Anda di halaman 1dari 9

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA KELAS XI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan
aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung di dalamnya, ini memiliki
implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi
dan sumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang
dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah.
Sarana pendidikan antara lain meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana
antara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.
Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a) Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang
pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan
menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan
pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b) Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
i) Agar barang tidak cepat rusak.
ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
iv) Memudahkan dalam pengawasan.
v) Memudahkan dalam analisis barang.
c) Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

d) Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana
dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada
dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
i. Agar peralatan tidak mudah hilang.
ii. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggung jawabkan.
iii. Memudahkan dalam pegecekan barang.
iv. Memudahkan dalam pengawasan.
v. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Langkah-langkah Administrasi Sarana Dan Prasarana yaitu :

 Mendata segala kebutuhan


 Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli
 Mencatat dan mengurusi
 Mulai melakukan pengadaan
 Melakukan pemakaian
 Pertanggung Jawaban
 Penyimpanan

TUJUAN ADM. SARANA DAN PRASARANA


• Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan.
• Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat
digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan.

Page 1 of 9
• Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun
personel.
• Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun
represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
REGULASI SARANA PRASARANA KANTOR
• Permen PAN-RB No. 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor di Lingkungan Kemen PAN-
RB
• Permendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
• Permendagri No. 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah Daerah
MELAKSANAKAN K3 PERKANTORAN
Definisi Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang merupakan kepanjangan dari K3 adalah segala kegiatan untuk
menjamin dan melindungi keselamatan dan kesehatan tenaga kerja melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja
dan penyakit akibat kerja. (PP 50 Tahun 2012).
Tujuan K3
• Melindungi dan menjamin keselamatan setiap tenaga kerja dan orang lain di tempat kerja.
• Menjamin setiap sumber produksi dapat digunakan secara aman dan efisien.
• Meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas Nasional.
Kerugian Akibat Kecelakaan Kerja
1. Kerusakan
2. Kekacauan organisasi
3. Keluhan dan kesedihan
4. Kelainan dan cacat
5. Kematian

PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang
terdiri perabot kantor, mesin kantor, perbekalan kantor dan hiasan kantor.

A. PERBEKALAN KANTOR (OFFICE SUPPLIES)


yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor.Perbekalan kantor dibedakan menjadi dua,
yaitu :
1) Perbekalan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, perbekalan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :
Berbentuk lembaran, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop,
plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
Berbentuk non lembaran, yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas
(cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
Berbentuk buku
Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai
sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

2) Perbekalan kantor dilihat dari penggunaannya ;


Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau
tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh :
stapler, perforator, cutter, dan gunting.

B. MESIN KANTOR (OFFICE MACHINE)


Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah
bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh :
komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.
1) Mesin tik

Page 2 of 9
 Mesin ketik manual (manual typewriter) - Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik
tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran,
dan sebagainya.
 Mesin ketik listrik (electric typewriter) - Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam
pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.

2) Mesin penghitung
Contoh : kalkulator, cash register
3) Mesin fotokopi
Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu :
1. Bagian bak kertas kosong, kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga
di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas
tersebut harus diletakkan terbalik.
2. Bagian mesin pemproses, kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat
elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.
3. Bagian bak penampung hasil. Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan.
Cara pemeliharaan mesin fotokopi yaitu :
1. Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari saklar listrik agar tidak terlalu panas
mesinnya.
2. Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya setiap seminggu
sekali.
3. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air.
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang khusus, karena dalam
mesin fotokopi ini terdapat :
a. Sistem zoom atau enlargement adalah mesin fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya.
b. Sistem reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya.
c. Sistem fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya.
d. Sistem automatic document feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan
dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

4) Mesin stensil
Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model
dengan bantalan dasar, yang merupakan jenis duplicator stensil termurah dan memadai bila volume kerja
yang harus dilakukan sedikit.

Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan tangan
(engkol). Secara umum mesin stensil manual memiliki cara-cara antara lain :
1) Digerakkan dengan tenaga manusia
2) Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3) Tinta yang digunakan adalah tinta stensil berwarna hitam
4) Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stensil cutter sebagai sheet master
5) Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 inci x 13 inci)
Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan antara lain :

Page 3 of 9
1) Hasil penggandaan tampak lebih bagus
2) Pengoperasian mesin lebih mudah
3) Tinta yang digunakan lebih irit
4) Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan
Cara perawatan mesin stensil adalah :
1. Selalu dibersikan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas, dan lain-lain.
2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
3. Rol peralatan tinta/cairan (impression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan
menggunakan bensin atau minyak tanah).
4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin.
5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

5) Mesin scanner
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat
benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan
ditransformasikan ke dalam computer sebagai data digital.
Komputer juga harus diinstal dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan.
Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan dan cara kerjanya, antara lain :
a. Pemindai gambar d. Pemindai cek
b. Pemindai barcode e. Pemindai logam
c. Pemindai sinar-X f. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)

Contoh Gambar Mesin Scanner

6) Printer
Ada beberapa jenis printer, yaitu :
Dot Matriks Inkjet Laserjet

Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah :


1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi Microsoft word.
2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan
terkoneksi dengan computer).
3. Klik file lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai symbol gambar
printer.

7) Faksimile
Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan
aslinya, baik berupa tulisan atau gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan
yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.
Untuk penggunaan faksimile yang mempergunakan pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus
menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung Internasional) dan untuk memperoleh
sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.

Page 4 of 9
Cara penggunaannya :
Mengirim Faksimili
1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya di ADF
2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one touch, speed dial, search atau memasukkan
secara manual.
3. Setelah itu tekan tombol start.
Menerima Faksimile
1. Angkat gagang telepon
2. Tekan start jika terdengar bunyi nada facsimile (bunyi beep)
3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon.

8) Mesin Binding
Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 hingga 100 halaman atau dengan
perkiraan ketebalan 4 cm. namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik
spiral yang akan dipergunakan.

Cara menggunakan mesin penjilid:


1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada
papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali
melubangi 15 lembar).
2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu
berlubang, kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.
3. Plastik penjilid dipasang pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan
dengan punggung di belakang.
4. Gagang didorong ke arah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi ring plastik penjilid.
5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada
ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap ke depan.
6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover di bawah dan gagang ditarik kembali pada
posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.
7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas.

Cara pemeliharaan mesin penjilid:


1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan.
3. Per mesin sesekali diberi pelumas.

9) Risograph
Mesin risograph adalah perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat
tinggi hingga 120 halaman permenit, biaya cetak perlembarnya sangat murah, dapat mencetak langsung
dari komputer, mengkopi menggunakan kertas tipis (46gram) sampai kertas tebal (210 gram).

Page 5 of 9
10) Mesin cetak offset

Terdapat beberapa ciri-ciri mesin offset


 Digerakan menggunakan listrik dengan komponen mekanis
 Mencetak dengan master yang disebut paper plate
 Proses pencetakannya dibantu dengan zat kimia yang disebut fixer serta air dengan cara pemindahan huruf
pada blanket
 Dapat mencetak pada kertas doorslag sampai dengan kertas karon berukuran A6 (105 x 108 mm) sampai
ukuran A0
 Dapat mencetak gambar atau foto dan berwarna

MESIN KOMUNIKASI KANTOR


Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di
lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon
wireless.
Suatu komunikasi dinyatakan berhasil apabila pihak penerima pesan (komunikan) mengerti akan
maksud yang disampaikan oleh komunikator, sehingga ada tanggapan (feedback) yang sesuai dengan maksud
dan tujuan pesan.
Unsur-unsur komunikasi terdiri dari :
1. Sumber (source)/komunikator : pihak yang berinisiatif atau berkepentingan untuk berkomunikasi, bisa
seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan, dll.
2. Pesan (message) : sesuatu yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima.
3. Saluran/media (channel) : alat/wahana yang digunakan oleh sumber untuk menyampaikan pesannya
kepada penerima.
4. Penerima (receiver)/komunikan : orang yang menerima pesan dari sumber.
5. Umpan balik (feedback) : tanggapan penerima yang memungkinkan komunikator untuk menentukan
pesan yang disampaikan telah diterima dan menghasikan tanggapan yang dimaksud.
Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktivitas hubungan
antara manusia atau kelompok. Jenis komunikasi terdiri dari :
1. Komunikasi Verbal (dengan kata-kata), mencakup aspek-aspek berupa :
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata)
b. Racing (kecepatan)
c. Intonasi suara
d. Humor
e. Singkat dan jelas
f. Timing (waktu yang tepat)
2. Komunikasi Nonverbal (bahasa tubuh), meliputi :
a. Ekspresi wajah
b. Kontak mata
c. Sentuhan
d. Postur tubuh
e. Suara (sound)
f. Gerak isyarat

◙ Sopan Santun/Tata Krama Dalam Merespon Telepon Masuk

Page 6 of 9
Sopan santun dalam menerima telepon bagi suatu perusahaan sangat penting, karena akan memberi image
atau citra baik tentang perusahaan. Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut:
1. Answer the calls promptly (maximum 3 times ringing)
Menjawab telepon masuk dengan cepat dan tepat, sebaiknya jangan biarkan telepon masuk berdering
hingga 3 (tiga) kali. Alasannya ialah, bila telepon yang masuk tidak diangkat segera, maka akan
menimbulkan kesan negatif atau akan dapat mengecewakan si penelpon
2. Keep the telephone right at you ear (Minimum 5 cm from your mouthpiece)
Letakkan gagang telepon dengan benar di telinga anda. Jarak yang baik ialah 2 jari dari bibir mulut
atau sekitar 5 cm. Hal ini dilakukan agar nada suara anda akan terdengar lebih jelas oleh si penelpon
3. Identify clearly your firm, your department, or your self and offering help
Identifikasi atau perkenalkan perusahaan anda, departemen anda, atau diri anda dengan benar dan jelas
kemudian tawarkan bantuan
4. Greet the caller pleasantly
Ucapkan salam dengan ramah kepada si penelpon. Salam harus sesuai dan tepat dengan waktu ketika
anda menyampaikannya. Untuk itu, perlu mengetahui batasan waktu yang berlaku umum, misalnya,
selamat pagi, selamat siang, selamat sore atau selamat malam. Adapun pembagian waktu yang lazim
ialah sebagai berikut:
Rentang Salam dalam Bahasa Salam dalam Bahasa Catatan
Waktu Indonesia Inggris
00.01 – 11.59 Selamat Pagi Good Morning
12.00 – 14.00 Selamat Siang Good Day/ Afternoon Sebagian orang mengatakan
14.00 – 18.00 Selamat Sore Good Afternoon Good Afternoon dari mulai
pukul 12.00 s.d. 17.30
18.00 – 24.00 Selamat Malam Good Evening (Good Night) Good Evening lazimnya
diucapkan pada saat
bertemu, dan pada saat
berpisah maka diucapkan
Good Night

5. Find out the caller’s name - Ask the caller too spell his/her name as letter as d/t, b/p are often difficult
in understanding)
Tanyakan dengan sopan nama si penelpon, sebaiknya, untuk menghindari kesalahan dalam menyebut
atau menulis nama si penelepon (terkadang ada huruf-huruf yang hampir terdengar sama seperti: d/t
atau b/p), maka mintakan agar si penelpon mengejanya. Apabila telah diketahui nama dari si penelpon,
maka gunakan panggilan nama tersebut selama berbicara melalui telepon.
· 6. Speak loud and clear enough also avoid slang or technical terms the caller might not understand
Berbicaralah dengan jelas dan dengan nada yang teratur. Hindari penggunaan istilah populer atau logat
tertentu (slang) atau istilah-istilah yang bersifat teknis, karena dimungkinkan bahwa si penelpon tidak
mengerti terhadap istilah-istilah tersebut
7. Use good grammars
Gunakan tata bahasa yang benar (Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris)
8. Be attentive (full attention) and Do not interupt
Tunjukkan perhatian yang penuh selama berbicara di telepon. Hal yang lazim ialah dengan
memberikan respon selama mendengarkan si penelpon berbicara, contohnya: menyetujuinya dengan
kata-kata pendek; ya, benar, betul, baik, oh begitu, atau respon lain yang positif (jangan pernah diam
selama mendengarkan si penelpon berbicara). Jangan memotong pembicaraan si penelpon, namun
dengarkanlah dengan seksama dan penuh kesabaran
· 9. Smile all the time – your telephone correspondent will feel the smile
Tersenyumlah selama berbicara di telepon – senyum anda akan dapat dirasakan oleh si penelpon dan
hal itu akan menimbulkan kesan harmonis dan positif
10. Never keep the caller waiting

