TUGAS MATA KULIAH

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

JOB DISCRIPTION, JOB SPESIFICATION,

JOB EVALUATION

Oleh :
F. Rudi Prasetyo Hantoro
NIM : 23010317410003

PROGRAM STUDI MAGISTER AGRIBISNIS

FAKULTAS PETERNAKAN DAN PERTANIAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2017
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang demikian cepat membawa dampak
perubahan pada dunia kerja dan karir. Hubungan antara pemberi dan pencari kerja mempunyai posisi
yang saling membutuhkan (Erwin et al, 2014). Marihot (2002) menyatakan bahwan sumberdaya
manusia merupakan unsur utama dibandingkan dengan unsur yang lain seperti modal, teknologi, dan
uang. Hal ini dikarenakan manusia memiliki keunggulan dapat mengatur unsur- unsur yang lain,
misalnya manusia dapat memilih teknologi, manusia dapat mencari modal, manusia yang menggunakan
dan memelihara, serta manusia sebagai salah satu keunggulan bersaing.
Sebagai unsur organisasi yang utama, sumberdaya manusia harus dikelola dengan baik sebab
sumber daya manusia merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks dibandingkan dengan
unsur yang lain. Effisiensi pelaksanaan dalam organisasi tergantung pada pengelolaan dan
pendayagunaan manusia. Pengelolaan sumber daya manusia dilakukan agar pekerjaan lebih efektif dan
persoalan yang berhubungan dengan sumberdaya manusia dapat dipecahkan. Pengelolaan di dalam
organisasi ini kemudian dikenal dengan manajemen personalia dan kemudian berkembang menjadi
Manajemen Sumberdaya Manusia (MSDM) (Sugih, 2004). Menurut Willian B. Werther dan Keith
Devis dalam Marihot (2002) tujuan MSDM yaitu untuk meningkatkan dukungan sumberdaya manusia
dalam usaha meningkatkan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan, secara operasional untuk
peningkatkan produktivitas, mengurangi tingkat absensi, mengurangi tingkat perputaran kerja,
meningkatkan loyalitas pekerja pada organisasi.
Fokus utama Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah memberikan kontribusi atas
suksesnya perusahaan. Agar produktifitas perusahaan berjalan lancar diperlukan tenaga kerja atau
karyawan yang sesuai dengan prinsip “the right man in the right place”. Sejalan dengan itu maka
langkah awal yang menjadi kunci utama yaitu proses rekrutmen dan seleksi untuk merekrut tenaga kerja
sesuai dengan kebutuhannya (Baiq, 2013). Jika pada langkah awal terjadi kesalahan dalam penempatan
pada karyawan akan berdampak pada tidak maksimalnya kinerja karyawan karena pekerjaan yang
dilakukan tidak sesuai dengan keahliannya dan juga berdampak pada perusahaan dalam menghasilkan
output yang menjadi tujuan perusahaan (Erwin et al, 2014).
Menurut Sugih (2004) untuk mencapai tujuan organisasi harus melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya. Proses tersebut meliputi kegiatan-
kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan
personil melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya
(termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta
pemberhentian personil. Secara skematis ruang lingkup manajemen sumberdaya manusia dapat dilihat
pada Gambar 1.
 Kumpulan Orang

Organisasi Tujuan

Pembagian Tugas dan

Wewenang dalam Jobs

Job Evaluation Job Analysis Human Resource

- Job Description Planing
- Job Spesification
Sistem pemberian
Recruitmen
imbalan

Seleksi dan
Pleacement

Performent Apricial Pendidikan dan

Pelatihan

PHK Career Planing

Promosi
Mutasi
Demosi

Gambar 1. Proses MSDM

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Perencanaan sumber daya manusia menjadi fokus perhatian yang diambil oleh manajemen
untuk menjamin tersedia tenaga kerja yang tepat dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan
dan pekerjaan secara cepat, tepat dan efisien guna pencapaian tujuan dan sasaran organisasi yang
ditetapkan (Endang 2008). Perencanaan (planning) merupakan suatu proses untuk menentukan
program atau rencana kegiatan. Pada dasarnya perencanaan merupakan proses menganalisis
kebutuhan sumber daya manusia di tengah kondisi yang terus berubah. Organisasi atau perusahaan
harus bersifat terbuka dan adaptif terhadap kondisi yang senantiasa berubah, maka perencanaan
sumber daya manusia merupakan kegiatan dan kebutuhan yang berkesinambungan (Teguh, 2008).
Wirawan (2015) mengemukakan bahwa perencanaan SDM adalah salah satu fungsi MSDM yaitu
proses penyusunan rencana SDM dan merupakan bagian dari operasional atau action plan untuk
melaksanakan rencana strategi SDM diantaranya adalah merencanakan pengadaan SDM baru,
pengembangan SDM, pengembangan SDM yang ada, mengurusi konpensasi, kesejahteraan, mengurusi
hubungan industrial, pemutusan hubungan kerja dan sebagainya.
Tujuan perencanaan SDM (Hasibuan, 2004) adalah :
1. Untuk menentukan mutu dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam
perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini, maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS), sehingga produktivitas kerja
meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal dan horizontal) dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

