LAPORAN

AUDIT MUTU INTERNAL NON-AKADEMIK

UNDIKSHA 2016

Oleh
TIM AMI NON AKADEMIK

KANTOR JAMINAN MUTU

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
SINGARAJA
2016

i
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN
AMI NON AKADEMIK UNDIKSHA 2016

Judul : Audit Mutu Internal Non-Akademik Universitas Pendidikan Ganesha

1. Identitas ketua pelaksana :

a. Nama : Dr. Drs. I Wayan Kertih, M.Pd
b. NIP : 196411081990031002
c. Gol/pangkat : IVa/Pembina
d. Jabatan fungsional : Lektor Kepala
e. Jabatan : Anggota Divisi Monev

2. Identitas sekretaris :
a. Nama : I Putu Pasek Suryawan, S.Pd., M.Pd
b. Nip : 198806172014041001
c. Gol/pangkat : IIIb/ Penata
d. Jabatan fungsional : Lektor
e. Jabatan : Anggota Divisi Monev

3. Jangka waktu : 4 Bulan (Agustus s.d Nopember 2016)

4. Tempat : UNDIKSHA

Mengetahui, Singaraja, Nopember 2016

Ketua UJM Ketua panitia,

Prof. Dr. Anak Agung Gede Agung, M.Pd. Dr. Drs I Wayan Kertih, M.Pd.
NIP. 195605201983031002 NIP.196411081990031002

KATA PENGANTAR

ii
 Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena
atas berkat rahmat-Nya panitia dapat melaksanakan dan melaporan kegiatan Audit Mutu
Internal (AMI) Non Akademik Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) tahun
2016 sesuai dengan rencana. Unit Jaminan Mutu (UJM) UNDIKSHA, selalu, berusaha
mengembangkan konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality
improvement) dengan melaksanakan AMI Non Akademik tahun 2016. Kegiatan ini
bertujuan untuk memotret profil unit-unit kerja di lingkungan UNDIKSHA sehingga unit-
unit kerja dapat mengetahui kekurangan dan kelebihannya. Hasil kegiatan AMI ini dapat
dijadikan bahan oleh unit-unit kerja untuk melakukan perbaikan terhadap kinerja yang
masih kurang. Sementara itu, bagi UNDIKSHA, hasil AMI ini dapat digunakan sebagai
bahan untuk melakukan pembinaan atau memberikan penghargaan kepada para pegawai
sesuai dengan kinerjanya.
Semua Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA telah berpartisipasi dalam kegiatan
AMI tahun ini. Dengan demikian, secara keseluruhan Unit/Lembaga yang ada di
UNDIKSHA dapat dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk melihat
potret dirinya. Mudah-mudahan kesadaran ini terus dapat dipertahankan dan ditingkatkan
sehingga Unit/Lembaga selalu berupaya meningkatkan kinerjanya dalam memberikan
pelayanan yang berbasis pada sistem penjaminan mutu. Melalui kesempatan ini penulis
menyampaikan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
pelaksanaan AMI Non Akademik 2016 ini.
Demikian yang dapat kami laporkan sebagai tindak lanjut kegiatan yang telah
dilaksanakan, semoga dapat bermanfaat.

Singaraja, 9 Nopember 2016

Tim UJM UNDIKSHA

DAFTAR ISI

iii
Lembar Pengesahan ……………………………………………………………… i
Kata Pengantar …………………………………………………………………... ii
Daftar Isi …………………………………………………………………………. iii
BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………… 1
1.1 Latar Belakang …………………………………………………... 1
1.2 Dasar Pelaksanaan AMI ………………………………………… 2
1.3 Tujuan …………………………………………………………… 3
1.4 Manfaat ………………………………………………………….. 3
BAB II PLAKSANAAN ……………………………………………………... 4
2.1 Rancangan Kegiatan …………………………………………….. 4
2.2 Auditor yang Terlibat …………………………………………… 4
2.3 Auditi ……………………………………………………………. 5
2.4 Instrumen Audit ………………………………………………… 5
2.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data ……………………… 8
2.6 Jadwal …………………………………………………………… 9
2.7 Analisis Data ……………………………………………………. 9
BAB III HASIL AMI NON AKADEMIK …………………………………… 10
3.1 Temuan Audit……………………………………………………. 10
3.2 Masalah yang Dihadapi dalam Pelaksanaan AMI …………….. 25
3.3 Usulan Pemecahan Masalah ……………………………………. 25
BAB IV PENUTUP …………………………………………………………… 27
4.1 Simpulan ………………………………………………………… 27
4.2 Saran …………………………………………………………….. 27
Lampiran

