Anda di halaman 1dari 24

Analisa Lingkungan Internal SI/TI satu dengan yang lainnya.

Penerapan
Perusahaan ERP dilakukan karena memiliki
Dengan perkembangan teknologi yang berbagai macam keuntungan, antara
begitu cepat saat ini, maka PT Pos lain adalah
Indonesia juga harus ikut mengikuti
perkembangan teknologi tersebut. Baik
itu dari perangkat piranti keras maupun
dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini
dibuktikan dengan diterapkannya system
terintegrasi ERP ( Enterprise Resource
Planning ) didalam perusahaan. Namun,
perkembangannya belum maksimal,
karena tidak didukung dengan perangkat
keras (hardware ) yang memadai.
Perkembangan teknologi internet yang
semakin pesat membuat komunikasi
secara tradisional seperti surat mulai
ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan
meningkatkan pelayanan bagi penduduk
desa yang masih belum mengikuti
perkembangan teknologi sekarang ini.

Pada saat ini PT. Pos Indonesia


mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi
3 modul, yaitu :
 bagian finance yang mencakup bagian
keuangan perusahaan

 bagian marketing dan promosi yang
mencakup data – data pemasaran

 bagian operasional yang mencakup mulai
dari kegiatan operasional perusahaan.

Aplikasi yang telah dimiliki


perusahaan saat ini telah terintegrasi
terintegrasinya sistem satu dengan yang
• Monitor Flat 15"
lainnya sehingga dapat meningkatkan
• LAN card
efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat
SDM • Processor Intel Pentium
memperlancar proses bisnis dan
IV 1,6 GHz
menghemat waktu. Aplikasi yang
• Memory 128 MB DDR
digunakan perusahaan adalah aplikasi
• Hard disk 40 GB
menggunakan visual basic. Penerapan
• Monitor Flat 15"
ERP menggunakan software orlandsoft,
• LAN card
aplikasi bagian finance, marketing dan
Promosi • Processor Intel Pentium
promosi maupun operasional
menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di
dalam perusahaan juga masih
menggunakan aplikasi yang menggunakan
microsoft excel untuk pembuatan laporan.

Spesifikasi Hardware dan Software


Perusahaan
Berikut ini adalah daftar spesifikasi
hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia,
berdasarkan hasil survei dan observasi
langsung :

Divisi Hardware Jumlah


Teknologi dan Sarana Processor Intel Pentium 3
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
Keuangan • Processor Intel Pentium 3
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB DDR
• Hard disk 40 GB
• Monitor Flat 15"
• LAN card
Kepala wilayah •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card

Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 1


2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card
Mail Server •Processor Intel Pentium IV 1 dan keuangan
3,2 GHz
•Memory 1 GB DDR
•Hard disk 60GB
•Monitor Flat 15"
•LAN card

UPS 500Wat 1
Database Server •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•Memory 1 GB DDR
•Hard disk 60 GB
•LAN card
Printer Canon S200 4
Swicth 8port,16port,24port 4

Berikut ini adalah daftar spesifikasi


Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia,
berdasarkan hasil survei dan observasi
langsung :

Divisi Aplikasi Support Sistem


Teknologi dan Sarana •laporan barang masuk dan Aplikasi Excel
barang keluar Microsoft Word 2003
Keuangan • Laporan keuangan Aplikasi Excel
• Penggajian Karyawan Microsoft Word 2003
SDM •Laporan penerimaan dan Aplikasi Excel
pengeluaran karyawan Microsoft Word 2003
Promosi • Laporan penjualan barang Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Kepala wilayah • laporan database karywan Aplikasi Excel
Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan menyediakan informasi
Aplikasi seputar fasilitas
Excel
yang disediakan kantorWord
Microsoft pos seperti
2003 paket
Deputi Operasi • Laporan keuangan pos, wesel, Aplikasi
hybrid mail, serta layanan-
Excel
layanan lainMicrosoft
yang disediakan
Word 2003juga
Deputi Umum • Laporan keuangan informasi seputar tarif-tarif
Aplikasi Excel yang
diperlukan. Microsoft
Pengendalian
Word Internal
2003
Menurut SAS 78 :
1. Otorisasi transaksi
Prosedur transaksi merupakan

Aplikasi pengendalian yang memastikan


bahwa karyawan perusahaan hanya
memproses transaksi yang sah
1. Sistem Informasi Pembelian
dalam ruang lingkup otoritas yang
Sistem informasi ini digunakan oleh
telah ditentukan.
bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli
seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem informasi ini sudah
terintegrasi dengan bagian keuangan.

2. Sistem Informasi SDM


Sistem informasi ini digunakan pada
bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia seperti pendataan
karyawan, absensi, pelatihan karwan,
pemberian Sistem informasi ini belum
terintegrasi dengan bagian lain.

3. Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki
website sendiri. Pada website ini
Dalam siklus pendapatan : 2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari
tugas pembukuan aktiva
Tujuannya untuk memastikan
3. Perusahaan harus terstruktur sehingga
transaksi yang valid yang akan
tindak memerlukan kolusi dua
diproses. Dalam siklus
atau lebih individu.
pendapatan otorisasi diperlukan
Berbasis Komputer : Dalam
untuk :pemrosesan pesanan
sebuah lingkungan CBIS
penjualan, kebijakan retur barang.
sebuah program komputer
Manual : Pihak manajemen dan
dapat melakukan banyak tugas
auditor harus bisa memverifikasi
yang tidak dapat dilakukan
transaksi penjualan apakah sudah
dalam lingkungan manual.
sesuai dengan otoritas yang
3. Pengawasan
ditetapkan oleh perusahaan.
Asumsi yang mendasari pengendalian
Berbasis Komputer : Semua kebijakan
pengawasan adalah bahwa perusahaan
otorisasi sudah terupdate dalam suatu
mempekerjakan personel – personel yang
sistem komputer yang teritegrasi dan
kompeten dan dapat dipercaya. Dalam hal
sesuai dengan pihak manajemen, jadi
ini, perusahaan biasanya menggunakan
tidak perlu dilakukan pengawasan secara
supervisor untuk menjalani pengawasan.
langsung. Namun, apabila terjadi error
Dengan supervisi kepada karyawan yang
pada sistem dibutuhkan pengendalian
mempunyai potensi untuk melakukan
khusus.
sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan
2. Pemisahan Tugas
dapat melakukan antisipasi dalam
Para individu diberikan tanggung
sistemnya.
jawab untuk hanya melakukan
Manual : perusahaan bisa mengefisiensi
aspek-aspek terbatas dari transaksi
pengawasan karena satu manajer dapat
perusahaaan
mengawasi berbagai pengawasan. Hal ini
Dalam siklus pendapatan : Memastikan
ditunjang dengan adanya perekrutan
tidak ada satu orang atau departemen yang
memproses karyawan yang kompeten dan dapat
secara keseluruhan dipercaya. Perusahaan juga bisa
Manual : melakukan pengendalian secara langsung.
1. Bagian yang mengotorisasi transaksi Berbasis Komputer : tingkat
harus terpisah dengan bagian yang
pengendalian pengawasan jauh lebih
memproses transaksi
besar dibandingkan sistem manual
dikarenakan perkembangan teknologi
yang pesat dibutuhkan karyawan yang
memiliki
keahlian khusus dan dapat dipercaya otoritas. Akses-akses yang tidak
disebabkan adanya pembatasan akses. terkendali membuat aktiva perusahaan
Hanya orang-orang tertentu yang bisa terekspos atau berada dalam posisi yang
mengakses, dan teknologi bisa diakses tidak terlindungi dari penggelapan,
kapanpun dan dimanapun sehingga bisa penggunaan yang ilegal, pencurian dan
luput dari pengawasan secara langsung. perusakan. Manual : Pengendalian akses
4. Catatan Akuntansi atas informasi mencakup pembatasan
Catatan akuntansi menjadi jejak audit akses ke dokumen yang mengendalikan
untuk informasi – informasi penting yang aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan
dapat digunakan untuk menelusuri buku besar.
transaksi dari saat dimulai sampai pada Berbasis Komputer : karena semua
disposisi terakhir. catatan terdapat dalam satu sistem
Manual : Dokumen, jurnal dan sehingga perlu ada pengendalian
buku besar harus membentuk jejak dari ancaman penipuan komputer
audit yang memungkin auditor yang dilakukan oleh oknum yang
independen untuk menelusuri memiliki keahlian dan akses yang
transaksi. tidak terbatas dan pengendalian dari
– pre-numbered source documents bencana alam.
– special journals 6. Verifikasi Independen
– subsidiary ledgers Adalah pemeriksaan independen
– general ledger terhadap sistem akuntansi untuk
– files mengidentifikasi kesalahan dan salah
Berbasis Komputer : karena dokumen tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan
disimpan secara magnetis, maka akuntan dan memverifikasi kebenaran dan
dan auditor harus memahami prinsip- kelengkapan dari prosedur yang
prinsip operasional dan manajemen dilaksanakan oleh orang lain dalam
data;harus menjalankan update buku besar sistem
umum. Manual : Pengendali verifikasi
5. Pengendalian Akses independen dalam siklus pendapatan
antara lain:
Akses aktiva perusahaan harus dibatasi
hanya pada personel yang memiliki
• Dep.Pengiriman memverifikasi  Informasi antar divisi dilakukan dengan
bertatap muka langsung
bahwa barang yang dikirim ke 
pelanggan dari gudang sudah benar  Tempat penyimpanan data tiap divisi
berbeda-beda
dalam jenis dan jumlahnya. 
 Otorisasi penerimaan atau pengeluaran
• Departemen penagihan mencocokan kas dilakukan dengan tanda tangan
pemberitahuan pengiriman dengan faktur manual
penjualan untuk memastikan bahwa Berbasis Komputer/CBIS :
pelanggan ditagih sesuai dengan barang  Penerimaan dan Pengeluaran
yang dikirimkan pendapatan dicatat dengan
• Dep. General Ledger mencocokan komputerisasi sehingga control dapat
voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai
dilakukan dengan mudah.
departemen. Dep. 
 Penerimaan pendapatan dapat dilakukan
General Ledger dapat mendeteksi berbagai
via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
jenis kesalahan dari proses akuntansi. 
Berbasis komputer : melakukan  Kas / pendapatan di simpan di bank
sehingga control atas kas lebih terjamin
evaluasi pengendalian terhadap 
 Bukti transaksi yang terstandarisasi
aktivitas pengembangan dan
sehingga semua divisi dapat menerima
pengendalian sistem.
informasi yang sama dari bukti tersebut