Menurut Endang (2008), perencanaan yang baik dapat mengetahui jumlah SDM yang tersedia
dengan jumlah SDM yang dibutuhkan. Hal tersebut dapat menjadi informasi untuk memutuskan apakah
harus mengurangi atau menambah apabila kondisi SDM yang ada lebih besar atau lebih sedikit
dengan SDM yang dibutuhkan. Secara skematis kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut:
Kondisi yang ada (supply)

Perencanaan SDM Dibandingkan

SDM yang dibutuhkan (demand)

Gambar 2. Dinamika SDM

Keterangan :
SDM yang ada (supply) = SDM yang dibutuhkan (demand)  mempertahankan
SDM yang ada (supply) > SDM yang dibutuhkan (demand)  PHK
SDM yang ada (supply) < SDM yang dibutuhkan (demand)  rekruitmen

ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)

Sering dijumpai adanya pekerjaan yang sama mempunyai tugas-tugas yang berbeda dan
sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama diberikan nama pekerjaan yang berbeda pada perusahaan yang
berbeda. Kasus yang lain yaitu perusahaan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai
5 orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa yang sebenarnya dilakukan
oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. Bahkan ironisnya para
pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya
dikerjakan. Mengatasi hal ini, perlu dilakukan proses Analisis Jabatan (Sugih, 2004).
Menurut Cahayani (2005), analisis pekerjaan merupakan suatu langkah penting yang harus
dilakukan oleh pelaksana fungsi SDM karena analisis pekerjaan sebagai muara dari beragam informasi
yang dapat digunakan untuk melaksanakan fungsi-fungsi SDM, seperti perekrutan dan seleksi,
pelatihan, kompensasi dan evaluasi kinerja. Sedangkan Dessler dalam Endang (2008) mengemukakan
bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta
jenis orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis jabatan
menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan
(job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa
informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi,
kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Menurut Ranupandojo dan Husnan
(1996) analisa pekerjaan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan informasi
yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan; dengan kata lain analisa
jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan dengan menjawab pertanyaan tentang apa yang harus
dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Secara ringkas, Mangkuprawira (2001) mengemukakan bahwa pentingnya analisis pekerjaan

dan keluaran yang dihasilkan dapat berupa seperti hal-hal berikut :
1. Program-program pekerjaan : bagaimana menumbuhkan daya tarik orang-orang untuk berminat
masuk ke perusahaan. Implikasinya diperlukan proses rekruitmen dan seleksi.
2. Program-program evaluasi : bagaimana mengembangkan pekerjaan sedemikian rupa sehingga
memiliki nilai yang diharapkan. Implikasinya perusahaan perlu melukukan evaluasi pekerjaan
dan survei upah.
3. Program merancang pekerjaan : bagaimana memotivasi pekerja agar dapat mewujudkan kinerja
kerja yang tinggi. Implikasinya perlu diberi kesempatan kepada karyawan untuk memperkaya
wawasan dan dirumuskannya jadwal pekerjaan alternatif.
4. Program pelatihan dan pengembangan: bagaimana merumuskan kebutuhan pelatihan dengan
tepat. Implikasinya perlu pengembangan syarat-syarat pekerjaan formal.
5. Program penilaian : bagaimana mengukur dan menghargai kinerja karyawan. Implikasinya
perlu penilaian kinerja dan sistem kompensasi dan insentif yang adil.
6. Pembuatan uraian pekerjaan : bagaimana pekerjaan menggambarkan adanya tugas, jenis
kegiatan, tanggung jawab dan kondisi atau syarat pekerjaan. Implikasinya perlu diadakan
koordinasi, integrasi, pengembangan dan pengendalian pekerjaan sesuai dengan prosedur yang
ada.
7. Pembuatan spesifikasi pekerjaan : bagaimana pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan,
seperti pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu. Implikasinya mencegah penempatan karyawan secara proporsional tanpa terjadi
distorsi tugas dan tanggung jawab yang pada gilirannya akan terjadi produktivitas kerja rendah.

Syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (Mangkuprawira, 2001):

1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah dan efisien-efektif.
3. Pelaksana analis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Prinsip-prinsip dalam membuat analisis pekerjaan yang utama (Umar, 2010) adalah :
1. Analitis
Hal ini menjelaskan bahwa pekerjaan diurai menjadi komponenkomponen yang tidak hanya
mencantumkan aktivitas, tetapi juga memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang
seharusnya dilakukan oleh si pejabat, bagaimana aktivitas itu saling bekerjasama, kompleksitas,
tantangan, dan manfaatnya bagi organisasi.
2. Obyeknya adalah pekerjaan
Hal ini menunjukan bahwa pekerjaan yang ditawarkan hanya akan dapat dikerjakan dengan
kemampuan, pengalaman, pengetahuan dan keahlian tertentu dari orang yang mengerjakannya.
Dengan demikian, yang diutamakan dalam analisis ini adalah jenis pekerjaan, bukan
orangorangnya.
3. Pekerjaan saat ini
Para analisis hanya menganalisis isi pekerjaan saat ini dan tidak begitu mempertimbangkan
perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di kemudian hari, juga apa yang terjadi di masa
lalu. Setelah pekerjaan dianalisis, selanjutnya dituliskan deskripsi pekerjaannya. Dalam hal ini
perlu kehati-hatian, bahwa kelemahan-kelemahan dalam menulis deskripsi pekerjaan sering
dijumpai, misalnya isi deskripsi pekerjaan ternyata kaku, sehingga menghalangi fleksibilitas
perusahaan.
 Untuk menemukan informasi yang akurat mengenai pekerjaan, analisis pekerjaan harus
dilaksanakan secara sistematik. Proses pelaksanaan analisis pekerjaan menurut Wirawan (2015) dapat
digambarkan sebagai berikut :
Deskripsi
Pekerjaan
Tujuan dan Sumber Informasi
Cakupan Informasi tentang Fungsi MSDM
Analisis Pekerjaan
Pekerjaan Spesifikasi
Pekerjaan
Metode Analisis
Pekerjaan

Gambar 3. Proses Analisis Pekerjaan

Secara ringkas proses analisis pekerjaan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari
dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing
pekerjaan secara sistematis dan teratur, yaitu : a) apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut, b)
apa wewenang dan tanggung jawabnya, b) mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan, c) bagaimana
cara melakukannya, d) alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya,
e) besarnya upahdan lamanya jam bekerja, f) pendidikan,pengalaman dan latihan yang dibutuhkan, g)
keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Sumber
informasi tersebut berasal dari 1) Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian, 2) Pekerja yang
bersangkutan, 3) Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu, 4) atasan langsung dari pekerja yang
bersangkutan. Pengumpulan informasi untuk analisis pekerjaan tersebut dilakukan dengan cara : 1)
menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket), 2) melakukan wawancara langsung dengan pekerja
yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya 3)
melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian.
Hasil dari data-data jabatan tersebut kemudian disusun secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi pekerjaan.
Mondy dan Noe (1996) secara rinci menguraikan peran analisis pekerjaan yang tidak dapat
diabaikan dalam proses rekrutmen maupun seleksi. Pada Gambar 4 ditampilkan alur pemikiran Mondy
dan Noe dalam menerangkan peran analisis pekerjaan sebagai perlengkapan mendasar bagi
Manajemen Sumberdaya Manusia.
 Gambar 4. Analisis Pekerjaan: Perlengkapan Dasar Manajemen SDM

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Deskripsi Jabatan (Job Description).
2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

DESKRIPSI PEKERJAAN (JOB DESCRIPTION)