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu sasaran dari aktivitas pengimplementasian sistem penjaminan
mutu internal (SPMI) adalah untuk mendorong terwujudnya pelayanan yang prima
kepada masyarakat sehingga mampu menciptakan peningkatan kinerja yang efektif
dan efisien di lingkungan UNDIKSHA. Oleh karena itu, untuk mendukung
implementasi sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan harapan tersebut maka
perlu dilakukan penilaian kinerja khususnya ditingkat unit-unit kerja melalui Audit
Mutu Internal (AMI) Non Akademik selain AMI Akademik untuk tingkat
jurusan/program studi.
Di UNDIKSHA, AMI Non Akademik dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu
(UJM) UNDIKSHA dan untuk kedua kalinya dilakasanakan di tahun 2016 ini.
Sebagaimana halnya AMI Akademik, UJM melaksanakan AMI Non Akademik ini
secara bertahap dan sistematis. AMI dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi
kinerja unit/lembaga yang ada di lingkungan UNDIKSHA. Dalam pelaksanaan AMI
Non Akademik tahun 2016 ini melibatkan 32 auditor dan 31 Unit kerja/Lembaga.
Unit-unit kerja tersebut adalah tata usaha fakultas, pascasarjana, perpustakaan,
lembaga/unit, dan unit/bagian yang ada di rektorat.
Sebagaimana halnya pelaksanaan AMI Akademik, pelaksanaan AMI Non-
akademik juga dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan dalam
pelaksanaan AMI ini diawali dengan perekrutan calon auditor, pelatihan bagi calon
auditor, pelaksanaan audit, dan pelaporan. Dalam perekrutan calon auditor UJM
lebih memprioritaskan pada auditor yang menunjukkan kinerja baik pada
pelaksanaan AMI Akademik. Namun demikian, penyegaran melalui pelatihan tetap
diberikan terutama untuk penyeragaman persepsi terhadap instrumen sehingga
kegiatan audit dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Dalam setiap pelaksanaan AMI Non Akademik, instrument audit atau borang
dibuat berdasarkan pada standar layanan publik yang telah dibuat oleh masing-
masing unit kerja. Dengan demikian unit kerja diharapkan dapat mengetahui potret
dirinya, baik kekurangan dan kelebihan yang dimiliki, kemudian memperbaiki
kinerjanya sehingga konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous
5|Laporan AM I N on Akadem ik 2016
quality improvement) dapat dijadikan pegangan dalam memberikan layanan
penunjang kegiatan akademik.

1.2 Dasar Pelaksanaan AMI

AMI Non Akademik merupakan suatu kegiatan untuk menjamin mutu yang
dilakukan secara internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan
untuk mencegah terjadinya penyimpangan terhadap pencapaian standar yang
ditetapkan. Beberapa dasar pertimbangan dilaksanakannya AMI ini adalah :
1. UU Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem pendidikan
Nasional
2. UU Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tantang Pendidikan Tinggi
3. UU Republik Indonesia No. 25 Thun 2009 Tentang Pelayanan Publik
4. PP Republik Indonesia No. 32 Tahun 2013 Tentang Standar Nasional
Pendidikan
5. PP Republik Indonesia No. 66 Tahun 2010 Tentang perubahan peraturan
pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Pengelolaan
Pendidikan
6. PP Republik Indonesia No. 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-
undang No. 25 Tahun 2009
7. PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun
2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Ganesha,
9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2008 tentang Statuta Universitas Pendidikan Ganesha,
10. Permendiknas No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu
11. Permendikbud No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan
Tinggi
12. Perka. BKN Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan PP 46 Thn
2011

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dilaksanakan AMI Non Akademik adalah:

6|Laporan AM I N on Akadem ik 2016

 1. terwujudnya perbaikan manajemen kinerja, sikap mental, prilaku serta
komitmen segenap jajaran aparatur UNDIKSHA yang pada gilirannya dapat
menumbuhkan kepercayan masyarakat; dan
2. tewujudnya pelayanan yang memuaskan serta dapat memberikan pelayanan
yang prima kepada publik atau masyarakat secara efisiensi dan efektif.

1.4 Manfaat

Hasil yang diharapkan dari kegiatan AMI Non-Akademik ini dapat menjadi
bagian dari pertanggungjawaban unit kerja kepada pemangku kepentingan tentang
kinerjanya. Selain itu, hasil AMI ini akan dapat memberikan masukan kepada unit
kerja tentang kinerjanya sehingga unit kerja dapat merumuskan program-program
untuk memperbaiki kekuranganya. Jika hal ini dapat dilaksanakan secara kontinu
melalui siklus PDCA (plan, do, check, action), yaitu penetapan, pelaksanaan,
penilaian standar, dan tindakan perbaikan, maka konsep perbaikan mutu layanan
perguruan tinggi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat secara terus-menerus
(continous improvement) akan dapat direalisasikan.

BAB II
PELAKSANAAN

7|Laporan AM I N on Akadem ik 2016

2.1 Rancangan Kegiatan
Tahapan dari kegiatan ini meliputi: 1) penyusunan borang audit, 2)
penyampaian borang ke masing-masing Unit/Lembaga, 3) perekrutan dan pelatihan
calon auditor, 4) penugasan auditor untuk melaksanakan audit, dan 5) pelaporan
hasil audit. Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut UJM
membentuk tim panitia pelaksana AMI Non Akademik 2016.

