Menguraikan karakteristik pekerjaan kantor dalam organisasi

Karakteristik Pekerjaan Kantor

Ciri-ciri penting dari pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat memudahkan atau meringankan
3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi
4. Dilakukan oleh semua pihak
5. Umumnya berupa pekerjaan pengetikan dan penghitungan
Jenis Pekerjaan Kantor

Menurut William H. Leffingwell & Edwin M. Robinsonyang dikutip oleh Drs. Moekijat dalam bukunya “Tata Laksana Kantor”,
pekerjaan kantor itu meliputi:
1. Menerima, mengirim dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal;
2. Membuat rekening;
3. Surat-menyurat, mendikte dan mengetik;
4. Menyimpan warkat;
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan;
6. Mengurus, membagi dan mengirimkan surat (mensortir)
7. Memperbanyak warkat dan memberikan alamat;
8. Bermacam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu
9. Tugas-tuas khusus untuk menyederhanakan sistem dan menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu
10. Membuat warkat-warkat/mencatat data-data yang diinginkan
Sementara George R. Terry membuat presentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama organisasi
sebagai berikut:
1. Typing (mengetik) : 24,6%
2. Calculating (menghitung) : 19,5%
3. Checking (memeriksa) : 12,3%
4. Filling (menyimpan warkat) : 10,2%
5. Telephoning (menelpon) : 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) : 6,4%
7. Mailing (mengirim surat) : 5,5%
8. Other (lain-lain) : 12,7%
Total : 100%
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor pada dasarnya terdiri dari 2 kategori, yaitu:
1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan
Merupakan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis. pengurusan surat/penanganan
surat, penyimpanan surat,sortir, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan
perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan
2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan
Merupakan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, seperti: Penerimaan tamu,
Penanganan telepon, Pelayanan kebersihan, Pelayanan keamanan

Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya

Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya | Administrasi perkantoran yang akan kami
bahas habis baik itu pengertian, karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan dan fungsi dari administrasi perkantoran.
Langsung saja, Secara umum, Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan,
penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan
yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan
administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara
efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran.
Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan.
Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap
organisasi.

c. Hasil akhirnya berupa informasi

1
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-
pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah,
masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan
dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan
saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan
maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa
kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan
kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi
meliputi
 Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
 Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.
 Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
 Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
 Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan
 Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
 Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar
sedianya dapat berjalan lancar.
 Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa
sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri
dari:
 Penggunaan peralatan dan perabot kantor
 Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
 Kualitas pekerjaan kantor
 Pelayanan kantor
 Waktu
 Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha
atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..
 Keamanan
 Lingkungan
 Harga

2
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..
 Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
 Gedung memiliki fasilitas yang memadai
 Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun
bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon,
penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja,
metode kerja dan kebutuhan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai
berikut...
 Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja
dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
 Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan
mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat
tercapai dengan baik.
 Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang
lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal
maupun yang nonformal.
 Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan
berbagai informasi.
 Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
 Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang
dipertanggungjawaban penggunaan dana.
 Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
 Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap
sekitar perusahaan.
Tujaun Administrasi Perkantoran
Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan
menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang
belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak
kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.
karakteristik administrasi perkantoran
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
PERKANTORAN

A. PENGERTIAN KARAKTERISTIK
Secara umum istilah ‘karakter’ sering disamakan dengan ‘temperamen, tabiat, watak, atau akhlak’.
Istilah karakteristik berasal dari bahasa inggris ‘characteristic’ yang berarti ‘mengandung sifat khas’. Secara harfiah menurut
beberapa bahasa, karakter memiliki berbagai arti, seperti ‘kharacter’(Latin) yang berarti instrument of making,
‘charessein’(Perancis) yang berarti to engrave (mengukir), ‘wetek’ (Jawa) berarti ciri, dan ‘watak’ (Indonesia) yang berarti
sifat pembawaan yang memengaruhi tingkah laku, budi pekerti, tabiat, dan peringai.
Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa karakteristik adalah suatu sifat yang khas atau ciri yang
melekat pada seseorang atau suatu objek.

3
B. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan
administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara
efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.
Karakteristik administrasi antara lain adalah adanya hal-hal sebagai berikut :
 Sekelompok orang
 Kerja sama
 Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
 Pembagian tugas
 Bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
 Tujuan
C. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
Karakteristik administrasi perkantoran antara lain :
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan
organisasi. Pernyataan tersebut dikuatkan oleh G. R. Terry, seorang ahli dibidang manajemen dan administrasi, yang
menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi memudahkan dan
meringankan.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor
dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi. Tidak hanya terbatas dikantor (gedung), tetapi juga di luar kantor (di
luar gedung).

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai pegawai yang paling
bawahsekalipun. Artinya, pekerjaan itu dapat dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
Karakteristik Administrasi Perkantoran – Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran.
Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan.
Karakteristik Administrasi perkantoran dibagi menjadi beberapa bagian yaitu sebagai berikut:
A.Karakteristik Yang Bersifat Pelayanan
Dalam berbagai pekerjaan yang tersedia di perkantoran bermacam-macam, mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan. Dan tentunya dalam hal ini adanya spesifikasi sifat dalam pekerjaan
yang ada di perkantoran. Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari
tiga aspek yakni bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.
ciri pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan yakni pekerjaan administrasi perkantoran, dimana pekerjaan ini memiliki ciri
mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional atau tugas-tugas pokok kantor dalam mencapai tujuan organisasi.
Salah satu ahli menyebutkan yakni G.R Terry bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang
berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.
B.Kakteristik Yang Bersifat Terbuka
Bersifat terbuka dan luas,artinyamemberikan kemudahan atau meringankandi dalam melakukan aktifitas pekerjaankantor,k
arena pekerjaan kantor merupakanmedia yang sangat penting dalam mencapaitujuan organisasi (perusahaan ). Misalnya :
1. Memudahkan dalam usaha-usahamenambah output.
2. Memudahkan dalam memberikandorongan pegawai-pegawai.
3. Memudahkan dalam pembelian bahan.
4. Memudahkan dalam membayarupah/gaji.
5. Memudahkan komunikasi dengan oranglain,baik yang ada di dalam maupun diluarorganisasi.
C.Karakteristik Yang Dilaksanakan Oleh Semua Pihak
Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang
paling bawah.
Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik dan Ruang Lingkupnya

Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya | Administrasi perkantoran yang akan kami bahas
habis baik itu pengertian, karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan dan fungsi dari administrasi perkantoran.
Langsung saja, Secara umum, Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan,
penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan
yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

4
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan
administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara
efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran.
Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan.
Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap
organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-
pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah,
masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan
dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan
saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan
maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa
kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali
terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi
meliputi
Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.
Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan
Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar
sedianya dapat berjalan lancar.
Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran
dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

5
Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha
atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..
Keamanan
Lingkungan
Harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..
Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
Gedung memiliki fasilitas yang memadai
Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun
bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon,
penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja,
metode kerja dan kebutuhan interior.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai
berikut...
Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam
suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi
sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.
Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain,
yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang
nonformal.
Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan
berbagai informasi.
Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban
penggunaan dana.
Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar
perusahaan.
Tujaun Administrasi Perkantoran
Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan
menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang
belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak
kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN KARAKTERISTIK
Istilah karakteristik berasal dari bahasa Inggris ‘characteristic' yang berarti mengandung sifat khas. Menurut beberapa
bahasa, karakter memiliki berbagai arti, seperti ‘kharacter' (Latin) berarti instrument of marking, ‘charessein' (Perancis)
yang berarti to engrave (mengukir), ‘watek' (Jawa) berarti ciri dan ‘watak' (Indonesia) yang berarti sifat pembawaan yang
memengaruhi tingkah laku, budi pekerti, tabiat dan peringai.

6
 Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah ‘karakter’ berarti sifat-sifat kejiwaan, akhlak atau budi pekerti yang
membedakan seseorang dari lain. Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulan bahwa karakteristik adalah suatu
sifat khas atau ciri yang melekat pada seseorang atau suatu objek. Contohnya, Yuri adalah orang yang manis, supel, pandai
bergaul, rapi dan berlesung pipi. Itulah contoh tentang karateristik atau ciri khas.

B. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan, mengawasi, melakukan kontrol, serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan
kantor atau pekerjaan ketatausahaan. Karakteristik administrasi antara lain adalah adanya hal-hal berikut ini.
1. Adanya Sekelompok Orang
Sekelompok orang adalah kumpulan orang yang lebih dari satu orang.
2. Adanya Kerja Sama
Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang.
Contohnya, kelompok orang yang bekerja sama dalam bermain sepak bola. Tujuan dari bermaim sepak bola adalah
mencetak gol.
3. Adanya Proses
Contohnya, pencatatan pembayaran gaji yang merupakan bidang keuangan, sudah tentu berdasarkan catatan dari
kepegawaian.
4. Adanya Pembagian Tugas
Antara pegawai yang satu dan yang lain mempunyai peran yang berbeda dan saling mendukung .
5. Adanya Bimbingan, Kepimpinan, dan Pengawasan
Adanya pemberian arahan dan motivasi dari atasan ke bawahan menunjukkan karakteristik administrasi.
6. Adanya Tujuan
Tujuan adalah cita-cita dan impian yang hendak diraih oleh suayu organisasi. Tugas untuk mencapai tujuan organisasi
dibebankan kepada pimpinan/manajer dibantu oleh karyawan yang lain.
C. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan
organisasi. Contohnya, petugas perpustakan mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakan.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan
kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi. Contohnya, petugas listrik mencatat meteran listrik ke rumah-
rumah. Polisi melakukan razia serta mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat.
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Pekerjaan kantor dalam dilakukan siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling
bawah. Contohnya, seorang murid mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang
ditawarkan.
Evaluasi Kegiatan Administrasi Kantor
Administrasi Perkantoran :
Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program studi keahlian Administrasi
adalah “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima)
Kompetensi Dasar yaitu :
1. Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran
2. Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
3. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
4. Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran
5. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Dalam modul ini dibahas semua materi tentang dasar-dasar administrasi perkantoran. Karenanya dari
penyusun mengharapkan dengan adanya modul ini peserta didik memahami prinsip dasar penyelenggaraan administrasi
perkantoran sebagai bekal awal peserta didik dalam mempelajari standar kompetensi yang lain di Program Studi Keahlian
Administrasi.
Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, sarana-
prasarana administrasi perkantoran serta persayaratan personil administrasi perkantoran.

1. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

v Tentang Administrasi
1. Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya
melayani, membantu, memenuhi.
Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.
Pengertian administrasi dalam arti sempit :

7
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi
pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu
sama lain.
Pengertian administrasi dalam arti luas :
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam
struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
1. Unsur-unsur Administrasi
2. Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap
kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama
yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha
kerjasama.
4. Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
5. Keuangan
Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6. Perbekalan
Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan
segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.
7. Tata usaha
Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8. Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar
terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
1. Fungsi Administrasi
2. Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.
4. Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan
yang berhubungan dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial
Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
v Tentang Kantor
1. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
1. Tujuan Kantor
Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
1. Fungsi Kantor
2. Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan
tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya.
Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan
manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi
secara lengkap dan jelas.
4. Memberi informasi

8
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan
informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5. Melindungi asset/ harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi
dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab.
1. Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing,
pergudangan dan penjualan.

2. George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari
suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
1. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :
1. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi
tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi :
1. perencanaan gedung
2. tata ruang kantor
3. penerangan
4. ventilasi
5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. anggaran (budgeting) perkantoran
8. standar kualitas kerja
9. sistem informasi dan telekomunikasi
10. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi
tersebut, meliputi :
1. pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
2. pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan
dalam melakuan pekerjaan.
4. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran
yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1. penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2. penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4. penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi
5. perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6. penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

1. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objek pengawasan perkantoran meliputi :
1. penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. kualitas pekerjaan kantor
4. waktu

9
 5. biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :
3. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah
1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
4. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1. gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2. gedung memiliki fasilitas yang memadai
3. harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
4. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :
1. Perabotan kantor (office furniture)
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci,
baik terbuat dari kayu maupun besi..
2. Perbekalan kantor (office supplies)
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
1. Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,
ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
1. Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan,
disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.
1. MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI
2. Pengertian Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian,
anggota, atau badan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :
1. Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu
2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Ciri-ciri organisasi :
1. Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2. Ada kerjasama
3. Ada tujuan bersama

1. Prinsip-prinsip Organisasi :
2. Prinsip Perumusan Tujuan
Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.
2. Prinsip Pembagian Kerja
Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan
penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.
3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat
dimintai pertanggungjawaban.
4. Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem
pengawasan, agar tercapai tujuannya.
5. Prinsip Rentang Manajemen
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah
orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat
melakukan pengawasan yang optimal.
6. Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan
memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
7. Prinsip Koordinasi
Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan.

1. Bentuk-bentuk Organisasi :
2. Organisasi Garis / Lini

10
Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui
saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.
Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :
1. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :
1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan
terancam jatuh
2. biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter
3. karyawan akan lebih sulit untuk berkembang
2. Organisasi Garis dan Staf
Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai
tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan
organisasi.
Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
1. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
2. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
3. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place”
Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
1. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga
tidak saling mengenal
2. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi
3. Organisasi Fungsional
Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk
memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.
Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :
1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan
3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang
ahli di bidangnya.
Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
1. sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi
2. karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi
3. tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama
memiliki kekuasaan.
1. Pengertian Pekerjaan Kantor
Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia
pekerjaan kantor sering disebut denganpekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1. George R. Terry :
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-
laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan.
2. William Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya
untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat,
antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan :
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-
menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan
mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.
1. Fungsi Pekerjaan Kantor
Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Asas asas manajemen perkantoran terdiri atas :
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)

11
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri
sendiri, di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat,
menyalin warkat, atau memelihara arsip.
* Keuntungan Asas Sentralisasi
1. kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
2. mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
3. keseragaman dapat dicapai
4. latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
5. biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
6. adanya fleksiblitas dalam organisasi
7. dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
*Kerugian Asas Sentralisasi
1. prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
2. adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
3. dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
4. lambat dalam pelaksanaan tugas

2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)

Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan
akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan
tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
*Keuntungan Asas Desentralisasi
1. pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
2. pekerjaan dilakukan menurut urutan kepentingan
3. pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
4. cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting
*Kerugian Asas Desentralisasi
1. pekerjaan akan terlalu bebas
2. kurang terdapat harmonis dalam organisasi
3. kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
5. sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)

Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan
bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang
tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.

ASAS-ASAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

Berikut ini beberapa asas-asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran :

1. ASAS PERENCANAAN
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Agar perencanaan dapat
berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
2. ASAS PENYEDERHANAAN
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin.
Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala
macam tumpang tindih pekerjaan.
3. ASAS PENGHAPUSAN
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau
dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga
sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
4. ASAS PENGGABUNGAN
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan.

Menganalisis struktur organisasi kantor

2.1 Pengertian Organisasi Kantor
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ‘organon’ atau dalam bahasa Latin ‘organum’ yang berarti alat, bagian,
anggota, atau badan. Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang
terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang
yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.
· James D. Mooney

12
Dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu
tujuan bersama.
· Chester I. Barnard
Mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja
sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
· J. William Schulze
Organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala
sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan
yang diinginkan.
· Kamus Administrasi
Dalam kamus administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu.
Organisasi memiliki ciri ciri sebagai berikut
1. Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2. Ada kerja sama
3. Ada tujuan bersama

Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian
dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor

1. Prinsip Perumusan Tujuan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan
tersebut. Tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa
b. Landasan organisasi
c. Menentukan jenis jenis kegiatan yang akan dilakukan
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrase,simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Prinsip Pembagian Kerja

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Dengan pembagian tugas pekerjaan,
susunan organisasi (struktur organisasi), tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta
wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat dari manfaat yang diperoleh
dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan
yang tepat pula (the right man on the right place).

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Delegasi kekuasaan adalah salah satu jalan utama bagi pemimpin untuk membuktikan bahwa ia layak untuk dapat
dipercaya.
Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena dengan delegasi kekuasaan, seorang pimpinan
dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang terbatas.

4. Rentang Manajemen
Prinsip ini sering kali disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of authority, span of control, span of
management atau span of managerial responsibilities.
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah
orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efesien serta dapat
melakukan pengawasan secara optimal.

5. Tingkat Pengawasan
Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu
organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan
agar memotivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.

6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima
perintah dan kepada atasan tersebutlah pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Artinya,
seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan
sekaligus.

7. Koordinasi

13
Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi
tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap hubungan antara
tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Berikut ini adalah pengertian stuktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli.
1. Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokan pekerjaan
secara formal.

2. Ivancevich (2008) mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan3, dan departemen.

3. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai
sub-subunit dalam sebuah organisasi.
Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yg bersifat statis.
b. Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis.

4. Mullins (1993) mendefinisikan stuktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan hubungan,
serta jalur komunikasi

5. Wagner III dan Hollenback (1995) mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan yang relatif stabil dari
hubungan antaran personel dan tugas membentuk sebuah organisasi.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain

1. Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur oraganisasi sehingga mudah melakukan koordinasi di setiap bagian
dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi.
2. Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring dan pengendalian.
Begitu juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas akan lebih fokus untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
3. Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab.
4. Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah
memberikan kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan.

