PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pada dasarnya pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan,
dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor
lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-
tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya
perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat
dan menyelesaikan kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam
setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan
demikian keberadaan perlengkapan kantor sangat penting dan diperlukan oleh setiap
kantor guna meningkatkan produktivitas kerja pegawai dan ketercapaian target. Selain
peralatan kantor, hal yang cukup penting guna membantu kinerja pegawai yaitu
penataan ruang kerja kantor. Penataan ruang kerja kantor yang baik dan nyaman tentu
memberikan manfaat baik bagi pegawai maupun perusahaan itu sendiri.
Akan tetapi pada pelaksanaanya tidak semua orang mengenal perlengkapan
dan fungsi dari peralatan kantor dan tidak semua mengetahi tentang penataan ruang
kerja sesuai dengan pinsip dan asas yang sesuai. Oleh karena itu dalam makalah ini,
kami bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dan penataan ruang kerja kantor.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Pengertian peralatan kantor
2. Kegunaan peralatan kantor
3. Jenis-jenis peralatan kantor
4. Pemeliharaan dan perawatan umum mesin kantor
5. Pengertian tata ruang kantor
6. Tujuan tata ruang kantor
7. Manfaat dan keuntungan tata ruang kantor
8. Asas-asas pokok tata ruang kantor
9. Prinsip-prinsip tata ruang kantor
10. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
11. Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
12. Pedoman dalam menyusun tata ruang kantor
13. Langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor
14. Teknik penataan meja kerja ruang kantor
1
15. Standar ruang kantor
C. TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Untuk mengetahui kegunaan perlengkapan kantor
3. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pemeliharaan dan perawatan umum mesin kantor
5. Untuk mengetahui pengertian tata ruang kantor
6. Untuk mengidentifikasi tujuan tata ruang kantor
7. Untuk mengidentifikasi manfaat dan keuntungan tata ruang kantor
8. Untuk mengetahui asas-asas pokok tata ruang kantor
9. Untuk mengetahui prinsip-prinsip tata ruang kantor
10. Untuk mengetahui bentuk-bentuk tata ruang kantor
11. Untuk mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
12. Untuk mengetahui pedoman dalam menyusun tata ruang kantor
13. Untuk mengetahui langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor
14. Untuk mengetahui teknik penataan meja kerja ruang kantor
15. Untuk mengetahui standar ruang kantor
2
BAB II
ISI
A. PERALAN KANTOR
A. Pengertian Peralatan Kantor
Menurut KBBI ( 1999 ), istilah sarana berarti sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Ensiklopedia Administrasi menjelaskan perlengkapan kantor yaitu segenap
benda yang dipergunakan untuk membantu melancarkan tugas tata usaha yang
terdiri dari mesin kantor ( office machines ), perabot kantor ( office furniture ),
hiasan kantor ( office ornamens ), dan bekal kantor ( office supplies ).
Peralatan kantor adalah segala benda yang dipakai untuk membantu
melancarkan pekerjaan sehari - hari yang digunakan petugas administrasi,
sehingga menghasilkan pekerjaan yang lebih cepat selesai, lebih baik dan lebih
tepat.
b. Mesin - mesin kantor ( office machines ) adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, serta mengolah bahan - bahan keterangan dalam
3
pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
contoh : mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, mesin pengganda
dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator.
d. Perabot kantor ( office furniture ) adalah benda - benda kantor yang terbuat
dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
contoh : meja, kursi, sofa, rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis,
papan pengumuman, tempat uang ( cash box ), dan tempat majalah / koran.
4
e. Hiasan / interior kantor ( office ornamen ) adalah benda - benda kantor
yang digunakan untuk menambah suasanan menjadi menyenangkan,
sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. contoh : gambar presiden dan wakil presiden, bendera, struktur
organisasi, patung, lukisan, tanaman hidup, jam dinding, kipas angin /
AC.
5
c. Berbentuk buku yaitu peralatan kantor yang berbentuk buku. misalnya
buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku telepon,
kamus, peta kota - kota besar, buku tahunan, buku induk, buku tamu, buku
agenda surat, buku catatan keuangan, dan buku objek wisata.
b. Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama. contoh : stapler, gunting, cater, pelubang
kertas.
7
c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai
dengan jenis dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk
dan aturan pemakaiannya
8
C. Manfaat dan Keuntungan Tata Ruang Kantor
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
a. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan
pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercaya.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
g. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.
d. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
e. Pengawasan mudah dilaksanakan.
f. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
9
d. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium
dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
e. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada
pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
10
Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap
dan gerah.
Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian
yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun
perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit
menampungnya.
b. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-
pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja
tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa
orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
Mudah merubah ruangan.
Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani
dengan cepat dan luwes.
Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit
menampungnya, karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.
Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
Pekerja akan kehilangan kepribadian.
Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja
dapat menggangu yang lain.
Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu
pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan
ruang tertutup.
c. Tata Ruang Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5
meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi
kerja, sementara kerugiannya adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
11
G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
a. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
Kualitas pekerjaan lebih baik.
Kesalahan-kesalahan berkurang.
Semangat kerja pegawai lebih baik.
Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
Prestise lebih baik untuk perusahaan.
b. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan
dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk
merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap
tamu yang datang, diantaranya:
Kepercayaan terhadap kantor
Efisiensi atau produktifitas
Moral
c. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
12
Produktivitas kerja yang lebih tinggi
Kualitas pekerjaan yang lebih baik
Semangat kerja yang lebih tinggi
Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
Kesan yang lebih baik dari para tamu
d. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
Kesulitan mengadakan konsentrasi
Kesalahan yang lebih banyak
Kelelahan yang bertambah
Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.
13
d. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat
memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
14
k. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke
tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
l. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
m. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk
keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
15
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
j. Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan
pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran
harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih
dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
16
f. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan
17
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Peralatan kantor adalah segala benda yang dipakai untuk membantu
melancarkan pekerjaan sehari - hari yang digunakan petugas administrasi, sehingga
menghasilkan pekerjaan yang lebih cepat selesai, lebih baik dan lebih tepat.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu untuk mendukung aktivitas pekerjaan
kantor, mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor,
memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan, dan sebagai
asset kantor dan pelengkap kantor.
Tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
18