Anda di halaman 1dari 19

Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332

Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis di Kecamatan 2 X 11 Enam


Lingkungan Kabupaten Padang Pariaman Sumatera Barat

Armida. S
Universitas Negeri Padang, Indonesia, mimiasriel@gmail.com
Dessi Susanti
Universitas Negeri Padang, Indonesia, dessisusanti@fe,unp.ac.id
Rini Sarianti
Universitas Negeri Padang, Indonesia, rini_sarianti@yahoo.com

ABSTRACT
The purpose of this community activity is 1) increasing knowledge of administrative
officers in District 2 x 11 Enam Lingkung concerning the creation and reception of the
archives, distribution, use, as well as depreciation of the archive, 2) realizing the sub-
district office employee are capable of doing the handling or management of archieves.
Implementation of training using a variety of methods and approaches, namely as
follows: 1) methods of lectures and discussion; a to deliver the theoretical material about
the program handling of archives, namely creation and acceptance Archive, distribution,
use, as well as depreciation of the archive, 2) method of training and individual guidance
related to the management and activities of archives rearrangement, 3) method resitasi
or administering the tasks performed to find out so far where the ability of participants
in the care of the archives. The result of the activities of this devotion is 1) 90% of the
participants understand the concept of archives, 2) 90% of the participants was able to
do the handling or management of archives.
Keywords: management, archives, training

PENDAHULUAN (Schwart dan Hernon, 1993:202). Nilai


Analisis Situasi
ekonomi dapat dilihat dari semakin
Saat ini, informasi telah menjadi
komersialnya informasi, sehingga
kebutuhan mutlak dan menjadi bagian
mempunyai nilai signifikan dan memberi
yang sangat penting dalam fungsi
peluang untuk dapat diperjualbelikan.
manajemen dalam menghadapi
Disamping itu proses pengelolaan yang
perubahan situasi dan kondisi yang
tepat, dan penemuan kembali informasi
berkembang dengan cepat. Informasi
dengan cepat, akurat dan lengkap
saat sekarang ini merupakan sumber
memiliki nilai kuantitatif yang dapat
\ekonomi yang memiliki nilai dan biaya
diukur secara ekonomi.
produksi (value and a cost of production)

Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
230
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Arsip (records) sebagai salah satu produktifitas bagiorganisasi.


sumber informasi terekam (recorded Arsip sebagai salah satu sumber
information) memiliki fungsi yang informasi membutuhkan suatu sistem
sangat penting untuk menunjang proses pengelolaan yang tepat sehingga dapat
kegiatan administrasi negara dan menciptakan efektifitas, efisiensi, dan
manajemen birokrasi. Disamping itu produktivitas bagi organisasi yang
arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan bersangkutan. Oleh karena itu
oleh lembaga dan instansi pemerintah penyelenggaraan tata kearsipan tidak
serta masyarakat umum bagi pendidikan bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang
dan penelitian. Sebagai endapan perlu ditekankan adalah bahwa arsip
informasi kegiatan administrasi dan merupakan hasil samping (by product)
menajemen, arsip akan terus tumbuh dan dari aktivitas administrasi tetapi bukan
berkembang secara akumulatif sejalan berarti penyelenggaraannya hanya
dengan semakin kompleksnya fungsi dan ditempatkan sebagai pekerjaan
organisasi. Dampaknya arsip semakin sampingan.
menumpuk secara tidak terkontrol. Penyelenggaraan tata kearsipan
Arsip-arsip cenderung diabaikan perlu dilakukan dengan manajemen yang
olehpengelolaannya, karena dipandang baik. Manajemen arsip merupakan
tidak perlu disimpan di dalam suatu perencanaan, penempatan,
sistem. Akibatnya, apabila organisasi pengorganisasian, pengarahan, dan
membutuhkan informasi arsip untuk pengawasan terhadap arsip dan
kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun keseluruhan proses yang berkaitan
untuk pengambilan keputusan (decision dengan arsip. Dengan kata lain
making), jadi sulit atau memerlukan manajemen arsip pada prinsipnya adalah
waktu yang relatif lama untuk mengelola seluruh daur hidup arsip (life
diketemukan kembali (retrevival). Arsip cycle of record). Dapat pula dikatakan
sebagi salah satu sumber informasi bahwa pengelolaan arsip merupakan
membutuhkan suatu sistem pengelolaan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
(management) yang tepat sehingga dapat dalam rangka mengelola keseluruhan
menciptakan efektifitas, efisiensi dan daur hidup arsip. Masalah arsip bukan
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
231
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