2.4 Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dapat dibedakan menjadi
bentuk-bentuk berikut ini.
1. Organisasi Garis/Lini
Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang diperlukan. Pada
organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.
Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada satu tangan
b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
c. Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang
b. Biasanya pimpinan cenderung otoriter
c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang

2. Organisas Garis dan Staf

Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua
pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit
pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-
bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.
Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:
a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
c. Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place”
Kekurangan dari organisasi ini, yaitu:
a. Kesetiakawanan antar pegawai sullit dibina

14
b. Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi

3. Organisasi Fungsional
Pada organisasi ini, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk
memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap
bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of
duty (perputaran pekerjaan).
Kelebihan struktur organisasi ini, yaitu:
a. Pembagian tugas tugas menjadi lebih jelas
b. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
c. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal
Kekurangan struktur organisasi ini, yaitu:
a. Sulit untuk melakukan tour of duty karena pegawai telah terspesialisasi
b. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi
c. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki
kekuasaan
MENGIDENTIFIKASI STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. ORGANISASI DALAM KANTOR
Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang
memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi,
Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas
manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan
tanggung jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi kantor harus
direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang
hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling
efisien.
Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta.
Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan
komunikasi yang lebih lancar.Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap
organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan
dari kewajiban -kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana
seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orangmempunyai tugas dan kewajiban sesuai
dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan
lancar dan efesien.

1. Prinsip-Prinsip Organisasi
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan,
teknologi, struktur dan lingkungan. Unsur -unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama.
Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/ Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah
tempat berkumpulnya Manusia (orang-orang)
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta
organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.

Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu
organisasi yang baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan tentang asas-

15
asas atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau tidak mau mengalami kesulitan
atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi yang
perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :

1. Prinsip perumusan tujuan

Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas tersebut
maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari organisasi itu
dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara
efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain
yang kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian
kerja maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-
masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam
pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan
sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian
yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.
4. Prinsip koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan
sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang
siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha
melaksanakan tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan
artinya tidak memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha
untuk meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka ini berarti akan
menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan).
5. Prinsip batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah
pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan
orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang
tepat sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara tegas.
Perbedaan kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain ikut pula menentukan beberapa batas yang
paling baik
6. Prinsip pengawasan umum
Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan
organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan
demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara keseluruhan.

1. Bentuk organisasi kantor

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja
sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ;
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :

1. Organisasi Garis/Lini
Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari
manajemen/manajer kepada orang -orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari
atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat
garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai
dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala
bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di
atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah
yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling
bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap
pimpinan. Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan.
Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung

16
jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah
(pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai
segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan
satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran
yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan
kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya .
Ciri-ciri organisasi lini.
1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang
pekerjaan yang ada dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber
kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.

2. Disiplin pengawai tinggi dan mudah dipelihara
(dipertahankan)
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi – instruksi
dapat berjalan cepat
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena
pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya
sehingga semua perintah dapat dimengerti dan di laksanakan
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7. Pengendalian mudah di laksanakan dengan cepat
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi
pengembangan bakat – bakat pimpinan
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif
Judul : Kelebihan dan Kekurangan Sistem Organisasi Garis/Lini
2. Organisasi Staff.
KEUNTUNGAN
1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit
dibedakan dengan tujuan organisasi
2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena
dipegang sendiri
3. Adanya kecenderungan pimpinanbertindak secara
otoriter/diktator, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel)
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas
karena sukar untuk mengambil inisatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu
pimpinan
6. Kurang tersedianya staf ahli
KELEMAHAN

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk

membedakan perintah dan bantuan nasihat
1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap 2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang
dalam satu tangan tidak saling mengenal
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpinan staf dan 3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing –
pelaksana masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang
3. Tipe organisasi garis dan tipe fleksibel (luwes) karena penting
dapat di tempatkan pada organisasi besar dan kecil 4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena 5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja
mendapat bantuan pemikiran dari staf anatar pejabat garis dan staf tidak tegas, maka akan
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian menimbukan kekacauan dalam menjalankan wewenang
tugas yang jelas 6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinngi karena yang besar
sesuai dengan spesialisasinya 7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenagan pegawai lini
spesialisasinya 8. Kemungkinan akan terdapat prbedaan interpelasi antar
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas yang diberikan
sehingga menimbukan permasalahan menjadi kompleks.
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan
hanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando
kebawah.Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada
pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan
dengan bentukorganisasi lainnya.
17
 3. Organisasi Garis dan Staf
Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari
pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah bertugas memberikan. Para staf hanya bantuan, saran-saran
dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf
tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak
mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang
perkantoran.
Ciri-ciri organisasi garis dan staf :
1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula
diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai
tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.
4. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe
organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan
pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan
wewenang kepada pimpinan-pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para
pelaksana. Para bawahan/pelaksana akanmendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu
keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.
Ciri-ciri organisasi fungsional :
1. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
2. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
3. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
4. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas
5. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat
dilakukan
KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Pekerjaan seringkali sangat

1. Spesialisasi dilakukan secara optimal membosankan
2. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing 2. Sulit mengadakan perpindahan
3. Produktivitas dan efisiensi dapat karyawan/pegawai dari satu bagian ke
ditingkatkan bagian lain karena pegawai hanya
4. Koordinasi menyeluruh bisa memperhatikan bidang spesialisasi
dilaksanakan pada eselon atas, sendiri saja
sehingga berjalan lancar dan tertib 3. Sering ada pegawai yang
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin mementingkan bidangnya sendiri,
karyawan yang menjalankan fungsi sehingga koordinasi menyeluruh sulit
yang sama biasanya cukup tinggi. dan sukar dilakukan
6. Pembidangan tugas menjadi jelas
5. Organisasi Kepanitiaan
Organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang

1. Segala keputusan dipertimbangkan
masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci
2. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim
berlarut-larut
yang menghambat pelaksanaan tugas
2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena
tanggung jawabnya sama
3. Kreativitas karyawan terhambat dan
sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih
dipentingkan

1. Bagan/Struktur Organisasi Kantor

Struktur organisasi merupakan pola komunikasi dan koordinasi antarbagian atau departemen dalam organisasi agar
tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Lebih lanjut tentang struktur organisasi, Gie (2007)menyatakan

18
bahwa suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh bila memenuhi dua syarat, yaitu efisien dan
sehat.
Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi tersebut memiliki susunan yang logis dan bebas dari
sumber-sumber pergesekan sehingga segenap persatuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara
usaha dengan hasil kerjanya, baikmengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja itu.
Sedangkan struktur yang sehat berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentukyang teratur dimana masing-masing
bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan
keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.
Bila organisasi mengabaikan kedua syarat struktur organisasi tersebut, maka akibatnya adalah sebagai berikut :
1. Organisasi akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak menambah kegiatan yang dilakukan dan
hasilkerja yang dicapai.pemekaran susunan organisasi ini berarti bertambahnya jumlah karyawan, dan besarnya
biaya, sedangkan pembagian kerjanya mungkin tidak akan tumbuh secara wajar.
2. Terjadinya kembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan, kesimpangsiuran dalam pelaksanaan
pekerjaan, dan semakin sukarnya tercapainya koordinasi.
Menurut Soekoco (2007), terdapat 6 macam struktur organisasi yang biasa dijumpai dalm suatu organisasi, yaitu :
1. Struktur Garis
Struktur ini merupakan struktur organisasi yang palig tua dan sederhana, dimana kekuasaan mengalir secara vertikal dari
tngkat paling atas, melalui tingkat menengah dan sampai tingkat bawah. Struktur ini umumnya ditemui pada perusahaan
kecil atau perusahaan yang baru berdiri.
2. Struktur Garis dan Staf
Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi tambahan berupa aktifitas staf ahli yang mendukung
aktivitas sgruktu garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Keberadaan staf ahli dibutuhkan
sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola departemen yang di pimpinnya.
3. Struktur Fungsional
Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan yang mempunyai area spesialisasi sebagai dasar eksistensi
sebuah departemen dan lazim ditemui pada perusahaan kecil dan menengah yang memusatkan mengambil keputusan pada
tingkat tertinggi dari perusahaan.
4. Struktur Produk
Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar
penetapan atau pembuatan struktur orrganisasi sebuah perusahaan. Tiap produk utama diberikan status divisi dan ofisial
tingkat tinggi yang memimpin unit tersebut.
5. Struktur Komite
Struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. beberapa perusahaan melakukan fungsi manajerial,
dimana yang lain hanyalah sebagai penasihat. Struktur komite yang telah menyelesaikan tugasnya akan dibubarkan,
sementara struktur komite lain dalam perusahaan terus berjalan hingga menyelesaikan tugasnya.
6. Struktur Matriks
Struktur ini merupakan struktur terbaru dari senua organisasi yang ada dan paling sering digunakan perusahaan yang
melakukan proyek rumit. Struktur ini mengintegrasikan hubungan vertikal dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah
proyek. Struktur ini melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area fungsional seperti manufaktur,
keuangan, penjualan dan mempekerjakan mereka sebagai tenaga part time atau full time pada sebuah proyek.
Jabatan di Bidang Administrasi Perkantoran
1. Pengertian Jabatan
Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.
2. Jenis Jabatan
1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor
sesuain kebutuhan.
1. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi
manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki
bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.
1. Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan
manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
1. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah
cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
1. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

19
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor
serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi
perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.
3. Analisis Jabatan (Job Analysis)
1. Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan,
bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu
jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli.
 M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian
sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai
kebutuhan akan jabatan tersebut.
 Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang
berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
 Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena
hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.
Langkah-langkah menganalisis jabatan:
1. Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
2. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
3. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
5. Menyiapkan uraian jabatan
6. Menyiapkan spesifikasi jabatan
Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.
1. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan,
wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan
dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi,
hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan
keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu.
Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental,
pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
3. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode
serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan
perusahaan.
1. Metode Analisis Jabatan
Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara
lain sebagai berikut.
 Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun
sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
 Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan
tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut.
 Wawancara (terview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan
mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.
 Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Mengidentifikasi unsur-unsur komunikasi kantor

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
1.Sumber (komunikator)
Sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang,
tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok. Sumber sering disebut pengirim, komunikator, atau dalam bahasa inggrisnya
disebut source, sender, atau encoder.