Deskripsi pekerjaan menurut Hasibuan (2004) merupakan informasi tertulis yang

menguraikan tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Pada prinsipnya, deskripsi pekerjaan
merupakan hasil yang diperoleh dari proses analisis pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
Deskripsi pekerjaan menunjukkan keteraturan yang sistematis dan logis dari berbagai tugas dan
kewajiban yang harus dilakukan karyawan sesuai dengan jabatan atau jenis pekerjaan tertentu
(Samsudin, 2006). Hasibuan (2005) menambahkan bahwa uraian pekerjaan (job descriptions) dan
uraian jabatan (job positions) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan
oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga operasional, sedangkan
uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan atau jabatan harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan
tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan
standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat pemegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan
ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang
memegang jabatan itu (Hasibuan, 2005).
Deskripsi pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggungjawab
suatu jabatan tertentu,yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan deskripsi pekerjaan
ini penting karena untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian dan menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggungjawab dan wewenang masing-masing
pekerjaan (Sugih, 2004). Lebih lanjut Sugih mengatakan hal-hal yang perlu dicantumkan dalam
deskripsi pekerjaan pada umumnya meliputi:
1. Identifikasi pekerjaan yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode
pekerjaan dalam suatu perusahaan.
2. lkhtisar pekerjaan, yang berisi penjelasan singkat tentang pekerjaan tersebut; yang juga
memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi
pekerjaan, apabila nama pekerjaan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari deskripsi pekerjaan
dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Bisa dimulai menyusunnya
dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama
pekerjaan yang ada diatas dan di bawah pekerjaan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat.
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan
ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur
kerja.
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya
panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

Manfaat dari deskripsi pekerjaan yaitu :

1. Atasan : mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
2. Pimpinan Organisasi : dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan
menghasilkan kinerja optimal.
3. Pemegang jabatan : panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan
diharapkan dari organisasi
4. Perekrut : mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
5. Trainer : mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
6. Assessor : melakukan analisis terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth
interview)
7. Perencana Karir (Succession Planner) : menempatkan individu sesuai dengan peran,
tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
8. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development dan Planner) : membuat
perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis
peran / tanggungjawab yang diperlukan
9. Job Evaluator : untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
(Sumber : Farhan, 2014)

Pihak-pihak yang terlibat secara langsung dalam pembuatan job description:

1. Manajer
2. Departemen yang terkait (job holder),
3. Pemegang jabatan (employee),
4. Penganalisa jabatan (job analyst) dan
5. Human Resources Department yang bertindak untuk memonitor jalannya pembuatan job
description tersebut.
(Sumber : Farhan, 2014)

Gambar 5. Contoh Deskripsi Pekerjaan

SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPESIFICATION)
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan mutu minimum orang yang bisa diterima
agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten, spesifikasi pekerjaan disusun
berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik
(Hasibuan, 2004). Sedangkan menurut Samsudin (2006), deskripsi pekerjaan sebagai hasil analisis
pekerjaan biasanya diikuti dengan perumusan spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan dapat
diartikan sebagai :
a. Karakteristik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi untuk melaksanakan suatu jabatan atau
pekerjaan tertentu.
b. Seluruh ringkasan mengenai persyaratan pekerja yang akan melaksanakan tugas atau pekerjaan.
c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik dan sifat
kepribadian tertentu yang dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan
tertentu secara efektif dan efisien.
Arep dan Tanjung (2003) mendefinisikan bahwa spesifikasi pekerjaan adalah uraian
persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima dalam menjalankan suatu jabatan dengan baik
dan kompeten. Dessler (2004) berpendapat spesifikasi pekerjaan mengacu pada ciri dan pengalaman
yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Hal ini memperlihatkan orang seperti
apa yang akan direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang tersebut harus diuji.
Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan direkrut menjadi
jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar untuk menyeleksi dini ditingkat luar
perusahaan, artinya sebelum perusahaan menyeleksi sendiri dari sekian banyak calon pelamar dengan
sedirinya jumlah peminat atau pelamar akan berkurang setelah membaca persyaratan yang tertulis
dalam job spesifikasi. Job specification juga sangat memegang peranan penting sebagai variabel
pendukung keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan kualitas SDM yang memadai
maka produktivitas perusahaan juga akan meningkat seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang
ikut berperan serta di dalamnya.
Spesifikasi pekerjaan dapat disusun secara bersama sama dengan deskripsi pekerjaan, tetapi
juga dapat disusun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi
pekerjaan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
5. Persyaratan status pernikahan
6. Persyaratan minat pekerja.
7. Persyaratan emosional dan tempramen pekerja.
8. Persyaratan pengalaman pekerja.

Gambar 6. Contoh Spesifikasi Pekerjaan

Perbedaan Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan

Dari gambar 5 dapat kita lihat bahwa perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yaitu deskripsi pekerjaan menyajikan informasi data tentang tugas, tanggungjawab, dan
kewajiban dari pekerja sedangkan pada spesifikasi pekerjaan berisi data informasi keahlian,
pengetahuan, dan kemampuan.
Deskripsi pekerjaan lebih berhubungan dengan organisasi, struktur, tanggung jawab, dan
hubungan diantaranya. Deskripsi pekerjaan merupakan peta organisasional yang menunjukkan tujuan
pekerjaan dan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan organisasi. Spesifikasi pekerjaan lebih
menekankan pada persyaratan fisik, pengetahuan, pengalaman, pendidikan, kemampuan gerak, dan
fisiologis, dan kecerdasan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan pada
pekerjaan.