 Absensi karyawan yang
I. PENGENDALIAN SISTEM
OPERASI terkomputerize sehingga dapat
Manual : terintegrasi ke bagian SDM sebagai

 Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan informasi kehadiran untuk penilai


dicatat secara manual kinerja karyawan.

 Penerimaan pendapatan hanya melalaui
tunai dengan cara langsung datang ke
kantor pos

 Pendapatan disimpan di bendahara
perusahaan, disimpan di brankas

 Bukti transaksi dibuat dengan
tulis tangan, atau diprint tapi
dengan form yan belum
terstandarisasi

 Absensi karyawan dengan cara manual

 Informasi antar divisi dapat dilakukan – general ledger
secara intranet/internet karena – files
penyimpanan data semua divisi dalam
satu server storage, selain itu aplikasi Berbasis Komputer : karena dokumen
antar divisi sudah terintegrasi dengan disimpan secara magnetis, maka akuntan
aplikasi dan auditor harus memahami prinsip-

ERP prinsip operasional dan manajemen

 Hardware dan software tiap divisi data;harus menjalankan update buku besar
dirancang sesuai kebutuhan
 umum.
 Otorisasi dapat dilakukan secara intranet
dengan tanda tangan digital
 III. PENGENDALIAN STRUKTUR
 Hak akses gudang data dibatasi sesuai ORGANISASI
kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi Tujuan dibentuknya struktur organisasi
kata sandi agar lebih aman dalam
adalah untuk membentuk spesialisasi
pencarian data
 setiap fungsi dalam organisasi dan
 Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mencegah terjadinya tugas ganda.
mudah sehingga memudahkan dalam
jejak audit PT. Pos Indonesia menggunakan sistem
organisasi berbentuk garis dimana setiap
II. PENGENDALIAN MANAJEMEN bawahan hanya menerima perintah dari
DATA seorang atasan saja dan bertanggung
Catatan akuntansi menjadi jejak audit jawab kepada atasan yang secara langsung
untuk informasi – informasi penting yang berada di atasnya sehingga tidak terjadi
dapat digunakan untuk menelusuri satu orang bawahan memperoleh
transaksi dari saat dimulai sampai pada pendelegasian wewenang yang berbeda
disposisi terakhir. dari dua atasan.
Manual : Dokumen, jurnal dan
buku besar harus membentuk jejak
audit yang memungkin auditor
independen untuk menelusuri
transaksi.
– pre-numbered source documents
– special journals
– subsidiary ledgers
Manual : Pada umumnya kegiatan e. Mengawasi dan memberikan
dilakukan secara manual dengan tanpa persetujuan pengeluaran dan
ada system berbasis computer yaitu penerimaan kas agar sesuai dengan
dilakukan secara otorisasi transaksi anggaran yang sudah di tetapkan.
maupun secara langsung antar
departemen atau bidang yang memang f. Mengadakan penilaian prestasi
pelaksanaannya secara teknis masih kerja bawahannya berdasarkan
dilakukan tanpa menggunakan laporana yang di terima
perangkat computer. bawahannya.

1. Kepala Kantor : g. Mengadakan hubungan dengan


pihak luar terutama mengenai
a. Mengawasi kegiatan penjualan, hal-hal yang menyangkut
keuangan, pembelian, administrasi dan kebijaksanaan lainnya yang
umum keadaan kegiatan sesuatu yang bersifat umum.
terpadu dalam rangka pencapaian
tujuan perusahaan. 2. Bagian Pelayanan Pos Plus :

b. Melakukan pengolahan data, analisis dan a. Menerima / menyelesaikan pengaduan


pelanggan.
evaluasi atau hasil usaha dalam rangka
meningkatkan daya guna dan hasil guna
milik perusahaan.

c. Secara periodic mengawasi system


pengawasan internal dan melaksanakan
pemeriksaan.

d. Memberi masukan kepada staf untuk


perbaikan atau penyempurnaan peraturan,
ketentuan, sitem prosedur maupun
administrasi yang pada umumnya berlaku
pada perusahaan.
b. Memeriksa pertanggungan pengaduan. e. Memeriksa pencocokan
c. Memeriksa laporan pengaduan ditambah surplus minus tabungan
lampiran serta memeriksa penyimpangan Batara dan tabungan
jasa layanan pos. Budaya,serta
d. Mengevaluasi tugas pos plus. menandatangani laporannya.
e. Merencanakan perbaikan –perbaikan. f. Memerikasa pembukuan Tabungan
f. bagian pelayanan ritel/ keagenan. Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan
Kredit Usaha Keluarga Sejahtera
3. Bagian pelayanan ritel/ keagenan : (KUKESRA) yang akan dicocokan
dengan bagian akuntansi, memeriksa
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan laporan surplus TAKESRA dan
dokumen sumber setelah diyakini akan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46,
kebenarannya.
serta menandatangani laporannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian
g. Memeriksa kebenaran dan
peleyanan retail / keagenan dan menandatangani laporan pension.
dokumen sumber yang berkaitan dengan
mutasi pada ahli yang berkaitan. 4. Bagian Filateli :
c. Memeriksa dan menandatangani a. Mengawasi surat-surat.
neraca gabungan yang dibuat oleh b. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
kepala urusan bagian pelayanan
c. Menyusun target unit tahunan.
keagenan/ retail.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan
d. Membantu kegiatan pemasaran. pemeriksaan administrasi.

5. Bagian Pengolahan Komunikasi :


a. Menerima, memeriksa, mencatat atau persediaan dengan dibantu oleh
membukukan kiriman pos dan bagian audit.
menyerahkan ke bagian administrasi. e. Melakukan konfrimasi dengan layanan
giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas 8. Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :
dibagian pengolahan.
a. Menterjemahkan kebijakan mutu
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di
menjadi system dan metode
bidangnya.
pengendalian mutu di KP II
bandung.
6. Bagian Logistik :
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
kualitas produk, proses dan pelayanan.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan
c. Mengendalikan dan mengevaluasi
terhadap paket-paket pos.
perbaikan sistem prosedur prosedur
c. Menyusun laporan bulanan.
dan aturan yang lebih efektif dari
pandangan menajemen mutu.
d. Memberi petunjuk dan bimbingan
bawahan bila dipandang perlu. d. Memperbaiki system dan metode mutu
produk, proses, prosedur dan aturan
7. Bagian Verfikasi Barang : berdasarkan system umpan balik
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh (pelanggan, audit, internal, eksternal
KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan dll).
agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana
naskah-naskah pertanggungjawaban dan
mencocokan dengan buku perhitungan KP
VII sampai dengan KP X di bagian
akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah
pertanggungan yang sudah cocok dan
diyakini kebenarannya.
d. Memeriksa register-register
berharga, baik yang sudah dipakai
maupun yang berada dalam
Berbasis CBIS : Pelaksanaan fungsi b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan
yang berlaku.
struktur organisasi yang dilakukan
c. Melaksanakan kegiatan periklanan,
oleh para pelaksana teknis seperti
pameran dan acara-acara resmi lainnya.
auditor hingga bagian manajer
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan
operasional dan keuangan telah mutu kerja bawahannya.
menggunakan pernagkat computer e. Menyampaikan saran kenaikan gaji /
atau computer berbasis system. pangkat / jabatan karyawan bawahannya.

Berikut beberapa divisi dan f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep

tanggung jawabnya secara rinci dan laporan yang ditandatangani oleh

mengenai CBIS. kepala kantor pusat dalam


melaksanakan tugas.

1. Bagian Audit :
3. Bagian Keuangan :
a) Memeriksa bagian –bagian keuangan,
pelayanan dan keagenan, akuntansi, a. Menerima, menyiapkan, membayar atau

SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, mengeluarkan uang dan surat berharga,

filateli, posplus, dan pemasaran. menerima dan memberikan panjar kas ke


loket-loket atau kasir, menerima dan
b) Pemerikasaan kas supervisor
menyiapkan pengiriman uang serta
keuangan dan pemeriksaan sisi
benda pos dan materai (BPM) membuat neraca harian kas.

supervesior keuangan.
c) Membuat laporan penyimpanan masing-
masing bagian.
d) Menyusun laporan eksploitasi.
e) Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
f) Penyusunan laporan pemeriksaan.
g) Pembuatan berita acara pemeriksaan
(BAP).

2. Manajer Oprasional :
a. Mengolah kelancaran penerimaan,
pengiriman dan penyimpanan surat kawat
dan telex.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan a. Mengawasi komputerisasi nasional.
dan mempertanggungjawabkan serta
b. Mengkoordinasi pengawasan dan
penata usahaan benda pos dan matrai, pengadministrasian pelanggan Wasantara
Net.
membuat neraca harian benda pos dan
matrai termasuk buku atau daftar c. Melakukan analisis pengembangan
peranan laayanan Wasantara Net.
rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos d. Membuat neraca pendapatan Wasantara
Net
materai di loket-loket, mesin perangko
dan system pemperangkoan lainnya e. Membuat laporan pendapatan Wasantara
Net.
baik yang digunakan diloket maupun
oleh publik, serta melaksanakan penata f. Membuat laporan kegiatan pemasaran
Wasantara Net.
usahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan 6. Bagian RK ( Rekening Koran) :

pengambilan ke atau dari bank yang telah a. Melakukan pengelolaaan giro pos
dengan setiap mutasi /transaksi yang
ditetapakan dan pentransferan ke rekening
terjadi kedalam rekening yang terkait dan
direktur keuangan bandung, serta menjaga melaporkan saldonya kepada pemegang
rekening.
batas maksimum saldo kas.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro
yang menyangkut saldo rekening,
4. Bagian Akuntansi : transaksi yang terjadi, pihak-pihak
a. Memeriksa dokumen sumber yang menerima tansaksi dan
sebagainya.
pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen
sumber untuk melakukan persiapan
pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku
besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan ,
menyiapkan dan mengirimkan
buku kas umum dan register
pembantunya.