sekedar masalah yang semata-mata sebab tanpa bantuan teknologi


terkait dengan administrasi tetapi pengelolaan arsip yang baik akan sulit
memiliki dimensi di luar kearsipan, dilakukan. Sejak adanya reformasi di
seperti masalah hukum, hak paten, dan bidang pemerintahan maka publik
sebagainya. Selain masyarakat modern menuntut agar pemerintah memberikan
membutuhkan keberadaan arsip sebagai pelayanan yang lebih efektif. Hal ini
alat bukti, sumber data/informasi, hanya dapat dicapai jika adanya sistem
maupun rekaman kinerja instansi. tata pemerintahan yang baik (good
Ada beberapa prinsip yang perlu governance) yang memberi tempat
diketahui dalam penyelenggaraan pemberdayaan masyarakat secara
pengelolaan arsip, yang meliputi: 1) optimal, transparansi dan demokrasi
Penyediaan arsip yang benar, 2) (Kalla, 2003: 17). Keinginan masyarakat
Pelayanan arsip secara cepat, 3) untuk menikmati pelayanan publik yang
Peruntukan pada pengguna yang tepat, 4) efisien, responsif dan akuntabel,
Penyajian informasi yang dapat disajikan merupakan salah satu bentuk keinginan
secara tepat dan lengkap, dan 5) dilaksanakan pemerintahan yang good
Penggunaan biaya yang dapat governance.
dipertanggungjawabkan. Untuk Dalam hal pelayanan publik,
memenuhi prinsip tersebut diperlukan Hasil survey PSKK UGM (2003)
pengetahuan dan keterampilan petugas menemukan bahwa praktek
yang mengelola arsiptersebut. penyelenggaraan pelayanan public di
Persyaratan utama dalam Kabupaten atau Kota di Indonesia masih
pengelolaan arsip adalah ketersediaan penuh dengan ketidakpastian biaya,
sumber daya manusia yang mampu waktu dan diskriminasi pelayanan serta
mengakomodasikan kebutuhan saat ini rendahnya peran masyarakat. Lebih
dan kebutuhan yang akan datang. Selain lanjut dijelaskannya pelayanan publik
itu kebijakan dari pimpinan dan adanya masih dikonsepsikan sebagai pelayanan
komitmen dari seluruh jajaran akan pemerintah, dimana pemerintah
menentukan keberhasilan usaha ini. memonopoli pengaturan
Persyaratan lainnya yaitu teknologi, penyelenggaraan, distribusi dan
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
232
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

pemantauan, sedangkan warga pengguna adalah kesadaran pengelolaan arsip,


ditempatkan sebagai pengguna pasif sehingga setiap berurusan dengan desa
yang hanya menggunakan pelayanan dan kecamatan adakalanya tidak
publik yang telah diberikan pemerintah. memuaskan. Dalam pengelolaan arsip
Pelayanan tersebut sering tidak sesuai pada kantor Kecamatan 2 x 11 Enam
dengan yang dibutuhkan masyarakat. Hal Lingkung, masih ada kegiatan yang
ini menunjukkan bahwa pelayanan belum dilaksanakan secara optimal
publik yang diberikan oleh pemberi dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin
pelayanan (sektor publik) masih belum dalam kegiatan penataan arsipnya,
dilaksanakan secara efisien dan efektif. petugas arsip kurang teliti dalam
Kurang optimalnya pelayanan menyortir surat, sehingga terkadang
sektor publik terhadap publik antara lain dijumpai penempatan arsip tidak sesuai
dipengaruhi oleh masih adanya budaya dengan subyeknya sehingga arsip sulit
paternalis yang dianut oleh birokrat dicari apabila diperlukan. Tidak hanya
sektor publik. Abdussyukur (2003:86) itu saja, para petugas kearsipan yang
berpendapat bahwa cenderungan kurang mengerti peranan arsip yang
rendahnya birokrasi publik ini begitu penting bagi suatu kantor,
dipengaruhi oleh budaya paternalis yang biasanya menunggu arsip itu terkumpul
masih kuat dan juga disebabkan oleh banyak.
sistem pembagian kekuasaan yang Berdasarkan pengamatan penulis,
cenderung terpusat pada pimpinan ditemui beberapa keluhan masyarakat
sehingga bawahan yang langsung terhadap kualitas layanan publik yang
berhubungan dengan pengguna jasa mereka terima dari tenaga administrasi di
sering tidak memiliki wewenang yang kantor desa dan kecamatan, seperti
memadai untuk merespon dinamika yang pengurusan surat yang terkadang harus
berkembang dalam penyelenggaraan menunggu lama, data-data administrasi
pelayanan. keluarga yang tidak lengkap dan surat-
Salah satu bentuk kurang surat yang diurus ada yang hilang, dan
optimalnya pelayanan publik di lain-lainnya. Hal ini memberikan
Kecamatan 2 x 11 Enam Lingkung indikasi bahwa masyarakat sebagai
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
233
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

pengguna layanan belum mendapat dengan cepat dan tepat, sehingga


pelayanan publik yang berkualitas, diperlukan penataan arsip yang
khususnya bidang kearsipan. sistematis dan efektif, karena sistem
Di kantor kecamatan dan kantor penyimpanan arsip tidak lepas dari
nagari sendiri masih terdapatnya kegiatan penataan arsip dan penemuan
penyimpanan arsip yang tidak beraturan, kembali. Bertitik tolak dari hal tersebut di
tidak tertata dengan baik dan sulit untuk atas maka tim melaksanakan kegiatan
menemukan kembali arsip yang sewaktu- pengabdian kepada masyarakat dengan
waktu dibutuhkan atau diperlukan warga. judul: “Pelatihan Manajemen Arsip
Cukup banyak masalah yangmuncul Dinamis di Kecamatan 2 X 11 Enam
karena pengurusan arsip sehingga Lingkung Kabupaten Padang Pariaman
membutuhkan perhatian untuk bisa Sumatera Barat”.
keluar dari masalah tersebut. Perumusan Masalah
Mengingat peranan arsip yang Berdasarkan latar belakang di atas,
begitu penting bagi kehidupan dapat dirumuskan permasalahan sebagai
berorganisasi, maka keberadaan arsip di berikut:
kantor benar- benar dapat mendukung 1. Dijumpai keluhan masyarakat
dalam penyelesaian pekerjaan yang terhadap kualitas layanan publik yang
dilakukan semua personil dalam diterima dari tenaga administrasi di
organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri kantor desa dan kecamatan, seperti
adalah menyediakan data dan informasi pengurusan surat terkadang memakan
secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya waktu yang cukup lama, data-data
kepada yang memerlukan. Untuk dapat administrasi keluarga yang tidak
mencapai tujuan tersebut diperlukan lengkap dan surat- surat yang diurus
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien ada yang hilang, pemberi layanan yang
dengan cara memahami masalah apa kurang ramah, masih terdapat
yang terkandung didalam arsip. diskriminasi pelayanan dan lain-
Sistem penyimpanan arsip lainnya. Hal ini memberikan indikasi
dikatakan baik apabila waktu arsip yang bahwa masyarakat sebagai pengguna
diperlukan dapat diketemukan kembali layanan belum mendapat pelayanan
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
234
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