EVALUASI PEKERJAAN (JOB EVALUATION)

Definisi evaluasi pekerjaan menurut Simamora (1997) adalah proses yang secara sistematis
menganalisis pekerjaan-pekerjaan dalam rangka menentukan nilai relatif pekerjaan-pekerjaan tersebut
di dalam organisasi. Hasilnya adalah sistem gaji dengan tingkat gaji untuk setiap pekerjaan yang
sepadan dengan statusnya dalam tingkatann pekerjaan. Tujuan utamanya yaitu membentuk sistem
kompensasi dimana para karyawan akan merasa adil. Sedangkan Elizur (1991) dan Ranupandojo,
(1985) evaluasi pekerjaan merupakan suatu praktek dengan berusaha memberikan tingkat objektivitas
dalam mengukur nilai perbandingan dari pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi dan diantara
organisasi-organisasi yang sama, tetapi evaluasi pekerjaan tidak benar-benar memberikan harga
pekerjaan. Dari pengertian tersebut maka yang dimaksud dengan evaluasi jabatan adalah penentuan
nilai relatif atau harga dari suatu jabatan guna menyusun tingkatan di dalam penentuan upah
(Ranupandojo, 1985).
Secara umum langkah-langkan evaluasi pekerjaan dapat digambarkan sacara skematis pada
gambar berikut :

Objectif of Job
Evaluation

Job Analysis

Job Description Job Specification

Job Evaluation
Programme

Wage Survey

Employee Classification

Gambar 7. Proses Evaluasi Jabatan

Tujuan Evaluasi Pekerjaan adalah :

1. Untuk menemukan nilai perbandingan antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan lain, agar dapat
diketahui bobot masing-masing pekerjaan di dalam perusahaan.
2. Memungkinkan pimpinan perusahaan dapat menilai tingkat upah gaji yang dibayarkan untuk
masing-masing pekerjaan.
3. Membantu pimpinan perusahaan dalam usaha mengurangi atau mencegah ketidakadilan yang
mungkin ditemukan dalam sistem pengupahan/penggajian yang berlaku.
(Sumber : Muhammad , 2016)
Kegunaan Evaluasi Pekerjaan
1. Memperlihatkan nilai relatif dari pekerjaan dalam perusahaan.
2. Dapat menghindarkan atau memperkecil ketidak-adilan dalam upah/gaji untuk pekerjaan sejenis
dalam bagian yang sama atau di dalam bagian-bagian yang berlainan.
3. Membantu dalam menentukan nilai relatif dari pekerjaan-pekerjaan yang baru, yang belum ada
sebelumnya.
4. Membantu dalam menyusun suatu tingkat upah/gaji yang memuaskan untuk seluruh pekerjaan di
dalam perusahaan.
5. Dalam perusahaan-perusahaan yang mempunyai lebih dari satu pabrik, evaluasi pekerjaan,
membantu dalam memelihara, sekalipun tingkat upah mungkin berbeda antar pabrik.
6. Suatu hasil samping dari evaluasi pekerjaan adalah standarisasi pekerjaan dan deskripsi pekerjaan
yang teliti dan berguna dalam menunjukkan garis-garis promosi dan seleksi serta training
karyawan.
7. Memberikan suatu dasar untuk memecahkan perselisihan tentang upah gaji.
(Sumber : Muhammad , 2016)

Langkah-langkah dalam program evaluasi pekerjaan adalah sebagai berikut

1. Penetapan organisasi pelaksana
a. Bagian unit mana di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang
bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
1) Apakah bagian produksi
2) Apakah bagian personalia
3) Apakah beberapa pejabat/panitia
b. Masalah personalia/staf pelaksana
1) Apakah tenaga ahli dari luar
2) Apakah tenaga ahli dari dalam
2. Pemilihan pekerjaan yang akan dinilai
a. Apakah seluruh jenis pekerjaan dari tingkat terendah sampai yang teratas
b. Apakah hanya terbatas pada “shop jobs” dan office job” saja.
c. Apakah hanya terbatas pada “sales job” dan “executive jobs”
Biasanya evaluasi pekerjaan dapat dilakukan pada semua jenis pekerjaan, kecuali jenis-jenis
pekerjaan pimpinan, teknik dan profesional.
3. Membuat analisis pekerjaan
Langkah ini berhubungan dengan mencari menemukan informasi tentang pekerjaan yang
berhubungan dengan pelaksanaan evaluasi pekerjaan.
 Informasi yang dimaksud biasanya meliputi:
a. Nama pekerjaan/jabatan
b. Jumlah pemegang pekerjaan
c. Nama atasan langsung
d. Bahan, alat dan perlengkapan yang dipergunakan
e. Jam kerja dan tingkat upah/gaji
f. Keadaan lingkungan pekerjaan
g. Daftar lengkap mengenai tugas-tugas (harian, mingguan, bulanan, dan berkala) dan, waktu
dipergunakan pada masing-masing jam tugas tersebut.
h. Persyaratan pengalaman dan pendidikan
i. Syarat skills, aptitudes dan keahlian

