1.1. Sistem
Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling berkaitan dan beroperasi
atau bekeja secara bersama-sama untuk mencapai satu atau lebih tujuan. Sistem terdiri dari 2
elemen yaitu, sistem terbuka dan sistem tertutup.
Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan, dari unsur,
komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain,
dan terpadu. Teori sistem secara umum seperti diuraikan Kenneth (2008) yang menekankan
pentingnya perhatian pada tiap bagian yang membentuk sistem. Teori sistem juga melahirkan
konsep-konsep futuristik, antara lain konsep sibernetika. Sibernetika biasanya berkaitan dengan
usaha-usaha otomasi tugas-tugas ang dilakukan oleh manusia sehingga melahirkan studi tentang
robotika dan kecerdasan buatan. Konsep lain yang terkandung dalam teori sistem adalah konsep
sinergi.
Konsep ini mengandaikan bahwa dalam suatu sistem, output yang dari suatu organisasi
diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. Sistem
berasal dari bahasa Latin (sistema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang
terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,
materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu entitas yang
berinteraksi.
1.2. Data
Pengertian Data adalah berbagai fakta yang mencerminkan atau yang mewakili suatu keadaan,
kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data
tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih
dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam dalam berbagai aspek tertentu.
Danu (2007) menerangkan bahwa data merupakan bentuk yang masih mentah, belum
dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model
untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau
alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya. Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi
tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu
tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun
bagi kajian ilmiah, dua pengertian tersebut mengandung perbedaan mendasar. Data merupakan
bentuk jamak dari „datum‟; yang berarti kenyataan, catatan. Data merujuk kepada fakta-fakta
baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal
atau kode tertentu, dan semacamnya. Apabila telah disaring dan diolah melalui suatu sistem
pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi
menjadi informasi. Berikut pendapat beberapa ahli mengenai definisi data dan informasi. Davis
(1991) menjelaskan data merupakan sekumpulan bahan mentah bagi informasi, dirumuskan
sebagai kelompok bilangan tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan,
hal-hal, dan sebagainya. Selanjutnya menurut pendapat Ais (2005; 2012) mengemukakan bahwa
data merupakan hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu
pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau
penetapan keputusan.
Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat
dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan
(Kumorotomo dan Margono, 2010:11). Data didefinisikan sebagai representasi dunia nyata
mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang
direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Dengan
kata lain, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang
nyata. Data merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum
berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang
lebih bermakna (Mulyanto, 2009:15). Menurut Agus Mulyanto (2009 : 16) mengemukakan
bahwa data merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum
berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang
lebih bermakna. Menurut Kadir (2009:3), bahwa data adalah suatu bahan mentah yang kelak
dapat diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu yang lebih bermakna. Data inilah yang nantinya
akan disimpan dalam database.
Fakta-fakta mentah yang harus dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang
memiliki arti bagi suatu organisasi atau organisasi. Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka
yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai atau fakta mentah yang belum diolah. Data terbagi
menjadi 2 macam berdasarkan macamnya, yaitu:
• Data Internal
Data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal.
Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.
• Data Eksternal
Data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi.
Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat
preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Selain itu, terdapat klasifikasi data berdasarkan jenis data, yaitu sebagai berikut:
Contoh Data Kuantitatif, jumlah pembeli buku pada suatu toko buku, nilai indeks prestasi
mahasiswa semester VI di Fakultas X, dan lain-lain. Data ini tersaji dalam bentuk angka-angka.
Sedangkan contoh Data Kualitatif, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan.
Data ini tersajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Sehingga dapat
disimpulkan bahwa Data merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih
berguna dan bermanfaat. Proses pengolahan data yang disebut siklus pengolahan data ( Data
Processing Cycle) terdiri dari tiga proses yaitu :
Tahapan Input -> Dilakukan dengan pemasukan data ke dalam proses komputer lewat
alat input (input device).
Tahapan Proses -> Dilakukan proses pengolahan data yang sudah dimasukkan yang
dilakukan oleh data pemroses (process device) yang dapat berupa proses perhitungan,
pengendalian, atau pencarian pada storage.
Tahapan output -> Dilakukan proses penghasilan output dari hasil pengolahan data ke
alat output (output device) yaitu berupa informasi.