5. Bagian Teknik Sistem dan Informasi :


I
c. Mengendalikan dan mengevaluasi
mutu layanan giro pos agar senantiasa
S
memberikan kepuasan pelanggan dan T
mitra kerja.
E
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo M
rekening kepada manajemen.

7. Bagian PRK : P

a. Bertanggunjawab atas kelancaran A


pekrjaan PRK D

b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR- A


10 dan rekap Gir-5/7 P

c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 T


dengan neraca gabungan dari PRK. P

d. Membuat suasana kerja yang harmonis O


diantara staf PRK S

e. Melakasanakan tugas yang bersifat 1.


insidentil dari KAKP/SGG. P
e
I
n
V.
e
P
r
E
a
N
p
G
a
E
n
M
E
B
R
A
P
N
Pada saat ini PT. Pos Indonesia
G
menerapkan ER, dimana mempunyai
A
aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul,
N
yaitu bagian finance yang mencakup
S
bagian keuangan perusahaan, bagian
marketing dan promosi yang mencakup terintegrasi dengan
data – data pemasaran dan bagian bagian keuangan.
operasional yang mencakup mulai dari
kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi
yang telah dimiliki perusahaan saat ini
telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Penerapan ERP dilakukan karena memiliki
berbagai macam keuntungan, antara lain
adalah terintegrasinya sistem satu dengan
yang lainnya sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja serta dapat memperlancar proses
bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi
yang digunakan perusahaan adalah
aplikasi menggunakan visual basic.
Penerapan ERP menggunakan software
orlandsoft, aplikasi bagian finance,
marketing dan promosi
maupun operasional menggunakan
aplikasi ERP tersebut.

