See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/320403593

Penanganan Arsip Secara Elektronik: Inovasi Bidang Administrasi

Perkantoran Dalam Usaha Pelestarian Lingkungan

Conference Paper · November 2013

CITATIONS READS

0 9,537

2 authors, including:

Arief Wibowo
Universitas Budi Luhur
13 PUBLICATIONS   28 CITATIONS   

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

xTRoad Traffic Prediction based on Twitter View project

All content following this page was uploaded by Arief Wibowo on 14 October 2017.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

 PENANGANAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK: INOVASI BIDANG ADMINISTRASI
PERKANTORAN DALAM USAHA PELESTARIAN LINGKUNGAN

Dyah Retno Utari1, Arief Wibowo2

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
Jl. Cileduk Raya, Petukangan Utara, Pesanggrahan, Jakarta Selatan 12260
1 2
dyah.retnoutari@budiluhur.ac.id, arief.wibowo@budiluhur.ac.id

Abstrak

Arsip merupakan dokumen yang dikelola oleh perusahan berskala besar maupun kecil. Penanganan
arsip memerlukan kaidah yang tepat agar nilai informasi yang dikandung bisa terpelihara untuk digunakan
bila diperlukan. Penanganan arsip secara elektronik saat ini menjadi tren bagi perusahaan-perusahaan yang
mulai memberi perhatian kepada usaha pelestarian lingkungan dalam konsep paperless-office. Sekretaris
sebagai salah satu tenaga kerja di bidang administrasi perkantoran memiliki peran penting untuk menangani
arsip secara elektronik sehingga turut berperan dalam usaha yang dilakukan kantor atau organisasi
tempatnya bekerja dalam kegiatan pelestarian dan penyelamatan lingkungan. Paper ini akan membahas
bagaimana peran sekretaris dalam menangani arsip secara elektronik sebagai usaha inovatif tenaga kerja
profesional di bidang administrasi perkantoran. Penelitian dilakukan secara kualitatif dengan menganalisa
tugas-tugas kesekretarisan serta teknologi informasi dalam penanganan arsip elektronik. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa tenaga administrasi atau misanya seorang sekretaris mampu melakukan inovasi untuk
menangani arsip secara elektronik berbantukan teknologi informasi dengan tetap mengikuti kaidah yang
berlaku dalam tata kearsipan.

Kata kunci: paperless-office, teknologi informasi, arsip elektronik

1. PENDAHULUAN bisnis dalam perkantoran yang dimiliki, karena

Perkembangan teknologi informasi beberapa sumber daya semakin menipis bahkan

memberikan perubahan besar dalam dunia bisnis mempengaruhi munculnya keinginan menjadi

dan administrasi. Konsep paperless office menjadi perusahaan yang ramah lingkungan, secara

isu penting yang diadopsi oleh berbagai rasional, efisien dan efektif menggunakan sumber

organisasi bisnis maupun sosial saat ini sebagai daya alam.

respon atas terjadinya pemanasan bumi yang Salah satu kegiatan dalam dunia

terjadi. Setiap pihak yang menggunakan energi perkantoran yang rutin dilakukan adalah

bumi berupaya untuk menjadi entitas yang ramah pengananan arsip. Arsip dikelola dan ditangani

terhadap lingkungan. sesuai aturan yang berlaku di perusahaan/kantor.

Perkantoran merupakan entitas yang turut Arsip menjadi hal yang penting manakala

menggunakan hasil produk transformasi dari diperlukan dan dibutuhkan cara mendapatkan

sumber daya alam yang skala pemakaiannya kembali (retrieve) di saat yang tepat. Oleh karena

secara luas turut mempengaruhi pemanasan itu maka penanganan arsip yang umumnya

global seperti pemakaian kertas, listrik, tinta dan menggunakan media kertas memerlukan metode

sumber daya lain. Penggunaan sumber-sumber khusus.

daya tersebut menjadi perhatian dunia usaha Paper ini akan membahas bagaimana

khususnya perusahaan yang mengelola kegiatan pekerjaan menangani arsip dilakukan dengan
bantuan teknologi informasi sehingga perubahan manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan
proses dalam mengakses arsip akan profesional demi kemajuan organisasi. Tentu saja
mempengaruhi wujud arsip itu sendiri jika hal tersebut harus sesuai dengan prosedur
penanganan dilakukan secara komputerisasi. kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga
keutuhan informasi maupun fisiknya.
2. PEMBAHASAN
2.1. Latar Belakang 2.2. Rumusan Masalah

Arsip merupakan salah satu aset yang Berdasarkan latar belakang tersebut di

sangat berharga yang dimiliki oleh organisasi. atas maka rumusan masalah dalam penelitian ini

Sebelum manusia mengenal komputer, adalah bagaimana usaha penciptaan dan

pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional penanganan arsip elektronik atau digitalisasi arsip

(classical archiving). dengan aplikasi perangkat lunak sehingga

Dari penjelasan di atas, nampak memberi dampak pada upaya pelestarian

bagaimana peran arsip dalam kegiatan lingkungan.

organisasi. Sementara itu pengolahan dan

penataan arsip sering kita kenal dengan istilah 2.3. Metodologi Penelitian

kearsipan. Kearsipan (filing) artinya menyimpan Penelitian yang dilakukan adalah jenis

surat dan arsip di tempat yang aman, mudah, dan penelitian eksploratif. Pendekatan teori yang

cepat ditemukan jika diperlukan. Kearsipan digunakan antara lain definisi arsip, fungsi arsip,

mempunyai peranan yang sangat penting dari tujuan pengarsipan, arsip elektronik, teknologi

pekerjaan kantor, yaitu sebagai pusat ingatan informasi dan aplikasi perangkat lunak Microsoft

organisasi atau perusahaan, bahan atau alat Access.

pembuktian otentik, sumber informasi serta alat Dengan berbagai pendekatan teori yang

pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap digunakan, peneliti membuat rancang bangun

organisasi atau perusahaan dalam rangka aplikasi pengolah arsip elektronik untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatannya, yaitu membuktikan bahwa aplikasi perangkat lunak

perencanaan, penganalisaan, pengembangan, dapat digunakan sebagai media penanganan

perumusan kebijaksanaan, pengambilan bersama dengan teknologi informasi lainnya

keputusan, pembuat laporan, pertanggung- dalam penciptaan maupun pengelolaan arsip

jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat- secara elektronik.

tepatnya.
Kearsipan juga mempunyai peranan 2.4. Landasan Teori

dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan Pengertian Arsip

untuk membuat keputusan dan merumuskan Amsyah (2003:3) mendefinisikan arsip

kebijaksanaan. Adanya sistem kearsipan yang sebagai setiap catatan (warkat) yang tertulis,

baik dalam suatu organisasi atau perusahaan, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka

akan menolong kita untuk bekerja dengan lebih atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan

terorganisasi (organized), sistematis, efisien, dan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang

terbuka. terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film

Saat ini di negara-negara maju sudah (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita,

banyak yang mengadopsi teknologi informasi tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotokopi,

untuk mengelola arsip secara elektronik atau dan lain-lain.

digital. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia,

baik dengan komputerisasi untuk membangun seperti yang dikutip oleh Sugiarto (2005:4), arsip
adalah simpanan surat-surat penting. Menurut dipindahkan secara elektronik atau dilakukan
pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan dengan digital copy menggunakan resolusi
arsip. Surat dapat disebut sebagai arsip apabila tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau
masih mempunyai nilai kepentingan harus optical disk.
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem Menurut Sugiarto dan Wahyono
tertentu sehingga dengan mudah dan cepat (2005:137), sistem kearsipan elektronik pada
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan dasarnya memiliki konsep yang sama dengan
kembali. teknik kearsipan konvensional. Jika pada
Menurut The Liang Gie (2000:118) arsip kearsipan konvensional memiliki kabinet yang
adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-
secara sistematis karena mempunyai suatu dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka
kegunaan agar setiap kali dapat secara cepat sitem kearsipan elektronik memiliki kabinet virtual
ditemukan kembali. yang di dalamnya berisi map virtual atau folder.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli di Selanjutnya di dalam folder akan berisi lembaran-
atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam
catatan tertulis yang mempunyai nilai bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen
kepentingan, disimpan secara sistematis dengan (*.doc, txt, dll).
sistem tertentu agar setiap kali diperlukan dapat Menurut Sugiarto dan Wahyono
secara cepat dan mudah ditemukan kembali. (2005:140), kemudahan yang diberikan kearsipan
elektronik berbasis komputer antara lain:
Fungsi Arsip 1. Mudah dioperasikan
Berdasarkan pendapat Suraja (2006:37), 2. Tampilan yang menarik
fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau 3. Fasilitas pencarian dokumen
informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun 4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
sekelompok pejabat atau pegawai untuk 5. Fasilitas gambar dan suara
keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan 6. Keamanan data
pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan 7. Retensi otomatis
individual. 8. Laporan kondisi arsip
9. Bisa terhubung dengan jaringan komputer
Tujuan Penyimpanan Arsip
Menurut Haryadi (2009:45) Tujuan Keunggulan Arsip Elektronik
penyimpanan arsip adalah sebagai pusat ingatan Menurut Lawalata (2012:136), kelebihan
dan informasi jika berkas diperlukan sebagai dari sistem arsip elektronik adalah sebagai
keterangan; memberi data kepada pegawai yang berikut:
memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan 1. Proses pengolahan yang cepat sehingga
dan pekerjaan pada masa lampau; memberikan mempersingkat waktu pekerjaan.
keterangan vital, sesuai dengan ketentuan 2. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan
perundang-undangan. cukup tinggi. Informasi yang
3. dihasilkan akurat, sesuai dengan tujuan
Arsip Elektronik pengolahan data.
Haryadi dalam Priansa dan Garnida 4. Kemudahan berinteraksi dengan
(2013:170), menyatakan bahwa arsip elektronik penggunanya dalam menjalankan
adalah kumpulan data yang tersimpan dalam aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.
bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
Kelemahan Arsip Elektronik Tabel 1.1
Menurut Tjandra (2008:327), kelemahan dari Struktur dan Desain Tabel Microsoft Access
Nama Field Primary Type Size
sistem elektronik adalah sebagai berikut:
Key
1. Ancaman virus pada penyimpanan data No_urut AutoNumber
Tgl_Terima Date/Time Date
yaitu hard disk drive. No_surat Text 15
2. Adanya hacker, yaitu oknum yang Pengirim Text 25
Tanggal Surat Date/Time Date
berusaha untuk menyusup kedalam Perihal Text 25
sistem penyimpanan arsip elektronik. Lampiran Text 20
Keterangan Memo
3. Memerlukan biaya besar untuk Tampilan Ole Object
pengadaannya, baik pembelian perangkat
keras dan lunak. Desain hubungan antar table yang dapat
4. Gangguan pasokan aliran listrik yang dibangun untuk aplikasi Microsoft Access
disebabkan oleh banyak hal. diilustrasikan pada Gambar 1.1. berikut ini:

Microsoft Access
Menurut Wikipedia, Microsoft Access
adalah salah satu program pengolah basis data
(sekumpulan informasi yang saling berhubungan
dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih
dengan berbagai kemudahan yang ada seperti
pengaturan data, pembuatan form, pembuatan
Gambar 1.1.
laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi Relasi Antar Tabel pada Aplikasi Microsoft Access
yang hanya melihat data sederhana atau entri
Dengan fitur Form yang disediakan oleh
data dapat mendukung lebih banyak pengguna.
Microsoft Access maka dapat dihasilkan interface
Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft
atau tampilan layar berupa Form yang dapat
Access sangat cocok untuk memenuhi kebutuhan
digunakan oleh Sekretaris untuk memasukkan
pengguna akhir database, pengembangan
aplikasi dan cepat. Microsoft Access adalah data Surat Masuk maupun Surat Keluar. Berikut
ini adalah rancangan layar untuk Form Input Data
cukup mudah bagi pengguna akhir untuk
Agenda Surat baik untuk Surat Masuk maupun
membuat permintaan, dan bentuk laporan.
Surat Keluar:
Pengguna dapat membuat tabel, query, form dan
report (laporan), serta menghubungkan mereka
bersama-sama dengan macro. Tingkat lanjut
pengguna dapat menggunakan VBA untuk
menulis solusi lanjutan dengan manipulasi data
dan kontrol.

2.5. Aplikasi Pengelola Arsip Elektronik

Berikut ini spesifikasi basis data untuk
Table yang nantinya dapat digunakan sebagai
aplikasi pengelolaan dan penyimpanan arsip
elektronik seperti surat masuk atau surat keluar: Gambar 1.2.
Desain layar form pada Aplikasi Microsoft Access
 Microsoft Access juga mampu 8. Sugiarto, Agus, dan Wahyono, Teguh,
memunculkan jumlah arsip elektronik yang 2005. Manajemen Kearsipan Modern,
tersimpan dalam tampilan laporan sebagaimana
Yogyakarta, Gava Media
ditunjukkan pada Gambar 1.3.
9. Suraja, Yohannes, 2006. Manajemen
Kearsipan, Malang, Dioma
10. Tjandra, Sheddy. N., 2008.
Kesekretarisan Jilid 2 untuk SMK,
Jakarta: Direktorat
Gambar 1.3.
Desain laporan (report) pada Aplikasi Microsoft Access 11. Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
12. www.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access,
tanggal akses 10 September 2013
3. KESIMPULAN
Dari pembahasan yang dilakukan maka dapat
*****
disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Aplikasi perangkat lunak Microsoft Access
dapat dijadikan salah satu alternatif media
penanganan arsip secara elektronik
2. Digitalisasi arsip menghemat penggunaan
media kertas dan menggantikan wujud
arsip secara elektronik yang dapat
ditampilkan melalui layar komputer
3. Ancaman yang umum terjadi pada arsip
elektronik dapat diantisipasi dengan
melakukan back-up media penyimpanan
baik terhadap aplikasi maupun pada
arsip-arsip elektronik yang telah
tersimpan

4. DAFTAR PUSTAKA
1. Amsyah, Zulkifli, 2003. Manajemen
Kearsipan, cetakan ke-10, PT Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta
2. Hariyadi, Hendi, 2009. Administrasi
Perkantoran Untuk Manajer & Staf,
Jakarta, Visi Media
3. Lawalata, Caroline F.Ch, 2012. Panduan
Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Padang:
4. Akademia Permata
5. Liang Gie, The, 2000. Administrasi
Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta
6. Priansa, D. J., dan Garnida, Agus, 2013.
Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien
dan
7. Profesional, Bandung: Alfabeta
View publication stats