2.2 Auditor yang Terlibat

Auditor yang terlibat dalam AMI Akademik tahun 2016 ini sebanyak 31
orang. Sebelum melaksanakan tugasnya auditor harus mengikuti pelatihan. Materi
pelatihan meliputi prinsip dan etika audit, penjelasan buti-butir borang, dan teknik
pembuatan laporan.
Audit dilakukan oleh auditor secara ber tim (dua orang) satu sebagai ketua
dan satunya lagi sebagai anggota. Sebelum melaksanakan tugasnya, auditor
diberikan surat tugas yang mencakup unit kerja/Lembaga yang menjadi tugasnya
untuk melaksanakan audit. Pada pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2016 ini
terdapat 17 tim auditor yang melaksanakan audit pada dua unit kerja/Lembaga

2.3 Auditi
Auditi atau teraudit adalah seluruh unit kerja/lembaga yang ada di
lingkungan UNDIKSHA. Untuk AMI Non Akademik tahun 2016 ini jumlah auditi
yang ditetapkan oleh UJM untuk diaudit 31 unit kerja/lembaga yang ada di
lingkungan UNDIKSHA. Meliputi: 1) Lembaga Pengembangan Pengalaman
Lapangan (LPPL), 2) Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi, 3) Lembaga
Penelitian (LEMLIT), dan Bagian Tata Usaha Lemlit, 4) Lembaga Pengabdian
Kepada Masyarakat (LPM), dan Bagian Tata Usaha LPM, 5) Tata Usaha FMIPA, 6)
Tata Usaha FBS, 7) Bagian Kepegawaian, 8) Bagian Kemahasiswaan, 9) UPT
Penjaminan Mutu (UJM), 10) UPT Layanan Bahasa, 11)Tata Usaha FIP, 12) Tata
Usaha Pasca Sarjana, 13) UPT Pusat Komputer, 14) UPT Perpustakaan, 15) JPP, 16)
Kearsipan, 17) UPT Penerbitan, dan UPT Percetakan, 18) Tata Usaha FOK, 19) Tata
Usaha FEB, 20) UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL), 21) UHTLP, 22) Tata Usaha
FTK, 23) UPT Pengadaan, 24) Satuan Pengawas Internal, 25) Tata Usaha FIS, 26)
Lembaga Pengembangan dan Pembelajaran (LP3), 27) Lembaga Perencanaan dan
8|Laporan AM I N on Akadem ik 2016
Pengembangan (LPP), 28) Bagian Keuangan, 29) UPT Bimbingan Konseling, 30)
UPT Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian, dan 31) Bagian Pendidikan dan
Kerjasama.

2.4 Instrumen Audit

Instrumen audit yang digunakan tahun 2016 ini yaitu borang AMI Non
Akademik Unit Kerja/Lembaga (terlampir).

2.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data

Kegiatan pemeriksaan diawali melakukan audiensi sebagai awal kunjungan
dengan ketua Unit/Lembaga maupun staf pegawai lainnya yang hadir saat
kunjungan. Selanjutnya, dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan
bila diperlukan. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi data dan informasi
yang diperoleh untuk selanjutnya dianalisis. Pembahasan dilakukan pada akhir
kunjungan untuk mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari
teraudit/auditi.

2.4 Jadwal Pelaksanaan Audit

Audit direncanakan dengan jadwal sebagai ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Namun demikian, beberapa tahapan pelaksanaan dilakukan penyesuaian dengan
mempertimbangkan beberapa kendala yang dihadapi.
Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN TANGGAL
Penyampaian Borang Audit ke masing-
1 28 September 2016
masing Unit/Lembaga oleh UJM
2 Pengisian Borang oleh Unit/Lembaga 2 s/d 16 Oktober 2016
3 Penilaian dan visitasi oleh auditor 9 s/d 30 Oktober 2016
Penyampain laporan hasil audit oleh auditor 21 Oktober s/d 6 Nopember
4
kepada UJM 2016
5 Pembuatan Laporan Audit oleh tim UJM 6 s/d 13 Nopember 2016
Publikasi/penyampaian hasil ke unit
6 27 Nopember 2016
kerja/lembaga dan pimpinan

2.7 Analisis Data

9|Laporan AM I N on Akadem ik 2016

 Berdasarkan hasil visitasi ke unit kerja/lembaga, diuraikan ketidaksesuaian
yang ditemukan, penyebab ketidak sesuaian, dan rencana tindakan yang dilakukan
oleh masing-masing unit kerja.

BAB III
HASIL AMI NON AKADEMIK

Hasil pengukuran kinerja 34 Unit Kerja/Lembaga disajikan dalam bentuk

uraian kepatuhan dan ketaatan dalam penerapan SPMI terhadap standar disajikan
secara deskriptif.

3.1 Kesesuaian Kinerja Unit dan Lembaga

10 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Pada bagian ini akan disajikan hasil audit berupa deskripsi ketidaksesuaian
terhadap data-data yang dimiliki unit kerja/lembaga. Dalam hal ini, setiap butir audit
yang tidak tersedia saat visitasi dilakukan, dipertimbangkan sebagai adanya
ketidaksesuaian. Tabel 3.1 berikut menunjukkan uraian ketidaksesuaian kinerja unit
kerja/lembaga terhadap butir audit.
Tabel 3.1 Data Ketidaksesuaian Unit Kerja/Lembaga UNDIKSHA Periode 2016

No. Unit Kerja Indikator/Bu Uraian Penyebab Rencana

tir Audit Ketidak Ketidak Tindakan
Sesuaian Sesuaian
1. Lembaga Dokumen Ada Dokumen visi Segera
Pengemban penilaian kesalahan misi LPPL memperbaiki
gan sasaran kerja teknis mengacu pada tampiran dan
Pengalaman personil pada penulisan, format kesalahan
Lapangan semua level di yang penyususnan pengetikan pada
(LPPL) unit kerja. seharusnya dokumen yang dokumen yang
visi misi diberikan oleh ada.
LPPL ditulis UJM. Sehingga
menjadi visi masih ada
misi UJM beberapa hal
yang belum
diganti dan
disesuaikan
menjadi unit
kerja LPPL
Dokumen Perlu ditinjau Belum dipahami Segera
Standar kembali tata cara atau berkoordinasi
Pelayanan bahasa mekanisme dengan UJM
Minimal standar yang penyusunan untuk
(SPM) atau ada pada konten SPM mendapatkan
Standar dokumen atau SPP pelatihan
Pelayanan SPM atau penyusunan
Publik (SPP) SPP dokumen SPM
unit kerja atau SPP
Dokumen Belum ada Dokumen Segera
uraian program program kerja melakukan
pekerjaan kerja di unit kerja LPPL koordinasi
(job LPPL ditangani dengan
description) langsung pendokumentasia
dan sasaran n program kerja
kinerja yang telah
personil pada dilakukan.
semua unsur /
level

11 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Belum ada Belum Menyususn
pemantauan dokumen tersusunnya rencana
kerja unit pemantauan format dokumen anggaran yang
kerja kerja unit pemantauan didalamnya
kerja kerja dan mencantumkan
pelaksanaan anggaran untuk
pemantauan pelaksanaan
kerja karena pemantauan
selama ini tidak kerja unit kerja.
dianggarkan Melakukan
koordinasi
dengan UJM
untuk
menyususn
format
pemantauan
kerja unit kerja.
2. Bagian Visis dan Misi Ada Dokumen visi Segera
Perencanaa Unit kerja kesalahan misi Bagian memperbaiki
n dan teknis Perencanaan dan tampilan dan
Sistem penulisan, Sistem kesalahan
Informasi yang Informasi pengetikan pada
seharusnya mengacu pada dokumen yang
visi misi format ada
bagian penyusunan
perencanaan dokumen yang
dan Sistem diberikan oleh
Informasi UJM. Sehingga
ditulis masih ada
menjadi visi beberapa hal
misi UJM yang belum
diganti dan
disesuaikan
menjadi unit
kerja Bagian
Perencanaan dan
Sistem
Informasi
Dokumen Perlu ditinjau Belum Segera
Standar kembali dipahaminya berkoordinasi
Pelayanan bahasa tata cara atau dengan UJM
Minimal standar yang mekanisme untuk
(SPM) ata ada pada penyusunan mendapatkan
Standar dokumen konten SPM pelatihan
Pelayanan SPM atau atau SPP penyusunan
Publik (SPP) SPP dokumen SPM
atau SPP

12 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Belum ada Dokumen Segera
program kerja dokumen program kerja melakukan
unit kerja program unit kerja di koordinasi
kerja di Bagian dengan
Bagian Perencanaan dan pendokumentasia
Perencanaan Sistem n program kerja
dan Sistem Informasi yang telah
Informasi ditangani dilakukan
langsung
Dokumen Belum ada Belum Menyususn
pemantauan dokumen tersusunnya rencana anggaran
kerja unit pemantauan format dokumen yang didalamnya
kerja kerja unit pemantauan mencantumkan
kerja kerja dan anggaran untuk
pelaksanaan pelaksanaan
pemantauan pemantauan
kerja karena kerja unit kerja.
selama ini tidak elakukan
dianggarkan koordinasi
dengan UJM
untuk menyusun
format
pemantauan
kerja unit kerja.
3. Lembaga Ketersediaan visi dan misi Terlupakan Segera akan
Penelitian antara visi ada, tapi kalau visi dan dipasang
dan misi belum misi harus
dipasang di dipasang
ruangan
kantor
Ketersediaan SK tersedia, Ketidaktahuan Segera akan
SK penugasan namun SK staf dan SK dikoordinasikan
personil unit pimpinan yang ada tidak dengan pimpinan.
lembaga mencantumkan
sudah batas waktu
kadaluarsa kepemimpinan
(berakhir
Agustus
2016) dan
belum ada
SK pelaksana
tugas tetap
(PLT)
- -

13 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Ketersediaan Tersedia Tidak jelas Segera akan
dokumen dokumen diperbaharui
standar tahun 2013,
pelayanan namun
minima dokumen
(SPM) atau belum
standar diperbaharui.
pelayanan
publik
Ketesediaan Tersedia 18 Belum Segera akan
dokumen POS namun, diprogramkan diperbaiki.
POS unit belum
kerja semuanya
diterapkan
karena ada
yang belum
disesuaikan
dengan
keadaan saat
ini.
Ketersediaan Tersedia, Lupa Segera akan
struktur namun belum diperbaharui
organisasi diperbaharui
unit kerja
Ketersediaan Sesui format, Belum Segera akan
dokumen hanya dilakukan dilakukan
penilaian tersedia per penilaian
sasaran kerja januari-mei berikutnya
personil unit 2016. Bulan
kerja berikutnya
belum
terbayar
Ketersediaan Belum semua Belum dibuat Segera akan
dokumen dilakukan, dibuat
pemantauan misalnya
terhadap dokumen
pelaksanaan pemantauan
program kerja jurnal dan
unit kerja penerbitan
abstrak
penelitian
4. Lembaga - - - -
Pengabdian
Kepada
Masyarakat
(LPM)
5. Bagian Tata - - - -
Usaha LPM

