Microsoft Access 2013 atau disingkat Access 2013 merupakan salah satu perangkat lunak yang tergolong
Relational Database Management System (RDBMS). Perangkat lunak ini sudah termasuk dalam aplikasi paket
Microsoft Office 2013.
Access 2013 menyediakan banyak fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan database. Dengan fasilitas pada
Access 2013 yang tersedia, kita dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel, query,
form, report, pages, macros, dan modules yang sangat berguna dalam mengelola database.
Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sedemikian rupa tanpa adanya
redundancy (perulangan) yang tidak perlu.
C. Membuat Database
1. Klik tombol Office (Office button) dan pilih perintah New atau klik pilihan Blank Database pada Getting
Started, sehingga akan tampil pilihan Blank Database
2. Ketik nama file database yang akan dibuat pada bagian File Name, secara default Access akan member
nama file database dengan Database1. Kemudian klik tombol Browse yang ada di kanan File Name untuk
menentukan lokasi penyimpanan file.
D. Membuka Database
Klik tombol Office (Office button), kemudian pilih Open atau tekan tombol Ctrl + O pada keyboard.
E. Menyimpan Database
Klik tombol Office (Office button) dan pilih Save atau tekan tombol Ctrl + S pada keyboard.
F. Menutup Database
Klik tombol Office (Office button) dan pilih Close Database
TABEL
1. MEMBUAT TABEL PADA ACCESS
Dalam pembuatan table ada dua cara yaitu :
a. Menggunakan Datasheet View. Cara ini memasukkan data input terlebih dahulu baru mengatur struktur
tabel
b. Menggunakan jendela Design View. cara kebalikan dari cara pertama. Yakni membuat struktur table
terlebih dahulu.
3. MENYISIPKAN FIELD
a. Aktif pada jendela Design View
b. Tempatkan titik sisip/kursor pada salah satu field
c. Klik tombol Insert Row pada group Rows sehingga akan ditambahkan satu buah field yang masih kosong.
d. Pada baris kosong tersebut isi dengan nama field baru.
4. MENGHAPUS FIELD
a. Pilih salah nama field kemudian tekan tombol Delete di keyboard.
b. Klik salah satu nama field, kemudian klik tombol delete row pada group row, atau
c. Klik kanan pada field yang ingin dihapus dan pilih Delete Row.
5. MEMBATALKAN PERINTAH
a. Pada bagian Quick Access Toolbar klik tombol Undo atau
b. Tekan tombol kombinasi Ctrl+Z
6. MEMASUKKAN DATA
Apabila aktif pada jendela Design View maka untuk meng-input-kan data recordcaranya adalah aktifkan
Jendela Datasheet View terlebih dahulu kemudian ketikkan data record.
7. MENGELOLA TABEL
a. Menyalin Data Record
1) Aktif pada jendela Data sheet View
2) Pilih data yang akan disalin
3) Klik Tab Home, pilih icon Copy pada group clipboard
4) Klik lokasi atau tempat baru untuk meletakkan hasil salinan
5) Klik icon Paste pada group clipboard
h. Menghapus Tabel
1) Pada navigation pen pilih nama table yang akan dihapus
2) Klik kanan pada nama table dan pilih perintah Delete, muncul kotak peringatan
3) Klik Yes jika ya, dan No jika tidak akan menghapus.
i. Menyalin Tabel
1) Pada Navigation pen pilih nama table yang akan disalin
2) Klik tab Home, klik icon Copy pada group clipboard
3) Klik icon Paste sehingga muncul kotak dialog Paste Table As
4) Pada kotak Table Name : ketik nama table baru salinan
Pada bagian paste Option pilih salah satu :
o Structure Only : hanya struktur table tanpa mengikutkan data record
o Structure and Data : menyalian struktur table dengan mengikutkan data record
o Append data ti Existing Table : menambahkan data record pada table yang sudah ada.
5) Klik OK
j. Mengimpor Tabel
1) Aktif pada jendela database pilih tab External Data
2) Pada group Import klik tombol Import Access , atau Import Excel sehingga ditampilkan kotak dialog Get
External Dataacess
3) Pada kotak File Name tentukan lokasi dan nama file database/data excel yang akan diimport atau klik
Browes untuk membuka kotak dialog File Open.
4) Pada kotak dialog File Open tentukan lokasi file database/Excel yang akan diimport pada bagian Look in
dan pilih nama file yang akan diimport dan klik tombol Open sehingga lokasi dan nama file yang telah anda
tentukan akan ditampilkan pada kotak File Name
5) Pilih Import tables, queries, form, macros and modul into the current database untuk mengimport table
database aktif.
6) Klik OK
7) Dari jendela Import Object yang tampil, pilih salah satu obyek yang akan di import ! jika semua klik tombol
select all.
