Anda di halaman 1dari 22

PEDOMAN PENYUSUNAN DAN

PENGENDALIAN DOKUMEN

KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA


MRANGGEN

Disusun oleh :

KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN

DINAS KESEHATAN KABUPATEN DEMAK

KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA


MRANGGEN

TAHUN 2021
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan
hidayahNya , kami dapat menyelesaikan Pedoman Penyusunan, Pengendalian dan Tata
naskah Dokumen KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN. Buku ini kami susun
sebagai salah satu upaya untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan
penyelenggaran kegiatan KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN.
Penyelenggaraan pelayanan KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN
mewajipkan adanya pembuktian pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan melalui
dokumentasi dan penelusuran, karena pada prinsip pendokumentasian, seluruh kegiatan
harus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan dengan sesuai. Buku ini berisi contoh-
contoh dokumen yang dapat digunakan dalam penyusunan dokumen penyelenggaan
kegiatan di KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA.

Pada kesempatan ini perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih dan
apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan pedoman
penyusunan, Pengendalian dan Tata Naskah Dokumen KLINIK PRATAMA SUMBER
MEDIKA MRANGGEN. Semoga dengan digunakanya buku ini dapat mempermudah seluruh
karyawan KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN dalam melaksanakan
pendokumentasian seluruh penyelenggaraan kegiatan di klinik.

Demak, ..........

Kepala Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen

dr. Mutiaranika Sekarwangi


BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Salah satu unsur penting dan sangat penting yang menentukan keberhasilan
pelayanan kesehatan Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen adalah adalah
bagaimana mengatur sistem pendokumentasian dokumen. Pengaturan sistem
dokumentasi dalam satu proses implementasi pelayanan di Klinik Pratama Sumber
Medika Mranggen dianggap penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti
pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan. Dengan adanya
sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-
fungsi setiap pelaksana pelayanan di Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen
dapat berjalan sesuai dengan perencanan bersama dalam upaya mewujudkan
kinerja yang optimal. Dokumen yang dimaksud dalam penyelenggaraan pelayanan di
Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen secara garis besar di bagi atas dua bagian
yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk
membangun dan membakukan sistem manajemen mutu sistem manajemen
pelayanan. Regulasi internal tersebut berupa kebijakan, Pedoman, Standar
Oprasinal Prosedur ( SOP ) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan
perundangan dan pedoman-pedoman ( regulasi ) eksternal yang berlaku. Agar setiap
pelaksana pelayanan di Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen memiliki acuan
dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Pedoman
Penyusunan Dokumen di Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. MAKSUD
Pedoman ini dimaksudkan agar semua pelaksana pelayanan di Klinik
Pratama Sumber Medika Mranggen memiliki acuan dalam melakukan
standarisasi tata naskah seluruh dokumen terkait penyelemnggaraan
pelayanan Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen
2. TUJUAN
a) Tersedianya pedoman bagi Kepala Klinik, Penanggung jawab dan
Pelaksana upaya kesehatan Klinik Pratama Sumber Medika
Mranggen dalam menyusun dokumen-dokumen untuk
penyelemnggaraan pelayanan Klinik Pratama Sumber Medika
Mranggen
b) Tersedianya dokumen rekam bagi kegiatan pelayanan di Klinik
Pratama Sumber Medika Mranggen, sebagai pertanggung jawaban
kegiatan.

C. SASARAN
1. Kepala Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen
2. Penanggung jawap UKM, UKP dan Jejaring/jaringan Klinik Pratama Sumber
Medika Mranggen
3. Pelaksana kegiatan pelayanan Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen
4. Kepala Tata Usaha dan staf administrasi yang lain di Klinik Pratama Sumber
Medika Mranggen.

