“PENGAWASAN ”
Disusun Oleh:
Kelompok 11
Page | 1
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini
berisikan pembahasan mengenai pengawasan salah satu materi dari dasar-dasar manajemen.
Penyusun yakin atas pertunjuk-NYA pula sehingga berbagai pihak berkenan
memberikan bantuan dan kemudahan bagi penyusun. Untuk itu penyusun mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak terutama kepada ibu Siti Masrohatin.SE, MM.Yang telah
mendampingi kami dalam mengkaji materi dasar-dasar manajemen , dengan judul bab
pengawasan.
Penyusun menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan dan
keterbatasan untuk itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
penyempurnaan makalah ini .
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan para pembaca pada umumnya.
Dan diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang
pembahasan bab yang akan kita pelajari ini.
Penyusun
Page | 2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................ 3
Page | 3
BAB I
PENDAHULUAN
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainya .Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi ,yang
gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu organisasi tidak
banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus mempelajari dulu dasar-dasar
pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yang dapat
digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium. Untuk
mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus mengubah apa yang
dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk mengukur pelaksanaan .Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan ,tidak
berdiri sendiri . Pengawasan ialah untuk mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan
agar sesuai dengan urutan pelaksanaan.
1.3Tujuan
1. Untuk memahami pengertian dan tujuan pengawasan.
2. Memahami dasar-dasar proses pengawasan.
3. Memahami teknik- teknik dan metode pengawasan.
Page | 4
BAB II
PEMBAHASAN
Pengawasan
1
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),172-173.
Page | 5
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah
memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan , merancang sistem umpan balik
,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya ,menentukan
dan mengukur penyimpangan-penyimpangan , serta mengambil tindakan koreksi yang diperlikan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif
dan efisisien dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi
kenyataan . Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tarsebut, maka pengawasan pada
taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sasuai dengan instruksi yang telah
dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil
tindakan untuk memperbaikinya ,baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.2
2
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 342
Page | 6
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurent control).
Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu , atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelu kegiatan –kegiatan bisa
dilanjutkan , atau menjadi semacam peralatan “double- check” yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan suatu kegiatan.
3
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 348
Page | 7
1. Standar-standar fisik,adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur
hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. meliputi kuantitas
barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi jumlah langganan,dan
waktu produksi.
2. Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang ditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba kotor, pendapatan
penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan
modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan sebagainya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
4. Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai
kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang
.Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan
kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .
Page | 8
.Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak semestinya ,artinya tidak seluruhnya
unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua pun terdapat suatu segi kelemahan . Tidak
selalu pimpinan mempunyai cukup waktu untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara
dengan bawahan,mengingat aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat jarak dan sebagainya
.Kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman-
pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat diatasi dengan
membantu pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan kontrol
(pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan jalan
mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan. Pembentukan badan
kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk mengeektifkan pimpinan dalam
melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual result sudah
ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan
bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu dapat dipastikan
terjadi tidaknya penyimpangan. Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni
mengadakan penilain atau membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai
bawahan.
Page | 9
Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang menyebabkan tarjadinya
penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.
Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
a. Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang- barang yang dipesan
pelanggan telat .
b. Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan
recources lainya dalam lingkunganya.
c. Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.
Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya
penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi
karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan
terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali
kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena
sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya
memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah
kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.4
C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap organisasi .Faktor-
faktor itu adalah :
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus
menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk dan pesaing baru ,
ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru , dan sebagainya ,
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh
pada barang dan jasa organisasi , sehingga mampu mengahadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..
4
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),184-191
Page | 10
2. Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin memerlukan
pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk
menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga , penjualan eceran pada para
penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat : bermacam-macam pasar organisasi ,
luar dan dalam negeri , perlu selalu dimonitor . Di samping itu organisasi sekarang lebih
bercorak desentralisasi , dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor
pemasaran , pabrik-pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian
yang tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan denggan
lebih efisien dan efektif
3. Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan , manajer
dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan barang atau komponen yang
salah , membuat penentuan harga yang terlalu rendah , masalah-masalah diagnosa secara
tidak tepat . Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer mendelegasikan
wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang .Satu-
satunya manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang
telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan
.Tanpa siste tersebut , manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas bawahan.
Page | 11
2. Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat obyektif secara
lengkap.
4. Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus memusatkan
perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling
sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah ,
atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari sitem tersebut
6. Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi .
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi , dan (2) informasi
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .
9. Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi apa yang
seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonom ,
tanggung jawab dan berprestasi 5
5
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 356
Page | 12
Pertama : pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui
bagaimana caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan
tugasnya . Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam iplementasi strategi dengan efisien dan
efektif .Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik
seperti perolehan informasi bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan
operasional , akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan
parapelaksana apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat memberikan pengarahan tentang
cara kerja yang benar.
Kedua : Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari
mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua organisasi ,penyampaian
laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan hal yang bukan hanya bisa terjadi
akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang disampaikan oleh
seorang bawahan kepada atasanya harus memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian
secara berkala ,dalam format yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.
Ketiga : melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana kegiatan
operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya adalah untuk
menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan dari sejumlah besar
tenaga pelaksana kegiatan operasional.
Keempat : Wawancara . apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara
berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan .Telah umum
diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu yang tidak terstruktur , yang terstruktur
dan kombinasi keduanya .tegasnya dalam wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang
diwawancarai untuk menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan
masalah.6
Metode Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi
yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai . Prinsip-prinsip
pengawasan telah dibicarakan dalam bab sebelummnya . Pada bab ini akan di uraikan berbagai
6
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),259-260
Page | 13
teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan
dengan efektif dn efesien.
Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan equibilirium .Untuk
mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus selalu merubah apa yang
dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak
berdiri sendiri-sendiri..
Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitu metode bukan kuntitatif
(non -quantitative) dan metode kuantitatif .
Page | 14
1. Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal, anggran
penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus, seperti planning –
programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base budgeting (ZBB), dan human
resource accounting (HRA) .
2. Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit.
3. Analisa break – even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti a)
bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT), dan c) Critical path
Method (CPM).7
7
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 375-377
Page | 15
proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yang
digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masih
dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkan
dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.
3. Pengawasan Waktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrs
msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membaca
material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumber
yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan
panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya
sekedar cara yang dapat dipercaya untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
oleh para manajer untuk menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah
menggunakan seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari
pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usaha-
usaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatan
yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu.
banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang manajer.
Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan
pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. Pengawasan Biaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung, biaya
overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.8
Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk digunakan ,
manfaat terpenting dari pengawasan adalah :
8
George R. Terry Dan Leslie W. Rue, Dasar-Dasar Manajemen(Jakarta :Bumi Aksara,1992,), 242- 252.
Page | 16
a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi
berbeda
b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan
efektif
c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan
berbagai kegiatan operasional .
d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan
e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak terus
berlanjut.9
9
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),261.
Page | 17
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh
karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami
harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih
kepada semua pihak yang telah berpartisipasi.
Page | 18
DAFTAR PUSTAKA
PRES.,
Page | 19