PANDUAN RAPAT

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KANJURUHAN

KABUPATEN MALANG

1
 PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KANJURUHAN
Jalan Panji No.100 Telp (0341) 395041 Fax (0341) 395024
E-mail: rsud-kanjuruhan@malangkab.go.id Website: http://rsud-kanjuruhan.malangkab.go.id
KEPANJEN 65163

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KANJURUHAN

KABUPATEN MALANG

NOMOR : 188.4/116/KEP/35.07.208/2019
TENTANG
PANDUAN RAPAT
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KANJURUHAN
KABUPATEN MALANG

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KANJURUHAN KABUPATEN MALANG

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka tertib administrasi, diperlukan suatu
proses administrasi yang professional, cepat dan tepat
serta sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku;

b. Bahwa untuk kepentingan tersebut diatas, perlu

diterbitkan Keputusan Direktur Tentang Panduan Rapat
Di Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan Kabupaten
Malang.

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan.
2. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 11 Tahun 2017
tentang Keselamatan Pasien;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 34 Tahun 2017
tentang Akreditasi Rumah Sakit;
5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 983/
MENKES/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah
Sakit Umum Daerah;
6. Peraturan Bupati Malang Nomor 36 Tahun 2011 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Malang .
7. Peraturan Bupati Malang Nomor 19 Tahun 2014 tentang
Pola Tata Kelola Badan Layanan Umum Daerah Rumah
Sakit Umum Daerah “Kanjuruhan” Kepanjen Kabupaten
Malang.
8. Peraturan Bupati Malang Nomor 33 Tahun 2014 tentang
Organisasi Perangkat Daerah Rumah Sakit Umum Daerah
Kanjuruhan.
2
 MEMUTUSKAN :

Menetapkan:
Kesatu : Panduan Rapat di Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan
Kabupaten Malang
Kedua : Panduan Rapat di Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan
Kabupaten Malang sebagaimana tercantum dalam lampiran
Keputusan ini.
Ketiga : Panduan Rapat di Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan
Kabupaten Malang ini harus dibahas sekurang-kurangnya
setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan dapat
dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada di
Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan Kabupaten Malang.
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan, akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kepanjen
Pada Tanggal : 6 Pebruari 2019
DIREKTUR RSUD KANJURUHAN
KABUPATEN MALANG

drg. MARHENDRAJAYA, MM, Sp.KG

Pembina Tk.I
NIP. 196612041992031004

3
 DAFTAR ISI

BAB I DEFINISI ……………………………………………………………………. 5

BAB II RUANG LINGKUP ...................................................................... 8

BAB III TATA LAKSANA …………………………………………………………… 9

BAB IV DOKUMENTASI …………………………………………………………… 10

4
 BAB I
DEFINISI

A. LATAR BELAKANG
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari
kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen
atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat
merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif
harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang
sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga
ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun
rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-
nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa
biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain
keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan
rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti,
dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Rapat merupakan sebuah metode untuk mendapatkan keputusan
bersama mengenai masalah-masalah yang ada. Dengan adanya keputusan
dalam sebuah rapat, maka keputusan tersebut secara metodis dapat
dilaksanakan pelaksanaannya kepada semua peserta tanpa kecuali. Selain
kepada para pihak dalam rapat, keputusan rapat juga mengikat pihak ketiga,
hal ini terkait dengan proses keterwakilan dalam tersebut. Sehingga rapat masih
merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling efektif.
Selain itu, rapat (conference atau meeting) merupakan suatu alat atau
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting,
diselenggarakan oleh banyak organisasi untuk emdnapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi
dapat dirumuskan.
5
B. PENGERTIAN
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu
direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan
profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya
untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai
persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah
yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang
berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street
Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan:
Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan
pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas
khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan
dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang,
melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan
Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah
pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dalam
buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan
rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan
membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan
perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui
bersama. Bedasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas,
maka dapat disimpulkan bahwa rapat ialah pertemuan atau kumpulan
dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.

6
C. ARTI RAPAT DALAM ORGANISASI
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun
demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh
karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya
arti waktu bagi pelaku bisnis.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan
yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek suatu organisasi.
Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan
keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk,
diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan
pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat
menyusun strategi untuk merespon perkembangan

D. TUJUAN PANDUAN RAPAT

a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah;
b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan;
c. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern;
d. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah
yang sedang terjadi;
e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan;
f. Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat.

7
 BAB II
RUANG LINGKUP

 Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RSUD Kanjuruhan,

yaitu Direktur, Wakil Direktur, Kepala Bagian/Bidang, Kepala Sub
Bagian/Seksi dan seluruh karyawan.

 Kewajiban dan Tanggung Jawab

a) Seluruh karyawan Rumah Sakit
i. Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan
rapat/pertemuan di lingkungan RSUD Kanjuruhan.
ii. Menciptakan ketertiban dalam penyelenggaraan rapat/pertemuan di
lingkungan RSUD Kanjuruhan.

b) Kepala Instalasi / Kepala Bagian

i. Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan
prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RSUD
Kanjuruhan.
ii. Berkoordinasi dengan Wakil Direktur, kepala instalasi atau kepala
Bagian/Bidang lain, dalam menyelenggarakan suatu
rapat/pertemuan.
iii. Mengevaluasi tindak lanjut dan solusi yang didapat dari hasil
pertemuan dan melaporkan serta mengaplikasikannya dalam kegiatan
setiap harinya.

c) Direktur dan Wakil Direktur

i. Menerima rangkuman Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan secara
berkala.
ii. Menindaklanjuti Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan

8
 BAB III
TATA LAKSANA

A. LANGKAH PERSIAPAN RAPAT

Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit
kerja wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah
yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam
dan tempat pertemuan.
2. Setelah menentukan hari dan jam maka pimpinan rapat akan
mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan
3. Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan
rapatnya (daftar hadir, lcd, papan tulis, dll)

B. PERLENGKAPAN DALAM RAPAT/PERTEMUAN

1. LCD (situasional)
2. Papan tulis (situasional)
3. Microfon (situasional)
4. Daftar Hadir (wajib)
5. Aqua Gelas (situasional)
6. Snack (situasional)
7. Makan (situasional)
8. Notulen (wajib)

C. HAL YANG HARUS DILAPORKAN DALAM RAPAT

1. Tindak lanjut hasil notulen rapat sebelumnya.
2. Laporan kegiatan setiap unit (sesuai dengan format yang ada).
3. Permasalahan sehari-hari yang terjadi di setiap unit.

9
 BAB IV
DOKUMENTASI

A. FORMAT UNDANGAN UNTUK INTERN RUMAH SAKIT

Kepada :
Yth. Bpk / Ibu / Sdr………………………..
Di
Tempat

Salam sejahtera,
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm
I. Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
II. Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm

mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Batu, …………………….
(Jabatan)

……………………………………..
NIP. ……………………

B. FORMAT DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

Hari / Tanggal :
Waktu :
Acara :

No Nama Jabatan Tanda Tangan

10
C. FORMAT NOTULEN

NOTULEN

Sidang/Rapat :
Hari/Tanggal :
Waktu Panggilan :
Acara : 1. .....................
2. Dan seterusnya ................................
3. Penutup.

Pimpinan Sidang/Rapat

Ketua :
Sekretaris :
Pencatat :

Peserta Sidang/Rapat : 1. ..............................................

2. dan seterusnya.

Kegiatan Sidang/Rapat : 1. ..............................................

2. dan seterusnya.

1. Kata Pembukaan :
2. Pembahasan :
3. Peraturan :

PIMPINAN SIDANG/RAPAT

……………………………
Pangkat
NIP. ………………………………

11