STUDI KASUS

FARMASI RUMAH SAKIT DAN KLINIK

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Oleh :

Ma’in Noor Kartikasari 1620323480

Maksimiliana Maria Asumpta Kewa 1620323481

Pembimbing :

Samuel Budy Harsono, S.Farm., Sp.FRS., M.Si., Apt

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
2016
 BAB I
PENDAHULUAN

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan

suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara

satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan,

monitoring dan evaluasi.

1. Perencanaan

Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses

pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah

untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan

kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:

a. Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi

benarbenar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit

dirumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi:

 Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari

kesamaan jenis.

 Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai

efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.

 Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug

of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

 Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional

(DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing, Formularium RS, Formularium

Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga obat (DPHO) Askes

dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan pemilihan alat kesehatan di

rumah sakit dapat berdasarkan dari data pemakaian oleh pemakai, standar ISO, daftar

harga alat, daftar harga alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes,

serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.

b. Komplikasi Penggunaan

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui

penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama

setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapat dari

kompilasi penggunaan perbekalan farmasi adalah:

 Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit

pelayanan.

 Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan

setahum seluruh unit pelayanan.

 Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi

c. Perhitungan Kebutuhan

Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan yang berat yang

harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di rumah sakit. Masalah kekosongan

atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan

semata-mata hanya berdasarkan kebutuhan teoritis saja. Dengan koordinasi dan proses

perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu serta melalui tahapan
seperti di atas, maka diharapkan perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis,

tepat jumlah, tepat waktu, dan tersedia pada saat dibutuhkan. Adapun pendekatan

perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode:

 Metode Konsumsi

Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel

konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan

koreksi Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah

perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah:

 Pengumpulan dan pengolahan data

 Analisa data untuk informasi dan evaluasi

 Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

 Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana.

 Metode Morbiditas/Epidemiologi

Dinamakan metode morbidotas karena dasar perhitungan adalah jumlah

kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity

load) yang harus dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan

perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan

waktu tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam metode ini adalah:

 Menentukan jumlah pasien yang dilayani

 Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit

 Menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi.

 Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.

 Penyesuaian dengan aloksai dana yang tersedia.

 Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan

anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu:

 DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard Treatment

Guidelines/STG), dan kebijakan setempat yang berlaku.

 Data catatan medik/rekam medik

 Anggaran yang tersedia

 Penetapan prioritas

 Pola penyakit

 Sisa persediaan

 Data penggunaan periode yang lalu

 Rencana pengembangan

Perbandingan metode konsumsi dan metode morbiditas:

Konsumsi Morbiditas
 Pilihan pertama dalam perencanaan  Lebih akurat dan mendekati
dan pengadaan kebutuhan yang sebenarnya
 Lebih mudah dan cepat dalam  Pengobatan lebih rasional
perhitungan  Perhitungan lebih rumit
 Kurang tepat dalam penentuan jenis  Tidak dapat digunakan untuk semua
dan jumlah penyakit
 Mendukung ketidakrasionalan  Data yang diperlukan:
dalam penggunaan a. Kunjungan pasien
b. Sepuluh besar pola penyakit
c. Prosentase dewasa dan anak
d. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang

akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya diikuti dengan

evaluasi Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

 Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi

Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil atau beberapa

jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat memakan

anggaran besar karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis

ABC jenis-jenis perbekalan farmasi dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan

evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah

penggunaannya memang banyak atau apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih

efisiensi biaya (mis merek dagang ain, bentuk sediaan lain, dsb). Evaluasi terhadap

jenis-jenis perbekalan farmasi yang menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif

dibandingkan evaluasi terhadap perbekalan farmasi yang relatif memerlukan

anggaran sedikit. ABC bukan singkatan melainkan suatu penamaan yang

menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan dimulai dengan yang

terbaik/terbanyak.

Prosedur:

Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke

dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran/rupiah terbanyak.

Urutan langkah sbb:

o Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu

metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang

 diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan kedalam jenisjenis/

kategori, dan jumlahkan biaya per jenis kategori perbekalan farmasi.

o Jumlahkan anggaran total, jitung masing-masing prosentase jenis perbekalan

farmasi terhadap anggaran total.

o Urutkan kembali jenis- jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dengan jenis

yang memakan prosentase biaya terbanyak.

o Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.

o Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ±70% anggaran total

(biasanya didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).

 Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70%

 Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20%

 Perbekalan Farmasi kategori C menyerap anggaran 10%

 Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik/terapi

Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah singkatan

dari V = vital, E = Esensial, N = Non-Esensial. Jadi melakukan analisis VEN artinya

menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain,

menetukan apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk vital (harus tersedia),

esensial (perlu tersedia), atau non-esensial (tidak prioritas untuk zdisediakan).

Kriteria VEN yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan sebagai

berikut:

 Vital (V) bila perbekalan farmasi tersebut diperlukan untuk menyelamatkan

kehidupan (life saving drugs), dan bila tidak tersedia akan meningkatkan

risiko kematian.
  Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk

menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.

 Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan

untuk penyakit yang sembuh sendiri (self-limiting desease), perbekalan

farmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun

tidak mempunyai kelebihan manfaat dibanding perbekalan farmasi sejenis

lainnya, dll.

 Kombinasi ABC dan VEN

Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah

benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan

penyakit terbeanyak. Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dati VEN.

Sebaliknya, jenis perbekalan farmasi dengan status N harusnya masuk kategori C.

Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimana anggaran yang ada

tidak sesuai dengan kebutuhan

A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.

Mekanismenya adalah:

 Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas utama untuk dikurangi atau

dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat

kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA

menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini

dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.

  Pendekatan yang sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC,

NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB, dan EA.

 Revisi daftar perbekalan farmasi

Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN terlalu sulit dilakukan

atau diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai

langkah awal dapat dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya

dengan melakukan revisi daftar perencanaan perbekalan farmasi. Namun,

sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu kriterianya, perbekalan farmasi atau nama

dagang apa yang dapat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya tidak hanya dari aspek

ekonomik dan medik, tetapi juga dapat berdampak

positif pada beban penanganan stok.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merelisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan disetujui, melalui:

a. Pembelian

Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan

farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No. 94 tahun 2007 tentang

Pengendalian dan Pengawasan atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat, Obat

Spesifik dan Alat Kesehatan yang Berfungsi Sebagai Obat dan Peraturan Presiden RI No.

95 tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003

tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Proses pembelian

mempunyai beberapa langkah yang baku dan merupakan siklus yang berjalan terus-

menerus sesuai dengan kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan
 mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan jumlah masing-

masing item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode

pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman

barang, menerima barang, melakukan pembayaran serta menyimpan kemudian

mendistribusikan.

Ada 4 metode pada proses pembelian.

 Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan

kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga metode ini lebih

menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerkukan staf yang kuat, waktu yang

lama serta perhatian penuh.

 Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan

tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat

dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan denan lelang

terbuka.

 Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak

dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

 Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu,

relatif agak lebih mahal

b. Produksi atau pembuatan sediaan farmasi

 Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat,

merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsterile untuk

memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria perbekalan farmasi

yang diproduksi:

 Seidaan farmasi dengan formula khusus

 Seidaan farmasi dengan mutu sesuai standar denan harga lebih murah

 Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

 Seidaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

 Sediaan farmasi untuk penelitian

 Sediaan nutrisi parenteral

 Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika

 Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru

c. Sumbangan /hibah/droping

Pada prinsipn pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/ sumbangan,

mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi regular. Perbekalan farmasi

yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi

normal. (Depkes RI,2008)

3. Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan

sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau

sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung

jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab

dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim
penerimaan farmasi harus ada tenaga farmasi. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin

perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun

waktu.

Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan

spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan

dalam tempat persediaan, segera setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan

di dalam lemaru besi atau tempat lain yang aman. Perbekalan farmasi yang diterima harus

sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan

dalam penerimaan:

a. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya.

b. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin.

c. Sertifikat analisa produk

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara

menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari

pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah

a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c. Menjaga ketersediaan

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk

sediaan san alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem

informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dan pemakai

dengan cara ini maka secara tidak langsung terjadi efisiensi

a. Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan

pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah

sbb:

 Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:

 Gudang menggunakan sistem satu lantai,jangan menggunakan sekat-sekat

karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan

posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

 Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang

gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

 Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya

sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan

memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam

memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC,

namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain

adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup maka perlu

ventilasi melalui atap.