D. DASAR HUKUM
1. Undang – undang Rrpublik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116;
2. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;
3. Undang – undang Rep[ublik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
112;
4. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2009 TENTANG
Tenaga Kesehatan;
5. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintah Daerah;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Tentang Nomor 72 tahun 2012
tentang Sistem Kesehatan Nasional;
7. Peraturan Mentri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Oprasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
8. Peraturan Mentri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada jaminan Kesehatan Nasional;
9. Peratuan Mentri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinikk;
10. Peraturan Mentri Kesehatan Nmor 75 tahun 2014 tentang Klinik; ???
11. Keputusan Mentri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Komisi Akreditasi
FKTP;
12. Peraturan Mentri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat
Praktik Mandiri Dokter Gigi;
13. Peraturan Walikota Demak Nomor 26 tahun 2010 pedoman Pola Klasifikasi
Kearsipan Pemerintah Kabupaten Demak.
14. Peraturan Walikota Demak Nomor 26 tahun 2010 Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Demak.
BAB II

DOKUMENTASI KLINIK PRATAMA SUMBER MEDIKA MRANGGEN

A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber


1. Dokumen Internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan, sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat
dan sistem administrasi manajemen perlu dibakukan berdasarkan regulasi
internal yang ditetapkan oleh kepala Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen.
Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang
harus disediakan oleh klinik dalam penyelenggaraan pelayanan di Klinik Pratama
Sumber Medika Mranggen.
2. Dokumen Eksternal
Regulasi eksternal yang serupa peraturan perundangan dan pedoman –
pedoman yang diberlakukan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan
Provinsi / Kabupaten / Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi
Klinik dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan
perorangan serta penyelenggara upaya kesehatan masyarakat. Dokumen –
dokumen eksternal tersebut termasuk sebagai dokumen yang dikendalikan.

B. Jenis Dokumen Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen


1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah di sahkan oleh kepaa Klinik Pratama Sumber Medika
Mranggen.
2. Dokumen Terkendali
Dokumen yang di distribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar
dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan ( revisi ).
Dokumen ini harus ada tanda/ stempel ‘’ TERKENDALI ‘’ .
3. Dokumen Tak Terkendali
Dokumen yang di distribusikan untuk kebutuhan eksterna atau atas permintaan
pihal diluar Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen digunakan untuk keperluan
insidentil, tidak daspat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan
dan memiliki tanda/ stempel ‘’KEDALUARSA’’. Dokumen induk diidentifikasi
dan dokumen sisanya dimusnahkan.
4. Dokumen Kedaluarsa

C. Jenis Dokumen Yang Perlu Disediakan


Dokumen – dokumen yang peru di sediakan di Klinik Pratama Sumber Medika
Mranggen adalah sebagai berikut :
1. Penyelenggara manajemen Klinik
a) Kebijakan kepala Klinik
b) Rencana Lima tahunan / rencana strategi bisnis Klinik
c) Pedoman / manual mutu
d) Pedoman / panduan teknis yabg terkait dengan manajemen
e) Standar oprasional prosedur ( SOP )
f) Perencanaan tingkat Klinik
1) Rencana usulan kegiatan ( RUK )
2) Rencana pelaksanaan kegiatan ( RPK )
g) Kerangka acuan kegiatan
2. Penyelenggara upaya kesehatan masyarakat ( UKM )
 Kebijakan kepala puskesmas
 Pedoman untuk masing-masing UKM ( esensial maupun pengembangan
)
 Standar operasional prosedur ( SOP )
 Rencana tahunan untuk masing-masing UKM
 Kerangka acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM
3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP )
 Kebijakan tentang pelayanan klinis
 Pedoman pelayanan klinis
 Kerangka acuan terkait dengan program / kegiatan pelayanan klinis,
peningkatan mutu dan keselamatan pasien
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan klinik dan fasilitas
kesehatan tingkat pertama perlu menyiapkan rekam implementasi ( bukti
tertulis kegiatan yang dilaksanakan ) dan dokumen-dokumen pendukung
lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi dan
sebagainya.
BAB III

