Hasil Survei III

I. Alur Arsip Statis

Secara detail proses arsip statis mulai dari pihak OPD hingga arsip tersimpan :

AKUISISI

PENGOLAHAN

PRESERVASI

AKSES

1. AKUISISI
Menghimpun koleksi arsip statis diantaranya arsip aktif dan arsip in-aktif, yang didapat
melalui akuisisi dari lembaga-lembaga yang sedang berjalan maupun yang akan tutup atau
perseorangan. Dari tahun 1970 sampai tahun 2004 arsip dihibahkan dan di tampung oleh
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) , tapi setelah tahun 2004 arsip mulai dikelola oleh
BAPUSIPDA

2. PENGOLAHAN
Pada proses ini arsip yang ada dikelola untuk membuat inventaris arsip statis guna
menyajikan informasi arsip yang ada. Tahap pengelolaan nya yaitu :
a) Identifikasi Arsip Statis
Dalam tahap ini bertujuan untuk membuat skema pengaturan arsip, arsip di
identifikasi berdasarkan kelembagaan nya.
b) Penyusunan Skema Arsip
c) Rekontruksi Arsip Statis
Rekonstruksi Arsip Statis terdiri dari :
i. Pemilahan antara Arsip dan Non-Arsip
ii. Pengelompokkan Arsip
iii. Pencatatan Deskripsi (Pendeksripsian)
iv. Penyortiran
v. Penomoran Definitif (Pemberkasan)
vi. Pembungkusan Arsip
vii. Penyimpanan Arsip
viii. Pembuatan Daftar Arsip Statis
ix. Penyusunan Inventaris Arsip Statis
x. Pembuatan Riwayat Pengelolaan Arsip

1
 3. PRESERVASI
Preservasi merupakan pengamanan atau perlindungan arsip statis terhadap kerusakan
dengan cara :
a) Menyediakan ruang dan sarana/prasarana.
b) Fumigasi
Melakukan pengasapan dalam ruangan tertutup.
c) Menghilangkan keasaman yang terdapat pada jenis arsip texutual.
d) Perbaikan
Dapat dilakukan dengan beberapa cara :
i. Sizing : penambalan arsip yang robek dengan tisu jepang
ii. Enkapsulasi : pembungkusan arsip yang rusak dengan kertas mika dan double tip.
iii. Laminasi : pelapisan depan dan belakang ketras arsip menggunakan tisu jepang.
iv. Line Washing : untuk membersihkan arsip dengan mengoleskan cairan ipah.
e) Alih Media : bertujuan untuk mengalihkan format arsip (contoh : arsip yang berupa
pita dialihkan ke compact disk)
4. AKSES
Dilakukan untuk pemanfaatan dan pemberdayagunaan arsip statis. Ini lebih berhubungan
dengan penyediaan informasi ke publik.

II. Aktor di Bidang Pengelolaan Kearsipan

Ada beberapa aktor dalam ruang lingkup pengelolaan kearsipan yaitu :
1. Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan
Memiliki tugas sebagai pejabat struktural dalam hal pengelolaan kearsipan, yaitu sebagai
pemberi kebijakan untuk hal – hal yang berkaitan dengan pengelolaan arsip baik itu arsip
statis maupun dinamis
2. Tata Usaha bidang Pengelolaan Kearsipan.
Secara umum TU bidang ini memiliki tugas sebagai pembantu mengurusi segala hal
tentang pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada di bidang pengelolaan kearsipan.
Sebelum nantinya akan di serahkan ke arsiparis.
3. Arsiparis
Merupakan orang yang bertanggung jawab penuh dengan pengelolaan arsip secara
langsung, baik fisik maupun informasi arsip. Disebut juga sebagai Pejabat fungsional ahli
serta terampil. Bertugas sebagai pemberi ide maupun konsep dan juga mengontrol
pengelolaan arsip dinamis maupun aktif.
4. Staf Pengelola kearsipan
Hampir sama dengan arsiparis, tetapi ini belum dilakukan pelantikan jabatan serta lebih
mengurus hal teknis. Disebut juga staf pengelola teknis kearsipan, jadi semua hal yang
berkaitan tentang pengelolaan arsip secara teknis dikerjakan oleh staf ini, seperti
penomoran definitif,penyortiran dll.

2
 5. Bendahara
Sebagai pengelola keuangan di bidang pengelolaan kearsipan. Jadi tidak berperan
secara langsung proses pengelolaan arsip yang ada.
6. Operator komputer
Sebagai pembantu pekerjaan yang berkaitan dengan pengoperasian komputer, jadi
hampir sama dengan bendahara tidak memiliki peran dalam pengelolaan arsip.

Jadi di dalam bidang pengelolaan kearsipan di bapusipda yang memiliki peran terhadap
proses pengelolaan arsip dinamis maupun statis adalah Kepala Bidang, TU Bidang, Arsiparis, Staf
Pengelola Kearsipan.