Ada 2 metode yang dilaksanakan untuk Evaluasi Jabatan menurut Sugih (2004) :
1. Metode Non-Kuantitatif:
a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
b. Metode Klasifikasi (Grade/ClassificationMethod)
2. Metode Kuantitatif:
a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
b. Metode Sistem angka (Point System Method)

Metode Penentuan Peringkat (Ranking Methode)

Metode Penentuan Peringkat ini adalah metode yang paling sederhana diantara metode-metode
penilaian jabatan yang lain, yang hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil dengan jumlah jabatan
yang sedikit. Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus dibentuk, yang
biasanya terdiri dari orang-orang dalam perusahaan dengan dibantu oleh konsultan ahli dalam bidang
ini. Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah hasil Analisis Jabatan (yaitu Uraian Jabatan
dan Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisis jabatan ini tidak ada, maka team penilai menentukan
peringkat dari masing masing jabatan tersebut berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari
masing-masing pekerjaan.

Teknik-Teknik Penentuan Peringkat

Teknik I :
a. Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah (sebagai batas atas
dan batas bawah)
b. Jabatan-jabatanlainkemudiandinilaidan ditempatkan/diurutkan diantara dua batas ini.
 Teknik II :
a. Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).
b. Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan lain.
Teknik III :
a. Masing-masing anggotateam penilai membaut urutan dari semua jabatan, kemudian hasilnya
dirata-ratakan
Teknik IV :
a. Menggunakan peta strukturorgarusasi sebagai acuan
b. Dalam haliniurutanjabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur organisasi
1) Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) sederhana ; 2) cepat ; murah
2) Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) alasan penilaian tidak
jelas,hasilnya nilai kasar ; 2) subyektif (tergantung penilai); 3) sulit untuk dilakukan
pada organisasibesar dengan jumlah jabatan yang terlaiu banyak

Metode Klasifikasi (Grade /Classification Method)

Metode ini sedikit lebih baik dibandingkan dengan metode job ranking. Pertama ditetapkan
tingkatan-tingkatan utama pekerjaan, dan kemudian penilai memasukkan berbagai pekerjaan menurut
klasifikasi/golongan tersebut. Dengan melihat dan mempelajari deskripsi pekerjaan yang ada, penilai
mendasarkan penafsirannya atas tingkat bobot pekerjaan dilihat dart tingkat kesulitan tugas pekerjaan,
tanggung jawabnya, pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan untuk memutuskan dalam
tingkat/golongan mana masing-masing pekerjaan harus ditempatkan.

Langkah-langkah yang dilakukan tim penilai:

1. Menetapkan beberapa kelas /tingkatanjabatan
2. Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas /tingkatan jabatan tersebut secara lengkap.
3. Team memasukkansetiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan cara mencocokkan ciri
kelas / tingkatan dengan interprestasi mereka tentang ciri masing-masing jabatan (sepertit ingkat
kesulitannya, besarnya tanggung jawab, latihan dan pengalaman yang dibutuhkan dan sebagainya
a. KelebihanMetode Klasifikasi adalah:1) sederhana / mudah ; 2) cepat ; 3) murah
b. KelemahanMetode Klasifikasi adalah:1)sulituntukmenetapkan kelas/tingkatan tersebut ; 2)
masih bersifat subyektif (tergantung penilai) ; 3) sulit untuk dilakukan pada organisasi besar
dengan jumlah jabatan yang terlalu banyak
Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
Sistem perbandingan faktor merupakan suatu aplikasi sistem penilaian prestasi orang ke orang
pada evaluasi pekerjaan. Sistem ini mengharuskan petugas evaluasi pekerjaan membandingkan faktor-
faktor yang umum untuk semua pekerjaan yang sedang dievaluasi. Faktor-faktor yang penting dalam
pekerjaan meliputi:
1. Persyaratan mental
2. Persyaratan keterampilan
3. Persyaratan phisik
4. Tanggung jawab
5. Kondisi pekerjaan