TATA CARA PENYUSUNAN DOKUMEN

I. PENYUSUNAN DOKUMEN KLINIK SUMBER MEDIKA MRANGGEN


A. Tata naskah
Untuk kententuan tata naskah klinik sumber medika mranggen
memberlakukan terhadap semua dokumen yang akan disusun dalam
akreditasi dengan mengacu pada peraturan walikota zsemarang
nomer 26 tahn 2010 tentang pedoman tata naskah dinas di
lingkungan pemerintah kota semarang dan permenkes 1538 tahun
2011 tentang pedoman tata naskah dinas kementrian kesehatan.
Adapun ketentuan yang dipergunakan oleh klinik sumber medika
mranggen adalah sebagai berikut :
1. Pengertian
a. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas
sserta media yang digunakan dalam kmunikasi kedinasan.
b. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang di buat dan atau di keluarkan oleh
pejabat yang berwewenang di klinik sumber medika
mranggen.
c. Format adalah naskah dinas yang mengambarkan tata letak
dan redaksional, serta pengunaan lambang/logo dan cap
klinik.
d. Stempel / cap klinik adalah tanda identitas dari suatu jabatan
e. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan nama
f. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu
jabatan.
g. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
dari pejabat ke pejabat atau pejabat dibawahnya.
h. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh
atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu
atas nama yang memberi mandat.
i. Penandatanganan naska dinas adalah hak, kewajiban dan
tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk
menanndatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan
kewenangan pada jabatannya.
j. Keputusan kepaa adalah naskah klinik dalam bentuk dan
susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual,
konkrit dan final.
k. Lgo adalah gambar atau huruf sebagai identitas instansi.
l. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
m. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi
pemberitauan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran
dan sebagainya.
n. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan
terhadap suatu permohonan yang di keluarkan oleh pejabat
yang berwewenang.
o. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang
ditunjukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan fungsinya.
p. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari
pejabat yang berwewenang kepada bawahan atau pejabat
tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
q. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwewenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang
tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
r. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
s. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwewenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
t. Surat penghantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah
barang yang berfungsi sebagai tanda terima.
u. Notulen adalah naskah dinas dari pejabat yang berwewenang
berisi catatan tertentu.
v. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwewenang
yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang.
2. Asas naskah dinas , terdiri atas :
Asas efisien dan efektif, asas pembakuan, asas akuntabilitas,
asas keterkaitan, asasa kecepatan dan ketetapan, asas
keamanan.
3. Prinsip naskah dinas : ketelitian, kejelasan, singkat dan padat ,
logis, dan meyakinkan.
4. Penyelenggaraan naskah dinas : pengelolaan surat masuk dan
keluar, tingkat keamanan, kecepatan proses, penggunaan kertas
surat, pengetikan sarana administrasi dan komunikasi
perkantoran, warna dan kualitas kertas.
5. Kecepatan proses surat
 Amat segera / kiat ( batas waktu 1x24 ja setelah surat
diterima ),
 Segera ( batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima ) ,
 Penting ( batas waktu 3x24 jam setelah surat diterima ),
dan
 Biasa ( batas waktu 5 hari kerja setelah surat diterima )
6. Pengetikan
a. Bentuk huruf ( fonts )
 Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk
hurus Arial ukuran 11 atau disesuaikan dengan
kebutuhan
 Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
b. Ruang tepi ( margin )
Demi keserasian dan kerapian ( estetika ) dalam
penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh
permukaan kertas digunakan secara penuh,. Oleh karena
itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah,
baik pada tepi atas, bawah, kanan maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat
naskah dinas, yaitu :
 Ruang tepi atas : 4 cm dari tepi atas kertas
 Ruang tepi bawah : 3 cm dari tepi bawah kertas
 Ruang tepi kiri : 4 cm dari tepi kiri kertas
 Ruang tepi kanan : 3 cm dari tepi kanan kertas
7. Format kepala naskah
Format kepala naskah terperuntukan terhadap dokumen surat
keputusan saja, sedangkan format kepala naskah Standar
Oprasional Prosedur (SOP) mengikuti aturan pedoman
penyusunan Akreditasi Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen.
Catatan :
Dalam pelaksananya, penggunaan format kepoala naskah seperti
tersebut diatas bersifat fleksibel, sesuai keperluan dokumenya.
Untuk contoh format kepala naskah yaitu Kop Surat Keputusan
Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen beserta cara
pembuatan isinya, susunanya adalah sebagai berikut :
KLINIK PRATAMA 24 JAM
SUMBER MEDIKA MRANGGEN

