Dosen Pengampu :
Budi Al Amin SE, M.Ak
Disusun Oleh:
Anis Nur Jannah
17.31.0057
Prodi Akuntansi
STIE SURAKARTA
2019
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Manajemen sistem informasi (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS)
adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi
pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Manajemen sistem informasi dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan
untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional
organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok
metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap
pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan
sistem informasi eksekutif.
Sistem Informasi sangat memperngaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan bisnis dari
suatu perusahaan. Selain faktor sumber daya manusia, manajemen sistem informasi sangat
penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat melakukan minimalisasi
sumber daya namun menghasilkan output maksimal. Selain itu, implementasi SIM ini di suatu
perusahaan atau organisasi akan mengurangi resiko kegagalan terutama saat penggunaan
sumber daya.
Sebagaimana yang kita ketahui, sistem informasi memegang peranan penting apalagi di jaman
yang serba canggih ini. Hampir di semua lini kehidupan sudah menggunakan aplikasi ini.
Mengapa? Di jaman yang globalisasi dan digital ini, semua perangkat kehidupan banyak
ditopang oleh aplikasi ini sebagai alat bantu, seperti: sistem scanner dibidang kedokteran,
perbankan, teknologi hingga sistem keamanan yang semuanya sangat tergantung pada piranti
lunak (software) dan piranti keras (hardware) ini. Tentu ada kekurangan-kekurangannya
disamping ada kelebihannya. Ketelitian, akurat dan hemat tenaga adalah kelebihan dari
penggunaan sistem informasi ini. Namun kekurangannya, bila terjadi error bisa berakibat fatal,
deleting data bahkan adanya pencurian data yang tentunya sangat merugikan baik pihak
perusahaan maupun organisasi.
Fungsi dari manajemen sistem informasi itu adalah:
• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan
dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan
berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-
hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari
sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat
manajemen
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1990 oleh Sudono Salim dengan nama Panganjaya
Intikusuma yang pada tahun 1994 menjadi Indofood. Perusahaan ini mengekspor bahan
makanannya hingga Australia, Asia, dan Eropa. Sejarah dari PT Indofood CBP Sukses Makmur
Tbk dahulu mencapai kesepakatan denangan perusahaan asal Swiss, Nestle S.A, untuk
mendirikan perusahaan joint venture yang bergerak di bidang manufaktur, penjualan,
pemasaran, dan distribusi produk kuliner di Indonesia maupun untuk ekspor. Kedua
perusahaan sama-sama memiliki 50% saham di perusahaan yang diberi nama PT Nestle
Indofood Citarasa Indonesia. Baik ISM maupun Nestle percaya, mereka dapat bersaing secara
lebih efektif di Indonesia melalui penggabungan kekuatan dalam bentuk perusahaan dan tim
yang berdedikasi untuk itu.
Menurut Anthoni Salim, Dirut & CEO ISM, pendirian usaha patungan ini akan menciptakan
peluang untuk memanfaatkan dan mengembangkan kekuatan yang dimiliki kedua perusahaan
yang menjalin usaha patungan tersebut. Dalam kerjasama ini, ISM akan memberikan lisensi
penggunaan merek-mereknya untuk produk kuliner, seperti Indofood, Piring Lombok, dan
lainnya kepada perusahaan baru ini. Sementara itu, Nestle memberikan lisensi penggunaan
merek Maggi-nya. Perusahaan patungan ini diharapkan akan memulai operasinya pada 1
April 2005.
Dalam beberapa dekade ini PT Indofood Sukses Makmur Tbk (“Indofood” atau “Perseroan”)
telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan
operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan
pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di pasar. Kini, Indofood
dikenal sebagai perusahaan yang mapan dan terkemuka di setiap kategori bisnisnya. Dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya, Indofood memperoleh manfaat dari ketangguhan model
bisnisnya yang terdiri dari empat Kelompok Usaha Strategis (“Grup”) yang saling melengkapi
sebagai berikut:
• Distribusi, memiliki jaringan distribusi yang paling luas di Indonesia. Grup ini
mendistribusikan hampir seluruh produk konsumen Indofood dan anak–anak perusahaannya,
serta berbagai produk pihak ketiga
Perusahaan, yang juga beroperasi di China dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar paket mie
instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack,kecap, bumbu
penyedap, makanan bayi dan soft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan
pasar kedepannya membuat Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting
dalam kesuksesan perusahaan. Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat
yang diproduksi oleh Food Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan
rencana produk (Production Plans) mereka sehingga akan selalu tersedia segala jenis bumbu
yang dibutuhkan oleh berbagai varian dari mie instant. Pada waktu yang sama, mereka harus
menjaga agar persediaan di gudang seminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat
membuat hal itu dapat diatur dan dijadwalkan dengan sebaik mungkin.
Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis,
Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Plannerand Optimizer
(SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business
Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW).
Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain
reliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu, terpilihlah IBM
iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memiliki keamanan, skalability dan
efisiensi biaya dalam mendukup SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi
nilai dari solusi SAP. Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk
memasukkan SAP BWdan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti
platform server. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM BD2 Database Management. iSeries
telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan dasar dari OS/400. Oleh
karena itu, merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini.
iSeries memberikan virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami
butuhkan sesuai dengan kriteriakami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.
2.2 Penerapan Sistem Informasi Manufaktur pada PT Indofood
A. SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment)
yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Contoh data
eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll. Data-
data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga
akhir proses. Data awal ini dapat diperoleh sejak awal perusahaan berdiri maupun pada saat
proses produksi berlangsung, kemudian data-data yang diperlukan didokumentasikan ke dalam
sebuah database. Oleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka
kita harus bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak
manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen
informasi untuk membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak
manajemen informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa untuk
dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak eksekutif.
Proses
Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan Database Management
System (DBMS). DBMS atau manajemen data, dimana data yang ada harus dijamin akurasi,
kemutakhiran, keamanan, dan ketersediaannya bagi pemakai, bertujuan agar dalam penggunan
informasi tidak terjadi kekeliruan. Kegiatan yang terjadi di dalam manajemen data adalah :
Persediaan
Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam perusahaan baik yang
disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem persediaan memberikan jumlah stok, biaya
holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Subsistem
persediaan biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory).
Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan, namun kedua proses ini
sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam subsistem persediaan. Dalam proses
pembelian, pihak manajemen informasi mendokumentasi proses pemilihan pemasok hingga
kedatangan material dari pemasok untuk kemudian diproses di dalam lantai produksi. Proses
pembelian untuk persediaan diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara
pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi pembelian
diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang sedikit) dan biaya semakin besar.
Namun apabila jumlah penyimpanan besar, maka frekuensi pembelian sedikit (dengan
kuantitas produk yang banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi biaya penyimpanan juga
bertambah. Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu dihitung untuk
mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal untuk penyimpanan agar tidak terjadi
pembengkakan harga. Proses penyimpanan juga memiliki peran dalam subsistem persediaan.
Penyimpanan yang terlalu banyak (berlebihan) dapat mengakibatkan biaya (perawatan,
kerusakan, dll), sehingga kuantitas penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas
gudang.
Produksi
Subsistem produks didokumentasikan dan dijadikan sebuah informasi untuk mendukung para
eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi dari subsistem produksi adalah segala hal
yang bersangkut paut dengan proses yang terjadi disetiap stasiun kerja ataupun departemen.
Informasi yang perlu untuk user adalah penjadwalan produksi (scheduling) dan transaksi
(transaction) antar stasiun kerja. Penjadwalan produksi memperhitungkan data demand dan
kapasitas produksi. Data ini dapat diambil dari pihak marketing yang mengetahui peramalan
pasar mendatang, sehingga produk tidak terlalu banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi.
Selain berhubungan dengan pihak marketing, penjadwalan produksi berhubungan dengan
pihak Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi karyawan, shift
kerja ,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka hasil produksi pun
berkualitas. Oleh karena itu, performance pekerja menentukan penjadwalan produksi. Bill of
Material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadwalan produksi. Hubungan erat antara
penjadwalan dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat persediaan akan
mempengaruhi jadwal produksi, sehingga BOM setiap produk perlu dirinci agar tidak terjadi
keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk dapat dilihat dari hasil
pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk periode penjadwalan
berikutnya. Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang baik. Just In Time
(JIT) menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan karena adanya proses informasi yang
akan mengurangi keterlambatan pengiriman produk ke stasiun kerja berikutnya (sistem
kanban). Dalam SIMa pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi (arus ambil, terima,
retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga kemungkinan terjadi kesalahan
pengiriman, kerusakan pada waktu pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur sistem
dokumentasi penyimpanan WIP dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut agar produk
tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak diinginkan.