14 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
6. Tata Usaha - - - -
FMIPA
7. Tata Usaha - - - -
FBS
8. Bagian - - - -
Kepegawaia
n
9. Bagian Tersedianya Tidak ada Masih dalam Perlu disusunnya
Kemahasisw visi dan misi visi dan misi tahap visi dan misi unit
aan unit kerja unit kerja penyusunan kerja sebagai
pedoman
pelaksanaan setiap
tugas dan
tanggung jawab di
unit
kemahasiswaan.
Tersedianya Tidak ada Belum memiliki Segera untuk
dokumen dokumen dokumen SPM dapat disusun
standar dan SPP dokumen standar
pelayanan pelayanan
minimal minimal (SPM)
(SPM) atau atau standar
standar pelayanan public
pelayanan (SPP) unit kerja
public (SPP)
unit kerja
10. UPT Dokumen Dokumen Belum disiapkan Segera
Penjaminan pemantauan pemantauan menyiapkan
Mutu terhadap terhadap dokumen yang
(UJM) pelaksanaan pelaksanaan dimaksud
program unit program unit
kerja kerja belum
ada
11. UPT - - - -
Layanan
Bahasa
12. Tata Usaha
FIP
13 Tata Usaha
Pasca
Sarjana
14. UPT Pusat - - - -
Komputer
15. UPT - - - -
Perpustakaa
n
16. JPP - - - -

15 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
17. Kearsipan Tersedia Tidak ada Kantor yang Akan dibuatkan
dokumen dokumen diberikan terus (masih dalam
standar berubah proses)
pelayanan (pindah-pindah)
minimal dan masih
(SPM) atau kurang tenaga
standar
pelayanan
public (SPP)
unit kerja
Tersedia Tidak ada Masih gabung Akan dibuatkan
dokumen dokumen direktorat (masih dalam
prosedur proses)
oprasional
standar (POS)
unit kerja
Tersedia Tidak ada Kantor yang Akan dibuatkan
dokumen dokumen diberikan terus (masih dalam
penilaian berubah proses)
sasaran kerja (pindah-pindah)
personil pada dan masih
semua kurang tenaga
unsur/level di
unit kerja
Tersedia Tidak ada Kantor yang Akan dibuatkan
dokumen dokumen diberikan terus (masih dalam
pemantauan berubah proses)
terhadap (pindah-pindah)
pelaksanaan dan masih
program kerja kurang tenaga
unit kerja
18. UPT Dokumen Belum ada Rangkap jabatan Mengusulkan
Penerbitan/ penilaian dalam pengelola untuk membuat
Percetakan sasaran kerja unit penerbitan sasaran kerja,
sehingga sudah sehingga akan
dipikirkan tetapi
terlihat kepastian
belum tertuang pekerjaan yang
dalam bentuk akan dilakukan.
tulisan Sebaiknya ketua
unit adalah tidak
rangkap jabatan
dan merupakan
tenaga profesional
Dokumen Tidak ada Daftar hadir Meminta untuk
rekap daftar Dokumen langsung membuatkan
hadir rekap daftar dilaksanakan di daftar hadir secara
hadir lembaga jelas

16 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Tidak ada Belum diatur Sebaiknya
Tupoksi dokumen dengan baik disarankan untuk
yang jelas membuat tupoksi
yang jelas
Dokumen Tidak ada Belum disiapkan Semestinya ada,
SPM dan SPP karena sangat
penting sebagai
salah satu
indikator pelayaan
public yang baik.
Dokumen Ada Program kerja Meminta ketua
program kerja dokumen berupa daftar unit membuat
program rencana program kerja
kerja, tetapi kegiatan, belum yang terdiri atas
auditi ada waktu unsur nomor,
mengisinya pelaksanaan, nama kegiatan,
tidak target/sasaran, waktu
realisasi. Dan pelaksanaan,target
capaian /sasaran, realisasi,
dan capaian
Dokumen Belum ada Sudah Menyarankan
pemantauan dokumen terpikirkan ketua unit untuk
terhadap pemantauan tetapi belum membuat lembar
pelaksanaan terhadap tertuang dalam pemantauan
program kerja pelaksanaan bentuk tulisan program kerja
program yang riil yang
kerja mengandung
unsur nomor,
nama kegiatan,
kesesuaian waktu
pelaksanaan,
kesesuaian
target/sasaran,
kendala-kendala
yang dihadapi
dalam
melaksanakan
program kerja
19. Tata Usaha Tersedia Hanya Baru bulan Mewajibkam
FOK dokumen dimiliki oktober semua staff
penilaian pegawai memperoreh membuatnya
sasaran kerja dengan status pegawai
personil pegawai kontrak, untuk
negeri pegawai kontrak
sedangkan belum
pada semua
unsur/level di
unit kerja

17 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Tersedianya Belum ada Belum Dibuatkan
dokumen tertulis , dibuatkan dokumen
pemantauan hanya lisan pemantauan untuk
terhadap semua pegawai
pelaksanaan baik tetap maupun
program kerja kontrak secara
unit kerja tertulis
20. Tata Usaha Tersedia Hanya Pegawai tidak Mewajibkan
FEB dokumen dimiliki tetap belum semua staff
penilaian pegawai diwajibkan membuatnya
sasaran kerja dengan status
personil pada pegawai tetap
semua unsur
level diunit
kerja
Tersedia Hanya untuk Belum Dibuatkan
dokumen pegawai tetap dibuatkan dokumen
pemantauan pemantauan untuk
terhadap semua pegawai
pelaksanaan baik tetap maupun
program kerja kontrak
unit kerja
21. UPT Visi dan Misi Masih ada Dokumen visi Segera
Praktek unit kerja kesalahan misi UPT PKL memperbaiki
Kerja teknis mengacu pada tampilan dan
Lapangan penulisan, format kesalahan
(PKL) yang penyusunan pengetikan pada
seharusnya dokumen yang dokumen yang
visi misi UPT diberikan oleh ada
PKL ditulis UJM. Sehingga
menjadi visi masih ada
misi UJM beberapa hal
yang belum
diganti dan
disesuaikan
menjadi unit
kerja UPT PKL

18 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Masih ada Dokumen Segera
tupoksi unit kesalahan tupoksi unit memperbaiki
kerja teknis kerja UPT PKL tampilan dan
penulisan, mengacu pada kesalahan
yang format pengetikan pada
seharusnya penyusunan dokumen yang
tupoksi unit dokumen yang ada
kerja UPT diberikan oleh
PKL ditulis UJM. Sehingga
menjadi masih ada
tupoksi unit beberapa hal
kerja UJM yang belum
diganti dan
disesuaikan
menjadi uniy
kerja UPT PKL
Dokumen Perlu ditinjau Belum Segera
Standar kembali dipahaminya berkoordinasi
Pelayanan bahasa data cara atau dengan UJM
Minimal standar yang mekanisme untuk
(SPM) atau ada pada penyusunan mendapatkan
Standar dokumen konten SPM pelatihan
Pelayanan SPM atau atau SPP penyusunan
Publik (SPP) SPP dokumen SPM
unit kerja atau SPP
Dokumen POS belum Belum Segera
Prosedur mencerminka dipahaminya berkoordinasi
Operasional n turunan tata cara atau dengan UJM
Standar dari seluruh mekanisme untuk
(POS) unit isi standar, penyusunan mendapatkan
kerja dan belum POS sebagai pelatihan
dilengkapi turunan dari isi penyusunan
dengan bagan standar dokumen POS
alir serta
rentang
waktu yang
jelas
Dokumen UPT PKL Sasaran kerja Segera
penilaian belum personil dikelola melakukan
sasaran kerja memiliki langsung di koordinasi dan
personil pada dokumen masing-masing inventarisasi
semua penilaian jurusan dengan jurusan-
unsure/level sasaran kerja jurusan
personil

19 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen UPT PKL Personil/tim  Mengusulkan
rekap daftar tidak yang bertugas di pengadaan
hadir personil memiliki UPT PKL terdiri pegawai di
di unit kerja rekap daftar atas ketua-ketua UPT PKL
hadir personil jurusan diploma  Menyiapkan
di Undiksha dan daftar hadir
tidak memiliki setiap ada
pegawai kegiatan rapat
atau
koordinasi
rutin
Dokumen Belum ada Dokumen Segera
program kerja dokumen program kerja melakukan
unit kerja program unit kerja UPT koordinasi
kerja unit PKL ditangani dengan masing-
kerja yang langsung di masing jurusan
terpusat di masing-masing guna
UPT PKL jurusan pendokumentasia
n program kerja
yang telah
dilakukan
Dokumen Belum ada Belum  Menyusun
pemantauan dokumen tersusunnya rencana
kerja unit pemantauan format dokumen anggaran
kerja kerja unit pemantauan yang
kerja kerja dan didalamnya
pelaksanaan mencantumka
pemantauan n anggaran
kerja karena untuk
selama ini tidak pelaksanaan
dianggarkan pemantauan
kerja unit
kerja
 Melakukan
koordinasi
dengan UJM
utk menyusun
format
pemantauan
kerja unit
kerja

20 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
22. Tersedia Belum Penempatan Akan segera
dokumen tersedianya bagi pegawai dibuatkan
tupoksi unit dokumen Jurusan baru dokumen tupoksi
kerja tupoksi unit dilaksanakan untuk pegawai
kerja untuk pada bulan yang
honorer yang September ditempatkan di
ditugaskan di Jurusan
Jurusan
Tersedia Belum Dokumen Akan rencakan
Dokumen tersedianya Program Kerja program kerja
Program dokumen masih mengacu untuk setiap
Tata Usaha
Kerja Unit program pada tahun tahunnya
FTK
Kerja kerja unit sebelumnya
kerja
Tersedia Belum Belum Menelusuri pihak
dokumen tersedia mengetahui yang berwenang
pemantauan dokumen bagian yang melakukan
terhadap pemantauan bertugas pemantauan dan
pelaksanaan terhadap melakukan dokumen yang
program kerja pelaksanaan pemantauan digunakan
unit kerja program terhadap
kerja pelaksanaan
Program Kerja
23. UPT Ketersediaan Tidak Belum disiapkan Segera
Pengadaan dokumen Ketersediaan menyiapkan
SPM atau dokumen dokumen yang
SPP unit SPM atau dimaksud
kerja, SPP unit
kerja,
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
uraian Dokumen menyiapkan
pekerjaan (job uraian dokumen yang
description) pekerjaan dimaksud
dan sasaran (job
kinerja description)
personil pada dan sasaran
semua kinerja
unsure/level personil pada
diunit kerja semua
unsure/level
diunit kerja
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
penilaian Dokumen menyiapkan
sasaran kerja penilaian dokumen yang
personil pada sasaran kerja dimaksud
semua level di personil pada
unit kerja semua level
di unit kerja