publik yang berkualitas, khususnya


bidangkearsipan. KAJIAN TEORITIK
2. Masih terdapatnya penyimpanan arsip Kearsipan merupakan kegiatan-
yang tidak beraturan, tidak tertata kegiatan yang berkenaan dengan
dengan baik dan sulit untuk penerimaan, pencatatan, pengiriman,
menemukan kembali arsip yang penyingkiran, maupun pemusnahan
sewaktu-waktu dibutuhkan atau surat menyurat atau berbagai macam
diperlukanwarga. warkat lainnya. Kearsipan juga berarti
3. Petugas arsip yang kurang kompeten di aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
bidangnya, sehingga belum bisa dilahirkan atau diciptakan hingga arsip
memberikan pelayanan kearsipan yang tersebut dimusnahkan atau dilestarikan
maksimal. (Martono,1982).
Tujuan Gie (2000) menyatakan
1. Meningkatkan pengetahuan petugas kearsipan ialah proses penerimaan,
administrasi di Kecamatan 2 x 11 pengaturan dan penyimpanan warkat
Enam Lingkung mengenai penciptaan secara sistematis sehingga apabila
dan penerimaan arsip, pendistribusian, sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
penggunaan, pemeliharan serta ditemukan kembali dengan mudah.
penyusutan arsip. Selanjutnya arsip yang berisi informasi
2. Mewujudkan petugas Kecamatan 2 x tersebut harus disimpan dengan
11 Enam Lingkung dan Nagari mampu menggunakan sistem tertentu dan
dalam melakukan penanganan atau dibantu oleh perlengkapan yang
manajemen arsip dinamis. memadai serta dilakukan oleh petugas
Manfaat kearsipan yang menguasaibidangnya.
Memberikan pengalaman bagi Menurut frekuensi
peserta terkait dengan manajamen arsip pemakaiannya, arsip dikelompokkan
dinamis sehingga menambah wawasan menjadi tiga kategori, yaitu: a) Arsip
pengetahuan mereka dan akhirnya aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan
mereka mampu melakukan penanganan dalam operasi sewaktu- waktu; b) arsip
atau manajemen arsip dinamis. semi aktif, yaitu arsip yang masih
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
235
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

dibutuhkan tetapi sudah berkurang menurut abjad dari nama-nama orang


fekuensi pengunaannya; dan c) Arsip in- atau organisasi utama yang tertera
aktif, yaitu arsip yang tidak digunakan dalam tiap-tiap dokumen itu. Dalam
lagi dalam operasi sehari- hari tetapi surat menyurat antara sebuah
masih perlu disimpan untuk kepentingan perusahan dengan para langganannya
lembaga atauorganisasi. misalnya, surat-surat yang ditujukan
Menurut Pasal 2 Undang-undang dan diterima dari para langganan itu
Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, disimpan menurut urut-urutan abjad
fungsi arsip dibedakan menjadi 2, yaitu: nama masing- masing langganan.
1) Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang Dengan sistem menurut urut-urutan
digunakan secara langsung dalam abjad ini, sepucuk surat yang
perencanaan, pelaksanaan, berhubungan dengan seseorang
penyelenggaraan kehidupan langganan dapat diketemukan
kebangsaan pada umumnya atau kembali dengan lebih cepat daripada
dipergunakan secara langsung dalam kalau semua surat dicampur adukkan.
penyelenggaraan administrasi negara; 2) 2. Penyimpananmenurut pokok soal
Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak (Subject filing). Dokumen-dokumen
dipergunakan secara langsung untuk dapat pula disimpan menurut urusan
perencanaan, penyelenggaraan yang dimuat dalam tiap-tiap
kehidupan kebangsaan pada umumnya, dokumen. Misalnya semua surat-
maupun untuk penyelenggaraan sehari- menyurat yang mengenai iklan
hari administrasi negara. dikumpulkan menjadi satu di bawah
Utama dkk (2010), mengatakan judul “iklan”. Demikian pula
dalam prakteknya, beberapa sistem misalnya “surat- surat kontrak
pengelolaan dan penyimpanan arsip tentang pembelian tanah dapat pula
yang sering dipergunakan di kantor dihimpun dalam berkas yang diberi
adalah: tanda berupa perkataan “tanah”.
1. Penyimpanan menurut Abjad Dokumen-dokumen yang telah
(alfabetic filing). Pada penyimpanan dikelompok-kelompokkan menurut
ini, dokumen- dokumen disimpan pokok soalnya itu kemudian disimpan
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
236
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

