Jelaskan apa yang dimaksudkan dengan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

Nyatakan perbezaan-perbezaan di antara keduanya.

Latar Belakang

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam

sesebuah jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini berperanan sebagai alat pengurusan

penting yang menjadi pemangkin kepada peningkatan produktivti jabatan/pejabat

keseluruhannya. Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan individu dan jabatan/pejabat, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berguna

sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan

ke sesebuah jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini dapat mengurangkan pengantungan

pegawai kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan juga dapat menjimatkan masa

untuk mempelajari dan memahami cara-cara menjalankan tugas. Konsep Manual Prosedur

Kerja dan Fail Meja dapat diperjelaskan maksudnya dalam Rajah 1.

Manual Prosedur Kerja

Manual Prosedur Kerja mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh

mengenai jabatan/pejabat, seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat, objektif,

fungsi, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur

tersebut. Keterangan mengenai objektif, fungsi, prosedur yang sejelas-jelasnya dan diketahui

secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat akan membolehkan mereka

melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan

tanggungjawab yang jelas adalah bertujuan untuk membantu pegawai dan staf menjalankan

tugas masing-masing dengan lebih cekap, tersusun dan berkesan. Penetapan fungsi

jabatan/pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah

jabatan/pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan/pejabat faham dan tahu

mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas

bahagian/unit/individu lain dalam jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan pegawai/staf

bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu

mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan/pejabat.

Manual Prosedur Kerja mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap

kerja mempunyai proses dan peraturan tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut

proses dan peraturan yang ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan

ketidakcekapan.Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan

hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas akan

meningkatkan mutu dan produktiviti jabatan/pejabat.

Fail Meja

Fail Meja pula berperanan untuk meningkatkan tahap kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap

individu dalam jabatan/pejabat. Dengan itu, Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan garis

panduan yang terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap

hari. Asas Fail Meja adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam

jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam Fail

Meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu

menjalankan tugas mereka dengan lebih efisien. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang

terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimasukkan dalam Fail Meja. Objektif

Jabatan, Objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam

Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu-individu memahami peranan

mereka dalam jabatan/pejabat. Oleh itu setiap pegawai yang menjalankan tugasnya setiap hari

hendaklah menjadikan Fail Meja ini sebagai dokumen rujukannya dan harus ditempatkan

dokumen itu di mejanya.

Perbezaan di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

Manual Prosedur Kerja dan Fail meja mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang

demikian jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua

dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2.

Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual

Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan/pejabat. Fokus utama dokumen ini adalah

jabatan/pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaanya adalah untuk meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhannya.

Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaanya

adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh

individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan/pejabat.

Manual Prosedur Kerja mengandungi 8 perkara utama iaitu Latar Belakang Jabatan/pejabat,

Objektif Jabatan/pejabat, Carta Jabatan/pejabat, Fungsi-fungsi Utama Jabatan/pejabat, aktiviti-

aktiviti bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-

aktiviti utama dan Senarai Borang-Borang yang digunakan. Kandungan dokumen ini

ditunjukkan dalam Rajah 3.

Manakala Fail Meja mengandungi 14 perkara utama dan ini dapat dilihat dengan jelas dalam

Rajah 4.
 Rajah 2 : Perbezaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

MPK Fail Meja

Dokumen rujukan peringkat Dokumen rujukan peringkat

jabatan individu/jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas Berasaskan tugas dan

pejabat tanggungjawab individu

Satu Manual Prosedur Kerja untuk Satu Fail Meja bagi satu jawatan
satu jabatan

Mengandungi maklumat Mengandungi maklumat/panduan

menyeluruh mengenai semua untuk mengendalikan tugas yang
aktiviti dalam jabatan. ditetapkan bagi satu-satu jawatan
 Rajah 3 : Kandungan MPK

Latarbelakang
Jabatan/pejabat
Senarai Borang-
Borang Yang Objektif
digunakan Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja

Carta Jabatan/
Aktiviti-Aktiviti Manual
Pejabat
Utama Prosedur Kerja

ejabat
Jabatan/P
Utama
Fungsi
Fungsi-
Proses Kerja
Aktiviti-Aktiviti
Utama

Aktiviti-aktiviti
bagi Fungsi-Fungsi
Utama
 Rajah 4 : Kandungan FM

Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Objektif
Harian Bahagian/ Unit

Carta Organisasai
Senarai Borang- Jabatan/Pejabat
Borang Yang
Digunakan

Carta Organisasi
Senarai
Kedudukan
Jawatankuasa
Pegawai
Yang Dianggotai

Senarai Tugas
Senarai Undang- Fail Meja /Kuasa dan
Undang Hubungan

Peraturan-
Senarai Semak / Peraturan
Checklist Pentadbiran

Carta Aliran Kerja Proses Kerja