Langkah-langkah dalam sistem perbandingan faktor adalah sebagai berikut:

1. Menentukan jenis-jenis faktor pekerjaan
2. Memilih dan tentukan pekerjaan kunci yaitu :
a. Pekerjaan yang mempunyai tingkat upah/gaji dan tingkat rendah sampai dengan yang tinggi
b. Pekerjaan, dimana telah ada kesepakatan mengenai besarnya tingkat upah/gaji antara analis
pekerjaan dan manajer mewakili sejumlah besar pegawai
3. Membuatlah urutan (ranking) dan pekerjaan kunci pertama-tama atas dasar keseluruhan unsur-
unsurnya, kemudian atas dasar faktor demi faktor.
4. Memberi nilai dalam rupiah pada faktor-faktor pekerjaan dengan salah satu dan cara berikut :
a. Analis pekerjaan bersama manajer berdasar kesepakatan
b. Menganalisis tingkat upah/gaji yang berlaku pada pekerjaan kunci tersebut dan menentukan
berapa % atau rupiah akan diberikan pada tiap unsur-unsurnya. Dan hasil analisis ini dapat
disusun suatu standard nilai dalam bentuk tabel, misalnya sebagai berikut:

5. Membandingkan semua pekerjaan yang akan dinilai dengan tabel pekerjaan kunci dan tabel nilai
tersebut
6. Menetapkan nilai dalam rupiah semua pekerjaan dengan menjumlahkan semua nilai rupiah dan hap-
tiap faktornya yang telah diperbandingkan dengan tabel tersebut.
Metode Sistem angka (PointSystem Method)
Metode ini adalahmetode penilaian jabatan yang paling banyak dipakai oleh perusahaan-
perusahaan, sebab termasuk metode yang paling teliti dan akurat (walaupun pelaksanaannya cukup
rumit) Langkah-langkah Metode Sistem Angka
1. Memilih faktor-faktor jabatan, yaitu ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu dibayar oleh perusahaan.
Contoh: Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh perusahaan bagi jabatan
pengali sumur. Banyaknya faktor yang digunakan,bervariasi tergantung pada kondisi perusahaan.
Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya juga berbeda.Pemilihan faktor ini
dilakukan oleh team penilai. Adapun contoh-contoh faktor penilaian dapat dilihat sebagai berikut.
Faktor-faktor dan sub faktornyarang biasa dinilai,antara lain:
A. PENDIDlKAN
A.1. Pendidikan Formal
A.2. Kursus/Latihan
A.3. Pengalaman
B. KETERAMPILAN
B.1. Keterainpilan Fisik
B.2. Keterampilan Mental
B.3. Keterampilan Bahasa
B.4.KeterampilanAnalisis
B.5. Keterampilan Tangan (dexterity)
B.6. Keterampilan Sosiaf (bergaul)
B.7. Keterampilan untuk mengambilkeputusan
C. USAHA
C.1.Usaha Fisik
C.2. Usaha Mental
D. TANGGUNG JAWAB
D.1.Tanggungjawab atas Ruang
D.2.Tanggungjawabatas Peralatan
D.3.Tanggungjawabatas bahan
D.4.Tanggungjawabatas Keamanan/Keselamatan Kerja
D.5.Tanggungjawabatas RahasiaPerusahaan
E. KONDISI KERJA
E.1. lingkungan kerja
E.2. Resiko MengalamiKecelakaan Kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub faktornya). Definisi faktor dan
sub faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti dan tidak mempunyai arti ganda. Derajat
 faktor juga harus dirumuskan dengan jelas dan tidak bertumpang tindih. Jumlah derajat diusahakan
minimum, dengan syarat dapat membedakan secara adil setiap jabatan yang dinilai .
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan sub faktor. Dibuat berdasarkan
kesepakatan antara anggota team penilai dan pimpinan perusahaan. Penentuan bobot ini boleh
dikatakan bersifat subyektif.
4. Menentukan nilai angka untuk setiap faktor/sub faktor, denganurut-urutan langkah sebagai berikut
a. Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan
b. Menentukan nilai masing-masing faktor/subfaktor yaitu dengan cara mengalikan bobot faktor
tadi dengan nilai maksimum
c. Menentukan nilai untuk masing-masing derajat
5. Menghitung nilai dari setiap jabatan