juga menurut urut-urutan abjad judul- lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur
judul urusan tersebut. yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
3. Penyimpanan menurut Sistem ini biasa disebut sistem filing
wilayah (geograhic filing). Surat- yang tidak langsung, karena sebelum
surat yang harus dipelihara oleh pemberian nomor, juru arsip harus
sebuah organisasi dapat pula mengadakan pengelompokan warkat-
disimpan menurut pembagian warkat yang ada menurut
wilayah. Untuk Indonesia misalnya, pemasalahannya. Baru kemudian
dapat diadakan pembagian menurut diberikan nomor dibelakangnya.
pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Misalnya juru arsip akan mengadakan
Kalimantan, dll.) atau menurut filing dibidang kesekretariatan.
wilayah propinsi (Jawa Barat, Jawa Pertama-tama ia pengelompokan:
Tengah, Jawa Timur DIY, dst.). bidang keuangan, bidang
Sebuah penerbit majalah yang perlengkapan, dan bidang pegawaian.
mempunyai langganan di seluruh Selanjutnya juru arsip memberikan
Indonesia, dapat umpamanya penomoran bidang keuangan diberi
menyimpan surat-menuyurat dengan kode nomor 1, bidang perlengkapan
para langganan itu menurut kota- kota diberi kode nomor 2, dan bidang
tempat tinggal masing-masing orang. kepegawaian diberi kode nomor 3.
Di sini dipakai pula sistem abjad masing-masing sub kelompok diberi
untuk mengatur urut-urutan nama- nomor secaraberurutan.
nama langganan itu, tapi Penyimpanan menurut
pengelompokan utamanya adalah tanggal (chronological filing). Sebagai
menurut pembagian wilayah. sistem terakhir untuk menyimpan
4. Penyimpanan menurut nomor dokumen-dokumen ialah menurut urut-
(numeric filing). Pada sistem urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap
penyimpanan ini, warkat yang dokumen itu. Sistem ini dapat dipakai
mempunyai nomor disimpan menurut bagi dokumen yang harus memperhatikan
urut-urutan angka dari 1 terus sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya
meningkat hingga bilangan yang surat-surat tagihan. Yang dimaksud
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
237
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

dengan sistem geografis yaitu sistem MATERI DAN METODE


filing dimana warkat-warkat disusun Kerangka Pemecahan Masalah
menurut wilayah (daerah). Sistem ini Pada pertemuan yang telah
biasa digunakan oleh instansi yang disepakati diberikan ceramah dan
mempunyai unit-unit organisasi di pelatihan tentang penataan arsip
beberapa wilayah. Dalam melaksanakan berstandar ideal. Pada pertemuan ini juga
sistem ini seorang juru arsip pertama- dilakukan simulasi, praktek dan diskusi
tama dapat memilih-memilih menurut bagaimana menata arsip dengan baik dan
daerah, setelah itu diadakan sub-sub benar dengan menggunakan peralatan
kelompok menurut nama instansi. minimal. Setelah menyelesaikan
Misalnya suatu instansi mempunyai pelaksanaan kegiatan pelatihan, maka
beberapa kantor wilayah beberapa dilanjutkan dengan evaluasi pelaksanaan
propinsi di pulau jawa dan kegiatan- kegiatan. Selanjutnya pada akhir kegiatan
kegiatannya sampai ke kabupaten- pelatihan ini dilaksanakan kegiatan
kabupaten. pembuatan laporan.

Pelatihan Keterampilan Kondisi baru yang diharapkan setelah


Penataan Arsip: pelatihan. Terjadinya:
- Peningkatan kemampuan dan
- Proses seleksi

calonpeserta keterampilanpetugas
- Menentukan proses dan
dalampenyediaan
metode pelatihan informasi kearsipan dan dokumentasi
- Mengadakan diskusi,
secara baik
- Tertatanya arsip yang bermutu dan
ceramah, simulasi
- Praktekpenataan arsip
bernilaiguna
- Pemerintahan kecamatan yang good

governance

Realisasi Pemecahan Masalah merealisasikan kegiatan pelatihan ini


Adapun langkah-langkah untuk adalah:
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
238
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