2. Teknologi dalam aktivitas operasi


Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini
digunakan oleh
bagianTeknologi dan
sarana untuk mencatat
barang apa saja yang
dibeli seperti kertas, lem,
alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem
informasi ini sudah
Sistem Informasi SDM dalam
Sistem informasi ini produ
digunakan pada bagian k yang
personalia untuk ditawa
pengaturan sumber rkan a.
daya manusia seperti Hybrid
pendataan karyawan, -mail
absensi, pelatihan Hybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah
karwan, pemberian salah satu layanan berupa layanan
Sistem informasi ini pengiriman berita dan spesifikasi hybrid
belum terintegrasi karena dapat diakses pengguna jasa baik
dengan bagian lain. melalui internet berbasis web (sedang
Website dalam proses pembangunan) dan Short
PT. Pos Indonesia sudah Message Service (SMS) melalui nomor
memiliki website sendiri. 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan
Pada website ini Indosat) yang kemudian dapat diterima
menyediakan informasi oleh tujuan dalam bentuk surat maupun
seputar fasilitas yang kartu.
disediakan kantor pos b. Admail
seperti paket pos, wesel, Admail (value added mail) merupakan
hybrid mail, serta layanan PT Pos yang ditujukan kepada
layanan-layanan lain yang perusahaan yang ingin mengirimkanbaik
disediakan juga informasi surat maupun katalog iklan kepada
seputar tarif-tarif yang pelanggannya. Dengan layanan
admail, PT Pos melakuka
diperlukan.
mencetak,menyortir, hingga
mengirimkan surat sesu
3. dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini
Pengg hanya4%, mengindikasikan bahwa masih
besarnya
unaan
peluang PT Pos untuk mengoptimalkan
teknol
bisnis ini.
ogi
c. Paket pengiriman dengan Track and
Trace
Sistem penggunaan barcode pada setiap
paket barang yang dikirim merupakan
salah satu contoh dari usaha restrukturisasi
PT Pos Indonesia. Barcode ditembak pada
setiap kali berpindah tempat sehingga
pelanggan kantor pos dapat lebih mudah
memantau barang yang ia kirimkan.
d. Dibidang Jasa Keuangan yakni suatu proses yang memadukan
Pada wesel pos pelanggan hanya perlu berbagai macam pemasok barang untuk
datang ke kantor pos untuk mengirimkan menciptakan produk akhir. Keuntungan e-
sejumlah uang dan mendapatkan nomor Commerce, jika dilakukan dengan benar,
PIN. Setelah itu, pelanggan yang akan membantu perusahaan dalam upaya
menerima kiriman dapat dengan segera penghematan biaya pembelian,
mengambil uang di kantor pos terdekat peningkatan penjualan, peningkatan
hanya dengan cara menunjukan nomor revenue, meningkatkan market
PIN. Selain layanan wesel pos, layanan intelligence, informasi yang lebih akurat,
yang banyak digunakan oleh masyarakat pengurangan biaya administrasi,
saat ini adalah layanan Pospay, yaitu jasa peningkatan pelayanan terhadap pelanggan,
pembayaran dan angsuran yang dapat serta meningkatkan waktu respon dan
dilakukan secara online di kantor pos. mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan
Pembayaran dan angsuran tersebut dapat berbagai kemudahan dan keuntungan yang
