Anda di halaman 1dari 10

PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN


DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RSU HARAPAN BERSAMA

JL P BELITUNG NO 61

SINGKAWANG - KALBAR
BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien utkmendapatkan pelayanan
kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. RSU Harapan Bersama
Singkawang harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang
datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi
medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti
pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan
fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di RSU Harapan Bersama Singkawang, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSU Harapan
Bersama Singkawang mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas
agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan
tidak tersedia di RSU Harapan Bersama Singkawang. Daftar dari fasilitas perawatan
kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSU
Harapan Bersama Singkawang, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan
petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama
dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
B. TUJUAN
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat perawatan,
serta kontinuitas perawat.

C. TANGGUNG JAWAB
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.

2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini

1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa


audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan
ketidak patuhan.
BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7


hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
a. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
b. Unit Emergensi
c. VK
d. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked admission)
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin
sampai sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-
20.00.
.Pasien hanya dapat dilayani di RSU Harapan Bersama Singkawang jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada,
maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai
dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSU Harapan Bersama Singkawang
atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah
lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSU Harapan Bersama Singkawang memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala
tersebut.
BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal
ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:


1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index
Utama Pasien);
2) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit
pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir.

Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
 Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
 Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer
tersebut;
 Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
 Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul
banyak di bagian admisi;
 Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam
medis pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:


 Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
 Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka,
petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang
lebih rinci.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :


Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki
Surat Ijin Praktek di RSU Harapan Bersama Singkawang. Dokter spesialis akan
menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara kepada admission dalam SPR. SPR
tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien
harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RSU
Harapan Bersama Singkawang harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai
kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat
di RSU Harapan Bersama Singkawang.
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar
kerja admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter
spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)
2. Diagnosis saat datang

Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai
tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan
dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk
melapor ke bagian pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung
dari poliklinik RSU Harapan Bersama Singkawang. Dokumen yang diperlukan
akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar
perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
iv. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain
atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama
observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan
diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi
formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar
rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
v. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi.
Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian
admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
iii. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
vi. Observasi pasien di Unit Emergensi
vii. Observasi pasien di VK

Proses penerimaan pasien rawat inap:


1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah Sakit.

D. Pengaturan Kamar Rawat


Alokasi kamar di RS. Sehat Sejahtera dibedakan berdasarkan:
1) Kamar Kelas 1
2) Kamar kelas 2
3) Kamar kelas 3
4) Kamar VIP
5) Kamar Paviliun
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan
untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang
isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji/assessment oleh dokter.
Kelas ruangan meliputi:
1) VIP
2) Kelas Satu
3) Kelas dua
4) Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk
ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan
dari RS untuk berobat Jalan.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda
isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim
infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area
bangsal, pertama-tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat
tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.
REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy


#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.