PT PLN (PERSERO)

NOTA DlNAS
No. : 015/060/DIRDANS/2011

Kepada : DIROPJB
DlROP lB
DlROP IT
Dari : DIRDANS
Tanggal : 26 Januari 2011
Perihal : Kebijakan Persediaan Material PT PLN (Persero)

Sesuai hasil Rapat Direksi hari Selasa tanggal 25 Januari 2011, terkait
lmplementasi Manajemen Persediaan dan juga optimalisasi penggunaan
ERP/SAP, diputuskan bahwa Direktorat Operasi Jawa Bali dipandang siap,
dimana PT PLN (Persero) P3B dan Unit Pembangkit ditunjuk sebagai Pilot
Project untuk lmplementasi Manajemen Persediaan berbasis komputerisasi di
lingkungan PT PLN (Persero).

Dalam implementasinya ditunjuk KDlV KIT, KDlV TRS, KDlV DIS sebagai
Business Process Owner dan DlROP sebagai Business Process Director serta
Direktur Pengadaan Strategis (DIRDANS) akan memberikan supervisi selama
pelaksanaan lmplementasi di unit Pilot Project tersebut, dengan KDIV terkait
sebagai Agen lmplementasi yang berfungsi untuk memastikan program
berjalan dengan sukses dan melaporkan hasilnya kepada Direksi.

Bersama ini pula disampaikan Keputusan Direksi Nomor 717.K/DIR/2010

tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT PLN (Persero)
tertanggal 29 Desember 2010 sebagai dasar untuk implementasinya.
Selanjutnya untuk Kick-Off implementasinya diharapkan dapat dilaksanakan
pada kesempatan pertama.

Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima

kasih.

Tembusan :

- Direksi
- KSPl
- KADlV AKT
 PT PLN (PERSERO)

KEPUTUSAN DlREKSl PT PLN (PERSERO)

NOMOR :717.K/DIR/2010

TENTANG

KEBIJAKAN PERSEDIAAN MATERIAL

Dl LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO)

DlREKSl PT PLN (PERSERO)

Menimbang : a. bahwa Sistem Tata Kelola Material menempati posisi yang strategis dalam
pengelolaan bisnis inti PT PLN (Persero) di Bidang Pembangkitan, Bidang
Transmisi dan Bidang Distribusi;
b. bahwa hingga saat ini belum ada pengaturan persediaan material di
lingkungan PT PLN (Persero);
c. bahwa untuk menciptakan Tata Kelola Material yang baik, maka dipandang
perlu menyusun Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT PLN
(Persero);
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b
dan c di atas, perlu menetapkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT PLN (Persero).

Mengingak 1. Undang-Undang RI Nomor 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik

Negara;
2. Undang-Undang RI Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;
3. Undang-Undang RI Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan;
4 . Peraturan Pemerintah RI Nomor 10 tahun 1989 tentang Penyediaan dan
Pernanfaatan Tenaga Listrik sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah RI Nomor 3 tahun 2005 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 26
Tahun 2006;
5. Peraturan Pemer~ntahRI Nomor 23 Tahun 1994 tentang Pengalihan Bentuk
Perusahaan Umum (Perum) Listrik Negara Menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero);
6. Peraturan Pemerintah RI Nomor 45 tahun 2005 tentang Pendirian,
Pengurusan, Pengawasan, Pembubaran Badan Usaha Milik Negara;
7. Anggaran Dasar PT PLN (Persero);
8. Keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor KEP-
58lMBU12008 jo Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor
KEP-252lMBUl2009 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-
Anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik
Negara;
9. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 001.K/0301DIR11994 tentang
Pemberlakuan Peraturan Sehubungan Dengan Pengalihan Bentuk Hukum
Perusahaan;
10. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 304.K/DIR/2009 tentang
Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PT PLN
(Persero);
11. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 017.K/DIR/2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja PT PLN (Persero) sebagaimana telah diubah
dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 055.K/DIR/2010;
12. Surat Edaran Direksi Nomor 01 1.E/DIR/2007 tentang Akuntansi Material.
 MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN DlREKSl PT PLN (PERSERO) TENTANG KEBIJAKAN

PERSEDIAAN MATERIAL Dl LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO).

PERTAMA : Kebijakan Persediaan Material merupakan salah satu bagian dari Tata Kelola
Material yang harus diterapkan dan dikembangkan di lingkungan PT PLN
(Persero).