berupa pembayaran rekening listrik, ditawarkan, e-Commerce juga
rekening telepon, pembayaran pajak, menimbulkan beberapa kekhawatiran
angsuran kredit, dan lain-lain. pasar, khususnya dalam hal keamanan
transaksi melalui internet dan keterbatasan
4. Digitalisasi fasilitas dan sumber daya. Untuk
PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau mengatasinya, ada beberapa hal yang
e-Commerce, yang memungkinkan sebuah mempengaruhi dan perlu untuk di
perusahaan untuk melakukan perdagangan perhatikan dalam mendukung keberhasilan,
elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan antara lain, teknologi yang relevan,
bisnis ke pelanggan (B2C). Transaksi administrasi dan database yang baik,
eCommerce melibatkan pelanggan, sistem yang efisien dan aman dalam
pemasok, vendor, distributor, dan melakukan transaksi serta dukungan
sebagainya. Pola transaksi terjadi antara sumber daya manusia yang handal. Yang
dua sistem, dari satu perusahaan ke tak kalah pentingnya adalah dukungan
perusahaan yang lainnya. Peran e- pemerintah melalui berbagai kebijakan
Commerce, dalam hal ini adalah yang kondusif, dan masalah-masalah yang
mengotomasikan keseluruhan rantai terkait dengan aspek legal atau hukum
pasokan (Supply Chain Management), yang melindungi hak dan kewajiban
masing-masing pihak yang melakukan
transaksi. Yang terpenting dari semua
kemajuan dan perkembangan teknologi
seperti yang telah dijelaskan di atas adalah
bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis di
bidang jasa pengiriman surat dan barang
sudah tak
diragukan dan peluang tersebut akan masing-masing bagian menjadi lebih jelas
semakin besar di waktu-waktu mendatang, dan tidak mudah terjadi penyimpangan
Untuk itu bisnis di bidang ini sudah dalam perusahaan serta menghemat biaya
seharusnya mempersiapkan diri sejak karena pengawasan dari berbagai kegiatan
sekarang untuk dapat menangkap dan dilakukan oleh satu orang.
memanfaatkan peluang dan kesempatan
tersebut. VIII. PENGENDALIAN
PEMELIHARAAN SISTEM

V. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN Pemeliharaan pada PT POS Indonesia


SISTEM masih bersifat pelaksanaan teknis atau
Pemeliharaan pada PT POS Indonesia manual pada perangkatMachine.
masih bersifat pelaksanaan teknis atau Machine yang dimaksudkan berupa
manual pada perangkatMachine. komputer, printer dan lainnya yang
Machine yang dimaksudkan berupa digunakan oleh PT. Pos dalam
komputer, printer dan lainnya yang menjalankan proses bisnisnya.
digunakan oleh PT. Pos dalam
menjalankan proses bisnisnya. IX. PENGENDALIAN KOMPUTER
PRIBADI
Pada PT POS Indonesia pekerjaan dibagi
VII. PENGENDALIAN AKSES
perdivisi dan dilaksanakan sesuai
Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan
pekerjaannnya masing-masing. Data yang
dalam satu departemen. Agar kesatuan
mereka miliki disimpan sendiri seperti pada
dalam pimpinan dan perintah, pembuatan
system masing-masing.
keputusan dapat dilakukan dengan cepat
sehingga tugas dan tanggung jawab dari

Flow chart penerimaan kas