 Rak dan Pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan

sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan

pallet:

 Sirkulasi udara dari bawah dan perlingungan terhadap banjir

 Peningkatan efisiensi penanganan stok

 Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak

 Pallet lebih murah dari pada rak

 Kondisi penyimpanan khusus

 Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi daru

keungkinan terputusnya arus listrik.

 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan

selalu terkunci.

 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam

ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang

induk.

 Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti

dus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang

mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar

diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.

b. Penyusunan Stok Perbekalan Farmasi

 Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk

memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah berikut:

 Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out) dalam

penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya

lebih awal atau yang dietrima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya

perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan

umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya lebih awal.

 Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.

 Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.

 Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur , udara, cahaya

dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

 Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan

farmasi dalam dengan perbekalan farmasi perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.

 Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.

 Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan

farmasi tetap dalam boks masing-masing.

 Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi

stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat

dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.

 Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari

sumber anggaran yang berbeda.

5. Pendistribusian
 Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk

pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk

menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi

di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah

Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan

perbekalan farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang dimaksud antara lain:

a. Resep Perorangan

Resep perorangan adalah order/resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien. Dalam

sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis

pada resep. Keuntangan resep perorangan, yaitu:

 Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian memberikan

keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung.

 Memberikan kesempatan interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan

pasien.

 Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat.

 Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien.

Kelemahan/Kerugian sistem resep perorangan, yaitu:

 Memerlukan waktu yang lebih lama

 Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan.

b. Sistem Distribusi Persediaan Lengkap Di Ruang

Definisi sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan

pengantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang ditulis dokter pada order

perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil
dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada pasien

di ruang tersebut. Dalam sistem persediaan lengkap di ruangan, semua perbekalan farmasi

yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi, kecuali

perbekalan farmasi yang jarang digunakan.

Keuntungan persediaan lengkap di ruang, yaitu:

 Pelayanan lebih cepat

 Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS.

 Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.

Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaitu:

 Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak

dikaji oleh apoteker.

 Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan

yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang diperhatikan oleh

perawat.

 Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi.

 Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan

farmasi yang sesuai di setiap ruangan perawatan pasien.

 Diperlukan waktu tambahan lagi bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi.

 Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi.

 Sistem distribusi persediaan lengkap ini hanya digunakan untuk kebutuhan gawat darurat

dan bahan dasar habis pakai.

Kerugian/kelemahan sistem distribusi perbekalan farmasi persediaan lengkap di ruang

sangat banyak. Oleh karena itu, sistem ini hendaknya tidak digunakan lagi. Dalam system ini,
tanggung jawab besar dibebankan kepada perawat, yaitu menginterpretasi order dan

menyiapkan perbekalan farmasi, yang sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker. Dewasa

ini telah diperkenalkan sistem distribusi perbekalan farmasi desentralisasi yang

melaksanakan sistem persediaan lengkap di ruang, tetapi di bawah pimpinan seorang

apoteker. Jika sistem desentralisasi ini dilakukan, kekurangan dari sistem distribusi

perbekalan farmasi persediaan lengkap di ruang akan dapat diatasi.

c. Sistem Pendistribusian Unit

Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang disorder oleh

dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-

masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu

waktu tertentu. Istilah “dosis unit” sebagaimana digunakan rumah sakit, berhubungan dengan

jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan kemasan itu. Pasien membayar hanya

perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja. Konsep kemasan dosis bukan suatu inovasi baru

bagi kefarmasian dan kedokteran karena industry farmasi telah membuat unit tunggal untuk

sampel dan pada tahun terakhir telah dibuat menjadi prosuk kemasan tunggal yang dijual ke

rumah sakit, untuk melayani resep. Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah

tanggung jawab IRS, hal itu tidak dapat dilakukan di rumah sakit tanpa kerja sama dengan

staf medik, perawatan pimpinan rumah sakit dan staf administratif. Jadi, dianjurkan bahwa

suatu panitia perencana perlu ditetapkan untuk mengembangkan pendekatan penggunaan

suatu sistem distribusi dosis unit. Kepemimpinan dari panitia ini seharusnya datang dari

apoteker IFRS yang menjelaskan kepada anggota lain tentang konsep distribusi perbekalan

farmasi dosis unit.

 Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah metode dispensing dan

pengendalian perbekalan farmasi yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem

dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit. Akan

tetapi, unsur khusus berikut adalah dasar dari semua system dosis unit, yaitu: Perbekalan

farmasi dikandung dalam kemasan unit tunggal; di-dispensing dalam bentuk siap konsumsi;

dan untuk kebanyakan perbekalan farmasi tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis,

diantarkan ke atau tersedia pada ruang perawatan pasien setiap saat.

Keuntungan

Beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinsi sebagai berikut:

 Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja.

 Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS.

 Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.

 Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan.

 Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yang lebih efisien.

 Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi.

 Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan sejak

dari dokter menulis resep/order sampai pasien menerima dosis unit

 Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan farmasi bertambah baik.

 Apoteker dapat datang ke unit perawatan/ruang pasien, untuk melakukan konsultasi

perbekalan farmasi, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya yang

diperlukan untuk perawatan psaien yang lebih baik.

 Peningkatan dan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi

menyeluruh.
 Memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi.

Kelemahan:

 Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi

 Meningkatnya biaya operasional

6. Pengendalian

Definisi: Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah

ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit unit

pelayanan. Tujuan : agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-

unit pelayanan

Kegiatan pengendalian mencakup:

 Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut

stok kerja.

 Menentukan:

Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak

mengalami kelurangan/kekosongan

 Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai

pemesanan sampai obat diterima.

7. Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang

tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara

membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan

prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalahuntuk menjamin perbekalan farmasi yang
sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya

penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi

penggunaan obat yang sub standar.

Sediaan perbekalan farmasi yang rusak

IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan

kadaluwarsa perbekalan farmasi serta penanganannya, IFRS harus diberi tahu setiap ada

produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf medik.

Penanganannya sebagai berikut:

 Catatan dari manufaktur seperti nama dan nomor batch sediaan perbekalan farmasi harus

tertera pada resep pasien rawat jalan, order/P-3 pasien rawat tinggal, rekaman

pengendalian kemasan dan pada daftar persediaan dan etiketyang bersangkutan.

 Dokumen tersebut no 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan sebagainya) dikaji untuk

menetapkan penerima (pasien dan unit rawat) no batch perbekalan farmasi yang ditarik.

 Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, arus disampaikan kepada

penerima bahwa mereka mempunyai produk perbekalan farmasi yang akan ditarik itu.

Untuk pasien rawat jalan, peringatan harus dilakukan sedemikian agar tidak

menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan. Tetapi pasien harus dijamin mendapat

penggantian perbekalan farmasi yang ditarik. Pimpinan rumah sakit, perawat, dan staf

medik harus diberi tahu setiap penarikan perbekalan farmasi. Beberapa penjelasan juga

harus diberitahukan kepada pasien yang menerima perbekalan farmasi yang ditarik.

 Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana perbekalan farmasi diberikan

guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi yang ditarik.

 Mengkarantina semua produk yang ditarik, diberi tanda “jangan gunakan” sampai produk

perbekalan farmasi tersebut diambil oleh atau dikembalikan ke pabrik/produsennya

8. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan

memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub

standar dan harus ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan

bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan

adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.

Fungsi:

 Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

 Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis

perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

 Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan

distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam

tempat penyimpanan.

Hal-hal yang harus diperhatikan:

 Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan

 Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

 Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran,

 hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok.

 Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat:

 Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)

 Jumlah perbekalan farmasi yang diterima

 Jumlah perbekalan farmasi yang keluar

 Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan

farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang

berkepentingan.

Tujuan:

 Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

 Tersedianya informasi yang akurat

 Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan

 Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan

9. Monitoring dan Evaluasi

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi

di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev).

Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai msukan guna penyususnan perencanaan dan

pengambilan keputusan. Tujuan meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan

farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum

 BAB II
PEMBAHASAN
1. Kasus
Rumah sakit “A” adalah rumah sakit swasta dengan kepemilikan berdasarkan
saham. Pemilik dari rumah sakit secara resmi terdiri dari 5 orang yang memiliki
hubungan saudara. Rumah sakit ini telah didirikan 10 tahun yang lalu. Karena
kepemilikiannya memiliki hubungan persaudaraan sehingga beberapa saudara dan
keponakan pemilik juga menjadi status karyawan di RS, termasuk didalamnya adalah
Instalasi Farmasi Rumah Sakit, karena mereka sadar bahwa Instalasi Farmasi adalah
pemicu income rumah sakit yang signifikan. Di Instalasi Farmasi memiliki 1 orang
apoteker sebagai Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Setelah dia dakan penelitian dan pengamatan ternyata didapatkan bahwa terdapat
stok out yang cukup lama sebesar 20-30 hari. Hal ini mungkin disebabkan oleh sistem
pengadaan yang cukup rumit, karena harus pengajuan dahulu ke bagian Tim Pengadaan.
Sistem perencanaan belum pernah dilakukan dan pengadaan dilakukan dengan cara
pengadaan langsung setiap mingguan. Nilai stok mati dari gudang didapatkan angka
4,3% . Distribusi obat di bangsal dilakukan dengan secara ODD sehingga pemberian obat
ke pasien diberikan oleh perawat yang ada di bangsal. Jumlah stok expired date dan
rusak yang ada di apotek didapatkan data sebesar 32%, persentase kesesuaian
penyimpanan obat sesuai dengan suhu, no. batch dan ED sebesar 85,3%, persentase nilai
ITOR dari Instalasi Farmasi ternyata 5,22 kali per tahun.
Di RS “A” sudah dibentuk Komite Medis dan Panitia Farmasi dan Terapi (PFT).
Formularium versi tahun 2015-2018 adalah Formularium pertama kali yang mereka buat
dan segera akan mengajukan Akreditasi tahap awal. Sangat diharapkan akreditasi tahap
pertama ini titik tolak kemajuan Rumah sakit, sehingga bagian-bagian yang dinilai
berusaha keras untuk mendapatkan angka yang tinggi.
Pertanyaan:
1.Jelaskan permasalahan dari kasus di atas!
2.Berikan solusi yang tepat berdasarkan standar yang ada!
3.Berikan gambaran seharusnya yang harus dilakukan oleh Apoteker tersebut agar solusi
yang disarankan tersebut bisa berjalan sesuai dengan yang distandartkan!

2. Penyelesaian
 Permasalahan yang terdapat pada kasus
 Solusi berdasarkan standar yang ada
 gambaran seharusnya yang harus dilakukan oleh Apoteker tersebut agar solusi yang
disarankan tersebut bisa berjalan sesuai dengan yang distandartkan