Kualitas
Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal berhubungan dengan
kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Banyak hal lain yang
bukan definisi mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses
perawatan. Proses yang didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (ProcessC
ontrol), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun
material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi, namun secara keseluruhan, tiga
proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan. Proses perawatan termasuk
dalam bagian kualitas karena gangguan proses yang terbesar di lantai produksi adalah karena
masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini berhubungan dengan umur ekonomis mesin,
sekaligus berhubungan dengan lamanya perawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses
perawatan akan sangat mendukung penjadualan produksi, sehingga tidak sebuah produk sangat
ditentukan oleh keinginan konsumen. Konsumen memiliki standar kepuasan yang
diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi tersebut menjadi terlalu banyak
predemption (penghentian proses) dalam setiap stasiun kerja. Proses produksi yang terjadi di
setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja
mana yang paling berpengaruh terhadap kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan
dengan pencatatan produk cacat yang terjadi di setiap stasiun kerja. Kualitas tolok ukur kualitas
sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang dihasilkan dapat menjadi tolok ukur
kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat ini. Informasi mengenai spesifikasi produk
yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran strategis untuk kebijakan perusahaan di masa
mendatang.
Biaya
Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur
secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu,
sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya.
Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan
komponen yang melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga termasuk
dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan informasi untuk
setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus ada biaya yang dapat direduksi
dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang adaOleh karena abstrak dan banyaknya
data yang harus didokumentasi, maka kita harus bisa mendefinisikan tujuan akhir dari
informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan
pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk membuat sebuah sistem informasi yang
dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan
data yang seperti apa untuk dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak
eksekutif.
Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya
minimal terdiri atas:
Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara umum
dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal
solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri
tertentu (vertical solution).
Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses evolusi seiring dengan
tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan
Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero In- Process-Inventory, dari Batch
Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep
Synchronising.
Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa
ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang
berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan
pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur
tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan
menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak
perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa
kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri
konsumen itu serupa dengan industri kita.
menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk
penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen
yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri
kita.
b. Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda
harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang
memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik,
saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain
ulang dengan teknologi baru.
Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang Sunset. Ingatkah anda
dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu
muncul di setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru
yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan
mana yang Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih
ter- update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan ERP itu
didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor
teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti
banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’.
c. Sumber Daya Manusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang
diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar
negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang
kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang
mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan
menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.
d. Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP.
Contohnya: apakah vendor menyediakan Help Desk; apakah vendor mempunyai tata cara
(standard operating procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah
vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization,
apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum
sistem ‘go- live’, umpamanya.
Penerapan ERP
Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang
dilakukan pada PT Indofood:
1. Financial
o Financial Accounting (FI), menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas
dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.
o Treasury (TR), mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dari
aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.
o Enterprise Controlling (EC), memberikan akses
bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi
keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan,
investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan,
kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market
share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur
biaya, financial accounting, dan profitability analysis).
2. Logistics
o Logistics Execution (LE), pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi.
Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi
dengan modul-modul lainnya.
o Sales and Distribution (SD), membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis,
dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan
profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya.
o Project System (PS), mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value,
perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis,
pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi
permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material,
operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek
berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.
3. Human Resources
3.2 Saran
1. Perlu adanya upaya perbaikan pada kelemahan-kelemahan sistem baik internal maupun
eksternal perusahaan di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk sehingga perusahaan
mengoptimalkan produk yang sesuai kondisi pasar yang lebih inovatif dan kreatif.
2. Penyediaan tenaga-tenaga terlatih untuk mendukung implementasi penerapan manajemen
sistem informasi di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk sehingga lebih berdaya guna,
efisien serta hemat biaya
3. Perlu adanya upaya perluasan pasar yang diiringi dengan peningkatan baik kualitas
maupun kuantitas produk oleh PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk.