Tugas Kelompok ke – 2

Minggu 5/Sesi 7

Berikut adalah proses bisnis procurement terkait dengan pengadaan bahan baku yang ada pada
PT. Soekotjo Ningrat:

a. Sistem informasi yang dikembangkan akan memberi notification apabila stok bahan baku
sudah mencapai re-order point. Berdasarkan kondisi ini, staf bagian gudang akan
membuat Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku. Setelah disetujui oleh manajer
bagian gudang. Maka form tersebut akan diteruskan ke bagian procurement.

b. Setelah staf bagian procurement menerima Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku,
staf akan mengecek terlebih dahulu perihal supplier yang dapat menyediakan bahan baku
yang diminta. Staf bagian procurement akan mengecek hal tersebut dari kontrak supplier.
Setelah menemukan supplier yang tepat, maka staf bagian procurement akan membuat
Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan tersebut. Setelah disetujui oleh manajer
bagian procurement, PO tersebut akan dikirimkan ke supplier dan ditembuskan ke bagian
gudang dan accounting & finance.

c. Supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut ke bagian gudang dengan disertai surat
jalan. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan PO, staf bagian gudang akan
membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan telah
disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari “waiting” menjadi
“delivered”.

d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting & finance.
Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance akan membuat
Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah “delivered” tersebut dan harus disetujui
oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir bulan yang berjalan.
Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan berubah menjadi “paid”.

Dari Kasus diatas, buatlah:

ISYS6505 – Information System Development

 1. Data Flow Diagram dari narasi proses bisnis tersebut!
DFD LEVEL 0 (Yourdon/ De Marco) MANAGER
ACCOUNTING &
STAFF GUDANG FINANCE

 Update
 Data bahan baku;  Outgoing
 Surat jalan
 quantity; Payment
 Form permintaan
pengadaan bahan
 Approval
baku;
 Good Receipt  Data bahan baku;
 quantity;
 Update ketersediaan  form permintaan
 Surat Jalan pengadaan bahan baku;
 Invoice  Update ketersediaan
SUPPLIER
SYSTEM PROCUREMENT
 Data bahan baku & quantity  Pengecekan Supplier
 Pengecekan ketersediaan  PO
 PO  Update
 Bukti pembayaran
 Data bahan baku;
 Status PO
 Status PO  quantity;
 Update
 Update  form permintaan
 Approval  PO  Approval pengadaan bahan baku;
 Outgoing  PO  Invoice  Outgoing Payment  PO
Payment  Invoice  Good  Update
 Bukti Pembayaran  Outgoing Payment
  Good Receipt  Approval
Receipt
ACCOUNTING FINANCE MANAGER

Proses:
1. Staff gudang membuat data bahan baku dan quantity yang diperlukan dalam pemesanan,
lalu mengisi form permintaan pengadaan bahan baku
2. Manager menerima data dan form dari staff gudang dan memberikan update & approval
untuk diteruskan ke procurement
3. Procurement mendapatkan data, form dan approval pemesanan bahan baku dari manager,
lalu mengecek untuk melakukan pemesenan ke supplier
4. Supplier mendapatkan data pesanan dari procurement dan melakukan pengecekan terhadap
ketersediaan barang yang diminta. Lalu mengupdate ketersediaan tersebut
5. Setelah melakukan pengecekan supplier akan mengupdate ke procurement dan procurement
membuat PO

ISYS6505 – Information System Development

6. Supplier membuat surat jalan yang dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan pengiriman
barang dan invoice ke bagian Accounting dan Finance
7. Staff gudang melakukan pengecekan terhadap surat jalan dan barang yang dikirimkan, jika
sudah sesuai staff gudang melaporkan ke bagian accounting dan finance dengan Good
Receipt bahwa barang sudah diterima dan sesuai dengan PO
8. Accounting dan Finance menerima Good Receipt dari staff gudang, lalu mengajukan
approval ke manager accounting dan finance untuk dilakukan pembayaran
9. Accounting dan finance melakukan update pembayaran dan update atas status PO yang
sudah selesai

ISYS6505 – Information System Development

ISYS6505 – Information System Development
Proses:
1. Staff gudang membuat daftar bahan baku dan form pengadaan barang yang akan diminta,
form tersebut akan di teruskan ke Manager untuk di approve. Setelah disetujui procurement
akan mengupdate ke staff gudang
2. Procurement membuat PO atas permintaan pengadaan barang dan diteruskan kembali ke
manager untuk di approve
3. Setelah manager menyetujui, procurement akan mengecek data supplier yang dapat
memenuhi PO tersebut
4. Supplier telah didapatkan, procurement mengirimkan PO ke supplier dan supplier akan
mengupdate ketersediaan barang dan persiapan pengiriman pesanan
5. Supplier mengirimkan barang dan surat jalan ke bagian staff gudang, invoice dikirimkan ke
bagian accounting dan finance
Bagian gudang akan mengupdate good receipt kepada bagian accounting dan finance bahwa
barang yang dipesan sudah sesuai
Bagian accounting dan finance mendapatkan GR tersebut dan mengupdate ke supplier atas
PO yang sudah lengkap
6. Bagian accounting dan finance membuat outgoing payment untuk disetujui oleh manager
accounting dan finance, setelah disetujui staff accounting dan finance mempersiapkan
pembayaran ke supplier
Apabila sudah dibayar accounting dan finance mengirimkan bukti pembayaran ke supplier
dan supplier memberikan update pembayaran yang sudah berhasil
Accounting dan finance mengupdate status PO yang sudah dibayarkan agar bagian
procurement mengetahui PO tersebut sudah lengkap dan sudah dibayarkan

ISYS6505 – Information System Development

Proses:
1. Setelah staff gudang memberikan daftar dan form permintaan pengadaan bahan baku ,
staff procurement meneruskannya ke Manager
2. Manager menyetujui form tersebut dan mengupdate ke bagian procurement, bagian
procurement mengupdate lagi ke staff gudang

Proses:
1. Procurement membuat PO dan diteruskan ke manager
2. Manager menyetujui dan mengupdate kembali ke procurement

ISYS6505 – Information System Development

Proses:
1. Supplier memberikan invoice ke bagian accounting dan finance, untuk surat jalan
dikirmkan ke staff gudang
2. Staff gudang memeriksa surat jalan dengan barang yang dikirimkan, setelah sesuai staff
gudang mengupdate good receipt ke bagian accounting dan finance agar dapat
mengupdate statur penerimaan barang ke supplier

ISYS6505 – Information System Development

2. Entity Relationship Diagram dari narasi proses bisnis tersebut!

ISYS6505 – Information System Development