Informasi menurut Davis (1991) adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan atau keputusan-keputusan yang akan datang. Menurut Danu (2007)
menyatakan bahwa informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Kemudian pendapat Burch & Grudnitski (1989 : 6) terdapat tiga aspek utama untuk menentukan
kualitas informasi, yaitu:
a. Akurat, Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi
kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak
informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya, Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan
keputusan terlambat, maka akan dapat berakibat fatal bagi organisasi.
c. Relevan, Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya dan relevan
untuk berbagai pihak. Dimana relevansi informasi untuk setiap orang satu dengan yang
lainnya berbeda.
Contoh dari informasi: Misalnya ada fakta bahwa seorang pembayar pajak bumi bangunan
(PBB) di suatu kantor Lurah atau Nagari, datanya ada pada tanda terima pembayaran kemudian
dimasukkan pada rekaman komputer. Bila semua data uang pembayaran itu dalam periode
tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah hasilnya disebut informasi.
Makna suatu kualitas adalah tingkat baik buruknya sesuatu, derajat atau taraf. Adapun
definisi kualitas menurut Fandy Tjipto (dalam Pasolong, 2007:132) yaitu:
1) Kesesuaian dengan persyaratan/tuntutan,
2) kecocokan pemakaian,
3) perbaikan atau penyempurnaan keberlanjutan,
4) bebas dari kerusakan,
5) pemenuhan kebutuhan pelanggan semenjak awal dan setiap saat,
6) melakukan segala sesuatu secara benar semenjak awal,
7) sesuatu yang bias.
Sedangkan kualitas menurut Montgomery (dalam Pasolong (2007:132) “the extent to which
products meet the requirement of people who use them”. Jadi suatu produk, apakah bentuknya
barang atau jasa, dikatakan bermutu bagi seorang kalau produk tersebut dapat memenuhi
kebutuhannya.
a. Kesederhanaan
b. Kejelasan dan kepastian
c. Keamanan
d. Keterbukaan
e. Efisien
f. Ekonomis
g. Keadilan
h. Ketepatan waktu
Dengan begitu suatu informasi semestinya mampu menerangkan suatu kejadian, kenyataan yang
telah terjadi, kesatuan suatu peristiwa, termasuk siapa orangnya, dengan apa sesuatu terjadi
sehingga secara menyeluruh dapat dijelaskan sesuatu yang terjadi itu. Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Karakteristik dari aspek pembangunan kepentingan publik menurut Eko Indrajit (2000)
dapat dibagi menjadi empat jenis, yaitu:
a. Proyek pembangunan prasarana berupa; jaringan kabel atau wireless dan data center
(infrastructure development)
b. Proyek pengadaan paket software atau hardware yang siap pakai di pasaran dan langsung
mengimplementasikannya (package implementation).
c. Proyek pembuatan software sendiri berdasarkan kebutuhan yang didesain dan dikerjakan
oleh tim sendiri ataupun oleh pihak ketiga (custom development atau in-house
development)
d. Melakukan dua atau ketiga hal diatas dan mengintegrasikannya (sistem integration).
Pada pelaksanaanya proyek sistem informasi biasanya mengadopsi sistem pengembangan
pada siklus hidup pengembangan sistem informasi yang dikenal dengan SDLC (sytem
development life cycle). Pemanfaatan dan pengembangan sistem informasi bukanlah
pekerjaan yang sederhana. Dibutuhkan banyak pihak yang terlibat karena akan banyak
mempengaruhi prosesi pembangunan kepentingan publik dan lingkungan kerja organisasi
serta kebanyakan dari pekerjaan tersebut adalah kegiatan investasi yang membutuhkan dana
yang besar.
Sistem informasi berperan penting dan menjadi faktor pendorong bagi organisasi ntuk
menata ulang aliran-aliran kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi tugas-
tugas yang berulang atau bahkan mengurangi beberapa bagian pekerjaan. Proses re-
engineering tanpa menggunakan sistem informasi tidak akan dapat berhasil dengan baik.
Setiap perubahan karena penggunaan sistem informasi membawa keuntungan dan resiko yang
berbeda-beda.
Perubahan dalam bentuk otomatisasi dan rasionalisasi relatif berjalan lamban dan
keuntungan yang didapat tidak terlalu besar, namun memiliki tingkat resiko yang kecil.