Page 7 of 9
Jangan pernah membiarkan si penelpon menunggu terlalu lama. Hal tersebut akan memberikan kesan
negatif, di samping itu hal yang harus dipertimbangkan ialah aspek waktu dan biaya dari si penelpon.
Berikan alternatif untuk tetap menunggu bila hal yang akan anda lakukan tidak terlalu lama, atau
meminta si penelpon untuk menutup terlebih dahulu bila hal yang anda lakukan akan lama
11. For taking messages, take the right form and make sure messages are delivered
Catatlah setiap pesan yang dianggap penting atau karena permintaan si penelpon. Kemudian pastikan
bahwa pesan tersebut telah disampaikan kepada pihak atau orang yang tepat dan waktu yang tepat
12. Never answer: He is…/ She is…/ They are… but Mr.…./ Mrs.…. etc
Jangan menjawab atas nama pihak ketiga dengan kata “dia” atau “orang-orang itu” tapi gunakanlah
nama atau beliau.
· 13. Never forget to say thank you or good-bye
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih dan salam berpisah dengan sopan dan lepas (tidak
terpaksa). Contoh: Terima kasih telah menghubungi kami atau saya dan sampai jumpa, sampai
bertemu lagi (Thank for your calling, nice to speak with you, good bye)
· 14. Give the opportunity to say good-bye to the caller before hanging up
Beri kesempatan pada si penelpon untuk menjawab ucapan terima kasih dan salam berpisah sebelum
menutup pesawat teleponnya (jangan pernah menutup pesawat telepon anda terlebih dahulu bila anda
adalah pihak yang dihubungi) Tutuplah sambungan telepon dengan menekan tombol pemutus namun
tidak dengan meletakkan gagang telepon.

A. Kode Telepon (Lokal, SLJJ, SLI)

 KODE EJAAN TELEPON


Apabila seseorang yang ditelepon tidak ada di tempat, kadang-kadang karena keadaan mendesak maka
perlu meninggalkan pesan. Sehubungan dengan hal tersebut maka digunakan telepon alphabet atau kode
ejaan untuk menghindarkan kesalahapahaman/salah informasi.
Telepon alpahabet atau kode ejaan yang dipakai secara umum adalah:

KODE EJAAN INTERNASIONAL KODE EJAAN INDONESIA

A = Alpha N = November A = Ambarawa N = Nurdin


B = Bravo O = Oscar B = Bandung O = Osaka
C = Charlie P = Papa C = Cirebon P = Padang
D = Delta Q = Quebec D = Demak Q = Quadrat
E = Echo R = Romeo E = Endeh R = Rembang
F = Foxtrot S = Siera F = Flores S = Solo
G = Golf T = Tango G = Garut T = Tegal
H = Hotel U = Uniform H = Hongkong U = Ulfah
I = India V = Victor I = Indramayu V = Valencia
J = Juliet W = Whiskey J = Jakarta W = Wonosobo
K = Kilo X = X-ray K = Kediri X = Xerox
L = Lima Y = Yankee L = Lumajang Y = Yogyakarta
M = Mike Z = Zecra M = Madiun Z = Zanzibar

Untuk menghindarkan beberapa kesalahpahaman dalam bertelepon, perlu diupayakan beberapa hal
diantaranya :

Page 8 of 9
1. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas karena gangguan telepon, maka mintalah kepada penelepon
untuk menelepon kembali beberapa saat lagi, atau penerima telepon yang akan meneleponnya kembali
2. Apabila suara telepon tidak jelas terdengar, maka mintalah untuk mengulang kembali apa yang telah
diucapkan, atau penerima telepon yang mengulang kembali pesannya
3. Apabila suara telepon tidak jelas terdengar, maka bisa juga menggunakan kode ejaan telepon di atas,
misalnya: penelepon mengucapkan kata “RIMA” sedangkan penerima telepon mendengar kata “LINA”,
berarti untuk menegaskan/menjelaskan maksud penelepon tersebut supaya lebih jelas dan benar maka
penelepon mengatakan seperti di bawah ini :
R = Romeo ( R untuk Romeo) M = Mike ( M untuk Mike)
I = India ( I untuk India ) A = Alpha ( A untuk Alpha )

Jenis mesin komunikasi :


1) Telepon
Adapun jenis-jenis telepon adalah:
1. Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakan di atas meja
2. Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding
3. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara
4. Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawa kemana saja.
2) Interkom

Intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam
satu lingkungan organisasi , antar bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
3) PMBX (Privat Manual Branch Exchange)
Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah
ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang
dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

4) PABX (Privat Automatic Branch Exchange)


Pesawat telepon ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa menggunakan operator. Penelpon
dapat berhungan langsung keluar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar.
Setelah itu, penelpon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila
diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

5) Faksimile
6) Swichboard
Swictboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang didalamnya terdapat saklar-
saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain.

Page 9 of 9