Jl. Kangkung Krajan Raya RT. 002/ RW 001, Desa Kangkung,


Kecamatan Mranggen, Kabupaten Demak, Telp (08122924004)

8. Penggunaan kertas surat : kertas yang dgunakan untuk naskah


dinas adalah HVS 80 gram, ukuran kertas untuk semua naskah
dinas yang digunakan adalah Folio / F4 ( 215 x 330 mm ).
9. Tinta yang digunakan untuk dan penanda tanganan dan paraf
naskah dinas berwarna hitam.

B. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan / Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Klinik Pratama Sumber Medika Mranggen yang merupakan garis besar yang
bersifat mengikat dan wajib dilaksnakan oleh penanggung jawap maupun
pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman / pabnduan
dan Standar Oprasional Prosedur ( SOP ) yang memberikan kejelasan
langkah – langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Klinik Pratama Sumber
Medika Mranggen. Penyusunan Peraturan / Surat Keputusan tersebut harus
didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang – undang, Peraturtan
Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala
Daerah, Peraturan Mentri dan pedoman – pedoman teknis yang berlaku
seperti yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Kementrian Dalam
Negri, Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.
Peraturan / Surat Keputusan Kepala Klinik Pratama Sumber Medika
Mranggen dapat dituangkan dalam pasal – pasal dalam keputusan tersebut,
atau merupakan lampiran dari peraturan / keputusan disesuaikan dengan
Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut :
1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital
a) Kebijakan : Peraturan / Keputusan Kepala Klinik Pratama
Sumber Medika Mranggen,
b) Nomor : di tulis sesuai sistem penomoran di Klinik Pratama
Sumber Medika Mranggen,
c) Judul : di tulis judul Peraturan / Keputusan
d) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
e) Jabatan pembuatan keputusan keputusan ditulis simetris, diletakkan
ditengah margin di akhiri dengan tanda koma (,)
2. Konsideran, meliputi :
a. Menimbang :
1) Memuat uraian singkat tentang pokok- pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata ‘’ Menimbang’’ ditulis dengan huruf kapital di
akhiri dengan tanda baca titik dua (;) dan diletakkan di bagian
kiri,
3) Konsideran menimbang di awali denganpenomortan
menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata ‘’bahwa’’
dengan ‘’b’’ huruf kecil, dan di akhiri dengan tanda baca titik
koma (;) di akhir kalimat pada uraian singkat menimbang
menggunakan tanda baca titik (.)
b. Mengingat
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan / Surat Keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalaha
peraturan yang tingkatanya sederajat atau lebih tinggi,
3) Kata ‘’mengingat’’ diletakkan dibagian kiri sejajar kata
menimbantg,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perudangan dengan tahun yang lebih awal
disebut dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan di akhiri dengan
tanda baca titik koma (;), pada dasar hukum terakhir terakhir
menggunakan tanda baca titik (.)
c. Diktum
1) Diktum ‘MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya
dengan huruf kapital
2) Diktum menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
sejajar denag kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis denga huruf kapital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:)
3) Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan ( kepala ),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik (.)
3. Batang tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/Surat Keputusan
yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
Kesatu :
Kedua :
Dst
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan / Surat
Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani leh pejabat
yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
4. Kaki :
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi
yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan / Surat Keputusan,
pengundangan peraturan / keputusan yang terdiri dari :
a. Tampat dan tanggal penetapan
b. Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,)
c. Tanda tanga pejabat, dan
d. Nama lengkap pejabat yang menanda tangani

5. Penanda tanganan :
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh
Kepala Klinik Sumber Medika Mranggen, dituliskan nama tnpa gelar Huruf
Besar.