2.Pesan
Pesan adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan,
informasi, nasihat, atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata message, content,
atau information.

3.Media
Media adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Media dalam komunikasi
massa dapat dibedakan atas dua macam, yaitu :
a. Media cetak, seperti surat kabar, majalah, buku, leaflet, brosur, stiker, buletin, hand out, poster, spanduk, dan
20
sebagainya.
b. Media elektronik, seperti radio, film, televisi, video recording, komputer, elektronik board, audio cassete, dan sebagainya.

4.Penerima (komunikan)
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Dalam proses komunikasi telah dipahami
bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak ada penerima jika tidak ada sumber.
Kenallah khalayakmu adalah prinsip dasar dalam berkomunikasi. Karena mengetahui dan memahami karakteristik penerima
(khalayak), berarti suatu peluang untuk mencapai keberhasilan komunikasi.

5.Pengaruh
Pengaruh atau efek merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan
sesudah menerima pesan. Pengaruh juga bisa diartikan perubahan atau penguatan keyakinan pada pengetahuan, sikap, dan
tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan.

6.Umpan balik
Ada yang beranggapan bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk pengaruh yang berasal dari penerima.
Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meskipun pesan belum
sampai pada penerima.
Misalnya suatu konsep surat yang memerlukan perubahan sebelum dikirim, atau alat yang digunakan untuk menyampaikan
pesan itu mengalami gangguan sebelum sampai ke tujuan. Hal-hal seperti itu menjadi tanggapan balik yang diterima oleh
sumber.

7.Lingkungan
Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni :
a. Lingkungan fisik
Lingkungan fisik menunjukkan bahwa suatu proses komunikasi hanya bisa terjadi kalau tidak terdapat rintangan fisik.
Misalnya geografis. Komunikasi seringkali sulit dilakukan karena faktor jarak yang begitu jauh, di mana tidak tersedia
fasilitas komunikasi seperti telepon, kantor pos atau jalan raya.
b. Lingkungan sosial budaya
Lingkungan sosial menunjukkan faktor sosial budaya, ekonomi, dan politik yang bisa menjadi kendala terjadinya komunikasi,
misalnya kesamaan bahasa, kepercayaan, adat istiadat, dan status sosial.
c. Lingkungan psikologis
Lingkungan psikologis adalah pertimbangan kejiwaan yang digunakan dalam berkomunikasi. Misalnya menghindari kritik
yang menyinggung perasaan orang lain, menyajikan materi yang sesuai dengan usia khalayak. Dimensi psikologi ini bis
disebut dimensi internal.
d.Dimensi waktu
Dimensi waktu menunjukkan situasi yang tepat untuk melakukan kegiatan komunikasi. Banyak proses komunikai tertunda
karena pertimbangan waktu, misalnya musim. Namun perlu diketahui karena dimensi waktu maka informasi memiliki nilai.
1. Comunicator (penyampai)
Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun
kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.

2. Communicate (pendengar)
Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan
ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.

unsur komunikasi3. Message (pesan)

Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat
berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media
Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung.
Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)
Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang
disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.
Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan.
Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.
Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.

21
Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar memberikan respon yan gmnyudutkan
penyaji/komunikator.

Menerapkan etika komunikasi kantor

Berikut ini adalah fungsi etika dalam komunikasi kantor:
1. Keterampilan intelektual
Keterampilan intelektual merupakan fungsi etika dalam komunikasi kantor. Etika berperan penting dalam sebuah
perusahaan. Selain itu, etika di kantor memberikan kenyamanan personil perusahaan, sehingga dapat menigkatkan kinerja
kerja dalam sebuah perusahaan. Keterampilan intelektual seseorang berfungsi untuk memberikan argument yang tepat
dalam melakukan presentasi. (Baca juga: Etika Komunikasi)
2. Bekerja dengan sistematis
Suatu etika yang diterapkan dalam sebuah perusahaan membangun sistem kerja yang baik. Seorang personil perusahaan
akan bekerja secara sistematis apabila ia menerapkan etika. Selain itu, etika juga memberikan kreativitas dalam
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Etika memberikan penyelesaiian pekerjaan dengan teratur dan sesuai dengan etika dan
pedoman perusahaan. (Baca juga: Etika Komunikasi Digital)
3. Mencegah permasalahan
Fungsi etika dalam komunikasi kantor ini dapat mencegah permasalahan dalam kantor. Etika mempersatukan pikiran
personildan saling menghargai menjadi salah satu cara untuk mencegah permasalahan yang ada antara personil maupun
pemimpin di perusahaan. Etika dapat meciptakan kerukunan dalam semua kegiatan di perusahaan yang menerapkan etika
tersebut. (Baca juga: Etika Komunikasi Sosial Media)
4. Membangkitkan motivasi
Etika dapat membangkitkan motivasi personil kantor. Etika yang baik dapat memberikan dampak yang baik pula terhadap
suatu perusahaan. Adanya kerjasama dalam tim, saling menghormati, sopan santun, dan berbicara dengan baik dapat
membangkitkan motivasi seseorang untuk bekerja dengan baik. (Baca juga: Etika Komunikasi Pemasaran)
5. Menumbuhkan loyalitas
Etika dalam komunikasi kantor berfungsi untuk menumbuhkan loyalitas antar sesama personil kantor, baik dari pihak atasan
(pemimpin) ke bawahan (karyawan) maupun dari pihak bawahan ke atasan. Etika ini bisa berupa ucapan terima kasih ketika
diberi pertolongan, meminta tolong ketika mengalami kesulitan, dan lain sebagainya.
Sponsors Link

Contoh-contoh tersebut mencerminkan kesopanan dalam lingkungan kantor. Perilaku tersebut memberikan dampak positif
kepada perusahaan. Selain itu, loyalitas juga dapat dilihat dari cara kita bekerja seperti tidak mencampurasukan urusan
pribadi dengan urusan kantor, menjalani tugas sesuai dengan visi misi perusahaan, dan lainnya. (Baca juga: Etika
Komunikasi Atasan dengan Bawahan)
6. Menciptakan integritas
Etika dapat menciptakan integritas di kantor. Integritas dalam lingkungan kantor adalah sebuah komitmen dalam menjalani
pekerjaan. Integritas berkaitan dengan kejujuran dan tanggungjawab. Integritas tercermin dalam kepribadian seseorang
biasanya berupa sikap, perilaku, etika, kebiasaan, karakter, moral, gaya hidup, etos, dan etiket. (Baca juga: Etika Komunikasi
Antar Pribadi)
7. Memberi batasan-batasan
Fungsi etika berikutnya adalah memberi batasan-batasan, artinya adalah etika dapat memberikan batasan-batasan antara
hak dan kewajiban personil kantor. Etika tidak hanya dimiliki oleh pemimpin perusahaan saja, tetapi etika juga dimiliki oleh
karyawannya. Selain itu, batasan-batasan ini dapat memberikan pengertian antara satu sama lain mengenai batasan
pekerjaan yang akan dikerjakan dan saling menghargai dalam melaksanakan suatu pekerjaan di kantor. (Baca juga: Etika
Public Relations)
8. Menjaga nama baik perusahaan
Citra perusahaan menjadi hal terpenting untuk meningkatkan produktivitas. Etika berfungsi untuk menjaga nama baik
perusahaan. Citra yang baik akan memberikan banyak peluang kerjasama dengan perusahaan lain. Citra baik perusahaan
dapat timbul karena perusahaan tersebut menerapkan etika dalam segala kegiatannya. (Baca juga: Etika Komunikasi Bisnis)
Demikian penjelasan dari beberapa fungsi etika dalam komunikasi kantor yang bisa diterapkan untuk menghasilkan
komunikasi kantor yang efektif.
Fungsi Etika Dalam Komunikasi dikantor
1. Ketrampilan Intelektual
Etika berperan penting dalam sebuah perusahaan. Seorang yang menerapkan etika komunikasi dikantor dengan baik
memiliki ketrampilan intelektual yang baik.
Selain itu, etika komunikasi dikantor memberikan kenyamanan personil perusahaan, sehingga meningkatkan kinerja dalam
sebuah perusahaan. Ketrampilan intelektual seseorang berfungsi untuk memberikan argument yang tepat dalam
melakukan presentasi.
2. Menciptakan Integritas
Etika komunikasi juga dapat menciptakan integritas dikantor. Integritas dalam lingkungan kantor adalah sebuah komitmen
dalam menjalankan pekerjaan. Integritas adalah hal yang berkaitan dengan kejujuran dan tanggung jawab yang tercermin
dalam sikap,perilaku,etika,kebiasaan,moral dan gaya hidup seseorang.
22
Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik
3. Menjaga Nama Baik perusahaan
Citra perusahaan menjadi hal terpenting untuk meningkatkan produktivitas. Etika berkomunikasi berfungsi untuk menjaga
nama baik perusahaan.
Citra yang baik akan memberikan banyak peluang kerjasama dengan perusahaan lain. Dengan menerapkan etika
komunikasi di perusahaan dalam setiap kegiatan maka perusahaan anda akan terkenal memiliki citra yang positif.
4. Menumbuhkan Loyalitas
Melakukan etika dalam berkomunikasi dikantor dapat menumbuhkan loyalitas antar sesama personil kantor,baik pihak
pimpinan perusahaan, sesama rekan kerja sampai pada level karyawan terendah.
Etika berkomunikasi di lingkungan kerja dapat berupa ucapan terima kasih ketika anda mendapatkan bantuan dari orang
lain siapapun mereka.
Mengucapakan kata “Maaf” saat anda melakukan kesalahan baik sengaja ataupun tidak. Selanjutnya adalah mengucapkan
kata “tolong” ketika anda meminta bantuan dari orang lain.
Tiga kalimat tersebut merupakan salah satu contoh yang mencerminkan kesopanan dalam lingkungan kantor. Perilaku
tersebut memeberikan dampak positif kepada perusahaan. Selain itu loyalitas dapat dilihat dari cara kita bekerja sesuai
dengan visi dan misi perusahaan serta tidak mencampur adukan urusan pribadi dan kantor.