Sebaliknya rekayasa ulang dan perubahan paradigma membuat perubahan menjadi lebih cepat
dan menyeluruh sehingga mendapatkan keuntungan yang tinggi namun juga memiliki resiko
yang cukup besar.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Winarno, Wing Wahyu, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : STIE YKPN.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu
Zilkifli Amsyah.2001Manajemen Sistem Informasi, Cet.III; Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Jurnal
Alford, J & O‟Flynn, J. (2009). Making sense of public value: Concepts, critiques and emergent
meanings. International Journal of Public Administration. Volume (32), pp. 171–191.
Andersen, K.V., 2006. „E-Government: five key challenges for management‟, The
ElectronicJournal of e-Government, Vol. 4, No. 1, pp.1–8.
As-Saber, S., Srivastava, A. and Hossain, K.,2006 „Information technology law and e-
Government: a developing country perspective‟, Journal of Administration and
Governance, Vol. 1, No. 1, pp.84–101.
Atmadji, Christina dan M. Arief Soelaiman. 2010. Multimedia Pembelajaran Mata Kuliah
Sistem Informasi Manajemen . Jurnal Teknologi Informasi, Vol. 6, No. 1, April
DeLone W. H. and McLean E. R. (2003) The DeLone and McLean model of Information
Sistems Success: a ten-year update. Journal of Management Information Sistems 19(4),
pp9-30.
Dianasari, dkk. 2010. Pengaruh Modernisasi Administrasi Perpajakan terhadap Pencapaian
Akuntabilitas KPP Modern. Jurnal Universitas Widyatama.
Firman Alandari.2013. Peran Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer Dalam
Meningkatkan Pelayanan Publik Di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau. E-
jurnal fisip. Samarinda : Univesitas mulawarman
Graves dan Corcoran. ( 1989). The study of nursing informatics . Journal of Nursing
Scholarship 21(4) 227-231
Greenfield, Sue .2007. Medication Error Reduction and the Use of PDA Technology. Journal
Of Nursing Education. 46.(3), 127-131. United States : Slack Incorporated
Jones, K. 2006. Manajemen pengetahuan sebagai sebuah dasar untuk sistem pendukung
keputusan. Jurnal Sistem Informasi Komputer. Vol 46: No 4.
Kirom, Dalu Nuzlul. 2012. Sistem Informasi Manajemen Beasiswa ITS Berbasis Sistem
Pendukung Keputusan menggunakan Analythical Hierarchy Process. Jurnal Teknik Pomits
vol 1, no 1 (2012) 1-6.
Mardi, 2013, 1 (2): 535-547 ISSN 0000-0000 , Pengaruh Sistem Informasi Manajemen Pegawai
Terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian Di Badan Kepegawaian Daerah
(BKD) Kota Samarinda. e-Journal Ilmu Pemerintahan Universitas Mulawarman.
Muluk, MR Khairul. 2003. Sumber-Sumber dan Pengembangan Keuangan Daerah, Jurnal
Adminitrasi negara, Volume 2
Nia Karniawati & Romi Rahmadani. analisis kebijakan penerapan e- government melalui sistem
informasi manajemen kepegawaian (simpeg) (suatu studi pada biro kepegawaian
sekretariat daerah provinsi jawa barat) Majalah Ilmiah UNIKOM Vol.7, No. 2 halaman
23
Orientation: Gaps between Theory and Practice, International Journal of Public Sector
Management, 21, 1, 74-92.
R.L Baskerville and M. D. Myers, Information Sistems as A Reference Ciscipline, MIS Quarterl
, 26 (1) March 2002, 1-1
Santosa, Alam. 2011. Pengembangan SIM. Jurnal majalah ilmiah UNIKOM, Volume 9.
Wedhasmara, Ari. 2009. Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan
Menggunakan Metode Ward And Peppard. Jurnal Sistem Informasi, Vol. 1, No. 1, April.
Internet
Arief. (2012). “Security & Ethical Challenges- Tantangan Hal Etika dan Keamanan Dalam
Teknologi Informasi”.
Budi Rahardjo, “Membangun e-Government” www.cert.or.id. (diakses pada tanggal 6 Oktober
2014)
Chandra Halim - Indonesian Voices Network, “Pemanfaatan e_Governance di Pemerintah Pusat
dan Daerah”, http://indonesianvoices.com. (diakses pada tanggal 6 Oktober 2014).
Danu Wira Pangestu. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM).
danu_wira@yahoo.com. http://bangdanu.wordpress.com gov.au/spw/corporate/about-
us/resources/service-delivery-reform-overview.Pdf
The Department of Human Services (2011). Service Delivery Reform: Transforming government
service delivery. diunduh dari http://www.humanservices.