8) Klik OK
9) Pada kotak dialog Get External Database, klik Save Import Steps jika ingin menyimpan langkah import.
Jika tidak pilih Close.
k. Mengexpor table
1) Aktif pada jendela database pilih tab External Data
2) Pada group Export klik tombol More pilih Access database, sehingga muncul kotak dialog Export-Access
Database
3) Pada kotak File Name tentukan lokasi dan nama file database yang akan di Export atau klik Browes untuk
membuka kotak dialog File Open.
4) Pada kotak dialog File Open tentukan lokasi file database (pilih nama database yang akan ditempati)
5) Klik tombol Save
6) Klik OK
7) Muncul kotak dialog Export dan pilih salah satu pada option pilihan :
- Definition and Data untuk meng Export struktur dan isi datanya
- Definition Only kalau hanya meng- Export struktur table saja.
- Klik OK
8) Klik Close
m. Mencetak Tabel
Aktifkan nama table yang akan dicetak, klik Office Button pilih Print, klik OK
QUERY
QUERY merupakan obyek database yang dapat digunakan untuk menampilkan satu lebih table, menampilkan
data dengan criteria tertentu dan melakukan perhitungan. Query juga dapat digunakan untuk menambah,
mengedit, dan menghapus data record pada table.
1. MEMBUAT QUERY
Ø Aktif pada jendela database
Ø Klik tab Create, pada group Other pilih tombol Query Design
Ø Sehingga akan ditampilkan lembar kerja Query dan kotak dialog show table
Ø Pada kotak dialog show table terdapat 3 tabulasi : table untuk menampilkan daftar nama
table, queries untuk menampilkan data nama query, both unyuk menampilkan data nama table dan query.
Ø Klik nama table atau query, kemudian klik tombol Add.
Ø Close untuk menutup kotak dialog.
Ø Klik dua kali pada daftar nama field untuk memasukkan nama field yang diinginkan.
Ø Dalam kisi QBE, (Query by Example) terdapat beberapa bagian yaitu :
o Field untuk menampilkan nama-nama field
o Table untuk menampilkan nama table sebagai sumber data dari query
o Sort untuk melakukan pengurutan data
o Show untuk menampilkan / menyemunyikan field-field.
o Criteria untuk memasukkan criteria dari suatu data yang ingin ditampilkan.
Ø Untuk menjalankan Query klik tab Design kemudian pada group Result pilih tombol Run (!)
Ø Klik tombol Office Button pilih Save untuk menyimpan Query.
2. MEMBUKA QUERY
Ø Pilih nama query pada Navigation Pane
Ø Klik kanan mouse pada query terpilih dan pilih Design View, atau
Ø Pilih nama query pada Navigation Pane
Ø Kemudian klik dua kali pada query yang terpilih
3. MENYEMBUNYIKAN FIELD
Ø Pada navigation pen pilih nama query
Ø Klik kanan mouse dan pilih design view untuk membuka jendela design query
Ø Pada QBE hilangkan tanda centang pada kotak show dari nama field yang ingin disembunyikan.
o = : sama dengan
o > : lebih besar dari
o < : lebih kecil dari
o >= : lebih besar dari atau sama dengan
o <= : lebih kecil dari atau sama dengan
o <> : tidak sama dengan
Ø Klik RUN !
9. MENGGUNAKAN QUERY
9.1 MENAMBAH DATA DENGAN QUERY APPEND
Query Append digunakan untuk menambah data record dalam suatu table. Langkah untuk membuat Query
Append adalah :
v Aktif pada jendela database
v Dalam tab Create, pada group Other klik tombol Query Design. Masukkan nama table yang digunakan
sebagai sumber data query dengan menekan tombol Add.
v Masukkan nama-nama field yang digunakan dalam query pada baris Field.
v Klik tab Design, pada group Query Type klik tombol Query Type : Appendsehingga akan ditampilkan kotak
dialog Append
v Pada bagian Table Name, ketik nama table atau pilih nama table yang akan ditambah
v Klik tombol OK, sehingga Microsoft Access akan menambahkan baris Append To beserta field-field yang
ditambahkan pada bagian kisi QBE dari jendela desain query.
v Klik RUN
v Untuk menyetujui penambahan data klik tombol Yes.
v Pada group Result klik tombol View untuk menampilkan hasil dari penambahan data dalam query
v Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar untuk menyimpan
FORM
Form merupakan fasilitas untuk memasukkan data ke dalam table, selain melalui datasheet view untuk
mamasukan data dapat dilakukan melalui form.
