ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI KEUANGAN

PADA SMA PANCASILA PURWOREJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Winda Asti Devega

08.11.2404

Kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012

1
2
 Analysis And Designing Financial Applications
At Pancasila High School

Analisis Dan Perancangan Aplikasi Keuangan

Pada SMA Pancasila Purworejo

Winda Asti Devega

Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the development of information technology in the financial sector analysis and

design is required in order to facilitate financial applications in financial management at
the Pancasila's senior high school. Because Pancasila’s seniorhigh school is a private
high school under the auspices of a foundation in Purworejo.

And also in order to improve the quality of the financial performance of the
school. Analysis and design of financial applications with the intent here is to manage
such financial inflows and outflows with more detailed and simple to use application. This
is the reason to perform analysis and make the design of financial applications.

The research methodology used was to conduct field research in the form of
interviews and library research data and information that is obtained directly from
Pancasila senior high school in Purworejo related financial processing to be studied.

Keywords: Analysis, Financial Management

3
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Di zaman yang semakin canggih ini, kebutuhan terhadap suatu informasi dan
perkembangannya sangat berperan penting bahkan menjadi suatu kebutuhan di
mayoritas masyarakat. Hal ini telah membawa sistem informasi dan komputer menjadi
lebih berkembang. Untuk mempersiapkan kemajuan teknologi, sekolah harus
menjalankan suatu langkah strategis yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang
terencana dan terorganisir. Suatu lembaga pendidikan agar dapat mencerdaskan anak
bangsa perlu adanya peningkatan pelayanan, Oleh karena itu penggunaan sistem
informasi diperlukan untuk membantu memenuhi kebutuhan suatu sekolah salah
satunya dengan analisis dan perancangan aplikasi keuangan.
SMA Pancasila adalah salah satu sekolah menengah atas swasta di kabupaten
Purworejo, Jawa Tengah. Pada SMA Pancasila masih menggunakan cara manual
dalam mengolah data SPP, mengolah data gaji pegawai dan membuat laporan
keuangannya, sehingga kurang praktis, kurang efisien dan masih sering terjadi
kesalahan antara lain kesalahan dalam penulisan, perhitungan, serta akses datanya
kurang cepat dan belum terorganisir dengan baik sehingga keakuratan datanya kurang
dan dalam penyimpanan data masih belum tertata dengan rapi. Aplikasi yang
dibutuhkan SMA Pancasila yaitu aplikasi keuangan yang menghasilkan informasi
keuangan yang akurat dalam bentuk laporan yang dibutuhkan oleh yayasan untuk arsip
pengelolaan SMA Pancasila Purworejo dan dengan pengolahan data menggunakan
database sebagai media penyimpanan data-data yang telah di olah. Aplikasi keuangan
diperlukan oleh SMA Pancasila karena dengan adanya aplikasi keuangan dapat
membantu sekolahan ini untuk menganalisis dan mengolah data - data keuangan agar
lebih terorganisir, dan terkomputerisasi serta lebih praktis untuk memudahkan pegawai
tata usaha dalam bekerja mengolah data SPP, data gaji pegawai dan membuat laporan
keuangan.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, penulis tertarik untuk membuat
sebuah skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan di SMA
Pancasila Purworejo”. Analisis dan Aplikasi ini diharapkan dapat membantu kinerja
pegawai tata usaha di SMA Pancasila Purworejo.

1.2 Rumusan Masalah

Sesuai dengan permasalahan yang dikemukakan pada pembahasan latar
belakang diatas, maka secara garis besar rumusan masalah yang akan diselesaikan
adalah “Bagaimana cara merancang aplikasi keuangan agar dapat memberikan
kemudahan bagi pegawai tata usaha dalam mengolah data SPP murid, mengolah data
gaji pegawai dan membuat laporan keuangan di SMA Pancasila Purworejo ? ”.

