Anda di halaman 1dari 5

MENGELOLA DATA / INFORMASI DI TEMPAT

KERJA

I. PENGERTIAN DATA.

Istilah data dan informasi seringkali digunakan secara bergantian.Ada yang


menyebut data padahal informasi sebaliknya ada yang mengatakan informasi
padahal data.
Data merupakan bentuk jamak dari datum yang artinya kenyataan atau catatan.
Data adalah fakta-fakta atau angka-angka,kesimpulan-kesimpulan yang dapat
diambil. Seseorang merlukan data apabila ;
1. Bermaksud mencari kebenaran.
2. Bermaksud untuk mengetahui apakah ada persoalan atau tidak.
3. Bermaksud mengetahui kenyataaan yang terjadi.

Gordon B. Davis menjelaskan difinisi data adalah sebagai berikut :


“ bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi “

Dalam kehidupan suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu mem-
butuhkan data untuk melihat perkembangan organisasinya.Data dapat dijadikan
landasan yang obyektif di dalam mengembangkan organisassi yang dipimpinya.
Data yang diperlukan meliputi data pegawai,data aktifitas kantor,data sarana dan
prasarana yang tersedia, data keuangan data produksi data hasil penjualan
dll.Lebih luasnya bahwa yang memerlukan data tidak hanya organisasi saja
melainkan siapa saja apabila akan mengambil suatu keputusan seharusnya
dilandasi pada data –data sehingga keputusan yang diambil tepat dan sesuai yang
diharapkan.

II. SYARAT-SYARAT DATA YANG BAIK.

Beberapa syarat data yang baik adalah sebagai berikut :

1. Reliable artinya data tersebut harus dapat dipercaya.


Data yang diperoleh dengan menggunakan metode pengumpulan data
yang baik dengan menggunakan metode ilmiah,serta pengolahanya
dilakukan secara teliti.
2. Up to date artinya tepat waktu, data tersebut harus mutakhir sesuai
dengan perkembangan jaman,waktu dan teknologi.
3. Comprehensive artinya dapat menggambarkan keseluruhan suatu
persoalan dan dapat digunakan untuk memecahkan suatu persoalan yang
terjadi.

1
Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau catatan terolah yang
diterima seseorang. Dalam pengertian lain informasi adalah fakta yang telah
diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi si penerima dan mempunyai nilai
yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang dan
kepeutusanaa-keputusaan yang akan datang.
Gordon B. Davis menjelaskan kaitan data dengan informasi dalam bentuk difinisi
adalah sebagai berikut:

“ Informasi adalah data yang telah didproses ke dalam suatu bentuk yang
mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi
keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang “

III. KEGUNAAN INFORMASI BAGI SESEORANG.

Kegunaan informasi bagi sesorang tergantung kepada :

1. Tujuan si penerima.
 Knowledge / pengetahuan
 Estimasion / perkiraan.
 Judgement / pertimbangan
 Decition / keputusan.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data.
3. Ruang dan tempat / lingkungan.
4. Waktu informasi diterima.
5. Bentuk informasi itu sendiri.
6. Kejelasan informasi.

Dari keenam factor yang mempengaruhi kegunaan informasi ini adalah


informasi menjadi berguna apabila disampaiakn kepada orang yang tepat,pada
waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula.
Dari uraian di atas jelas perbedaan antara data dan informasi

No Data Informasi

1 Suatu kejadian nyata / fakta Keseluruahan kelompok data.

2 Belum merupakan informasi Hasil dari suatu proses data yang


berbentuk suatu kesatuan pikiran atau
suatu kesatuan konsep
3 Belum diproses Sudah ada tahap pembahasan

Perbedaan itu perlu disadari karena data yang ada belum mempunyai nilai
untuk mengambil keputusan,sedangkan informasi yang mempunyai nilai
dapat digunakan oleh seseorang untuk mengambil keputusan.

2
IV. KLASIFIKASI DATA.

1. Jenis Data.
a. Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Misal
jumlah siswa dalam satu klas.
b. Data Ukur adalah data yang menunjukan nilai sesuatu. contoh nilai
nilai siswa di suatu klas.

2. Sifat data.
a. Data Kuantitatif / Quantitative data adalah data mengenai
penggolongan dalam haubunganya dengaan jumlah tertentu.
b. Data Kualitatif / Qualitative data adalah data mengenai
penggolongnan dalam hubunganya dengan kualitas atau sifat
sesuatu. Misal nilai dengan grade A,B,C.

