STANDARD OPERATING PROCEDURE Marketting/BD

SOP No: Insert number

SOP Title: Vaksinasi Lapangan

SOP Number Insert Number

SOP Title Vaksinasi Lapangan

NAME TITLE SIGNATURE DATE

Author Loping Key Account Manager 2 December
2018
Reviewer Ahmad Nadim CEO
Fredrick Yapvian CBD
Authoriser Ahmad Nadim CEO
Fredrick Yapvian

X December
Effective Date:
2018
X December
Review Date:
2018

READ BY

NAME TITLE SIGNATURE DATE

Betet
Nadia
Loping
Ahmad Nadim
Fredrick Yapvian

Adapted from CTRG Template SOP Version 2.1

© Copyright: The University of Oxford 2009
Page 1 of 5
STANDARD OPERATING PROCEDURE Marketting/BD
SOP No: Insert number
SOP Title: Vaksinasi Lapangan

1. PURPOSE
 Mempertemukan pihak customer dari Klien (Travel Umroh) Vaxcorp, yaitu
Jemaah Umroh dengan tenaga Professional Medis Vaxcorp.
 Memberikan informasi pelayanan Vaksinasi yang memadai dan terstruktur,
secara jelas dan dapat dimengerti oleh klien / Jemaah / pemilik travel.
 Memberikan pengarahan serta hal yang terjadi di lapangan tentang bagaimana
Vaksinasi di Lapangan untuk sektor Umroh dijalankan.
A brief description of the purpose of the SOP, it should describe why the SOP is
required (e.g. compliance with GCP and other internal procedures and guidelines).
Any regulations or procedures referred to in “Purpose” section should be identified.
The source should be given in the reference section rather than direct quotes.

2. INTRODUCTION
SOP ini memberikan informasi terkait bagaimana Vaksinasi Lapangan telah
dilakukan. Segala hal yang tertulis di sini wajib ditaati dan dipelajari oleh seluruh
Karyawan dan Mitra Vaxcorp. SOP ini akan terus direvisi oleh Board of Management
Vaxcorp demi meningkatkan kualitas panduan kerja yang optimal.
SOP ini akan dituliskan dengan mengambil perspektif dari Jemaah Umroh dan
aktivitas yang harus dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait di setiap tahapan. Dalam
tahapan setelah Jemaah Umroh meninggalkan lapangan, SOP akan dituliskan sesuai
tugas setiap pihak tanpa melibatkan Jemaah Umroh.
A general introduction, with a statement of rationale.

3. SCOPE
SOP ini berlaku untuk sesi Vaksinasi Lapangan sektor Umroh. SOP ini meliputi tata
cara kerja di lapangan yang telah disetujui dengan pihak Travel Umroh.
A statement that outlines the areas and context covered by the SOP.
If there are any areas in which this SOP specifically does NOT apply, these should
also be mentioned.

4. DEFINITIONS
Pos Travel adalah meja registrasi awal yang harus didatangi Jemaah Umroh saat tiba
di lapangan, pos ini dikoordinasi oleh pihak dari Travel Umroh.
Pos Pertama adalah meja registrasi ke dua yang didatangi oleh Jemaah Umroh
begitu memasuki area vaksinasi. Pos ini dikoordinasi oleh pihak dari Vaxcorp.
Jemaah umroh akan melakukan tanda tangan di form Manifest Utama.
Pos Dokter adalah meja dokter yang didatangi oleh Jemaah Umroh untuk mengantri
giliran Vaksinasi. Di Pos ini, Jemaah Umroh akan melakukan tanda tangan di form
Manifest Dokter.
When appropriate, a list of definitions should be included for terms used in the SOP.
Acronyms and abbreviations should be explained at the point of use within the SOP
and not listed in this section.

Adapted from CTRG Template SOP Version 2.1

© Copyright: The University of Oxford 2009
Page 2 of 5
STANDARD OPERATING PROCEDURE Marketting/BD
SOP No: Insert number
SOP Title: Vaksinasi Lapangan

5. RESPONSIBILITIES
Dokter adalah pihak yang akan melakukan Vaksinasi di Pos Dokter. Dokter wajib
memastikan bahwa setiap Jemaah Umroh yang divaksin membubuhkan tanda
tangan di Form Manifest Dokter.
Receptionist adalah pihak Vaxcorp yang wajib memonitor tanda tangan di manifest
utama saat Jemaah Umroh tiba di pos pertama.
A summary of the roles listed in the procedure and the responsibilities of each role
holder for the procedures detailed in the SOP.
The details of the responsibilities should be a brief list of the key tasks performed.
This section should not be a complete summary of the SOP.