21 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
rekap daftar Dokumen menyiapkan
hadir personil rekap daftar dokumen yang
di unit kerja hadir personil dimaksud
di unit kerja
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
program kerja Dokumen menyiapkan
di unit kerja, program dokumen yang
kerja di unit dimaksud
kerja,
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
pemantauan Dokumen menyiapkan
terhadap pemantauan dokumen yang
pelaksanaan terhadap dimaksud
program unit pelaksanaan
kerja belum program unit
ada kerja belum
ada
24. Satuan - - - -
Pengawas
Internal
25 Ketersediaan Belum Penempatan Akan segera
dokumen tersedianya bagi pegawai dibuatkan
tupoksi unit dokumen Jurusan baru dokumen tupoksi
kerja tupoksi unit dilaksanakan untuk pegawai
kerja untuk pada bulan yang
honorer yang September ditempatkan di
ditugaskan di Jurusan
Jurusan
Tersedianya Belum Belum Menelusuri pihak
Tata Usaha dokumen tersedianya mengetahui yang berwenang
FIS pemantauan dokumen bagian yang melakukan
terhadap pemantauan bertugas pemantauan dan
pelaksanaan terhadap melakukan dokumen yang
program kerja pelaksanaan pemantauan digunakan
unit kerja program terhadap
kerja pelaksanaan
Program kerja
26. LP3 Dokumen Dokumen Belum selesai Mengkoordinasi
penilaian penilaian dibuatnya kan kepada
sasaran kerja sasaran dokumen semua level yang
personil pada belum selesai penilaian berkepentingan
semua dibuat sasaran sehingga untuk melakukan
unsure/level penilaian pada pemantauan
semua level kerja sehingga
belum bisa dapat segera
dilakukan. Saat menyelesaikan
ini masih pada dokumen

22 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 proses penilaian sasaran
pengerjaan kerja dan ketika
dokumen dokumen
tersebut tersebut selesai
maka dapat
dilakukan
penilaian sasaran
kerja tiap tahun
kerja
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
27. penilaian Dokumen menyiapkan
sasaran kerja penilaian dokumen yang
personil di sasaran kerja dimaksud
unit kerja personil di
unit kerja
Dokumen Tidak Belum disiapkan Segera
LPP
pemantauan Dokumen menyiapkan
terhadap pemantauan dokumen yang
pelaksanaan terhadap dimaksud
program unit pelaksanaan
kerja belum program unit
ada kerja belum
ada
Bagian Visi dan Misi Tidak Belum tertempel Akan dibuatkan
28. Keuangan Unit Kerja spesifik dan masih visi dan misi
mengacu pada yang spesifik
visi dan misi untuk unit kerja
Universitas di bagian
keuangan
Dokumen Tidak Masih Akan dibuatkan
standar tersedia menggunakan dokumen SPM
pelayanan secara khusus dokumen atau SPP untuk
minimal standar uit kerja di
(SPM) atau pelayanan mutu bagian keuangan
standar internal (SPMI)
pelayanan bagian keuangan
publik (SPP)
Dokumen Tidak Belum ada Akan dibuatkan
program kerja tersedia secara khusus secara khusus
Unit Kerja karena semua dokumen
pelaksanaan program kerja
kegiatan di untuk unit kerja
bagian keuangan di bagian
merupakan keuangan
bagian dari
program kerja
Undiksha

23 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Tidak Pemantauan Akan dibuatkan
pemantauan tersedia tidak dilakukan dokumen
terhadap karena kegiatan pemantauan
pelaksanaan yang dilakukan terhadap
program kerja bagian dari pelaksanaan
program kerja program kerja
Undiksha untuk unit kerja
sehingga di bagian
pemantauan keuangan
program kerja
Undiksha
umumnya
dilakukan oleh
SPI
UPT SK Hanya SK tidak Meminta arsip
29. Bimbingan Penugasan tersedia satu diketemukan SK Kepegawaian
Konseling personil unit SK
kerja penugasan
a.n. I Wayan
Hendrawan,
S.Pd
Dokumen Dokumen Ketua UBK Mengarsip
uraian uraian kerja bukan pegawai, sasaran kerja
pekerjaan dan ada, namun melainkan kepada ketua
sasaran kerja dokumen dosen. Dosen UBK
personil sasaran kerja membuat SKP
tidak ada berkaitan
dengan tugas
tridharma dan
penunjang
Dokumen Tidak ada Sasaran kerja Mengarsip
penilaian dokumen personil dinilai lembar penilaian
sasaran kerja penilaian oleh atasan sasaran kerja
sasaran kerja pegawai, bukan
personil oleh ketua UBK
Dokumen Tidak ada Pegawai sudah Meminta UBK
rekap daftar dokumen mengisi daftar membuatkan
hadir rekap daftar hadir melalui daftar hadir
hadir personil sidik jari personil dan
jurnal kerja

