surtidas. Los registros de órdenes de compra eliminados se archivan en el archivo
Histórico de órdenes de Compra. De todos los subsistemas, compras es el que ha sido más difícil de computarizar, debido a que la actividad
humana es muy importante, ya que todas las actividades giran alrededor de las negociaciones entre compradores y proveedores.

El sistema de Recepción

El sistema de recepción tiene la función de actualizar la información de la organización de manera tal que refleje el recibimiento de las existencias
de reabastecimiento de los proveedores (Figura 19).

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Figura 19 El Sistema de Recepción

Procesar recepciones: El personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar imperfecciones, contar8/10
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Procesar recepciones: El personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar imperfecciones, contar los
artículos y retirar los documentos del empaque, estas son las facturas del proveedor que vienen dentro como registro del contenido, el empleado
encargado debe procesar la recepción. El propósito de esta inspección es que el proveedor haya enviado la mercancía ordenada.

Notificar a otros sistemas: Los datos de los artículos recibidos se envían al sistema de inventarios, para informar los números de artículos y las
cantidades que utilizarán para el archivo de inventarios, y a compras surtidas para cerrar las órdenes de compras pendientes.

El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Pagar

El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago, la organización tiene que
asegurarse que ese dinero se debe realmente. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

a) Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo cuentas por pagar.

b) Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de
recepción por parte del sistema de recepción

c) Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de facturas y estados

Este sistema comprende los siguientes pasos (Figura 20):

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20.jpeg)
Figura 20 SIC para cuentas por pagar

1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor. Se añaden registros al archivo de Cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de
daos Obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

2. Efectuar pagos a proveedores. Las facturas de proveedores y Estado de cuenta de proveedores se introducen en el archivo de facturas y
estados, donde se conservan hasta que se efectúa el pago. Se efectúa el pago cuando se satisfacen las tres condiciones antes mencionadas. Se usan
datos del pago de archivo de cuentas por pagar y los datos de facturas del archivo de facturas y estados para efectuar los pagos a proveedores

3. Eliminar cuentas por pagar pagadas. Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de
cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.

4. Proporcionar datos al libro mayor. El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad general. Las cuentas por
pagar aparecen como un pasivo en el Estado de Situación (Balance General).

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