6. SPECIFIC PROCEDURE
1. Jemaah Umroh memasuki lapangan dan melakukan registrasi di Pos Umroh.
Dalam tahapan ini Jemaah akan melakukan pembayaran sesuai dengan
Vaksinasi yang diinginkan. Jemaah Umroh akan diberikan Tiket Pembayaran
beserta fotocopy Paspor dan diarahkan ke Pos Pertama.
2. Jemaah Umroh yang telah tiba di Pos Pertama akan diminta Fotocopy paspor
dan Tiker Pembayaran oleh resepsionis.
 Resepsionis akan mengambil fotocopy paspor Jemaah dan meminta
Jemaah Umroh untuk membubuhkan tanda tangan di Manifest Utama
Vaxcorp.
 Resepsionis wajib menuliskan nomor absen sesuai Manifest Utama di
Tiket Pembayaran dan memberitahukan Jemaah Umroh untuk
membawanya ke Pos Dokter.
3. Jemaah Umroh yang telah tiba di Pos Dokter akan diminta untuk membubuhkan
tanda tangan kebersediaan untuk melakukan vaksinasi di form Manifest Dokter.
Asisten Pos Dokter wajib memberitahukan kepada Jemaah Umroh untuk tetap
memegang Tiket Pembayaran, dan diberikan kepada Dokter setelah giliran
mereka tiba.
 Asisten Pos Dokter wajib menyiapkan ampul dan botol vaksin yang telah
dibuka secara tersusun di meja Pos Dokter untuk mempercepat aktivitas
vaksin.
 Botol vaksin yang telah dibuka disusun bersamaan dengan kotak vaksin.
 Setelah Dokter melakukan vaksinasi kepada Jemaah, Asisten Pos Dokter
wajib memasukkan kembali ampul dan botol vaksin kosong ke dalam
kotak vaksin dan dikumpulkan di satu tempat.
 Botol dan ampul vaksin HARUS ADA untuk digunakan sebagai bukti
Vaksinasi di Buku Kuning.
4. Setelah Vaksinasi di Pos Dokter Selesai, Jemaah meninggalkan lokasi vaksinasi.
5. Setelah seluruh Jemaah divaksinasi, Asisten Pos Dokter dan Dokter harus
menghitung jumlah dari setiap jenis vaksin yang diberikan dan dicocokkan
dengan Manifest Dokter. Keseluruhan dari jumlah vaksin setiap Dokter akan
dicocokkan dengan Manifest Utama Vaxcorp.

Adapted from CTRG Template SOP Version 2.1

© Copyright: The University of Oxford 2009
Page 3 of 5
STANDARD OPERATING PROCEDURE Marketting/BD
SOP No: Insert number
SOP Title: Vaksinasi Lapangan

6. Jumlah Vaksinasi yang telah dilakukan akan diserahkan kepada Key Account
Manager atau CBD untuk diproses perihal pembayaran dengan Travel Umroh.

This section is the main text of the SOP. It details the procedure for the task to be
performed.
There should be sufficient detail, clearly expressed, to enable a trained person to
perform the procedure without supervision.
There should also be sufficient detail to enable a trained person to use the document
to train others to perform the task.
The use of flow diagrams may be useful, especially in complex procedures.

7. FORMS/TEMPLATES TO BE USED
Where Forms/Templates are referenced in the text, the numbers and titles are listed
under this section.

8. INTERNAL AND EXTERNAL REFERENCES

This section is used to list all controlled internal references (e.g. SOPs) and external
references referred to within the text of the SOP only.

8.1 Internal References

Insert relevant references as required, sufficient for the user to find the source
document.

8.2 External References

Insert relevant references as required, sufficient for the user to find the source
document. Web references should be included were possible.

9. CHANGE HISTORY
Where the SOP is the initial version:
 SOP No: Record the SOP and version number
 Effective Date: Record effective date of the SOP or “see page 1”
 Significant Changes: State, “Initial version” or “new SOP”
 Previous SOP no.: State “NA”.
Where replacing a previous SOP:
 SOP No: Record the SOP and new version number
 Effective Date: Record effective date of the SOP or “see page 1”
 Significant Changes: Record the main changes from previous SOP
 Previous SOP no.: Record SOP and previous version number

Adapted from CTRG Template SOP Version 2.1

© Copyright: The University of Oxford 2009
Page 4 of 5
STANDARD OPERATING PROCEDURE Marketting/BD
SOP No: Insert number
SOP Title: Vaksinasi Lapangan

Effective Previous
SOP no. Significant Changes
Date SOP no.

Adapted from CTRG Template SOP Version 2.1

© Copyright: The University of Oxford 2009
Page 5 of 5