PENUTUP
Dalam mencapai suatu tujuan organisasi diperlukan pengelolaan sumber daya manusia yang
baik agar pekerjaan yang dilaksanakan lebih efektif dan efisien. Manajemen Sumber Daya Manusia
adalah bagian dari organisasi yang mengelola sumber daya manusia. Kegiatan yang dilaksanakan
MSDM meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Perencanaan
merupakan proses yang paling menentukan untuk jalannya organisasi agar mencapai tujuan yang
diharapkan. Dalam perencanan, pemilihan SDM merupakan fokus dari MSDM. Prinsip The Right Man
on The Right Place harus dilaksanakan agar organisasi berjalan dengan lancar. Analisis pekerjaan
diperlukan untuk mengumpulkan data-data tentang semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan.
Hasil proses analisis tersebut digunakan untuk mendeskripsikan serta menspesifikasikan pekerjaan.
Dari hasil analisis pekerjaan kemudian dievaluasi (evaluation job) untuk menentukan nilai relatif
pekerjaan yang kemudian digunakan untuk menentukan tingkat gaji yang sepadan. Tujuan organisasi
akan tercapai dengan tepat, cepat, dan efisien apabila MSDM melakukan dengan baik pada setiap tahap
atau proses kegiatan.

DAFTAR PUSTAKA

Anwar Prabu Mangkunegara. 2005. Sumber Daya Manusia perusahaan. Remaja Rosdakarya: Bandung

Arep, I dan H Tandjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Universitas Trisakti, Jakarta.
Baiq Setiani, 2013. Kajian Sumber Daya Manusia Dalam Proses Rekrutmen Tenaga Kerja Di
Perusahaan. Jurnal Ilmiah WIDYA 38 Volume 1 Nomor 1 Mei-Juni 2013.

Cahayani, Ati. 2005. Strategi dan Kebijakan Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Indeks, Jakarta.
Dessler, Gary. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta, Indeks.
Elizur, D., 1991, Job Evaluation a Systematic Approach, Gower Publishing Company Limited, London
Endang Hendrayanti. 2008. Analisis Beban Kerja Sebagai Dasar Perencanaan Kebutuhan SDM. Jurnal
Paradigma Vol 9, No 01 (2008). Universitas Islam 45 Bekasi

Erwin Nurhuda, Djamhur Hamid, M. Faisal Riza. 2014. Analisis Pelaksanaan Program Rekrutmen,
Seleksi, Penempatan Kerja, dan Pelatihan Karyawan (Studi pada Karyawan Biro Perjalanan
Umum Rosalia Indah) : Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 9 No. 1 April 2014,
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id

Farhan Azis Lubis, 2014, Pengertian Job Description Lengkap Beserta Ulasan.
http://pangeranarti.blogspot.co.id/2014/11/pengertian-job-description-lengkap.html

Hasibuan, M. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Edisi Revisi). Bumi Aksara, Jakarta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Jakarta, Bumi
Aksara.

Mangkuprawira, Sjafri. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Bogor, Ghalia
Indonesia.

Mondy, Wayne & Robert M, Noe. 1996. Human Resource Management, New Jersey: Prentice
Hall Inc.

Morihot Tua Efendi Hariandja, 2002. Manajemen Sumberdaya Manusia : Pengadaan, Pengembangan,
Pengkonpesasian, dan Peningkatan Produkstivitas Pegawai

Muhammad Syafi. 2016. Evaluasi Pekerjaan dan Kompensasi Evaluasi Pekerjaan dan Kompensasi.
http://bisnissurvi.blogspot.co.id/2016/04/evaluasi-pekerjaan-dan-kompensasi.html

Ranupandojo, H., 1985, Evaluasi Pekerjaan, BPFE UGM, Yogyakarta.

Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya manusia. Bandung, Pustaka Setia.

Simamoran H. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. Kedua. Bagian penerbit STIE YKPN,
Yogyakarya

Sri Dwi Ari Ambarwati. 2005. Managing Productive Performance Appraisal: Sebuah Upaya
Menjawab Kebutuhan Penilaian Kinerja Karyawan Yang Bebas KKN. Jurnal Siasat Bisnis :
Edisi Khusus Jsb On Human Resources. ISSN : 0853 – 7665

Sugih Arto Pujangkoro. 2004. Analisis Jabatan (Job Analisis). e-USU Depository ©2004 Universitas
Sumatera Utara

Teguh Setyawan. 2008. Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus
Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) : Skripsi Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi Dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Umar, H. 2010 Desain Penelitian MSDM dan perilaku karyawan. Rajawali Pers, Jakarta.
Wirawan. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia : Teori, Psikologi, Hukum Ketenagakerjaan,
Aplikasi dan Penelitian : Aplikasi dalam organisasi bisnis, pemerintahan dan pendidikan.
Rajawali Press. Jakarta