Penyelesaian Kasus
1. Permasalahan dari kasus
a. Sistem perencanaan belum pernah dilakukan
b. Pengadaan yang rumit dan pengadaan dilakukan secara langsung setiap minggu.
Karena tidak ada perencanaan yang dilakukan oleh RS “A” sebelumnya maka
untuk pengadaan dilakukan setiap minggu, yang seharusnya sebuah rumah sakit
system pengadaan dilakukan perbulan atau pertahun.
c. Terjadi stok out yang cukup lama sebesar 20-30 hari.
d. Adanya stock mati digudang sebesar 4,3%.
Adanya stock mati sebesar 4,3% menunjukkan bahwa kemungkinan sebagian
ketersediaan obat di gudang farmasi RS “A” bukan yang benar-benar dibutuhkan
di rumah sakit selain itu juga kurangnya pengawasan petugas serta media
komunikasis antara instalasi farmasi dan staf medis belum berjalan optimal.
Selain itu, stok mati ini lebih disebabkan karena terlampau banyaknya jenis obat
yang ada dan kasus penyakit yang jarang menggunakan obat tersebut.
e. Persentase kesesuaian penyimpanan obat sesuai dengan suhu, no. batch dan ED
sebesar 85,3%.
Pada RS “A” persentase kesesuaian penyimpanan obat sesuai suhu, nomor
batch, ED sebesar 85,3 % walaupun cukup mendekati nilai standar yaitu 100%
tetapi masih saja ada penyimpangan sebesar 14,7%. Adanya persentase
ketidaksesuaian penyimpanan obat ini yang menyebabkan adanya obat yang
expire dan rusak.
f. Stock yang Expire date dan rusak sebesar 32%
Stock yang expire date dan rusak pada RS “A” sebesar 32 % ini dikatakan
tidak efisien. Ketidakefisienan ini mencerminkan ketidaktepatan perencanaan,
kurangnya pengamatan dalam penyimpanan. Adanya persentase nilai obat
kadaluwarsa karena pengelolaaan obat yang kurang baik khususnya pada tahap
penyimpanan hingga menyebabkan obat kadaluwarsa. Persentase nilai obat yang
kadaluarsa dan atau rusak masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%.
g. Nilai ITOR 5,22 kali pertahun
 Menurut Pudjaningsih (1996) standar ITOR untuk rumah sakit adalah 8-12
kali setahun, sedangkan pada rumah sakit “A” nilai ITOR 5,22 kali Hal ini
mungkin disebabkan karena adanya stock mati yang mana adanya stock mati yang
sangat besar mempengaruhi nilai persediaan, belum adanya Panitia Farmasi dan
Terapi sehingga proses perencanaan dan pengadaan obat yang dilakukan tidak
menggunakan acuan atau pedoman, selain itu juga sistem pengadaans obat
melalui proses tender, kecukupan dana untuk obat yang sangat rendah.
h. Pendistribusian Obat dilakukan secara ODD dan pemberian obat ke pasien
diberikan oleh perawat yang ada di bangsal, dikarenakan kurangnya tenaga
apoteker sehingga fungsi apoteker dalam memberikan pelayanan farmasi klinik
tidak dapat dilakukan.
2. Solusi yang tepat berdasarkan standar yang ada
Untuk masalah yang terjadi pada RS “A” maka solusi yang diberikan berdasarkan standar
Keputusan Meentri Kesehatan no.197/Menkes/SK/X/2004 tentang pelayanan farmasi di
Rumah Sakit :
a. Perencanaan
Proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang
sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi
metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pedoman Perencanaan :
DOEN, Formularium Rumah , Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan
yang berlaku.
Data catatan medik
Anggaran yang tersedia
Siklus penyakit
Sisa persediaan
Data pemakaian periode yang lalu
Rencana pengembangan
b. Pengadaan
Kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui
melalui :
 Pembelian
 secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)
  Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar
farmasi/rekanan.
 Produksi/pembuatan sediaan farmasi
 Produksi steril
 Produksi non steril
 Sumbangan /droping/hibah
c. Penyimpanan
Kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan.
 Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
 Dibedakan menrut suhunya, kestabilannya
 Mudah tidaknya meledak/terbakar
 Tahan/tidaknya terhadap cahaya
Disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuai kebutuhan.
d. Pendistribusian
Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di Rumah Sakit untuk pelayanan
individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk
dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan :
 Efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada
 Metode sentralisasi atau desentralisasi
 Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi.
1) Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi
kebutuhan pasien rawat inap di Rumah Sakit, yang diselenggarakan secara
sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap diruangan,
system resep perorangan, system unit dosis, dan system kombinasi oleh satelit
Farmasi.
2) Pendistribusian Perbekalan Farmasi Untuk Pasien Rawat Jalan
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi
kebutuhan pasien rawat jalan di Rumah sakit, yang diselenggarakan secara
sentralisasi dan atau desentralisasi dengan system resep perorangan oleh apotik
Rumah Sakit.
3) Pendistribusian Perbekalan Farmasi di luar jam kerja
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi
kebutuhan pasien rawat jalan di Rumah Sakit, yang diselenggarakan oleh :
Apotik rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka 24 jam
Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi.
 e. Pelayanan Kefarmasian Dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan adalah
pendekatan professional yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat
dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien melalui
penerapan pengetahuan, keahlian, ketrempilan dan perilaku apoteker serta bekerja
sama dengan pasien dan profesi kesehatan lainnya.
3. Gambaran yang seharusnya dilakukan oleh apoteker tersebut agar solusi yang disarankan
tersebut bisa berjalan sesuai dengan yang distandartkan
a. Karena sudah ada Komite medik maka yang seharusnya dilakukan adalah membuat
SOP mulai dari perencanaan sampai pendistribusian obat ke depo-depo dan juga
bangsal-bangsal.
b. Karena RS akan segera melakukan akreditasi maka Apoteker harus mengusulkan
kepada direksi agar menambah Apoteker sehingga fungsi Apoteker dalam hal
perencanaan sampai pendistribusian dan dalam hal farmasi klinik dapat berjalan
dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA