Anda di halaman 1dari 31

MANAJEMEN PERKANTORAN

MODERN

Penulis : Tim Penyusun Modul


Editor :

1
Manajemen Perkantoran Modern
DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ................................................. 1


A. Deskripsi Singkat ................................................. 1
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) ................................................. 1
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) ................................................. 1
D. Pokok Bahasan ................................................. 2
BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN ................................................. 3
A. Kantor ................................................. 3
B. Manajemen Perkantoran ................................................. 4
C. Prinsip Manajemen Perkantoran ................................................. 5
D. Manajemen Perkantoran Modern 6
E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran
Modern ................................................. 7
F. Latihan ................................................. 8
BAB III IMPLEMENTASI PERKANTORAN
MODERN ................................................. 9
A. Tehnik Korespondensi ................................................. 9
B. Tata Cara Pengarsipan ................................................. 14
C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat ................................................. 18
D. Penulisan laporan ................................................. 20
E. Latihan ................................................. 21
BAB IV PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN ................................................. 22
A. Pengertian Teknologi Informasi ................................................. 22
B. Peran Teknologi Informasi ................................................. 23
C. Latihan ................................................. 26
Daftar Pustaka

2
Manajemen Perkantoran Modern
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pendidikan dan pelatihan merupakan amanat yang telah diatur dalam undang-undang
No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan Peraturan Pemerintah (PP) No. 11
Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Dalam Peraturan Pemerintah tersebut
diatur tentang pendidikan dan pelatihan jabatan pegawai negeri sipil (PNS). Pendidikan dan
pelatihan (Diklat) memiliki tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang disesuaikan dengan
tugas dan fungsinya, di tempat tugas masing-masing.
Salah satu kegiatan Diklat yang kemudian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
kompetensi pegawai adalah Tiklat Administrasi Perkantoran Modern tingkat Dasar melalui
metode e-Learning yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan
tulis-penulis dan bukan tulis-menulis. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan
teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern,
oleh karena itu dalam Diklat ini Anda diberikan Mata Pelajaran Pengetahuan Manajemen
Perkantoran Modern.
Memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer
elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas
organisasi dan efesiensi biaya. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh
penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan
bawahan, antara personalia dengan personalia lainnya dalam manajemen perkantoran
tersebut. Jika manajemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu
(yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka manajemen perkantoran akan
mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam
teknologi.

3
Manajemen Perkantoran Modern
Modul Manajemen Perkantoran Modern berbasis IT ini dimaksudkan untuk
memberikan gambaran singkat kepada peserta Diklat Administrasi Perkantoran Modern
berbasis IT, sehingga dapat lebih meningkatkan pengetahuan dalam mengikuti mata Diklat
berikutnya.

B. Deskripsi Singkat
Mata pelatihan ini membekali peserta dengan kemampuan memahami manajemen
perkantoran modern yang berbasis IT yang meliputi pengertian dan prinsip-prinsip
manajemen perkantoran modern, pelaksanaan perkantoran modern, dan teknik-
teknik perkantoran modern yang berbasis IT. Pembelajaran disajikan dengan
metode e-Learning, dengan cara mengunduh modul belajar mandiri, diskusi,
chatting dan pemutaran video. Keberhasilan pembelajaran dinilai dari kemampuan
peserta dalam menyelesaikan sesi pembelajaran dan mampu menjawab soal-soal
yang diberikan.

C. Manfaat Modul
Modul disusun untuk memberi kemudahan belajar pada peserta pelatihan sehingga
peserta mempunyai pemahaman yang baik secara konsep maupun praktis.

D. Tujuan Pembelajaran
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu memahami
manajemen perkantoran modern berbasis IT dengan baik dan benar.
2. Indikator Hasil Belajar
Peserta pelatihan diharapkan dapat :
a. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern;
b. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern;
c. Menjelaskan teknik-teknik perkantoran modern yang berbasis IT.

E. Mater Pokok dan Sub Materi Pokok


1. Pengertian Dan Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

4
Manajemen Perkantoran Modern
a. Kantor;
b. Manajemen Perkantoran;
c. Prinsip Manajemen Perkantoran;
d. Manajemen Perkantoran Modern;
e. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern.
2. Implementasi Perkantoran Modern
a. Teknik Korespondensi;
b. Tatacara Pengarsipan;
c. Tatacara Penyelenggaraan Rapat;
d. Penulisan Laporan
3. Peran Teknologi Informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern yang Berbasis IT
a. Pengertian Teknologi Informasi;
b. Peran Teknologi Informasi.

5
Manajemen Perkantoran Modern
BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN

A. Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti
dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara
statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-
information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

6
Manajemen Perkantoran Modern
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
Dari definisi-definisi di atas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.

B. Manajemen Perkantoran

Kata manajemen berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti mengendalikan,
terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari Bahasa Latin manus yang
berarti "tangan", Bahasa Perancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris
menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah
administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk
mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Dari pengertian kantor dan manajemen di atas maka kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat
mencapai tujuannya.

7
Manajemen Perkantoran Modern
Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing
of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predeterminedobjective.
It deals with the life cycle of business information and retention if of permanent value, or
destruction if obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan,
penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau
usang).

Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas


merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua


kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.

Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,


manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.

C. Prinsip Manajemen Perkantoran

Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen.
Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk
sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran
adalah seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan
kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun
organisasi. Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini
menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari:

1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Integrasi

8
Manajemen Perkantoran Modern
5. Pemeliharaan
6. Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan


manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah
perkantoran, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan
mempunyai dampak yang sangat luas. Manajemen perkantoran atau manajemen personalia
adalah merupakan suatu pengakuan terhadap pentingnya sumber daya manusia di dalam
perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi
dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk
meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan
tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.

D. Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,


mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Sesuatu hal yang dimaksud adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor
sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, pekerjaan
kantor harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Kata ‘modern’ dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian, pengertian
manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Istilah modern yang berkenaan dengan
tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan:
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang
mempunyai jiwa profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara
berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai
mempunyai uraian tugas (job description). Tugas apakah yang harus dilakukan oleh
pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur

9
Manajemen Perkantoran Modern
pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi
serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus
menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi
(outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem
komputer, kantor tersebut akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi
dalam hal kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian, dengan
semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses,
sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang
menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat
mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi.

E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan prinsip


yaitu:

1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan


terhadap sebagian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer
bukan semata-mata penyelia.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang
tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Mesin dan perlengkapan kantor yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran
beban kerja.
5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan.
6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan
penghapusan arsip.

10
Manajemen Perkantoran Modern
7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat,
nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor selalu dikembangkan.

F. Latihan
1. Jelaskan pengertian Kantor!
2. Jelaskan pengertian manajemen menurut The Liang Gie!
3. Sebutkan proses manajemen perkantoran menurut Edwin B. Filippo!

11
Manajemen Perkantoran Modern
BAB III
IMPLEMENTASI PERKANTORAN MODERN

A. Tehnik Korespondensi

1. Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktivitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut pendapat Wursanto dalam
bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:

a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak
yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-
menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan
atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

12
Manajemen Perkantoran Modern
2. Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat

a. Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai
suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk
mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya
memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat,
yaitu sebagai berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain


2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan
dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus
informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan
tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik
adalah :

1. Memahami prosedur surat-menyurat


2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat

b. Fungsi Surat Menyurat

13
Manajemen Perkantoran Modern
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

1. Tanda bukti tertulis otentik

surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.

2. Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

3. Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.

c. Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :

1. Menurut wujud surat

a) Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.

14
Manajemen Perkantoran Modern
b) Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi.
Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor.
c) Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya
boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok
singkat permasalahan.
f) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti
keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu
identitas, dan sebagainya.

2. Menurut sifat isinya

a) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.

3. Menurut keamanan isinya

a) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c) Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya
boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan
atau mengambil keputusan.

4. Menurut proses penyelesaiannya

15
Manajemen Perkantoran Modern
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat
digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

a) Surat Biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b) Surat Segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
c) Surat Sangat Segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian
yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau
prioritas utama.

5. Menurut kegiatan

a) Surat Intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri
b) Surat Ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
instansi.

6. Menurut sasaran yang dituju

a) Surat Biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b) Surat Edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.

d. Bentuk Surat

Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:


a) Bentuk Resmi
b) Bentuk Full Block,
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,

16
Manajemen Perkantoran Modern
f) Bentuk Simplified, dan
g) Bentuk Hanging Paragraph

Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-
menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi
Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging
Paragraph jarang kita temukan. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang
didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian,
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 71/1993
tanggal 2 september 1993 telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi
block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar instansi pemerintah. Untuk surat-
surat intern dapat di gunakan nota dinas atau memo. Bentuk Semi Block secara teknis
mempunyai beberapa kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama
ini. Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru ketik dalam
pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila diketik dengan komputer.

B. Tata Cara Pengarsipan

Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan


bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintahan. Dari tujuan tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat
luas baik sebagai alat untuk membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat
menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan haruslah ada
sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan informasi dalam
Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari
peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai
yang handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktik sehari-hari kadang
dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan
pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan
pendidikan.

17
Manajemen Perkantoran Modern
1. Pengertian Arsip

Menurut UU No.43 tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau


peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu
dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa
kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman
dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang
dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan
adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang
sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan
diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat
digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.
Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.

Penilaian layak simpan dalam pengelolaan arsip secara internasional


ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu;

A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang


dikandungnya.

L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip


tersebut.

F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh
arsip tersebut.

R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang


dikandung oleh arsip tersebut.

18
Manajemen Perkantoran Modern
E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau
pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.

D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang


dikandung pada arsip tersebut.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta


sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan
(pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan penemuan kembali
(finding), penyelamatan (pengamanan, pemeriharaan dan perawatan) dan
penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

2. Tujuan Pengelolaan Arsip

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan di bidang kearsipan, sudah


barang tentu memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI),
sebagai penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah
dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;

19
Manajemen Perkantoran Modern
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.

3. Peralatan Perngarsipan

Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana


arsip tersimpan, sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama
yaitu;

a. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa
bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini
adalah kronologis, baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan
system lain.

b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan
desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system
kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).
c. Komputer.
Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. Sistem
ini telah dikembangkan sebagai pengganti sistem manual, ordner dan filling
cabinet. Karena ini menggabungkan sistem penyimpanan yang ada baik secara
murni atau gabungan.

4. Pola Kerja Kearsipan.

Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau


organisasi yang menganut sistem sentralisasi (suatu organisasi yang menganut
penanganan berkas dan kearsipannya dalam satu bagian) biasa dipergunakan pada
lembaga pemerintah atau BUMN, tetapi sistem desentaralisasi (pola penanganan
berkas dan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing bagian) biasa dilakukan

20
Manajemen Perkantoran Modern
oleh sekretaris perusahaan swasta. Kedua pola ini mempunyai cara kerja yang
berbeda dalam proses penyimpanan dan pencarian arsipnya.

a. Pola Sentralisasi.
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip
di sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada
daftar klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode
penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan
oleh kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks
berdasarkan kartu kendali tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian


pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan
dari atasan tentang arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila
tidak dibuat kartu indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu
menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta
tandatangan peminjaman arsip.

21
Manajemen Perkantoran Modern
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip,
sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah
penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah
berkas tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip,
sesuai dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada
buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan sistem berbasis
alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan
abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai sistem yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit
agar arsip ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat
dilakukan pencarian langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan
maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang
memberikan instruksi.

C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat


1. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi

Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan suatu
persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk
mempersiapkannya harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Pelaksanaan rapat-

22
Manajemen Perkantoran Modern
rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-
sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya
saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran
diberikan. Dalam hal ini, tetap perlu ada notulis yang mencatat hasil rapat (notulen)
dan nantinya dibagikan kepada peserta rapat.

2. Rapat Yang Bersifat Resmi


Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan, yaitu:
a. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam
mempersiapkan rapat adalah ruangan tempat rapat akan diselenggarakan.
Apabila tidak memiliki ruang rapat, Anda harus mencari atau membuat surat
peminjaman dan perlu dipastikan ruangan tersebut dapat digunakan pada
waktu diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum sebelum surat undangan
dikirim keluar kepada peserta rapat.
b. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat
umumnya meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
1) Membuat daftar acara
2) Membuat undangan
3) Mempersiapkan bahan rapat
4) Mempersiapkan peralatan rapat
5) Membuat catatan rapat
6) Mengirimkan catatan hasil rapat
7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat

c. Membuat Daftar Acara


Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan
diselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat
dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara
dalam garis besar. Acara rapat umumnya disebut sebagai ”agenda rapat”, di
bawah ini adalah contoh acara rapat.

d. Membuat Undangan

23
Manajemen Perkantoran Modern
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lain
menyebutkan hari, tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan
tata persuratan dinas. Daftar nama, instansi, alamat dan nomor telepon dari
para anggota rapat dimaksud perlu dicatat. Daftar tersebut berguna dalam
membuat undangan dan mengirimkannya.

e. Mempersiapkan Bahan Rapat


Bersamaan dengan waktu mempersiapkan undangan kepada para peserta
rapat, Anda juga harus mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat
atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda
rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapat
yang akan dibahas, dll.

f. Mempersiapkan Peralatan Rapat


Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alat-alat yang
diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan
untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam
hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide
projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat jika perlu.
Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya penjepit kertas, klip kertas,
stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, spidol, penghapus
dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah
dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai. Selain
hal tersebut, perlu ada persiapan konsumsinya, perlu dipertimbangkan
apakah peserta rapat dapat diberikan makanan kecil atau makanan besar.
Umumnya apabila rapat dari pagi dan sampai melebihi waktu istirahat dapat
diberikan makanan besar, namun demikian perlu dipertimbangkan dari sisi
anggaran.

g. Membuat Notulen
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, apabila Anda diberi
tanggung jawab untuk membuat catatan, catatlah berjalannya rapat termasuk
konsep hasil rapat umumnya catatan rapat disebut notulen. Notulis dapat

24
Manajemen Perkantoran Modern
terdiri dari beberapa orang. Dalam notulen antara lain berisi hari, tanggal,
waktu, tempat rapat, topik/acara rapat, peserta yang hadir, jalannya rapat, dan
hasil rapat dan ditandatangani oleh notulis dan diketahui oleh atasan/pejabat
berwenang di lingkungan organisasi Anda.

h. Mengirimkan Hasil Rapat


Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa
notulen yang telah diketik dengan rapi dan ditandatangani oleh notulen dan
diketahui pimpinan Anda, untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan
melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut


Untuk rapat yang bersifat periodik, Anda dapat mengikut sertakan
lembaran isian atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai
bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Berdasarkan
jawaban dari slip tersebut, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta
yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang atau dalam membuat
undangan yang akan datang, dalam undangan terdapat kalimat yang
mengingatkan bahwa rapat tersebut adalah rapat lanjutan mengenai
masalah/topik tertentu.

D. Penulisan laporan
1. Pengertian Laporan

Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan


merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi yang
bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris disebut ”report” yang berasal dari
bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti membawa atau mengangkut.
Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa seseorang ditugaskan
untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil fakta-fakta
penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan
laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut

25
Manajemen Perkantoran Modern
kembali adalah informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E.
Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud
penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain disebut sebagai komunikasi
administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan
maksud memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu
unit, di mana (where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa
(who) yang bertanggung jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian
yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian ini, kita dapat menyimpulkan laporan
sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan keterangan,
informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai
tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang
suatu perihal atau masalah tertentu

2. Fungsi Laporan

Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:


a. sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas
kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan
kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang
menerima, laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang
diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian,
komuniksasi dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian,
penilaian, pengambilan keputusan.
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.
3. Macam Laporan

Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial, terutama


kalau ditinjau dari pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan

26
Manajemen Perkantoran Modern
pembahasan dan memudahkan pemahaman dalam modul ini secara garis besar
terdapat dua macam laporan, yaitu:
a. Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor,
masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan
dibicarakan dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian
penyelenggara administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan
kepada administrastor/manajer.

4. Syarat-syarat pembuatan laporan

Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, setiap laporan harus memenuhi


syarat-syarat sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. laporan yang harus lengkap sanggup memenuhi kriteria di bawah ini:
f. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
g. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau
pertanyaan baru
h. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
i. Laporan harus tegas dan konsisten
j. Laporan harus tepat pada waktunya
k. Laporan harus tepat penerimanya
Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporan perlu
memiliki persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
a. Harus menguasai masalah yang dilaporkan
b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula
analistis, kooperatif dan ”open-minded”
c. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik
d. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah
dimengerti.

27
Manajemen Perkantoran Modern
E. Latihan
1. Jelaslan fungsi surat!
2. Sebutkan alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan!
3. Apa sajakah yang diperlukan dalam persiapan rapat?
4. Sebut dan jelaskan pentingnya penulisan laporan !

BAB IV
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

A. Pengertian Teknologi Informasi


Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan
informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia
terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih
cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. Dalam kaitan dengan
proses penanganan informasi pada kantor yang modern umumnya sudah sedikit
menggunakan kertas dengan adanya adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang
informasi kita kenal teknologi informasi.
Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasi
dalam organisasi, apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskan perlu
adanya hardcopy. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan,
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka

28
Manajemen Perkantoran Modern
huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi
antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Teknologi informasi adalah teknologi pengolahan, teknologi
penyimpanan, dan teknologi komunikasi. Dimana ketiga hal tersebut dapat
diwujudkan dengan perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan
komputer(Luhukay, I995,p8-9). Sedangkan yang berhubungan dengan
ketrampilan seseorang dalam menggunakan alat-alat teknologi informasi, dan
kemampuan seseorang dalam mengembangkan sistem.
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran informasi
dalam berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) internet
sehingga makin cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Internet semakin mendapat
tempat di perkantoran ketika saat ini orang mulai menggunakan laptop.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-
komponen yang rumit, yang umumnya disebut circuit yang terintegrasi yang
didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melalui transmisi
informasi melalui kabel atau gelombang radio.

B. Peran Teknologi Informasi

Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai


pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan sistem kertas yang
terutama mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem elektronika mikro yang
bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan elektronika mikro
antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, alat transfer uang,
alat pengukur dibidang ilmu dan pengetahuan dan lain-lain. Penggunaan internet
memungkinkan pertukaran informasi secara cepat melalui layanan posel (pos

29
Manajemen Perkantoran Modern
elektronik). Dengan memiliki website setiap organisasi dengan mudah berhubungan
dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet.
Manfaat menggukan internet ialah:
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah.
2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi
dapat diketahui dengan cepat.
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download).
4. Mengurangi penggunaan kertas.
5. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota.

Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif


(harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan
menimbulkan persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan, pekerjaan
perkantoran akan banyak mengalami perubahan. Pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin, proses dan pengiriman
informasi akan semakin cepat, komunikasi bisnis internasional akan dilakukan
oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor
a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilan mengenai
berbagai teknologi informasi.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software.
f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.

C. Latihan

30
Manajemen Perkantoran Modern
1. Jelaskan keuntungan menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran!
2. Apa tujuan menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran
modern?

31
Manajemen Perkantoran Modern