Menilai keefektifan komunikasi kantor

Etika Komunikasi Perkantoran terbagi menjadi beberapa yaitu:
1) Etika Terhadap Tamu
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerima tamu.
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Sebelum tamu datang, hendaknya ruangan untuk menerima tamu sudah
diperiksa terlebih dahulu penataannya, khususnya yang berkaitan dengan
kenyamanan, kebersihan, dan kerapihan. Lengkapi juga ruangan tersebut
dengan beberapa perlengkapan, seperti majalah, Koran, brosur, atau katalog
perusahaan.
b. Mendadak ada tugas di luar kantor, sekretaris harus memberitahukan dan
meminta maaf atas keterlambatan kepada tamu (prioritas perlu
dipertimbangkan).
c. Penerima tamu adalah wajah perusahaan. Oleh karena itu, ketika tamu datang
sambutlah dengan segera dan sikap yang ramah. Jangan sekedar menengok ke
samping atau bersikap tidak peduli seolah sedang sibuk melakukan
pekerjaan lain.
d. Jika tamu dating, hendaknya Anda berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
e. Tunjukkanlah sikap bersahabat untuk selalu siap menerima atau memberikan
bantuan.
f. Membukakan pintu untuk tamu. Jika daun pintu bergerak ke arah dalam,
Anda masuk dulu, dorong (buka) pintunya, lalu persilahkan tamu untuk
masuk. Jika daun pintu bergerak keluar, buka pintu lebar-lebar, lalu
persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
g. Ketika menghantar tamu, tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak
tangan ke arah atas dan jari rapat, sebab menunjuk arah dengan telunjuk
adalah sikap yang tidak sopan.
h. Ketika menghantar tamu ke tempat tujuan, jalanlah agak ke depan posisi
badan sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk
memperhatikan jalan tamu.
i. Mempersilahkan tamu duduk, biasanya di tempat yang paling jauh dengan
pintu.
j. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang
sopan. Duduk miring, bersandar pada kursi, atau kaki yang menumpang ke
atas adalah perilaku yang tidak baik.
k. Jika Anda akan memasuki ruang yang di dalamnya sedang ada tamu,
hendaknya Anda mengetuk pintu terlebih dahulu. Setelah masuk, tundukkan
kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian barulah berbicara dengan
orang yang dimaksud.
l. Ketika tamu akan meninggalkan ruangan, bukakan pintu dengan ramah dan
sopan.
2) Etika Berkomunikasi Melalui Telepon
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon.
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut:
a. Selalu siapkan alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan
pesan-pesan yang kita terima dan catatlah pesan tersebut.
23
b. Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, dekatkan dengan telinga
dan mulut agar suara kita jelas terdengar dan dapat menerima suara dengan
jelas.
c. Usahakan suara napas kita teratur dengan baik sehingga pada saat berbicara
tidak terdengar suara mendengus di telepon.
d. Hindari menggunakan kata “Halo” saat membuka percakapan, kata halo
terkesan santai dan kurang formal, sehingga kurang tepat digunakan saat
berkomunikasi via telepon di lingkungan kantor. Kata “Halo” bias diganti
dengan memberi salam kepada penelepon. Contohnya “Selamat pagi, PT
Danareksa di sini” atau “Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa”.
Jika telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat
menjawab sebagai berikut “Dengan Vania, dari bagian pemasaran di sini”.
e. Simaklah pembicaraan penelepon dengan baik, fokus pada hal-hal yang
dibicarakan, jangan bersikap kurang setuju pada pembicaraan, dan hindari
meminta penelepon mengulangi pembicaraan. Contohnya “Maaf Pak, kurang
jelas, bisa diulang?”. Hal ini terkesan kurang sopan, apalagi kita tidak tahu
pasti siapa penelepon tersebut, apakah orang penting, relasi pimpinan Anda,
atau pejabat pemerintah.
f. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berilah kesan
bahwa orang yang bicara diperhatikan, seolah-olah Anda sedang bertemu
langsung dengannya.
g. Berbicaralah dengan tempo suara sedang, tidak terlalu cepat, tidak terlalu
lambat, tidak terlalu keras, dan tidak terlalu pelan sehingga yang dibicarakan
dapat di dengar dan di simak dengan benar.
h. Jika akan menelepon Anda harus tahu dulu orang yang akan dihubungi,
jabatannya, serta nama perusahaannya. Pada saat telepon tersambung, Anda
harus menyebutkan nama dan jabatan orang tersebut. Dengan demikian Anda
terlihat sudah siap melakukan percakapan.
i. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya Anda menanyakan, “Mungkin
masih ada lagi yang bias kami bantu, Pak/Bu?”. Jika tidak ada, segera
ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup. Contohnya, “Terima
kasih atas waktu Bapak/Ibu, Selamat siang”.
Pengertian Efektivitas Komunikasi
Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam
mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi adalah sebagai proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan
melalui media yang menimbulkan akibat tertentu.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Efektivitas Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan yang mampu mencapai
tujuan dari isi pesan tersebut dan memberikan umpan balik (feed back) atau reaksi sehingga pesan pun berhasil
tersampaikan dan menimbulkan sebuah komunikasi yang efektif.
Menurut Jalaluddin Rahmat, efek dapat terjadi pada tataran yaitu:

1. Efek Kognitif, yaitu terjadi jika ada perubahan pada apa yang diketahui, dipahami, dan dipersepsi oleh
khalayak. Efek ini berkaitan dengan transmisi pengetahuan, kepercayaan, atau informasi.
2. Efek Afektif, yaitu timbul jika ada perubahan pada apa yang dirasakan, disenangi, atau dibenci khalayak,
yang meliputi segala yang berkaitan dengan emosi, sikap, serta nilai.
3. Efek Behavioral, yaitu merujuk pada perilaku nyata yang dapat diamati, yang meliputi pola-pola tindakan,
kegiatan, atau kebiasaan tindakan berperilaku.[1]

efektivitas tidak boleh lepas dari: faktor tujuan, faktor manusia, faktor nilai-nilai dan faktor sistem organisasi itu sendiri yang
dihubungkan dengan kondisi waktu, target, jumlah, dan kualitas. Dengan demikian efektivitas ternyata bersifat
multidimensional, sehingg strategi yang dipilih untuk meningkatkan efektivitas tergantung pada kekhususan atau spesifikasi
faktor dari permasalahan yang hendak dipecahkan. Yang perlu digaris bawahi bahwa sesuatu yang efektif belum tentu
efisien, demikian sebaliknya sesuatu yang efisien belum tentu efektif, namun perlu ditegaskan kembali bahwa jika sesuatu
kegiatan atau aktivitas telah terbukti ketidak efektifannya maka tidak perlu lagi mempersoalkan efisiensinya.
Robbins mengemukakan bahwa untuk mengukur efektivitas dapat digunakan empat model pendekatan yaitu: (a)
pendekatan pencapaian tujuan (Goal attainmet), (2) pendekatan sistem yang menekankan stabilitas, (3) pendekatan
konstituensi strategis yang menekankan terpenuhinya tuntutan stakeholder dan (4) pendekatan nilai-nilai bersaing yang
mempertemukan tiga kriteria yaitu human relation model, open system model dan rational goad model.