4
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka perlu dibuat suatu batasan
masalah dalam skripsi ini antara lain :
1. Aplikasi keuangan ini dibuat hanya untuk mengelola data keuangan SPP murid,
data keuangan gaji pegawai dan anggaran hanya di SMA Pancasila Purworejo
dalam bentuk laporan keuangan setiap satu bulan sekali.
2. Data yang dikelola hanya hasil transaksi pembayaran uang SPP murid, gaji
pegawai, pemasukan dan pengeluaran anggaran.
3. Orang yang terlibat untuk menggunakan aplikasi ini adalah dua pegawai bagian
tata usaha yaitu satu admin dan satu user.
4. Admin dan user yang akan mengakses program aplikasi ini harus login terlebih
dahulu, sehingga terjamin kemanan pada saat melakukan pengolahan data
keuangan.
5. Tool yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah Netbeans IDE 6.9.1
sebagai aplikasi dalam membangun interface dengan database MySQL.
1.4 Metode Penelitian dan Pengumpulan Data
Untuk memperoleh informasi yang akurat dan relevan sehingga data yang
diperoleh obyektif sebagai sumber dalam pelaksanaan kegiatan maka digunakan
metode pengumpulan data sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Melakukan pengamatan dan pengumpulan data yang dilakukan secara langsung
terhadap kegiatan yang dilakukan langsung oleh petugas tata usaha pada SMA
Pancasila Purworejo.
b. Metode Wawancara
Pengumpulan data dilakukan langsung dengan cara bertanya secara langsung
pada petugas tata usaha mengenai pengolahan keuangan.
c. Metode Kearsipan
Merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang
di peroleh penulis dari bagian tata usaha dalam bentuk dokumen.
d. Metode Kepustakaan
Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan sumber-sumber yang
berupa buku, internet dan sumber informasi lain sebagai landasan dalam
pelaksanaan kegiatan dan penyusunan laporan.

5
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan sebagian seperangkat elemen yang digabungkan satu
dengan yang lainnya yang saling berintegrasi yang merupakan suatu kesatuan yang
terpadu untuk suatu tujuan bersama. (Jogiyanto,HM. 2005 : 34)
2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
(Jogiyanto,HM. 2005 : 3) :
§ Komponen Sistem (Component)
§ Batas Sistem (Boundary)
§ Lingkungan Luar Sistem (Environment)
§ Masukan Sistem (Input)
§ Keluaran Sistem (Output)
§ Pengolahan Sistem (Process)
§ Sasaran atau Tujuan Sistem (Goal)
2.3 Konsep Dasar Informasi
Konsep dasar informasi adalah “Suatu informasi merupakan suatu hal yang
sangat penting bagi manager didalam pengambilan keputusan. Sistem informasi
difokuskan untuk menganalisa, merancang, dan membangun sebuah sistem yang
sesuai dan dapat membantu organisasi dalam melakukan pekerjaannya, agar lebih
efektif dan efisiensi”. (Jogiyanto, HM. 2005 : 8)
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Jogiyanto (2005 : 11) terdiri dari komponen-komponen
yang disebut blok bangunan (Building Blok), yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, mewakili metode-
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok yang berisi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi
data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem.

6
 4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi adalah Tool box dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dan
sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi
(Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berinteraksi satu dengan yang
lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya dengan mengunakan perangkat lunak paket yang
disebut Database management Sistem (DBMS).
6. Blok Kendali (Control Block)
Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu
diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya. Banyak hal yang dapat
merusak sistem informasi. Beberapa pengendalian dirancang dan diterapkan
untuk meyakinkan, bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah
ataupun jika terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi dengan
cepat.
2.4 Konsep Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah laporan yang menggambarkan dampak keuangan dari
transaksi dari peristiwa lain yang diklasifikasikan dalam beberapa kelompok besar
menurut karakteristik Ekonominya. (Standar akutansi keuangan, 1999:8)
Laporan keuangan adalah output dari hasil akhir dari proses akuntansi, laporan
keuangan inilah yang menjadi bahan informasi bagi para pemakainya sebagai salah satu
bahan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan keuangan juga sebagai
pertanggungjawaban atau accountability. (Teori akutansi, 2003 : 201).
2.5 Konsep Dasar Database
Basis Data merupakan suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program
untuk mengakses data, menambah, menghapus, mengambil dan membaca data.
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut dapat ditunjukan
dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukan satu kumpulan data
yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.Data dinyatakan dengan nilai
(angka, deret, simbol, karakter). (Kusrini, 2006, hal.2)