3. Sumber Data.
a. Data internal artinya data itu merupakan hasil dari observasi
sendiri,bukan data hasil karya orang lain.
b. Data eksternal adalah data hasil obsevasi orang lain atau data hasil
penelitian orang lain.

Pada dasarnya semua bentuk informasi ini dapat diperoleh melalui kata-
kata,jumlah atau angka-angka dan simbol-simbol.Yang penting adalah bagaimana
cara menyusunnya sehingga data tersebut bermanfaat bagi seseorang pada waktu
yang tepat.
Sumber data erat kaitanya dengan cara pengumpulan data baik yang diperoleh
secara langsung ataupun secara tidak langsung.

V. PENGUMPULAN DATA.

1. Melalui pengamatan langsung / Observasi langsung.


Dalam hal ini data diperoleh melalui pengamatan langsung di
lapangan.Data yang diperoleh melalui cara ini tentu lebih cermat dan
akurat karena pihak seseorang untuk memperoleh data tersebut
dengnan cara mengumpulkannya sendiri.
2. Melalui Wawancara / Intervieu.
Melalui cara ini data dapat diperoleh dengan melakukan wawancara
langsung dengan nara sumber yang dikehendaki atau kepada
seseeorsang yang mewakilinya sebagai responden.
Sedangkan kelemahan cara ini adalah perlu adanya biaya yang
cukup besar,tingkat ketelitianya berkurang karena diwakili oleh
sesorang yang mempunyai tingkat kemampuan berbeda-beda.
3. Melalui Koresponden..
Dalam hal ini data diperoleh melalui koresponden dengan cara
memberikan informasi yang diperlukan bagi orang yang
memerlukan informasi.Keuntungan dari cara ini adalah biaya lebih

3
murah dan mencakup daerah yang luas.Sedangkan kelemahanya
tingkat kecermatan dan ketelitian rendah.
4. Melalui Angket / Questionare.
Data ini diperoleh dengan menggunakan daftar pertanyaan yang
disampaikan kepada orang-orang yang mempunyai informasi banyak
Keuntungnan cara ini biaya lebih murah data yang dikumpulkan
lebih cepat,daerah pengamatan lebih luas.Sedangkan kelemahanya
adalah harus membuat daftar pertanyaan yang sesuai dengan
informasi yang kit inginkan.
5. Internet.
Data in diperoleh dari hasil perkembangan teknologi informasi,tetapi
kelemahanya tidak semua orang bisa mengakses internet atau data
yang di internet belum sempat di up date oleh nara sumber.
6. Instansi pemerintah / swasta.
Lembaga ini sebagi salah salah satu sumber informasi resmi karena
merupakan hasil sebuah penelitian atau hasil sebuah perhitungan
contohnya BPS / Badqan Pusat Statistik, Disnakertrans dll.

VI. PENGOLAHAN DATA.

Agar data dapat memberikan hasil yang memuaskan maka diperlukan adanya
operasi data dasar yang berguna mengeluarkan keluaran penting yang digunakan
untuk mengambil kepeutusan yang tepat.
Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan
guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.

PENGOLAHAN.

1. Membaca.
.
2. Menulis.
3. Mencatat.
4. Menyortir.
5. Memindahkan.
DATA 6. Menghitung. INFORMASI
7. Membandingkan.
8. Menyimpan

4
VII. PENYEBARAN INFORMASI.

Setelah data dikumpulkan diproses dan disimpan maka selanjutnya didstribusikan


atau dibagikan kepada mereka yang membutuhkan.Penyebaran informasi ini
dapat dilakuikan langsung maupun tidak langsung.Secara langsung dengan tidak
menggunakan perantara sedangkan yang secara tidak langsung dapat dilakukan
dengan media sebagai alat komunikasi seperti surat,telephone, faximile internet /
email dan alat-alat penghubung lainya.

VIII. KONSUMEN INFORMASI.

Pemakai informasi dapat siapa saja mulai dari ibu rumah tangga ,instansi
pemerintah swasta dll,yang membedakana hanyalah bentuk informasinya sesuai
dengan kebutuhan dalam upaya memcahkan persoalan yang dihadapi.