Komunikasi Efektif
Efektif tidaknya sebuah komunikasi bisa kita lihat dengan indikator sebagai berikut:
a. Perbedaan persepsi

24
 b. Reaksi emosional, emosi ini bisa dalam bentuk marah, benci, mempertahankan persepsi, malu, takut, yang
akan berpengaruh dalam memahami pesan yang sedang disampaikan kepada komunikan. Pendekatan
yang terbaik dalam hubungan emosi adalah menerimanya sebagai dari proses komunikasi dan mencoba
untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.
c. Ketidak-konsistenan komunikasi verbal dan nonverbal yaitu, mencakup semua stimulus dalam suatu
peristiwa komunikasi baik yang dihasilkan oleh manusia maupun lingkungan.
d. Kecurigaan. Seorang komunikan mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umumnya merupakan
fungsi kredibilitas dari pengiriman dan pemikiran dari penerima pesan.[2]

Indikasi Komunikasi Efektif

Steward L Tubbs, mengemukakan bahwa komunikasi dapat dikatakan efektif apabila ada lima indikasi berikut:
1. Pengertian, penerimaan yang cermat dari isi stimulasi seperti apa yang dimaksud oleh komunikator
2. Kesenangan, komunikasi ini juga disebut dengan komunikasi fasis (phatic communication) yang dimaksud
untuk menimbulkan kesenangan. Komunikasi menjadikan hubungan antar individu menjadi hangat, akrab
dan menyenangkan.
3. Pengaruh pada sikap, komunikasi juga sering dilakukan untuk mempengaruhi orang lain, seperti seorang
khotib yang ingin membangkitkan sikap keagamaan dan mendorong jamaah dapat beribadah dengan baik,
atau seorang politisi yang ingin menciptakan citra yang baik kepada publik pemilihnya, dan lain-lain.
4. Hubungan sosial yang makin baik, komunikasi juga ditunjukkan untuk menumbuhkan hubungn sosial yang
baik. Manusia adalah makhluk sosial yang tidak dapat bertahan hidup sendiri, untuk itu manusia selalu
berkeinginan untuk berhubungan dengan orang lain secara positif.
5. Tindakan, tindakan persuasi dalam komunikasi digunakan untuk mempengaruhi sikap persuasif, juga
diperlukan untuk memperoleh tindakan yang dikehendaki komunikator. Dalam hal ini, efektivitas
komunikasi biasanya diukur dari tindakan nyata oleh komunikan.[3]

Aturan Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah suatu faktor yang penting bagi perkembangan hidup manusia sebagai makhluk sosial. tanpa
mengadakan komunikasi, individu manusia tidak mungkin dapat berkembang dengan normal dalam lingkungan sosialnya.
Dalam usaha mengefektifkan komunikasi, Ann Ellenson melakukan penelitian yang menghasilkan aturan bagi pelaksanaan
komunikasi, yaitu;
1. Usahakan sekuat mungkin agar rintangan-rintangan yang telah stereotype adalah suatu sikap pandangan
yang kaku dan tak dapat berubah terhadap aspek-aspek kenyataan, khususnya terhadap seseorang atau
kelompok sosial yang menghalangi komunikasi yang baik, agar dapat dilenyapkan, misalnya rintangan
karena faktor usia, profesi, dan lain sebagainya.
2. Saling mengerti, yaitu antar komunikator dan komunikan berusaha mengerti satu sama lain sebaik-baiknya.
3. Menjadi pendengar yang baik dan tidak berprasangka sebelumnya
4. Usahakan agar pikiran dan pengalaman bisa sejalan dan dapat mengambil keuntungan dari proses
komunikasi tersebut.
5. Berinisiatif untuk memberikan jalan keluar penyelesaian masalah.
6. Menjadi seorang komunikator yang dapat dipercaya sehingga bisa percaya pada komunikan.
7. Memberi motivasi pada komunikan
8. Terbuka dan ramah pada pandangan atau pendapat komunikan.[4]

Prinsip Komunikasi Efektif

1. Prinsip berbicara efektif. Sebuah komunikasi dapat dikatakan efektif apabila menarik untuk didengar, sasaran tercapai
(instruktif, informatif, ajakan/himbauan, argumentatif, dan klarifikatif). Indikasinya adalah jelas artikulasinya, hemat kata-
kata, bahasa yang mudah dimengerti, suara yang enak untuk didengar dan dirasakan.
2. Mendengar dengan aktif. Mendengar adalah hal yang utama dalam berkomunikasi, mendengar dengan aktif berarti
mendengar untuk mengerti apa yang dikatakan dibalik pesan tadi. Brownell menyatakan bahwa, efektifitas mendengarakan
terdapat enam unsur yang dikenal
dengan HURIER (Hearing, Understand, Rembering, Interpreting,Evaluating, Responding).[5]

Hukum Komunikasi Efektif

1. Respect. Sikap hormat dan sikap menghargai terhadap lawan bicara kita. Samuel Johnson mengatakan bahwa “There
will be no RESPECT without TRUST, and there is no trust without INTEGRITY”
2. Empati. Kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.
3. Audible. Dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
4. Clarity. Kejelasan dari pesan yang disampaikan.
5. Humble. Sikap rendah hati adalah unsur sikap untuk membangun rasa mengahrgai orang lain.[6]
efektivitas komunikasi kantor
Agar komunikasi bisa berlangsung efektif, perlu diperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya.

25
Menurut Scoot M Cultip dan Allen dalam bukunya "EffectivePublic Relations",
faktor-faktor tersebut disebut dengan"The Seven Communication". Mari kita simak7 elemen komunikasi yang
efektifberikut ini.

1)Credibility
Kredibilitas berkaitan erat dengan kepercayaan. Ya, seorang komunikator yang baik harus memiliki kredibilitas agarpesan
yang disampaikan dapat tersasar dengan baik. Beberapa hal yang berhubungan dengan kredibilitas misalnya kualifikasi atau
tingkat keahlian seseorang. Contoh, seorang dokter dianggap mempunyai kredibilitas ketika ia menyampaikan hal-hal
tentang kesehatan.

2)Context
Konteks berupa kondisi yang mendukung ketika berlangsungnya komunikasi. Supaya komunikasi berjalan efektif, konteks
yang tepat menjadi hal yang menarik perhatian audiens. Misalnya, berita atau informasi tentang kesehatan janin sangat
sesuai bagi ibu-ibu yang sedang menjalani masa kehamilan.Baca juga:Strategi Segmentasi Pasar yang Sukses

3)Content
Isi pesan merupakan bahan atau ,materi inti dari apa yang hendak disampaikan kepada audiens. Komunikasi menjadi efektif
apabila isi pesan mengandung sesuatu yang berarti dan penting untuk diketahui oleh audiens.

4)Clarity
Pesan yang jelas alias tidak menimbulkan penafsiran yang bermacam-macam adalah kunci keberhasilan komunikasi.
Kejelasan informasi adalah hal penting yang bisa mengurangi dan menghindari risiko kesalahpahaman pada audiens.

5)Continuity and Consistency

Agar komunikasi berhasil, maka pesan atau informasi perlu disampaikan secara berkesinambungan atau kontinyu. Misalnya,
pesan pemerintah yang menganjurkan masyarakat untuk menggunakan kendaran umum dibandingkan kendaraan pribadi
harus selalu disampaikan melalui berbagai media secara terus menerus supaya pesan itu dapat tertanam dalam benak dan
mempengaruhi perilaku masyarakat.

6)Capability of Audience
Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sang penerima pesan memahamidan melakukan apa yang terdapat pada isi
pesan. Dalam hal ini, tingkat pemahaman seseorang bisa berbeda-beda tergantung beberapa faktor, contohnya latar
belakang pendidikan, usia ataupun status social.

7)Channels of Distribution
Selain berbicara secara langsung kepadaaudiens, ada cara lain untuk berkomunikasi, yaitu menggunakan media. Bentuk-
bentuk media komunikasi yang biasa digunakan saat ini adalah media cetak ataupun elektronik. Pertimbangkan secara
matang pemilihanmedia yang sesuai dan tepat sasaran agar tidak terjadi komunikasi yang sia-sia.Beberapa elemen di atas
merupakan faktor pendukung agar komunikasi dapat bejalan dengan efektif.
Dengan mengombinasikan elemen-elemen pendukung komunikasi, maka pesan yangdisampaikan dapat berhasil dan
mampu mengubah sikap dan perilaku seseorang
Mendeskripsikan azas-azas tata ruang kantor
ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling
melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu
lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu
beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak
membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat
diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

26
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah
dengan mudah dan cepat.
Asas tata ruang kantor
Adapun asas-asas tata ruang kantor yang perlu anda perhatikan, yaitu :
 Asas jarak terpendek. Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan
tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
 Asas rangkaian kerja. Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan
yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
 Asas penggunaan seluruh ruangan. Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan
menyebabkan pemborosan dan tidak efisien

Menilai tata ruang kantor

TATA RUANG KANTOR DAN LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR

1. Pengertian Tata Ruang Kantor

 Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan
kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
 Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada
luas lantai yang tersedia.
Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan ruangan secara
terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja
perkantorandengan biaya yang layak.

Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren
pekerjaan di masa depan, yaitu :

 Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam
beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor
berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam
perencanaan layout.
 Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan
kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di
mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak
rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap
disediakan.
 Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan
ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

2. Manfaat Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan
yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang
seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
27
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu
kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja
dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu

3. Asas Tata Ruang Kantor

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan
bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa
diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang
memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis
lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas
ini dijalankan sejauh mungkin.

b. Asas mengenai rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang
menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu
pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur
atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses
itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau
berbentuk huruf L atau U.

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua
ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas
maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang
terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat
besar.

4. Macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :

1. Tata ruang kantor terpisah / tertutup Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-
bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan.

Contoh Ruang Kantor Tertutup

Keuntungan tata ruang kantor tertutup adalah:

a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
28
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor tertutup :

a. Komunikasi langsung anatar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi
berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan
lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata ruang kantor yang terbuka

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut
tanpa dipisahkan oleh penyekat
Contoh Ruang Kantor Terbuka :

Konsep Kantor Terbuka Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran
adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya.
Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur
organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi.
Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara
tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan
masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan
fisik kantor yang mendukung tugasnya.
Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah
privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat
perhatian.
Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing
pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.
Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai.

Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka :

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai

2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

 Kelebihan dan kekurangan Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :

1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.

2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia. 4.
meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan
emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi

29
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis 3. Kurang efektif
bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.

3. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini
mengusahakan agar lingkungan bener-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam
pemanfaatan ruangan. Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperlukan sebuah perencanaan. Perencanaan ini
sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah
layout membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang
dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan
akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara
lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas
kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya
perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan
organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau
vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan
menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun
crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang
wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang
sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan
melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh
pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan
yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang
berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara
mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu
perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian
kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah
pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar
dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke
area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran.

Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan
positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Prinsip layout yang efektif Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada
beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain :
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya
crisscrossing dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih
tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing
individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol suara
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

30
  Area khusus Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran, yaitu :
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan
pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan
berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di
kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang
representative.

b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan
membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan
ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang
menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya
kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya..
dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang
berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen
dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu
gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area :
i. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan diteruskan pada area seleksi.
ii. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju.
iii. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya
terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang
diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah
mengaksesnya.

Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor :

1. Cahaya. Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai,
karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak
ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus
bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan. Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti
lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering
digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan
mata. Untuk membantu perusahan memasang sistem penerangan yang efektif, menurut Borden dan Diemer (2001), ada
parameter yang dapat digunakan mengukur efktivitas pencahayaan di kantor:
o Visibilitty Pegawai harus dapat melihat dengan nyaman dan jelas
o Fokus Pencahayaan harus dapat membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang
diembennya dengan membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembannya dengan
membuat terang tempat kerja utama pegawai, di sisi lain menguragi intesitas cahaya pada area yang tidak berhubungan
dengan pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat menjadikan pegawai lebih fokus pada pekerjaannya.
o Image Bagaimana mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan secara tepat? Kita dapat membedakan
pengaturan cahaya di kantor perusahan besar dengan kantor yang menempati ruko, atau tempat kerja direktur dengan
tempat kerja supervisor. Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai.

Beberapa saran dari Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain sistem pencahayaan pada area sekitar
layar monitor, antara lain:
1. Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahya alami mengenai layar monitor.
2. Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya myang mengenai layar monitor dianggap
terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau pegawai akan menyesuaikannya dengan mengeser layar monitor.
3. Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau.
4. Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.
5. Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan memaskimalkan jumlah cahaya tidak langsung
pada area komputer.

31
6. Menggunakan layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung.

2. Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya
warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat
lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan
mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah,
kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang
gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh
warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penelitian warna-warna yang
digunakan dengan gedung perkantoran yaitu : 88% warna putih 88% campuran warna putih dan hijau 83 % warna abu-abu
81 % warna gading Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang
bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan
produktivitas diperlukan warna putih.

3. Udara. Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga
dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas
mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada
beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat
diminimalkan . Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

4. Suara

Mengidentifikasi manfaat tata ruang kantor

Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Manfaat penataan ruang kerja
Upaya penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga dapat mencapai kondisi
yang memuaskan kedua belah pihak. Manfaat yang akan diperoleh antara lain :
 Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, higienis, aman dan menyenangkan bagi
semua orang.
 Meningkatkan moral karyawan jauh ke depan
 Menghapuskan berbagai jenis pemborosan dengan mengurangi kegiatan misalnya mencari-cari peralatan kerja,
mempermudah gerak kerja,m serta mengurangi kelelahan karena harus mencari berkas atau dokumen.
 Membantu karyawan dalam mencapai disiplin pribadi. Karyawan dengan disiplin pribadi selalu melaksanakan tugas
dengan cepat, tepat dan akurat.
 Menampilkan pribadi karyawan yang cekatan dan professional.
 Menghilangkan pemborosan pemakaian bahan dalam proses pekerjaan.
 Menunjukkan berbagai ketidakwajaran, seperti cacat produksi atau hasil kerja , gagalnya fungsi alat-alat kerja.
 Mengurangi gerak kerja yang tak bernilai tambah, berjalan jauh atau gerak kerja dengan ketegangan yang
menimbulkan kelelahan.
 Memperjelas jalur kerja untuk menghindari kelambatan waktu penyerahan. Semua itu lebih mudah dipantau secara
visual, sehingga penyelesaiannya tidak bertele-tele.
 Membuat masalah kualitas menjadi jelas
 Meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi

Mengidentifikasi fasilitas kantor

Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor

32
Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung pada jenis usaha dan besar-
kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan
peralatan, perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya.
1. Sarana kantor
a. Perabot kantor
b. Peralatan/perlengkapan kantor
c. Mesin-mesin kantor
d. Pesawat kantor
e. Interior kantor
2. Prasarana kantor
a. Penambahan nilai estetis
b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar
c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial
d. Perwujudan prestasi perusahaan
e. Peningkatan wujud apresiasi seni

D. Pemeliharaan Fasilitas Kantor

Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai berikut.
1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui oprasi fasilitas secara tepat
2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi
3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan
4. Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi
5. Menjaga keamanan peralatan

E. Lingkungan kantor
Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang memperngaruhi perkembangan kehidupan manusia baik
langsung maupun tidak langsung. Lingkungan kantor itu mencakup lingkungan fisik kantor dan lingkungan sosial kantor.
1. Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.
Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.
2. Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan antarorang yang terlibat dalam kantor
Lingkungan sosial kantor menunjukkan pada hubungan antarorang yang terlibat di dalam kantor. Berdasarkan sasaran
komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat
dibedakan menjadi beberapa macam berikut ini.
a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa/istilah/ungkapan yang
digunakan harus merujuk pada kondisi formal.
b. Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik antarteman sejawat maupun dengan
bawahan.
c. Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan personil-personil dalam lingkup satu kantor.
d. Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak perusahaan/organisasi dengan pihak diluar lembaga kerja
perusahaan/organisasi tersebut.
e. Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi.
f. Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman sejawat atau sesama pegawai.
Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah :
a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan
lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat
administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

33
 d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela,
penerangan, dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan
dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Menganalisis kebutuhan fasilitas kantor
Menerapkan prinsip ergonomi
12 prinsip ergonomi, yaitu sebagai berikut:
 Bekerja dalam posisi atau postur normal.
 Mengurangi beban berlebihan.
 Menempatkan peralatan agar selalu berada dalam jangkauan.
 Bekerja sesuai dengan ketinggian dimensi tubuh.
 Mengurangi gerakan berulang dan berlebihan.
 Minimalisasi gerakan statis.
 Minimalisasikan titik beban.
 Mencakup jarak ruang.
 Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.
 Melakukan gerakan, olah raga, dan peregangan saat bekerja.
 Membuat agar display dan contoh mudah dimengerti.
Prinsip-prinsip tersebut adalah kegunaan, keamanan, kenyamanan, keluwesan, dan kekuatan.
a. Kegunaan (utility), artinya produk yang dihasilkan dapat dimanfaatkan seseorang untuk mendukung aktivitas atau
kebutuhan secara maksimal tanpa mengalami kesulitan atau masalah dalam penggunaannya.
b. Keamanan (safety), artinya produk yang dihasilkan dapat digunakan dapat dimanfaatkan tanpa risiko membahayakan
keselamatan atau menimbulkan kerugian bagi pemakai.
c. Kenyamanan (comfortability), artinya produk yang dihasilkan dapat digunakan dengan pas atau tidak menganggu dalam
beraktivitas, bahkan diupayakan dapat mendukung aktivitas seseorang.
d. Keluwesan (flexibility), artinya produk yang dihasilkan sedapat mungkin bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan dalam
berbagai kondisi atau dapat memiliki fungsi ganda.
e. Kekuatan (durability), artinya produk yang dihasilkan harus awet atau tahan lama dan tidak mudah rusak jika digunakan.