7
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem
Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode
analisis PIECES yaitu analisis terhadap Performance (Kinerja), Information (Informasi),
Economic (Ekonomi), Control (Pengendalian), Efficiency (Efisiensi), dan Service
(Pelayanan).
a. Performance (Kinerja)
Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat
sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi
(troughtput) dan waktu tanggap (respon time).
Tabel 3.1 Analisis Performance (Kinerja)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Throughput Tiap hari pelayanan membutuhkan waktu
hingga 8 menit. Diharapkan sistem baru
dapat melayani 3 menit, sehingga dapat
melakukan pelayanan yang lebih banyak
lagi.
2. Response Time (waktu Waktu transaksi lebih lama karena
tanggap) banyaknya data yang harus dicari dalam
bentuk catatan-catatan buku dan arsip-arsip
yang menumpuk.

b. Information (Informasi)
Informasi ini merupakan hal yang paling penting untuk mengetahui informasi
yang lebih akurat.
Tabel 3.2 Analisis Information (Informasi)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Akurat Kurangnya keakuratan data berkas,
sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pencatatan data.
2. Relevan Informasi yang dihasilkan tidak sesuai
yang diinginkan.
Contoh: informasi data yang disajikan tidak
tersusun dengan jelas karena pencarian
data masih secara manual.
3. Tepat waktu Pencatatan semua data dan transaksi
pembayaran spp dan gaji masih bersifat
manual, menyebabkan waktu yang
dibutuhkan untuk menghasilkan informasi
lebih lama dan laporan tidak tertata
dengan baik.

c. Economic (Ekonomi)
Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam penggunaan biaya.
Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional.

8
 Tabel 3.3 Analisis Economic (Ekonomi)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Biaya Biaya yang dikeluarkan untuk
pembelian alat tulis, buku, dan kertas
sangatlah besar setiap bulannya.

d. Control (Pengendalian)
Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan. Selain
itu, menjamin keamanan data dari akses yang tidak diijinkan.
Tabel 3.4 Analisis Control (Pengendalian)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Pengendalian terhadap Tidak adanya pembatasan hak akses
hak akses terhadap informasi yang ada. Semua
laporan dan dokumen yang ada masih
diletakan secara terbuka dan
sembarangan sehingga orang lain
dengan mudah mengakses informasi.

e. Efficiency (Efisiensi)
Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna
meminimalkan pemborosan dengan pemakaian sumber daya tersebut secara
maksimal. Pemakaian waktu dan sumber daya manusia yang tidak tepat dapat
menyebabkan kesalahan informasi.
Tabel 3.5 Analisis Efficiency (Efisiensi)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Jumlah sumber daya ü Banyak kertas yang digunakan
yang digunakan sebagai data atau dokumen.
ü Banyaknya orang yang mengurus
pencatatan data transaksi.

f. Service (Pelayanan)
Harus memberikan pelayanan yang cukup baik untuk mendukung jalannya
proses transaksi dan dengan waktu yang efektif.
Tabel 3.6 Analisis Service (Pelayanan)
No. Faktor Hasil Analisis
1. Proses Pelayanan Pelayanan yang lama dan kurang efisien,
disebabkan karena pelayanan
pembayaran masih melakukan pencatatan
arsip yang kadang tidak akurat.

9
 3.2 Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart

3.3 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

10
 3.4 Data Flow Diagram

Gambar 3.3 Data Flow Diagram

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Menjalankan Program Aplikasi Keuangan Sekolah
a. Form Login
Form login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dijalankan.
Fungsi dari form login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengisian
username dan password mengambil dari tabel login pada database keuangan
sekolah.

11
 Gambar 4.1 Form Login

b. Form Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan menu
yang dapat diakses oleh pengguna program aplikasi ini. Menu yang ditampilkan akan
berbeda-beda setelah melakukan login.