1. Persiapan. Agar kegiatan dapat mengeloa arsip dengan baik dan


berjalan dengan lancar sesuai dengan benar. Setiap kelompok dibekali
rencana dan tujuan yang hendak dengan peralatan yang dibutuhkan
dicapai, dilakukan persiapan sebagai dalam mengelola arsip seperti ordner,
berikut: map snelhecter plastik, map kertas,
a. Mengunjungi lokasi khalayak post it, perforator, kertas warna,
sasaran untuk merundingkan kertas stiker, spidol, pena, note book
pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dan map plastik. Dalam kegiatan ini
terkait dengan jadwal, tempat, peserta dibagi per kelompok sesuai
peserta dan lain-lain. dengan wilayah kerjanya masing-
b. Mengadakan rapat dengan anggota masing. Setiap kelompok terdiri dari
tim pelaksana di kampus Universitas 3 orang, yang mana mereka adalah
Negeri Padang untuk membahas perwakilan dari setiap nagari dan
hasil kunjunganke lokasi khalayak petugas/pegawai dari kantor
sasaran dan membahas persiapan kecamatan itu sendiri.
kegiatan lanjutan. b. Simulasi. Pada tahap ini, instruktur
Penulisan makalah terkait dengan mensimulasikan cara mengindeks
topik pelatihan. Adapun topik makalah dan memberikan kode untuk arsip
yang akan disampaikan yaitu: 1) Arti, yang akan disimpan. Selanjutnya
fungsi dan azas arsip; 2) Pola klasifikasi, cara menata arsip sesuai dengan
indeks, kode; 3) Model filling system; 4) sistem kearsipan. Berdasarkan
Nilai guna arsip dan cara simulasi yang diberikan, peserta
penemuan kembali arsip. melakukan praktek mengindeks,
Metode memberikan kode serta
Metode dilaksanakan melalui menata/menyusun arsip sesuai
penyampaian materi dari beberapa orang dengan metode penyimpanan yang
instruktur dalam bentuk: ditentukan. Peserta melakukan
a. Praktek. Metode praktek digunakan kegiatan praktek dengan dibimbing
untuk memberikan pengalaman beberapa instruktur; Penyampaian
kepada peserta bagaimana cara informasi dan diskusi metode
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
239
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

penyampaian informasi digunakan mendapatkan respon dan umpan


untuk memperkenalkan kembali balik dari peserta tentang materi yang
konsep arsip dan kearsipan itu disampaikan. Adapun instruktur
sendiri kepada peserta. Pemberian yang terlibat dalam pelaksanaan
informasi ini diselingi dengan kegiatan ini serta materi yang
diskusi/tanya jawab untuk disampaikan adalah sebagai berikut

Tabel 1. Instruktur pelatihan


No. Nama Topik
1. Yuhendri LV, S. Pd, M. Pd Arti, fungsi dan azas arsip,
Dessi Susanti, S. Pd, M. Pd pola klasifikasi, indeks, kode
2. Dra. Armida S, M. Si Model filling system
Rose Rahmidani, S. Pd, MM Nilai guna arsip dan cara penemuan
kembali arsip

HASIL DAN PEMBAHASAN jawab tentang pengelolaan arsip dengan


Hasil topik; (1) Arti, fungsi dan azas arsip, dan
Kegiatan Pengabdian Kepada (2) Pola klasifikasi, indeks, kode. Melalui
Masyarakat ini berjudul Manajemen materi ini, instruktur membuka cakrawala
Arsip Dinamis di Kecamatan 2 x 11 Enam pemikiran peserta tentang pentingnya
Lingkung Kabupaten Padang Pariaman. peranan arsip dalam kegiatan lembaga/
Kecamatan 2X11 Enam Lingkung organisasi. Disamping dapat memberikan
merupakan salah satu dari 17 kecamatan pelayananyang terbaik kepada masyarakat
yang ada di Kabupaten Padang Pariaman. serta pihak-pihak yang membutuhkan.
Kegiatan pelatihan secara tatap muka Setelah kegiatan tatap muka ini berakhir,
dibuka langsung oleh Bapak Camat 2 x 11 maka selanjutnya akan diadakan kegiatan
Enam Lingkung, Drs. Azwarman, MM. pendampingan khusus kepada pengelola
Kegiatan berupa penyampaian materi atau arsip di kantor Kecamatan 2 x 11 Enam
ceramah dan dilanjutkan dengan tanya Lingkung.

Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
240
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Melalui pemaparan materi, hal Undang-undang Pokok Kearsipan nomor


yang paling mendasar yang disampaikan 7 tahun 1971, yaitu; 1) mengatur arsip di
oleh pemateri adalah tentang tujuan dari instansinya masing-masing dengan
kearsipan itu sendiri yang tercantum sebaik-baiknya, 2) menyimpan arsip
dalam pasal 3 UU pokok kearsipan No. 7 sedemikian rupa sehingga teratur dan
tahun 1971 serta Undang-Undang mudah untuk ditemukan, 3) memelihara
kearsipan No.43 Tahun 2009. Adapun dan merawat arsip sebaik-baiknya, 4)
isinya menyatakan bahwa tujuan menyelamatkan arsip dari bahaya
kearsipan adalah menjamin keselamatan kemusnahan, dan 5) meningkatkan mutu
bahan pertanggungjawaban nasional pelayanan serta mutu pelaksanaan
tentang perencanaan, pelaksanaan dan kearsipan.
penyelenggaraaan kehidupan kebangsaan Selanjutnya materi kedua
serta untuk menyediakan bahan dengan topik: (1) Model filling sistem,
pertanggungjawaban bagi kehidupan dan (2) Nilai guna arsip dan cara
pemerintah. penemuan kembali arsip Instruktur materi
Agar tujuan kearsipan itu dapat ke dua ini merupakan dosen di jurusan
terlaksana dengan baik maka dibutuhkan Pendidikan Ekonomi di Universitas
petugas-petugas kearsipan yang cakap Negeri Padang. Beliau sudah memiliki
dan terlatih untuk penyelenggaraan banyak pengalaman mengenai materi ini.
pengurusan kearsipan ini. Petugas- Adapun penyampaian materi dilakukan
petugas kearsipan ini disebut dengan langsung dengan prakteknya. Sebanyak
arsiparis yaitu pegawai yang diberi tugas, 20 orang peserta di bagi menjadi 5
tanggungjawab dan wewenang serta hak kelompok dengan anggota 4 orang.
secara penuh untuk melakukan kegiatan Sebelum praktek dimulai,
kearsipan yang biasanya dibantu oleh instruktur menjelaskan terlebih dahulu
pengelola arsip yaitu petugas pengelola tentang sistem-sistem penyimpanan arsip
arsip yang berada di bawah arsiparis. itu sendiri (filing system). Terdapat 5
Petugas kearsipan inilah yang nantinya filing system yaitu 1) sistem abjad, 2)
bertanggungjawab melaksanakan tugas sistem subjek, 3) sistem nomor, 4)
kewajiban pokok yang tertuang dalam sistemwilayah, dan 5) sistem kronologis.
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
241
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Selanjutnya kepada kelompok peserta klasifikasi, indeks, kode, dan 2) Model