6. Lampiran peraturan / surat keputusan :


a. Halaman pertama harus dicantumkan nomer dan judul
Peraturan/Surat Keputusan
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat


keputusan yaitu :

1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Klinik tetap berlaku meskipun


terjadi penggantian Kepala Klinik hingga adanya kebuthan revisi atau
pembatalan
2. Untuk kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis
sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal

C. MANUAL MUTU
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sisten manajemen mutu. Manual mutu
disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut
meliputi :

Kata pengantar

I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan mutu
3. Proses pelayanan ( proses Bisnis )
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan :
A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen :
A. Komitmen manajemen
B. Fokus pada sasaran / pasien
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan pencapaian
Sasaran Kinerja Mutu
E. Tanggung Jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil Manajemen Mutu / Penanggung Jawab Manajemen Mutu
G. Komunikasi internal
IV. Tinjauan Manajemen :
A. Umum
B. Masukan Tinjauan Manajemen
C. Luaran tinjauan
V. Manajemen Sumber daya :
A. Penyediiaan sumber Daya
B. Manajemen Sumber Daya Manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja
VI. Penyelengaraan Pelayanan :
A. Upaya Kesehatan Masyarakan Klinik :
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan
pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan denga sasaran :
a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c. Komunikasi denga sasaran
3. Pembelian ( jika ada )
4. Penyelenggaraan UKM :
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan ( jika ada )
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja
UKM:
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuan proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
B. Pelayanan klinis ( Upaya Kesehatan Perseorangan ) :
1. Perencanaan Pelayanan Klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembeliaan / pengadaan barang terkait dengan pelayanan
klinis :
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan pelayanan klinis :
a. Pengendalian proses pelayanan klinis
b. Validasi proses pelayanan
c. Identifikasi dan ketelusuran
d. Hak dan kewajiban pasien
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan ( spesimen, rekam
medis, dsb )
f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien :
a. Penilaian indiaktor kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c. Pelaporan insiden keselamatan pasien
d. Analisis dan tindak lanjut
e. Penerapan manajemen risiko
6. Pengkuran, analisis, dan penyempurnaan :
a) Umum
b) Pemantauan dan pengukuran :
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pamantauan dan pengukuran proses kinerja
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
d. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
e. Analisis data
f. Peningkatan berkelanjutan
g. Tindak korektif
h. Tindakan preventif
VII. Penutup
Lampiran ( jika ada )

C. RENCANA LIMA TAHUNAN KLINIK / RANCANA STRATEGI


BISNIS
Sejalan dengan recana strategis dinak kesehatan perlu menyusun
rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat sesuai dengan taget kinerja yang ditetapkan
oleh dinas kesehatan kabupaten / kota. Rencana strategis bisnis
tersebut harus sesuai visi , isi tugas pokok dan fungsi klinik
berdasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan
kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima
tahunan, kepala klinik melakukan analisis situasi yang meliputi
analisis pencapaian kinerja, mencari faktir-faktor yang menjadi
pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun
program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan
rencana anggaran.
1. Sistematika Rencana Strategi Bisnis Klinik dapat disusun
dengan sistematika sebagai berikut :
Kata pengantar / sambutan
BAB I. Pendahuluan
A. Latar belakang
B. Keadaan umum Klinik Sumber Medika Mranggen
C. Gambaran Singkat Bisnis

BAB II. Analisis SWOT ( Strenght, Weakness, Opportunity,


Threat )

A. Analisis Internal dan External


B. Kondisi Internal dan External

BAB III. Kinerja Tahun berjalan dan sasaran strategis

A. Situasi sumber daya


B. Hasil kegiatan

BAB IV. Nilai Dasar, Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran straregis

A. Nilai dasar
B. Visi
C. Misi
D. Tujuan Strategis
E. Sasaran Strategis
BAB V. Strategis Bisnis

A. Kebijakan
B. Program
C. Kerangka Pembiayaan Jangka Menengah
D. Proyeksi keuangan

BAB VI. Penutup

Lampiran

2. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Strategis Bisnis Klinik.