KEDUA Kebijakan Persediaan Material sebagaimana dimaksud dalam Diktum

PERTAMA adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KETIGA : Hal-ha1 yang belum atau belum cukup diatur dalam Keputusan ini, akan
ditetapkan kemudian oleh Direksi PT PLN (Persero).

KEEMPAT : Pada saat Keputusan ini mulai berlaku, maka ketentuan-ketentuan tentang Tata
Kelola Material yang telah terbit terdahulu sepanjang tidak bertentangan dengan
Keputusan ini, dinyatakan tetap berlaku.

Keputusan ini mulai berlaku terhitung sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 29 Desember 2010

DIREKTUR UTAMA,
 Lampiran
Keputusan Direksi
Nomor : 717.KIDIR/2010
Tanggal : 29 Desember 2010

Kebijakan Persediaan Material

Di Lingkungan PT PLN (Persero)

A. LATAR BELAKANG

Pengaturan persediaan material merupakan ha1 yang sangat penting untuk

menciptakan keandalan dan efisiensi dalam penyaluran tenaga listrik. Ketersediaan
material baik untuk bidang pembangkitan, transmisi dan distribusi harus dijaga
kontinuitasnya agar tidak menyebabkan terganggunya kegiatan operasi.

Disamping menjaga ketersediaan material, penyediaan material-material tersebut

juga harus dilakukan secara selektif dan memperhatikan aspek-aspek lain seperti
tingkat kekritisan, lamanya waktu pengadaan dan nilai pemakaian sehingga tidak
menyebabkan terjadinya penumpukan material yang menimbulkan inefisiensi bagi
perusahaan.

Untuk mencapai ha1 tersebut diatas, perlu ditetapkan suatu metoda untuk melakukan
pengelompokan material mana yang sangat penting dijaga ketersediannya untuk
menjaga sevice level setinggi mungkin namun pada saat yang sama ha1 tersebut
bukan merupakan inefisiensi bagi perusahaan.

Terkait dengan ha1 tersebut diatas, maka PT PLN (Persero) akan menetapkan Surat
Keputusan Direksi tentang Kebijakan Persediaan Material di lingkungan PT PLN
(Persero).

B. TUJUAN

Tujuan Kebijakan Persediaan Material PT PLN (Persero) adalah sebagai berikut :

1. Tercapainya keseimbangan dalam tata kelola persediaan material, dalam

rangka memaksimalkan tingkat pelayanan dengan persediaan yang optimal.

2. Mengelompokkan material persediaan berdasarkan kriteria kekritisan,

ketersediaan dan tingkat pemakaian (usage), sehingga diperoleh
pengendalian persediaan yang tepat (efektif dan efisien) untuk masing -
masing material.

C. DEFINISI-DEFINISI.

1. Lead Time

1.1. Internal Lead Time.

 a. Inventory lead time : waktu yang diperlukan untuk mengevaluasi dan
memroses permintaan dari pengguna sampai dengan rekomendasi
pembelian ke fungsi pengadaan.

b. Purchase lead time : waktu yang diperlukan fungsi pengadaan untuk

memroses pengadaan dari rekomendasi pembelian hingga terbit surat
pesanan (PO).

c. Receiving and inspection lead time : waktu yang diperlukan bagian

penerimaan dalam memeriksa dan menerima material.

1.2. External Lead Time.

Waktu yang diperlukan penyedia barang untuk memasok barang sesuai

dengan surat pesanan yang diterima.

1.3. Total Lead Time

Waktu total yang diperlukan Internal Lead Time ditambah External Lead
Time.

2. Klasifikasi ABC adalah suatu metoda yang digunakan untuk mengelompokkan

material berdasarkan kriteria tingkat kekritisan (criticality) ABC, tingkat
ketersediaan (availability) ABC dan tingkat pemakaian (usage) ABCD yang akan
didefinisikan lebih lanjut dibawah ini.