Gambar 4.2 Form Menu Utama

c. Form SPP
Form SPP ini berfungsi untuk menginputkan data murid yang ada di SMA
Pancasila Purworejo untuk melakukan proses pembayaran SPP murid tiap
bulannya. Jika ada murid yang akan melalukan pembayaran SPP klik tombol tambah
untuk menambah murid yang akan melakukan pembayaran SPP, klik tombol cari
untuk mencari data murid yang akan melakukan pembayaran SPP, Setelah data
murid yang akan membayar SPP diinputkan berikut dengan total yang akan

12
dibayarkan kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data
pembayaran SPP, Jika ingin menghapus salah satu data pembayaran SPP klik
tombol hapus untuk menghapus datanya.

Gambar 4.3 From SPP Pilih Bulan

Gambar 4.4 Form SPP

d. Form Cari Murid

Form cari murid ini berfungsi untuk membantu mencari data murid yang akan
melakukan pembayaran SPP ditombol cari pada form SPP. Masukkan nis atau nama
yang akan dicari kemudian klik tombol Ok untuk menginputkan data pada form SPP
dan jika ingin membatalkan data yang akan diinputkan klik tombol batal.

13
 Gambar 4.5 Form Cari Murid

e. Form Gaji Pegawai

Form gaji pegawai ini berfungsi untuk menginputkan data pegawai yang ada di
SMA Pancasila Purworejo untuk proses pembayaran gaji pegawai tiap bulannya.
Untuk menambah pegawai yang akan dibayarkan gajinya klik tombol tambah untuk
menambah data pegawai yang akan menerima gajinya, klik tombol cari untuk
mencari data pegawai yang akan menerima gaji, Setelah data pegawai yang akan
menerima gaji diinputkan berikut dengan total gaji bersihnya yang akan diterima
pegawai kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan ke daftar data gaji pegawai,
Jika ingin menghapus salah satu data gaji pegawai klik tombol hapus untuk
menghapus datanya dan untuk merubah data gaji pegawai klik tombol ubah untuk
mengubahnya.

Gambar 4.6 Form Pilih Bulan Gaji

14
 Gambar 4.7 Form Gaji Pegawai

Gambar 4.8 Form Cari Pegawai

5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan
dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Aplikasi Keuangan Pada
SMA Purworejo” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :
Pengolahan data keuangan SPP murid, data gaji pegawai dan anggaran yang
masih manual selama ini mengakibatkan pelayanan informasi keuangan pada SMA
Pancasila Purworejo belum terkomputerisasi dan terorganisir dengan baik. Contohnya

15
dalam pencatatan data dan pencarian data yang membutuhkan waktu yang tidak
sedikit. Oleh karena itu sistem manual perlu dikembangkan menjadi sistem yang
terkomputerisasi karena dapat memberikan kemudahan bagi pegawai tata usaha
dalam mengelola informasi keuangan SPP murid serta gaji pegawai dan anggaran.
Berikut kemudahan dan kelebihan yang didapatkan :
a. Proses pencatatan dan pengolahan data keuangan SPP, gaji pegawai dan
anggaran menjadi lebih cepat dan efisien.
b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan
dalam pengambilan keputusan.
c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian
dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu,
akurat dan relevan sehingga keamanan pun terjamin.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Yayasan
Bina Tani Bagelen didalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja di SMA
Pancasila Purworejo, penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat
dipetimbangkan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja. Sebagai berikut :
1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi
yang dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien.
2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan. Sistem
tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data keuangan.
3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh SMA Pancasila
Purworejo, maka perlu diadakan pelatihan personil untuk menangani
pengolahan data keuangan secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai
operator program agar proses penginputan data dapat berjalan.
Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, baik dari segi penulisan,desain maupun dalam pembuatan aplikasi
dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun
harapkan. Serta harapan penyusun semoga Aplikasi Keuangan ini dapat dimanfaatkan
dengan sebaik-baiknya.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.

http://www.idafazz.com/pengertian-sistem.php. Diakses tanggal 20 Januari 2012.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Pemrograman Sistem Informasi. Andi.
Yogyakarta.
Febriani. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem.
http://febriani.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5612/Pengertian+
Sistem+%26+Analisis+Sistem.pdf. Diakses tanggal 20 Januari 2012.
Fikri Rijalul. 2005. Pemrograman Java. Andi. Yogyakarta.
Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga. Andi. Yogyakarta.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi.
Yogyakarta.

17
18