dijelaskan mengenai alat serta bahan- filling sistem, 3) Nilai guna arsip dan 4)
bahan yang diperlukan dalam proses cara penemuan kembali arsip. Kegiatan
penyimpanan itu sendiri. Beberapa alat pelatihan pada hari tersebut, dari awal
dan bahan yang diperlukan diantaranya sampai akhir, dapat diikuti oleh 20
ordner, sekat, guide, lemari arsip, filing peserta. Hal itu menunjukkan bahwa
cabinet, post it, kertas stiker, map, pengetahuan, keterampilan, dan
perforator, gunting, dan stapler. pengalaman dalam mengurus arsip ini
Dokumen atau arsip yang sangat mereka butuhkan. Selama ini
digunakan untuk praktek adalah arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh petugas di
Kantor Kecamatan 2 x 11 Enam kantor kecamatan dan kantor wali nagari
Lingkung. Arsip- arsip tersebut untuk mengurus arsip baru bersifat ala
digunakan oleh peserta untuk praktek kadarnya. Penataan dan penyusunan arsip
dengan dipandu oleh instruktur. Adapun yang dilakukan hanyalah dengan cara
sistem filing yang digunakan adalah dikumpulkan dalam satu order, tanpa ada
sistem nomor dan subjek, dimana Kantor sistem apapun yang dipakai.
Camat sendiri sudah memiliki klasifikasi Kegiatan pelatihan untuk menata
atau pengelompokan arsip- arsipnya arsip ini pun belum pernah diikuti oleh
berdasarkan subjek. petugas. Kegiatan pelatihan yang
Kegiatan praktek penataan arsip dilakukan melalui kegiatan pengabdian
ini diikuti oleh peserta dengan kepada masyarakat ini dirasa sangat
bersemangat. Pada akhir kegiatan membantu peserta untuk menambah
diketahui bahwa semua kelompok pengetahuan dan keterampilan mereka
berhasil menata arsip yang ditugaskan dalam menunjang pekerjaan mereka
dengan baik. sehingga dapat menunjukkan kinerja
Pembahasan yang terbaik kepadalembaga.
Pelaksanaan kegiatan pelatihan Pengelolaan arsip yang baik harus dilihat
ini dilakukan dalam rangka menyebarkan dari ujung, yaitu pelanggannya,
informasi mengenai berbagai materi, sebagaimana canggihnya teknologi dan
yaitu: 1) Arti, fungsi dan azas arsip, Pola metode yang digunakan tidak dapat
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
242
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

dikatakan baik kalau pelanggannya tidak surat menyurat antara sebuah


dapat merasakan yang lebih baik. perusahan dengan para langganannya
Selanjutnya sistem penyimpanan misalnya, surat-surat yang ditujukan
arsip dikatakan baik apabila untuk dan diterima dari para langganan itu
menemukan kembali yang telah disimpan disimpan menurut urut-urutan abjad
tidak memakan waktu yang lama, nama masing- masing langganan.
sehingga diperlukan penataan arsip yang Dengan sistem menurut urut-urutan
sistematis dan efektif, karena sistem abjad ini, sepucuk surat yang
penyimpanan arsip tidak lepas dari berhubungan dengan seseorang
kegiatan penataan arsip dan penemuan langganan dapat diketemukan kembali
kembali. Faktor lain dari keberhasilan dengan lebih cepat daripada kalau
suatu manajemen juga dipengaruhi oleh semua surat dicampur adukkan.
sarana dan prasarana yang digunakan 2. Penyimpanan menurut pokok
untuk menyimpan arsip dan efisiensi soal (Subject filing). Dokumen-
pemakaian peralatan tersebut. Semua itu dokumen dapat pula disimpan menurut
tidak bisa lepas dari faktor sumber daya urusan yang dimuat dalam tiap-tiap
manusianya itu sendiri, keterbatasan dokumen. Misalnya semua surat-
sumber daya manusia biasanya akan menyurat yang mengenai iklan
membawa dampak, saat arsip itu akan dikumpulkan menjadi satu di bawah
disimpan atau diperlukan kembali. judul “iklan”. Demikian pula misalnya
Dari materi yang disampaikan “surat- surat kontrak tentang
oleh instruktur, dalam prakteknya, sistem pembelian tanah dapat pula dihimpun
penyimpanan yang sering dijumpai dalam berkas yang diberi tanda berupa
dipergunakan di kantor adalah: perkataan “tanah”. Dokumen-
1. Penyimpanan menurut Abjad dokumen yang telah dikelompok-
(alfabetic filing). Pada penyimpanan kelompokkan menurut pokok soalnya
ini, dokumen- dokumen disimpan itu kemudian disimpan juga menurut
menurut abjad dari nama-nama orang urut-urutan abjad judul-judul
atau organisasi utama yang tertera urusantersebut.
dalam tiap-tiap dokumen itu. Dalam 3. Penyimpanan menurut wilayah
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
243
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