3. Kriteria Tingkat Kekritisan (Criticality) :

3.1. Tingkat A : Sangat kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material akan menyebabkan :

Pembangkit : Unit Pembangkit stop (shutdown/trip)

Transmisi : Sistem Transmisi tidak bisa menyalurkan daya sama
sekali
Distribusi : Sistem Distribusi tidak bisa mendistribusikan daya
sama sekali

3.2. Tingkat B : Kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material akan menyebabkan :

Pembangkit : Unit Pembangkit turun kapasitas (derated)

Transmisi : Sistem Transmisi tidak bisa menyalurkan daya
secara penuh
Distribusi : Sistem Distribusi tidak bisa mendistribusikan daya
secara penuh

3.3. Tingkat C : Kurang kritis.

Pada kondisi operasi normal, kerusakan material tidak berdampak

langsung bagi operasi.
2/8
4. Kriteria Tingkat Ketersediaan (availability) :

4.1. Tingkat A : Long Lead time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

diatas 90 (sembilan puluh) hari kalender.

4.2. Tingkat B : Medium Lead Time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

antara 30 (tiga puluh) sampai dengan 90 (sembilan puluh) hari
kalender.

4.3. Tingkat C : Short Lead Time.

Material yang proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time

dibawah 30 (tiga puluh) hari kalender.

5. Tingkat pemakaian material per periode (usage) di Unit Pelaksana

(Cabang/APJ/Sektor/Region/UPT):

5.1. Tingkat A

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu diatas Rp. 500 juta.

5.2. Tingkat B :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu antara Rp. 100 Juta s/d Rp. 500 juta.

5.3. Tingkat C :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu dibawah Rp. 100 Juta.

5.4. Tingkat D :

Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item)

dalam suatu periode tertentu 0 Rp (tidak ada pemakaian)

6. Tingkat Pelayanan (Service Level) Material

Tingkat Pelayanan (Service Level) material adalah perbandingan antara total

item permintaan material yang dapat dipenuhi terhadap total item permintaan
material.

Total item permintaan Material dipenuhi

Service Level Material : XlOO %
Total Item permintaan material
 Catatan : Permintaan material dikatakan dipenuhi apabila permintaan user
dapat dilayani petugas gudang tepat pada saat tanggal diperlukan.

7. Perputaran Material

Perputaran material adalah perbandingan antara pemakaian material terhadap

saldo rata dalam periode tertentu.

Pemakaian material
Perputaran Material :
Saldo rata-rata

Keterangan :

1. Pemakaian Material : Total biaya pemakaian material gudang pada periode

tertentu.
2. Saldo rata-rata : Saldo awal ditambah saldo akhir dibagi 2.

8. ROP (Re-Order Point)

ROP (Re-Order Point) yaitu jumlah persediaan material, dimana harus

melakukan pemesanan ulang.

9. ROQ (Re-Order Quantity)

ROQ (Re-Order Quantity), yaitu jumlah material yang harus dipenuhi saat
melakukan pemesanan ulang.

Man

Max-LT
Usage

ROP

safety
Stock
k-4
Lead Time

10. Persediaan Aman (Safety Stock)

Suatu jumlah yang ditetapkan sebagai pengaman untuk mengantisipasi adanya
ketidakpastian dari jumlah pemakaian atau ketidakpastian lead time.

11. Just In Time (JIT)

Material didatangkan pada saat atau menjelang dibutuhkan.

4/8
D. TABEL KEBIJAKAN PERSEDIAAN MATERIAL

Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen material maka

dipandang perlu adanya penyeragaman pengelolaan material persediaan dalam bentuk
kebijakan persediaanlinventory control dan pengadaan untuk menetapkan kriteria
material, penentuan ROPIROQ, service level material, perputaran material, strategi
pengendalian persediaan dan pengadaan sesuai contoh berikut :

Service
Level Turnover Strategi pengendalianpersediaan Strategi Pengadaan
(X) (tahunan) yang ditekomendasikan

I MA ] 99.99 1 0-1 1- Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. I 1

- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy Sesuai kondisi spesifik unit PLN terkait
secara manual.

AAB 99.99 0-1 - Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual.

- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
I I I
MC 95-98 3-5 - Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual.
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.

ABA 97 1-2 - Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual.

- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
I I I I
ABB 1 97 1 2-3 1Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. I

I ABC ( 95 1 3-4
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
secara manual.
1- Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual.
II 1
- Melakukan Proses RO Stores menjadt RO Buy idem
secara manual.
ACA 90 3-5 - Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual.
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual.
ACB 93 3-4 - Melakukan Setup ROPjROQ secara manual
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
I I secara manual.
ACC ( 95 1 4-6 1-Melakukan Setup ROPjROQsecara manual
- Melakukan Proses RO Stores rnenjadi RO Buy idem
secara manual.
BAA 93 - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- MemProses RO Stores menjadi RO Buy secara idem
manual
BAB 95 1-2 - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual

BAC 1 1 1 95 4-6
- Sesuai dengan ROP/ROO yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
I secara manual
idem

- Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh

Reorder Algorithm idem
4-6
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy
secara manual
 IKriteria 1 1
Service
Level
(36)
.
'urnover
(tahunan)
1 Strategi pengendalian penediaan
yang direkomendasikan Strategi Pengadaan I
BBA 90 4-6
- Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkanoleh
Reorder Algorithm
- MelakukanProses RO Stores menjadi RO Buy Sesuai kondisispesifik unit PLN terkait
secara manual
BBB 92 4-6
- Sesuai dengan ROPIROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses ROStores menjadi RO Buy idem
secara manual
BBC
- Sesua~dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
95 6-8
Reorder Algorithm
- MelakukanProses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
BCA 6-9 - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
-
Sesuai dengan ROPfROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm idem
BCB 92 6-9
- MelakukanProses ROStores menjadi RO Buy
secara manual
BCC 95 6-9
- Sesuai dengan ROPIROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CAA 87 >5
- Sesuai dengan ROP/ROQyag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
-
Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CAB 87 >5
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- MelakukanProses RO Stores menjadi RO Buy idem.
secara manual
CAC >5
-Sesuai dengan ROPIROQyag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
-Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CBA 87 >5
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CBB 87 >5
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
ReorderAlgorithm
-
Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CBC 87 5, - Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Melakukan Proses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CCA 87 ,5
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- MelakukanProses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual
CCB *' >'
- Sesuai dengan ROP/ROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
- Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara idem
manual
- Sesuai dengan ROPIROQ yag dihasilkan oleh
Reorder Algorithm
CCC 87
- MelakukanProses RO Stores menjadi RO Buy idem
secara manual

Khusus untuk kebijakan proses pengadaan diatur oleh Keputusan Direksi No.
305.K/2010 tentang Pedoman Proses pengadaan.
E. KETERANGAN TAMBAHAN

1. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat kekritisan (Criticality) material adalah

fungsi operasi dan pemeliharaan.
2. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat ketersediaan (Avaibility) material
adalah fungsi IogistiWperbekalan.
3. Penanggung jawab penentuan kriteria tingkat pemakaian (usage level) material
adalah fungsi IogistiWperbekalan.
4. Setiap item material memungkinkan terjadinya perubahan tingkat pemakaian
(usage level) pada setiap periodenya, sehingga akan berubah juga Kriteria Stock
ltem Materiainya.
5. Usage level D adalah material yang pada periode satu tahun sebelumnya tidak ada
pemakaian atau nilai pemakaiannya no1 rupiah.
6. Kriteria Stock ltem Material yang mempunyai usage level D, perlakuan inventory
dan pengadaan hanya diberikan kepada item material yang mempunyai kriteria
Criticality A.
7. Tidak semua item material yang masuk dalam kriteria stock item material
sebagaimana tabel di atas dapat dilakukan stock di gudang, tetapi harus
memperhatikan hal-ha1 dibawah ini dengan syarat ketersediaan material tetap
terjamin :

a) Jenis kebutuhan (rutin atau non rutin)

b) Expire date (batas akhir pakai) suatu material
c) Prosedur penyimpanan dan penanganan material (Area, Pengaruh
lingkungan dll)

8. Hal-ha1 yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan KHS adalah sebagai

berikut :
a) Efektifitas pembelian meliputi :
Nilai barang (harga)
Ketersediaan dipasaran,
Jarak tempuh,
Transportasi
b) Kesiapan pemasok
c) Kemampuan penyimpanan

9. ltem material yang mempunyai kriteria kekritisan A atau 6 dan mempunyai

perputaran material 2 4, apabila berdasarkan kajian enonomis maupun teknis
dengan didasari perhitungan life cycle cost dan revenue hasilnya lebih
menguntungkan, maka direkomendasikan untuk melakukan KHS.

F. PENUTUP

Demikian Kebijakan Persediaan Material Di Lingkungan PT PLN (Persero) ditetapkan

untuk dilaksanakan sebaik-baiknya dan apabila ada kekeiiruan dikemudian hari akan
ditinjau dan diperbaiki sebagaimana mestinya.