Adapun tahapan penyusunan adalah sebagai berikut :
a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun
yang terdiri dari kepala klinik bersama dengan penanggug
jawab upaya klinik dan pelayanan klinik
b. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis kementrian
kesehatan, Dinas kesehatan Provisi/Kabupaten/Kota,
target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh
puskesmas.
c. Tim mengumpukan data pencapaian kinerja
d. Tim melakukan analisis kinerja
e. Tim menyusun pentahapan pancapaian indikator kinerja
ntuk tiap upaya klinik denagn penjabaran pencapaian
untuk tiap tahun
f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai targetb pada tiap-tiap indikator
kinerja.
g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan
untuk disahkan oleh kepala klinik.
h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran klinik.

3. Penutup
Panduan ini di susun dengan harapan akan membantu kepala
klinik dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang
kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk
rencana bisnis anggaran dan rencana pelaksanaan kegiatan.

D. PERENCANAAN TINGKAT KLINIK PRATAMA

Perencanaan adalah : suatu proses kegiatan secara urut yang harus


dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara
berrhasi guna dan berdayaguna. Perencanaan tingkat klinik dirtikan sebagai
prosses penyusunan rencana kegiatan klinik pada tahun yang akan datang,
diakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah
kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Perencanaan klinik mencakup
semua kegiatan upaya klinik yang dilakukan di klinik baik dalam menjaankan
fungsi penyelengaraan upaya kesehatan masyarakat ( UKM ) , UKM baik
esensial, maupun pengembangan sebagai rencana tahunan klinik yang
dibiayai oleh klinik.

1. MEKANISME PERENCANAAN TINGKAT KLINIK


Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas
adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan
mencakup seluruh kegiatan klinik. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (
RUK ) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global,
nasional, maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang
tersedia di klinik. Klinik perlumempertimbangkan masukan dari masyarakat
melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral klinik. Rencana usulan
kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin,
sasaran, prasarana dan operasional klinik. RUK yang disusun merupakan
RUK tahun mendatang ( H+1). Penyusunan RUK tersebut dilakukan paba
nulan januari tahun berjalan ( H ) berdasarkan hasil kajian pencapaian
kegiatan tahun sebelumnya ( H-1 ) dan diharapkan proses penyusunan RUK
telah selesai dilaksanakan di klinik pada akhir bulan januari tahun berjalan ( H
) . RUK kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selanjutnya
terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan diajukan ke
DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis.
Setelah mendapat persetujuan, selanjutnya diserahkan ke klinik melalui
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Berdasarkan alokasi biaya telah disetujui
tersebut, secara rinci RUK dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan
kegiatan (RPK). Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan januari tahun
berjalan dalam forum Lokakarya Mini yang pertama.

2. TAHAPAN PENYUSUNAN RUK.


a. Tahap persiapan
Tahap ini mempersiakan staf Klinik yang terlibat dalam proses penyusunan RUK
agar memp-eroleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan
tahap – tahap perencanaan. Kepala Klinik membentuk Tim Penyusun PTP yang
anggotanya terdiri dari staf Klinik.
b. Tahap analisis situasi
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Klinik melalui proses analisis terhadap data yang di
kumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Klinik. Data – data tersebut
mencakup data umum dan data khusus ( hasil penilaian kinerja Klinik )
3. Tahap penyusunan RUK/ RBA.
Penyusunan RUK/ RBA memperhatikan hal – ha untuk mempertahankan kegiatan
yang sudah di capai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program / upaya
yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang di sesuai dengan
dengan kondisi kesehatan di wilayah tersebut dan kemampuan Klinik. Penyusunan
RUK terdiri dua tahap, yaitu :
a. Analisi masalah dan kebutuhan masyarakat.
Analisis ,asalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan Tim
Penyusunan PTP dan lintas sektoral Klinik melalui :
1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan,
melalui analisis kesehatan masyarakat ( community health analysis ),
2) Menetapkan urutan prioritas masalah,
3) Merumuskan masalah,
4) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat, pohon
masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
b. Penyusunan RUK/ RBA.
Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat ( KM ) dan Upaya
Kesehatan Perserorangan ( UKP ) tingkat pertama, UKM esensial dan
pengembangan yang meliputi :