SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS

A. PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN

“Salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke
instansi pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No.RM) yg
berfungsi sebagai salah satu identitas pasien“.
Rekam Medis pada hampir semua pasien pelayanan kesehatan disimpan menurut
nomor, yaitu nomor pasien masuk (admission number). Dahulu berbagai rumah
sakit menyimpan rekam medis berdasarkan : nama pasien, nomor keluar atau kode
diagnose. Penyimpanan secara alphabets menurut nama-nama pasien agak lebih
sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan dibandingkan dengan
penyimpanan berdasarkan nomor. Penggunaan nomor keluar (discharge number)
dan nomor kode diagnose (diagnostic kode number). Umumnya ternyata tidak
memuaskan karena rekam medis lain-lain/register sangat memerlukan nomor
pasien masuk (admission number).

Jika kartu pasien indeks hilang, nomor masuknya dapat diperoleh dari salah satu
catatan, dengan mengetahui nama dan tanggal masuknya. Tetapi jika menggunakan
nomor keluar kartu indeks tidak dapat menolong untuk menemukan nomor keluar,
sehingga lokasi rekam medisnya sukar diketahui.

Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor
yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas
pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai beberapa
kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai identifikasi dari pasien, petunjuk pemilik folder
dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, Registrasi pasien (Pada waktu
admission), untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan (penjajaran) dokumen
rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang
telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor
rekam medis dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis yaitu, Kartu
Identitas Berobat (KIB), Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasar
pasien, formulir masuk keluar, buku register pendaftaran pasien.

“Sistem apapun yang dipakai untuk Rekam Medis yang baru harus berdasarkan
nomor yang di urut secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh
unit/bagian di RS/pelayanan kesehatan yang bersangkutan”.

B. SISTEM PEMBERIAN NOMOR

1. Pemberian nomor cara seri
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS)
adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah
sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang baru. Pada sistem ini, KIB dan
KIUP tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor
rekam medis.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan
kerugiannya yaitu, membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis
lama, informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan, dan banyak
menggunakan formulir.
2. Pemberian nomor cara unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS)
adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta
bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat
pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan digunakan
selamanya pada kunjungan berikutnya. Maka dokumen rekam medis pasien tersebut
hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Kelebihan pada sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena
semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada
dalam satu folder. Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang
disimpan ditempat pendaftaran dan KIB yang diberikan pasien akan sangat
diperlukan.

Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau

sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding cara SNS. Tapi kekurangan ini dapat
diatasi dengan cara membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien
lama. Untuk loket pasien lama dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama
yang membawa KIB dan pasien lama yang tidak membawa KIB.

3. Pemberian nomor cara seri unit

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS)
adalah suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan
sistem unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau
puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian
setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam
medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung
atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung
dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis lama
dicari di filing, setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan
satu, dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama.
Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain.
Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena semua pasien
dianggap pasien baru. Sedangkan kekurangannya yaitu, petugas menjadi lebih repot
setelah selesai pelayanan, informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan.

Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit, karena memiliki
kelebihan yaitu:

 Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu
folder.
 Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu
gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang
pasien.
 Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang
pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri.
 Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor
baru dalam seri unit.
Sistem nomor yang digunakan juga mempengaruhi rencana perkembangan ruang
temapat penyimpanan. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan 25%
apabila menggunkan sistem nomor unit, karena tempat tersebut berguna untuk
menyimpan berkas rekam medis yang makin tebal. Apabila sistim seri unit yang
dipakai, dimana rekam medis selalu disimpan di tempat nomor yang terbaru,
sehingga terjadi lowong pada bagian – bagian tertentu dari rak penyimpanan.
Lowong ini akan terjadi apabila persentase masuk ulang tinggi (high admission rate).
Dengan sistim seri rak – rak penyimpanan akan terisi secara konstan. Satu problem
yang biasa timbul dalam sistim unit adalah bertambahnya satu rekam medis menjadi
berjilid – jilid karena seringnya penderita tersebut mendapatkan pelayanan di
rumah sakit. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita dirawat, sehingga
rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru, karen terlalu tebal jika hanya satu jilid
saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini, maka pada saat jilid
harus dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya, misalnya: Jilid 1 dari 2; Jilid 2
dari 2.

Pengambilan rekam medis yang tidak aktif dari rak penyimanan untuk dimusnahkan
atau untuk microfilm, sangat gampang dalam sistim seri atau sistim seri unit. Dalm
sistim seri, makin kecil nomor rekam medis, menunjukkan makin tuanya rekam
medis tersebut. Dalam sistim seri unit, rekam medis yang tua dimana pemiliknya
datang lagi kerumah sakit untuk berobat, tentu rekam medisnya akan disimpan
dengan nomor yang lebih besar. Rekam medis yang tetap tinggal ditempatnya dalam
satu jangka waktu tertentu dapat digolongkan sebagai rekam medis yang tidak aktif.
Pada sistem seri rekam medis tua (yang nomo-nomor rendah) sangat mudah dipilih
dari rak penyimpanannya untuk disimpan ketempat penyimpanan rekam medis
yang tidak aktif. Dalam sistem unit, nomor-nomor rekam medis tidak menunjukan
tua atau mudanya suatu rekam medis sehingga untuk memilih rekam medis yang
tidak aktif harus dilihat satu persatu tahun berapa seorang penderita terakhir
dirawat atau berkunjung ke poliklinik. Sehingga satu pasien hanya mempunyai satu
unit nomor seumur hidup kemanapun ia berobat di rumah sakit. Untuk itu setiap
pasien dapat dimasukkan kartu indeks pasien.