24 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 Dokumen Tidak ada Program kerja Meminta ketua
program kerja dokumen hanya berupa UBK membuat
program daftar rencana program kerja
kerja kegiatan, belum yang terdiri atas
ada waktu unsure nomor,
pelaksanaan, nama kegiatan,
target/sasaran, waktu
realisasi, dan pelaksanaan,
capaian target/sasaran,
realisasi, dan
capaian
Dokumen Belum ada Belum Menyarankan
pemantauan dokumen terpikirkan oleh ketua UBK
terhadap pemantauan ketua UBK membuat lembar
pelaksanaan terhadap pemantauan
program kerja pelaksanaan program kerja
program yang
kerja mengandung
unsur nomor,
nama kegiatan,
nama kegiatan,
kesesuaian waktu
pelaksanaan,
kesesuaian
target/sasaran,
kendala-kendala
yang dihadapi
dalam
melaksanakan
program kerja
30. MPK - - - -
31. Bagian Tersedia Tidak Belum ada Akan segera
Pendidikan dokumen tersedia pemantauan dibuatkan untuk
dan pemantauan terhadap melengkapi
Kerjasama terhadap program kerja dokumen
pelaksnaan program kerja
program kerja
unit kerja

Dari keseluruhan tabel tersebut di atas, hasil audit ini menunjukkan bahwa
ada tiga belas (13) unit kerja/lembaga yang telah menunjukkan kesesuaian terhadap
seluruh buti audit. Ketiga belas (13) unit kerja/lembaga tersebut adalah sebagai
berikut: LPM, Bagian Tata Usaha LPM, Tata Usaha FMIPA, Tata Usaha FBS,
Bagian Kepegawaian, UPT Layanan Bahasa, Tata Usaha FIP, Tata Usaha
Pascasarjana, UPT Pusat Komputer, UPT Perpustakaan, JPP, Satuan Pengawas

25 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
Internal, dan MPK. Adapun 18(delapan belas) unit kerja lainnya masih terdapat
ketidaksesuaian. Ketidak sesuaian terhadap butir-butir audit yang ditunjukkan oleh
unit kerja/lembaga tersebut memang pada butir yang berbeda demikian pula jumlah
ketidaksesuaian terhadap butir audit. Namun, terindikasi bahwa butir audit yang
dominan belum dapat dipenuhi oleh auditi yakni dokumen program kerja dan
dokumen pemantauan pelaksanaan program kerja. Selain itu, terdapat beberapa unit
kerja/lembaga yang belum memiliki SK penugasan, uraian pekerjaan, penilaian
kinerja bagi personilnya, dan rekap daftar hadir. Hal ini perlu segera mendapatkan
perhatian khususnya bagi pimpinan. Dalam hal ini, ketidaksesuaian tersebut dapat
dijadikan pertimbangan dalam mengembangkan program untuk meningkatkan
kinerja Unit Kerja/Lembaga di Lingkungan UNDIKSHA.

3.2 Masalah-Masalah dalam Pelaksanaan AMI Non Akademik

Masalah-masalah yang dihadapi dalam kegiatan AMI Non Akademik secara
umum dapat diuraikan sebagai berikut;
1. Tidak semua auditi hadir pada saat pembekalan audit sehingga
mempengaruhi kesiapannya untuk diaudit.
2. Tingginya aktivitas pelaksanaan program di lingkungan UNDIKSHA
sehingga memerlukan penyesuaian dalam pelaksanaan audit.
3. Terdapat Unit/Lembaga yang belum memahami pernyataan butir-butir audit.

3.3 Usulan Solusi Pemecahan Masalah

Solusi yang ditempuh untuk mengatasi beberapa permasalahan yang ditemui
dalam kegiatan AMI non akademik dapat diuraikan sebagai berikut;
1. Meningkatkan sosialisasi keberadaan unit kerja.
2. Meningkatkan koordinasi antar pelaksana kegiatan terutama yang melibatkan
peserta yang sama.
3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan audit termasuk instrument audit.

26 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan
Kepatuhan/ketaatan penerapan SPMI untuk menunjang kualitas layanan oleh
sebagian besar Unit/lembaga terhadap standar layanan belum maksimal. Namun
demikian, secara keseluruhan Unit kerja/lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat
dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk meningkatkan kinerja
layanannya.

4.2 Saran
Berdasarkan hasil yang dicapai pada kegiatan AMI Non Akademik ini dapat
disarankan beberapa hal sebagai berikut:
1. Pimpinan perlu mendorong program-program peningkatan kualitas layanan
bagi unit penunjang akademik melalui unit-unit kerja terkait
2. Unit kerja yang telah memenuhi keseluruhan butir audit untuk terus
meningkatkan kinerjanya.
3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan dan butir audit.

27 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6