(geograhic filing). Surat-surat yang pemberian nomor, juru arsip harus


harus dipelihara oleh sebuah mengadakan pengelompokan warkat-
organisasi dapat pula disimpan warkat yang ada menurut
menurut pembagian wilayah. Untuk pemasalahannya. Baru kemudian
Indonesia misalnya, dapat diadakan diberikan nomor dibelakangnya.
pembagian menurut pulau-pulau Misalnya juru arsip akan mengadakan
(Sumatera, Jawa, Kalimantan, dll.) filing dibidang kesekretariatan.
atau menurut wilayah propinsi (Jawa Pertama-tama ia pengelompokan:
Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur DIY, bidang keuangan, bidang
dst.). Sebuah penerbit majalah yang perlengkapan, dan bidang pegawaian.
mempunyai langganan di seluruh Selanjutnya juru arsip memberikan
Indonesia, dapat umpamanya penomoran bidang keuangan diberi
menyimpan surat-menuyurat dengan kode nomor 1, bidang perlengkapan
para langganan itu menurut kota- kota diberi kode nomor 2, dan bidang
tempat tinggal masing-masing orang. kepegawaian diberi kode nomor 3.
Di sini dipakai pula sistem abjad untuk masing-masing sub kelompok diberi
mengatur urut-urutan nama-nama nomor secara berurutan.
langganan itu, tapi pengelompokan 5. Penyimpanan menurut tanggal
utamanya adalah menurut pembagian (chronological filing). Sebagai sistem
wilayah. terakhir untuk menyimpan dokumen-
4. Penyimpanan menurut nomor dokumen ialah menurut urut-urutan
(numeric filing). Pada sistem tanggal yang tertera pada tiap-tiap
penyimpanan ini, warkat yang dokumen itu. Sistem ini dapat dipakai
mempunyai nomor disimpan menurut bagi dokumen yang harus
urut-urutan angka dari 1 terus memperhatikan sesuatu jangka waktu
meningka hingga bilangan yang lebih tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
besar. Ini misalnya faktur-faktur yang Yang dimaksud dengan sistem
dibuat oleh sebuah perusahaan. Sistem geografis yaitu sistem filing dimana
ini biasa disebut sistem filing yang warkat-warkat disusun menurut
tidak langsung, karena sebelum wilayah (daerah). Sistem ini biasa
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
244
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

digunakan oleh instansi yang langsung dalam mengarsip sehingga


mempunyai unit-unit organisasi di dapat melatihnya secara langsung.
beberapa wilayah. Dalam Berdasarkan aktivitas yang telah
melaksanakan sistem ini seorang juru dilakukan pada kegiatan pelatihan ini,
arsip pertama-tama dapat memilih- diharapkan para peserta pelatihan yang
memilih menurut daerah, setelah itu dalam hal ini adalah pegawai dan
diadakan sub-sub kelompok menurut petugas Kantor Wali Nagari dan
nama instansi. Misalnya suatu instansi Kantor Camat 2 x 11 Enam Lingkung
mempunyai beberapa kantor wilayah merasa siap dan mampu untuk
beberapa propinsi di pulau jawa dan mengaplikasikan pengetahuan dan
kegiatan-kegiatannya sampai ke keterampilan mereka di kantor
kabupaten-kabupaten (Gie, 2000). masing-masing. Kesiapan dapat
Dalam pasal 3 UU pokok diartikan sebagai kemampuan,
kearsipan No. 7 tahun 1971 keinginan, dan untuk melakukan
menyebutkan tujuan kearsipan adalah kegiatan tertentu yang bergabung pada
menjamin keselamatan bahan tingkat kemasakan pengalaman-
pertanggungjawaban nasional tentang pengalaman sebelumnya serta kondisi
perencanaan, pelaksanaan dan mental yang sesuai Dali Gulo (1982).
penyelenggaraaan kehidupan Seseorang yang sudah merasa siap
kebangsaan serta untuk menyediakan akan memiliki kemauan, kemampuan
bahan pertanggungjawaban bagi atau rasa ingin untuk menyalurkan
kehidupan pemerintah. bakat atau kemampuan diri seseorang
Oleh karena itu, dapat diketahui dalam melakukan sesuatu kegiatan
bahwa dari semua materi yang dimana harus ada tingkat kemasakan
disampaikan oleh instruktur, para atau kematangan baik dari segi
peserta memperoleh informasi betapa pengalaman maupun kondisi
pentingnya pengetahuan dan mentalnya, sehingga mereka sudah
keterampilan dalam mengelola dan siap untuk terjun kelapangan dengan
menangani arsip. Disamping itu kondisi yang sudah matang, sehingga
mereka memiliki pengalaman diharapkan peserta dapat sukses untuk
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
245
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

