Program Pendidikan dan Pelatihan Berkelanjutan

TRAINING NEED ASSESSMENT

drg. Anwarul Amin, MARS

Bagian Pendidikan dan Pelatihan

RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo
2016
 Program Pendidikan dan Pelatihan
Berkelanjutan

UU RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belaja dan
proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk
memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak
mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.

Ayat (5)
Kursus dan pelatihan sebagai bentuk pendidikan berkelanjutan untuk mengembangkan
kemampuan peserta didik dengan penekanan pada penguasaan keterampilan, standar
kompetensi, pengembangan sikap kewirausahaan serta pengembangan kepribadian
Sumber: The CPD Policy and Framework, Quensland College of Teacher
profesional. Kursus dan pelatihan dikembangkan melalui sertifikasi dan akreditasi yang
bertaraf nasional dan internasional.

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 2

Program Overview

Tinjauan Program Perencanaan

adalah langkah pertama dari
siklus manajemen pelatihan.

Pada tahap perencanaan,

langkah-langkah dibagi menjadi
dua:
i) Kebutuhan Pelatihan
Assessment (TNA)
ii) Perencanaan Pelatihan.

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 3

 Sistematika

Tujuan pembelajaran

Pengertian

Manfaat

Tingkatan

Langkah-langkah

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 4

 Tujuan Pembelajaran
Tujuan Umum :
Untuk memberikan program training yang tepat sasaran dalam meminimalisir gap kompetensi
untuk mewujudkan produktivitas atau kinerja yang diharapkan.

Tujuan Khusus :
1. Dasar penyusunan program diklat
2. Diskrepansi kompetensi dijadikan tujuan program diklat
3. Dasar menentukan prioritas pengembangan kompetensi
4. Menjaga dan meningkatkan produktifitas kerja
5. Menghadapi kebijakan baru
6. Menghadapi tugas-tugas baru

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 5

 Tujuan TNA ?

untuk menjawab beberapa pertanyaan :

Mengapa (Why),
Siapa (Who),
Bagaimana (How),
Apa (What),
Kapan (When).

Berikut ini adalah deskripsi dari pertanyaan dan

analisis yang dapat dilakukan

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 6

 Pengertian

Kebutuhan menurut Briggs (dalam Konsep Dasar AKD LAN, 2005 : 9) adalah
"ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya".
Gilley dan Eggland (dalam Konsep AKD LAN, 2005 : 9)

Analisis kebutuhan diklat adalah suatu proses yang sistematis dalam mengidentifikasi
ketimpangan anlara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja
standar dan kinerja nyata yang penyelesaiannya dapat dilakukan melalui pelatihan.

Analisis kebutuhan diklat adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
menemukan adanya suatu kesenjangan pengetahuan, keterampilan, sikap dan
perilaku yang dapat ditingkatkan melalui diklat

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 7

 Skema TNA

Keadaan
Keadaan
Kesenjangan yang
sekarang
diharapkan

Masalah

Sumber: Project on Improvement of Local Administration in Cambodia, Sumber: Kementerian Kesehatan, Badan PPSDM, Pusdiklat Aparatur, 2013, Pedoman TNA
Manual on Training Training Needs Assessment

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 8

 Mengapa TNA ?

01 04
Mengidentifikasi kesenjangan antara Memberikan data dasar untuk
tingkat saat ini dan diperlukan evaluasi rencana pelatihan
pengetahuan, keterampilan dan perilaku

02 05

Mengidentifikasi apa isi dari memastikan bahwa pelatihan yang

pelatihan tepat dan relevan disampaikan

03 06

Bentuk dasar dari rencana Memaksimalkan penggunaan

pelatihan sumber daya yang langka

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 9

 Manfaat TNA ?

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam

01 menghadapi kebijakan baru
dari pimpinan

Menghasilkan rencana diklat sesuai

02 kebutuhan

Menumbuhkan motivasi peserta karena

03 substansi diklat sesuai kebutuhan

Memahami penyebab timbulnya masalah

04 organisasi

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 10

Langkah-langkah kunci dalam melakukan TNA yang efektif

1. Mempersiapkan secara menyeluruh

2. Menggunakan metode secara terstruktur
3. Menghubungkan TNA dengan tujuan organisasi
4. Mendapatkan komitmen dari para anggota untuk
berpartisipasi dalam TNA
5. Berkomunikasi dengan semua mereka yang terlibat
6. Pastikan Anda memiliki keterampilan untuk melakukan
TNA (analitis dan komunikasi)
7. Menyusun hasil pengumpulan data
8. Prioritaskan kebutuhan pelatihan yang diidentifikasi
dan kelompok mereka ke dalam kategori pelatihan

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 11


Organisasi
01
 Proses pendekatan untuk mengungkap
dan menemukan diklat yang diperlukan
oleh organisasi agar visi' misi dan tugas
fungsinya dapat terselenggara secara
efektif dan eflsien' Pada bagian
manakah/unit kerja manakah Yang masih
Perlu diklat'
Tingkatan TNA
Jabatan
02 Individual
03
 Penetapan kebutuhan diklat organisasi dan
 Pengetahuan, keterampilan dan sikap
kebutuhan diklat jabatan‘ sehingga dapat
apa yang masih diperlukan untuk
menetapkan siapa-siapa yang memerlukan
melaksanakan fungsi, tugas, dan diklat dan diklat apa yang diperlukannya.
tanggung jawab dari suatu jabatan
 Pengetahuan dan keterampilan dan sikap
apa yang diperlukan individu-individu
pemegang jabatan dari organisasi
bersangkutan'
Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 12
 Ketiga tingkatan tersebut dapat
dilihat dalam matrik

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 13

 Mengapa kita perlu Pelatihan ?

