TERM OF REFERENCE

Dokumen Manajemen Sistem

PT Penjaminan Infrastruktur Indonesia (Persero)

2019
1. LATAR BELAKANG

Berdiri sejak tanggal 30 Desember 2009, PT PII merupakan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) dibawah kementrian Keuangan Republik Indonesia yang diberikan mandat dalam
memberikan penjaminan atas proyek infrastruktur sesuai dengan Peraturan Presiden no 38
Tahun 2015 tentang Kerjasama Pemerintah dengan Badan Usaha dalam Penyediaan
Infrastruktur.

Penjaminan PT PII dimaksudkan untuk menjamin risiko politik dari pemerintah baik pusat
dan daerah selaku penanggung jawab proyek kerjasama untuk memberikan kepastian dan
kenyamanan bagi investor dalam berinvestasi. Keberadaan penjaminan PT PII dapat
meningkatkan kepastian partisipasi dan pembiayaan swasta bagi pembangunan infrastruktur
Indonesia.

Sebagai Badan Usaha Penjaminan Infrastruktur (BUPI) dengan mekanisme “Single Window”,
kehadiran PT PII dapat mendorong akselerasi penyediaan infrastruktur di Indonesia melalui
pendampingan dan fasilitas Penjaminan Pemerintah yang kredibel dan transparan atas 19
sektor proyek infrastruktur berskema Kerjasama Pemerintah dan Badan Usaha (“KPBU”)
sesuai dengan Peraturan Presiden No. 78 Tahun 2010 tentang Penjaminan Infrastruktur, dan
Peraturan Menteri PPN /Kepala Bappenas No. 4 Tahun 2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan
Kerjasama Pemerintah dengan Badan Usaha sebagai bentuk dari Dukungan Pemerintah.
Untuk menerapkan tata kelola guna rnemastikan penyelenggaraan layanan TI di lingkungan
PII menjadi lebih baik, seperti yang diinstruksikan oleh Kementerian BUMN melalui Permen
Nomor: PER-02/ MBU/2013 Tentang Panduan Penyusunan Pengelolaan Teknologi Informasi
Badan Usaha Milik Negara. Sebagai wujud dari komitmen rnanajernen, maka diIakukan
penilaian tata kelola TI atau biasa disebut IT Maturity Level. Penilaian maturity level
diIakukan untuk mengetahui keefektifan, efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan,
pemenuhan, dan keandalan informasi dalam implementasi tata kelola TI.

2. TUJUAN PENGADAAN JASA DOKUMEN MANAJEMEN SISTEM

Tujuan dilakukannya dokumen manajemen sistem adalah sebagai berikut:

 Untuk mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang

penyimpanan
 Untuk menurunkan biaya tambahan seperti kertas dan fotocopy
 Untuk mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen
 Agar penggunaan dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user
sekaligus
 Dapat melakukan pencarian dokumen sampai ke content dokumen
 Untuk meningkatkan keamanan (security level) dokumen yang handal
 Dengan menggunakan web-based dan mobile application, memberikan kemudahan
akses dari luar area kantor

2
3. TUJUAN PENUGASAN PENYEDIA JASA

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, PT PII bertujuan untuk pengelolaan dokumen
hardcopy yang sudah dialih-mediakan ke dalam format sehingga dapat membantu proses
operasional perusahaan.

4. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup perkerjaan sebagai berikut

1. License Software:
Harga license sudah termasuk annual software maintenance tahun pertama

2. Fitur dan Fungsi:

 OCR
 Searching Dokumen Properties dan Konten
 Versioning dokumen
 Annotation
 Auto Upload
 User Permission
 Folder Permission
 File Encryption
 LDAP Integration
 Workflow
 Mobile Apps

3. Service Implementation:

 Installasi dan konfigurasi digital konten manajemen sistem

 Design, Configuration, Setting Document Class & Parameter Search User
 Requirement & Design Flow Development
 Repositories & Document Class Design
 Mapping Form
 Integration Content & Module
 Repository system Preparation
 Indexing System Preparation
 Warranty installasi 3 bulan
 Maintenance /support selama 1 tahun setelah Go Live
 UAT
 Training

3
5. RENCANA KERJA

Total durasi pekerjaan Dokumen Manajemen Sistem adalah maksimal 4 (empat) Minggu
setelah kick off meeting dengan detail jadwal pelaksanaan penugasan adalah sebagai
berikut:

1
No Tahap Pelaksanaan
1 2 3 4
1 Kick off meeting X

2 Installasi and Configuration X X X

3 UAT dan Training X

6. SKEMA PEMBAYARAN

Kontrak berbentuk kontrak Lump-sum untuk periode pekerjaan terkait. Tabel berikut
menyediakan skema pembayaran bedasarkan tahapan pelaksanaan kontrak yang dapat
diajukan oleh Penyedia Jasa:

Term of
No Milestones Deliverables
Payment
2 Install and Configuration 1. Laporan installasi dan configurasi 80%
1. Laporan UAT dan Training
3 Laporan hasil Pekerjaan 20%
2. BAP dan BAST

Dalam hal terjadi perubahan atau penambahan dalam scope pekerjaan yang bersifat major
dan belum tercantum di TOR ini, akan dilakukan penyesuaian berdasarkan kesepakatan
antara PT PII dan Penyedia Jasa.