Cara Membuat Mail Merge di Word Menggunakan Sumber Data Dari Excel – Mail merge
merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak.
Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa
kamu lihat di link berikut):
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang
berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail
merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan
dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office
Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih
cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain
seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:
2. Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah
memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file
tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data
yang diinput pada excel sebelumnya.
1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu
pilih Use Existing List…
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail
merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih
yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains
column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu
bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan
berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word
dengan cara:
Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.
Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.