1. Membuat Form
a. Memmbuat Form dengan tombol Form
Langkah untuk membuat form dengan menggunakan tombol form adalah sebagai berikut,
1) Pada Navigation Pen, pilih obyek table atau query
2) Klik tab Create dan klik tombol Form pada group Forms, maka akan tampil form dengan menampilkan
semua field
Ket :
Obyek Field : obyek yang untuk dimasukkan dalam jendela design form
Field List : digunakan untuk menampilkan semua daftar field dari sumber data caranya klik icon Add Existing
Fields
Are Form : merupakan tempat untuk meletakkan field-field atau control-kontrol.
Selain mengganti nama form, kotak wizard terakhir dapat digunakan untuk memeilih beberapa pernyataan
untuk menentukan proses berikutnya :
- Open the form to view or information, pilihan unutk menampilkan hasil pembentukan form wizard secara
langsung
- Modify the form’s design, pilihan untuk menampilkan lembar kerja design dari form wizard.
7) Klik Finish untuk mengakhiri proses pembuatan form
k. Menyimpan Form
Langkah untuk menyimpan form adalah :
Pada Quick Access toolbar klk save sehingga kotak dialog Save As aka ditampilkan.
Ketik nama Form pada kotak Form Name,lalu klik OK/Enter
l. Membuka Form
Langkah untuk membuka form adalah :
1. Pada navigation pen pilih nama form
2. Klik kanan mouse pada nama form terpilih, dan pilih :
· Open untuk membuka form dalam jendela Form View
· Design View untuk membuka form dalam jendela design dandapat memodifikasi
· Layout view untuk membuka form dalam jendela Layout View dan dapat memodifiasi form..
2. Memodifikasi Form
Form yang anda buat dapat anda ubah menjadi lebih menarik tampilanya
a. Memilih dan Mengatur Obyek
Anda dapat memlih obyek dalam lembar kerja form dengan beberapa cara yaitu
- Klik obyek untuk memilih satu obyek
- Drag melampaui beberapa obyek, untuk memilih beberapa obyek
- Klik obyek pertama, tekan tombol Shift dan klik Obyek terakhir.
Untuk mengatur tinggi obyek
Garis batas obyek
Untuk mengatur panjang dan tinggi obyek
Handel pemindah obyek
Jika obyek telah terpilih maka akan muncul titik handel, yang dapat dimanfaatkan untuk mengatur ukuran
obyek.
Jika anda ingin mengatur ukuran beberapa obyek secara langsung, klik kanan pada obyek terpilih dan pilih
Size, hinga akan tampil pilihan berikut :
ü To Fit untuk menyesuaikan tinggi dan lebar masing-masing obyek dengan tinggi dan panjang teks yang ada
didalamnya.
ü To Grid untuk menyesuaikan tinggi dan panjang masing-masing obyek dengan posisi titik grid yang ada
disekitar obyek.
ü To Tallest untuk menyesuaikan tinggi masing-masing obyek dengan ukuran obyek yang tertinggi
ü To Shortest untuk menyesuaikan tinggi masing-masing obyek dengan ukuran yang terpendek.
ü To Widest menyesuaikan dengan ukuran obyek yang terlebar
ü To Narrowest menyesuaikan dengan ukuran obyek yang tersempit.
b. Mengatur Perataan Obyek
Klik kanan obyek dan pilih Align :
Left :meratakan posisi masing-masing obyek berdasarkan obyek yang terletak pada posisi paling kiri
Right meratakan posisi masing-masing obyek berdasarkan obyek yang terletak pada posisi paling kanan
Top meratakan posisi masing-masing obyek berdasarkan obyek yang terletak pada posisi paling atas
Bottom meratakan posisi masing-masing obyek berdasarkan obyek yang terletak pada posisi paling bawah
Grid meratakan posisi masing-masing obyek berdasarkan obyek dengan posisi titik grid yang ada disekitarnya.
k. Membuat Title
1. Pada Navigation pen, pilih nama form dan klik 2x untuk membuka form
2. Klik tab Design dan pilih Title pada grup Controls, sehinga tampil control Title pada bagian Form Header
yang berisi teks yang aktif.
3. Langsung ketik teks dan enter
4. Klik tombol View pada grup Views dan pilih Form View untuk menampilkan hasil
l. Membuat Logo
1. Pada Navigation pen, pilih nama form dan klik 2x untuk membuka form
2. Klik tab Design dan pilih Logo pada grup Controls, sehingga tampil kotak dialog Insert Picture
3. Tentukan lokasi file gambar yang akan dimasukan, kemudian pilih salah satu gambar.
4. Klik OK
m. Menambah Label
1. Pada Navigation pen, pilih nama form dan klik 2x untuk membuka form.
2. Klik tab Design dan pilih Label pada grup Controls,
3. Ketik label, tekan Enter