Contoh penerapan prinsip-prinsip ergonomi dalam pembuatan produk kerajinan tekstil seragam kantor adalah sebagai
berikut.
- Kegunaan (utility): kemeja diberi kancing untuk memudahkan dalam mengenakan dan melepasnya.
- Keamanan (safety): saku baju diberi tutup dan dan kancing agar benda yang berada di saku tidak mudah jatuh.
- Kenyamanan (comfortability): kain yang digunakan dipilih dari bahan yang seratnya lembut, sejuk, dan menyerap keringat
- Keluwesan (flexibility): baju diberi saku untuk menyimpan pulpen atau benda-benda kecil yang lain.
- Kekuatan (durability): bahan baju dipilih dari bahan yang awet dan dijahit dengan baik dan kuat.

Manfaat penerapan prinsip ergonomi di tempat kerja yaitu :

1) Mengerti tentang pengaruh dari suatu jenis pekerjaan pada diri pekerja dan kinerja pekerja
2) Memprediksi potensi pengaruh pekerjaan pada tubuh pekerja
3) Mengevaluasi kesesuaian tempat kerja, peralatan kerja dengan pekerja saat bekerja
4) Meningkatkan produktivitas dan upaya untuk menciptakan kesesuaian antara kemampuan pekerja dan persyaratan
kerja.
5) Membangun pengetahuan dasar guna mendorong pekerja untuk meningkatkan produktivitas.
6) Mencegah dan mengurangi resiko timbulnya penyakit akibat kerja
7) Meningkatkan faktor keselamatan kerja
8) Meningkatkan keuntungan, pendapatan, kesehatan dan kesejahteraan untuk individu dan institus
keuntungan melakukan penilaian ergonomi di tempat kerja yaitu :
1) Mengurangi potensi timbulnya kecelakaan kerja
2) Mengurangi potensi gangguan kesehatan pada pekerja
3) Meningkatkan produktivitas dan penampilan kerja
Mengoperasikan menu surat masal pada aplikasi pengolah kata
Untuk membuat surat masal pada microsoft office word, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buat template surat yang akan dibuat surat masal
2. Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
3. Pada popup menu, pilih Type New List.

34
 4. Selanjutnya akan muncul jendela new address list, klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang
anda buat.

5. Hapus data yang ada pada field name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field
sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk
memudahkan menghapus data field.

6. Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela new address list. kemudian anda akan dibawa pada folder dimana
database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.

7. langkah selanjutnya, buka folder dimana database anda tersimpan. Database yang tersimpan biasanya mempunyai
format access.

8. Isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.

9. Selanjutnya buka lembar kerja ms word anda, dan klik preview result untuk melihat hasilnya.

10. Selamat mencoba dan semoga berhasil.

11. Klik anak panah kekanan atau kekiri pada preview result untuk melihat surat masal dengan nama yang lain.

Mengedit dokumen menggunakan track changes pada aplikasi pengolah kata

Track Changes adalah salah satu fitur Word yang sangat berguna bagi penyunting dan korektor. Langkahnya sederhana saja,
di Word 2003, klik Tools-> Track Changes. Di Word 2007, klik Review-> Track Changes.

35
Mohon maaf, screenshot-nya hanya untuk versi 2003. Demikian pula semua langkah yang saya uraikan di sini. Untuk versi
2007 dapat dibaca di web Microsoft.
File yang lengkap dengan koreksian dan warna berbeda itu disebut tampilan Final Showing Mark Up. Untuk melihat naskah
aslinya, arahkan mouse ke toolbar itu dan klik Original (lihat gambar).

Karena fitur ini menjadikan berat sewaktu bekerja (loading-nya relatif lama apabila file-nya panjang), klik tampilan Final
seperti gambar di bawah ini.

Track Changes memudahkan kita melihat siapa mengerjakan yang mana. Warna koreksian tiap penyunting berbeda.

Catatan: bila kita memiliki komputer lebih dari dua, atau pindah komputer, otomatis warna koreksiannya pun akan
lain. Nama pun bisa berubah, kecuali kedua komputer kita dinamai sama.
Warna koreksian ini umumnya merah, namun dapat diubah sendiri. Caranya, arahkan mouse ke menu Show (lihat gambar)
lalu klik Options. Silakan pilih warna sesuai keinginan, lalu klik Ok.

Memecah File Ber-Track Changes

Anda yang terbiasa menggunakan fitur track changes sewaktu menyunting tentu tahu bahwa mengaktifkan ini dapat
menjadikan file berat sekali, termasuk ketika berpindah halaman (scroll up–scroll down). Oleh sebab itu, ketika menyunting,
amat dianjurkan dipecah berdasarkan bab.
Bagaimana kalau file tersebut sudah terlanjur dikerjakan…katakanlah 20 halaman dari total 150 halaman? Bila dicopas
begitu saja ke dokumen baru, sudah pasti track changes-nya hilang. Sedangkan jika sisa 130 halaman yang belum dikerjakan
di-delete manual, akan tetap terlihat garis-garis merah (atau warna lain, tergantung setting) sangat panjang sebagai jejak
penghapusan. Ini mengganggu, dan tentu saja file tetap berat.
Begini cara menyiasatinya.
1. Klik Save As, buat nama file baru, misalnya “Editan I’.
2. Matikan Track Changes. Pada Word XP, klik Tools-Track Changes.
3. Baru hapus halaman-halaman yang tidak ingin disertakan tadi.
4. Save.
Jejak kerja tidak hilang, sisanya terhapus tanpa coreng-moreng track changes.

Menggabungkan Hasil Editan Ber-trackchanges Menjadi Satu Dokumen

Kadang hasil suntingan diminta disetorkan dalam pecahan bab, dijadikan satu file, atau keduanya. Sependek pengetahuan
saya, menjadikan satu di akhir pekerjaan mempermudah proses pengecekan ulang. Tapi jika dilakukan manual dengan copy
paste bab demi bab, rasanya melelahkan dan berpotensi terlewat. Lalu saya cari di Google, ternyata ada caranya di sini.
Sama dengan menyalin isi satu bab saja, track changes harus dimatikan dulu agar hasil editan terbawa dan tetap kelihatan.
Hasilnya seperti di bawah ini:

Bila track changes tidak dimatikan sebelum klik Insert Object, hasilnya akan tumpang tindih seperti ini:

36
[Word 2003] Ketika Copas Teks Original dan Final Tak Berbeda
Belakangan ini, ada satu keruwetan Track Changes yang tak kunjung dapat saya atasi. Untuk kebutuhan catatan
koreksi/masukan penerjemah, saya harus copas teks sebelum disunting dengan view Original kemudian teks pascasunting
dengan view Final.
Ternyata hasilnya sama saja, yang muncul teks hasil sunting. Saya coba Final Showing Mark-up dan Original Showing Mark-
up, nihil. Cara yang dipakai terpaksa ribet, copas dari teks asli (yang tidak saya save as [nama file]_edited) dengan
pembanding yang memenuhi layar seperti ini.
Rupanya ada jalan keluar, yang disarankan Kang Muhammad Imansyah. Langkahnya sbb:

View Original, soroti teks, Ctrl + C seperti biasa.

Buka file baru, klik Toolbar Edit->Paste Special

Muncul opsi seperti ini, pilih Unformatted Text-> Ok

Berhasil.
Ternyata masih banyak yang tidak saya ketahui tentang Word. Danke, Kang Iman:)
Ada lagi trik supaya file Track Changes tidak terlalu berat dan tampilannya lebih rapi, yaitu menggunakan fitur inline dan
bukan Balloon.

Mengoperasikan menu pembuatan tabel pada aplikasi spread sheet

37
  Buat dokumen Microsoft Excel baru kemudian klik menu Insert – Table.

Info Menarik: Google Serius Jajaki Rencana Membuka Versi Lokal Toko Aplikasi di Tiongkok

 Biarkan saja jendela perintah yang muncul, jangan di klik. Tandai baris dokumen dengan cara mengklik dan tahan
lalu tarik di sepanjang baris dan kolom sesuai dengan jumlah yang Anda inginkan. Baru kemudian klik tombol OK di
jendela perintah.

 Selesai, tabel Anda sudah jadi. Sekarang tinggal memasukkan angka-angkanya.

Membuat Tabel di Dokumen Jadi dengan Border

Cara membuat tabel di Microsoft Excel yang sudah jadi sedikit berbeda dengan membuat tabel di dokumen kosong,
walaupun bisa saja memakai cara di atas tapi akan lebih sulit. Menurut hemat saya akan lebih mudah bila kita
menggunakan border saja untuk menggantikan tabel.

38
  Buka dokumen Microsoft Excel Anda, anggap saja datanya seperti ini. Blok atau tandai semua baris dan kolom yang
terdapat data di dalamnya.

Info Menarik: [Panduan Pemula] Mengaktifkan Fitur ‘Filter Call + SMS’ Pada Perangkat Windows Phone

 Kemudian klik tanda ikon menu Border kemudian pilih All Borders atau Outside Borders. All Borders untuk memberi
garis border di semua tabel sementara Outside Borders hanya garis luar data yang Anda tandai.

 Hasil akhirnya seperti ini. Anda bisa juga memilih jenis garis menggunakan langkah di atas, pilih opsi Line Style atau
merubah warna garis dengan opsi Line Color.

39