melakukan suatupekerjaan. Sama Camat 2 x 11 Enam Lingkung yang


halnya dengan acara pembukaan, acara berjumlah 20 orang.
penutupan kegiatan pengabdian 2. Dalam kegiatan pelatihan ini telah
kepada masyarakat ini juga langsung disampaikan beberapa materi untuk
di tutup oleh Bapak Camat 2 x 11 membekali para peserta untuk lebih
Enam Lingkung. Beliau memberikan sukses dalam pengelolaan arsip.
apresiasi atas apa yang dilakukan oleh Adapun materi yang disampaikan oleh
tim karena sangat bermanfaat untuk para instruktur, yaitu: (1) Arti, fungsi
menunjang kegiatan administrasi dan azas arsip, dan (2) Pola klasifikasi,
kantornya. Selain itu belum ada indeks, (3) Model filling sistem, dan
kegiatan serupa yangpernah dilakukan (4) Nilai guna arsip dan cara penemuan
sehingga beliau berharap untuk masa kembali arsip yang disampaikan secara
yang akan datang, apabila ada teori dan praktek. Kegiatan pelatihan
pertanyaan atau keraguan dalam ini berjalan dengan sukses dan lancar
kegiatan penyimpanan arsipnya, karena mendapatkan dukungan dari
beliau mengharapkan tim dapat banyak pihak. Bapak Camat 2 x 11
membantu. Enam Lingkung sangat mensupport
kegiatan ini karena dapat menambah
KESIMPULAN DAN SARAN pengetahuan dan keterampilan
Kesimpulan pegawainya dalam menangani arsip
Dari kegiatan pengabdian pada serta melakukan pelayanan kearsipan
masyarakat ini dapat disimpulkan bahwa: dengan baik. Peserta kegiatan pun
1. Kegiatan Pengabdian kepada pada saat itu memiliki motivasi yang
masyarakat yang berjudul tinggi dan sangat antusias mengikuti
“Manajemen Arsip Dinamis di pelatihan sehingga berniat akan segera
Kecamatan 2 x 11 Enam Lingkung mempraktekkan semua keterampilan
Kabupaten Padang Pariaman” ini telah yang diperolehnya.
selesai dilakukan dan diikuti oleh
peserta yang merupakan pegawai dan
petugas kantor wali nagari dan kantor
Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
246
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Saran Dali Gulo. 1982. Kamus Psikologi.


Bandung: Penerbit Tonis.
Mengingat besarnya manfaat
kegiatan pengabdian pada masyarakat Gaastra, Femme S. 2003. The Dutch
East India Company, Expansion and
ini, maka selanjutnya perlu:
Decline. Leiden: Walburg Pers.
a. Mengadakan pelatihan serupa
Gunarto, Imam., 2010 “Memahami Arsip
dengan teknik dan model yang
dari Filsafat Ilmu: Kajian Awal tentang
berbeda serta khalayak sasaran yang Ilmu Kearsipan” dalam Jurnal
Kearsipan, Volume 5, ANRI.
berbeda pula serta wilayah
jangkauan lokasi yang lebihluas Martono, Engerbertus, (1982). Record
Management and Filling dalam Praktek
b. Melalui kegiatan pelatihan ini,
Perkantoran Modern. Jakarta: Karya
diharapkan pegawai dan petugas Utama.
kantor Wali Nagari dan Kantor
Mintyastuti, Dyah, Sri, (2002). Persepsi
Camat 2 x 11 Enam Lingkung dapat Scanner dan Microfilm Dalam
Kearsipan. Jakarta: Suara Badar VI.
menerapkan ilmu dan keterampilan
yang mereka peroleh sehingga dapat Pusat Studi Kajian Kebijakan (PSKK)
UGM (2003) Kebijakan Publik dalam
memberikan pelayanan yang terbaik
Administrasi
kepada masyarakat.
Sumrahyadi, (2001). Posisi SDM
DAFTAR PUSTAKA Kearsipan Dalam Perkembangan
Abdussyukur, (2003) Sosial Politik Teknologi Informasi. Jakarta: Suara
Administrasi Publik, Yogyakarta Arnas Badar.
RI, (1981). Tata Kearsipan dinamis,
Jakarta: Arsip Nasional Republik Schwart, Hermon (2003) Introducing
Indonesia. Archive and Archival Program, Edited
by Judith Ellis Victoria Thorpe in
Barthos, Basir, (1989). Manajemen Association with Australia Sociaty of
Kearsipan untuk Lembaga Negara, Archivists Inc.
Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta:
BumiAksara. Thomas, Schubert, Lee. (1985). Records
Management Systems and
Dwiandari, Nadia F., Dwi Administration. New York: John Willey
Nurmaningsih, dan M. Haris Budiawan. & Sons.
2011. Guide Arsip Algemene Secretarie
(1816) 1819-1950. Undang-Undang No. 7/1971 tetang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
247
Jurnal Pemberdayaan Masyarakat Madani (JPMM) E-ISSN:2580-4332
Vol.1 No. 2 Desember 2017 DOI: doi.org/10.21009/JPMM.001.2.06

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 1830” dalam Jurnal Kearsipan, Volume


tentang Kearsipan. 5, ANRI. 161

Utama. Dwiandari, Nadia F. 2010. Widjaya, AW, (1990). Administrasi


“Archives Management as a Reflection Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: CV.
of Bureaucracy Development: The Case Rajawali
of Transitional Dutch East Indies, 1816-

Available at
http://journal.unj.ac.id/unj/index.php/jpm
248