Pengetahuan dan
keterampilan Analisis masalah
Memiliki pengetahuan dan Pelatihan hanya mungkin dapat
keterampilan yang tepat untuk menyelesaikan bagian dari masalah.
dapat melakukan pekerjaan mereka Jadi kita perlu menganalisis masalah
secara efektif dan kompeten dan mencari tahu apakah pelatihan
akan dapat mengatasinya.

Gap Definisi tujuan

Pelatihan mungkin diperlukan ketika Jika pelatihan yang diperlukan,
ada kesenjangan antara kinerja yang kami juga perlu mendefinisikan
diinginkan, dan kinerja saat ini, dan tujuan pelatihan dan bagaimana hal
alasan untuk gap yang kurangnya itu akan membantu anggota (s)
keterampilan atau pengetahuan. menjadi lebih efektif.

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 14

 Langkah-langkah TNA

Sumber: Kementerian Kesehatan, Badan PPSDM, Pusdiklat Aparatur, 2013, Pedoman TNA Sumber: Project on Improvement of Local Administration in Cambodia, Manual on Training
Training Needs Assessment

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 15

 Langkah 1: Identifikasi masalah-masalah kinerja organisasi

Tujuan organisasi Informasi jabatan

termasuk target-target program yang secara termasuk identitas jabatan, uraian tugas,hasil kerja,
operasional akan dicapai bahan kerja, perangkat kerja, prosedur kerja,
tanggungjawab, wewenang, korelasi jabatan,
kondisi lingkungan kerja dan persyaratan jabatan

Struktur organisasi Standar kinerja

termasuk tata hubungan unit-unit/ bagian-bagian, dapat diketahui dari informasi jabatan yang
koordinasi,dan pembagian hirarki dari otoritas dikumpulkan
(wewenang dan tanggung jawab)

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 16

 Langkah 2. Merencanakan TNA

TOR/Proposal TNA
Menyusun kerangka acuan/TORI/Proposal TNA
Mengidentifikasi pelatihan
yang ada saat ini
ldentifikasi dengan cara mencari informasi

Identifikasi dan menentukan

tentang diklat yang sudah terstandar, membuat
daftar jenis diklat (teknis, kepemimpinan dan
sumber daya yang tersedia fungsional) yang sudah baku dan siap digunakan,
mengidentifikasi kemungkinan menyusun
Dengan mengidentifikasi sumber daya yang ada
modifikasi diklat dari diklat-diklat yang sudah ada.
meliputi sumberdaya finansial, SDM/personil
sebagai anggota tim peneliti, sumber daya
lainnya (seperti ATK, peralatan, dll)

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 17

 Langkah 3. Memilih teknik pengumpulan data

Penilaian sampel
Survey pekerjaan
Variasi dari observasi dengan cara
Kuesioner dapat dipakai untuk
meminta respondenmengerjakan
mengenali pengetahuan, pengalaman, Observasi suatu pekerjaan
motivasi responden. Bentuk
pertanyaan dapat berupa pertanyaan
terbuka dan tertutup
Diskusi kelompok
Wawancara terfokus (FGD) Teknik kelompok
Bertujuan untuk membahas
nominal
memperoleh informasi yang tidak bisa
diobservasi. Wawancara terdiri dari 3 secara mendalam satu
jenis yaitu: terstruktur, semi terstruktur masalah/topik menurut pendapat Materi diklat yang
dan bebas (tidak terstruktur). semua anggota kelompok
diunggulkan

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 18

 Langkah 4. Mengumpulkan Data

Survey
Data hasil survey tertutup umumnya dalam bentuk skala likert

Wawancara Observasi
Data hasil wawancara berupa catatatn Data hasil observasi umumnya berupa deskripsi
jawaban responden tentang kejadian atau pelaksanaan pekerjaan
oleh seorang pegawai

FGD Penilaian sampel pekerjaan

Data hasil FGD pada umumnya sama Data hasil penilaian kinerja berupa skor
dengan data hasil wawancara yang menggambarkan seberapa baik atau
buruk kinerja seseorang dibanding stndar

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 19

 Langkah 5. Menganalisis Data

Sajikan data secara

keseluruhan,
terutama fokus
kepada kesenjangan
kompetensi yang
paling besar kepada
yang paling kecil

Kesenjangan yang
paling besar
menunjukkan bahwa
sebagian besar
responden belum
menguasai
kompetensi

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016 20

 6. Melaporan Hasil TNA

Laporan hasil TNA merupakan laporan hasil dari tim

pelaksana, laporan tersebut diharapkan menjadi umpan
balik dan masukan bagi pihak-pihak yang terkait, yaitu:
a. Pimpinan organisasi
b. Para pengambil keputusan dalam organisasi tersebut
yang bertanggungjawab terhadap pengembangan
pegawai
c. Para widyaiswara
d. Para karyawan yang menjadi responden

Bentuk laporan disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya:

a. Laporan lengap
b. Ringkasan (executive summary)
c. Artikel dan buletin

Bagian Pendidikan dan Pelatihan | 2016

 Kesimpulan
TNA merupakan langkah awal bagi pengembangan program pelatihan. Program
pelatihan yang dirancang tanpa melalui proses TNA akan berakibat pemborosan
sumber daya. Hal ini dikarenakan tujuan pelatihan yang dirumuskan tidak dapat
memenuhi kebutuhan organisasi, program atau individu
 Thank You !
Winners are not those who never fail but those who never quit

Bagian Diklat – Jl. Diponegoro No.71, Telp: 021-3146620, Siemen: 2726

email: bagiandiklat@yahoo.com, bagiandiklat@gmail.com