PEMBAHASAN

1. Entity Model

a. Gambar Konseptual Model

1 M
KAMAR HOTEL Menginap TAMU

Keterangan:
- Entiti yaitu Kamar hotel dan Tamu
- Hubungan yaitu one to many
- Obligatori terdapat pada kamar hotel
b. Gambar Design Fisik Database

KAMAR HOTEL TAMU

2. Gambaran Umum Hotel

1. Profil Swiss Hotel

Swiss Hotel merupakan hotel yang berdiri pada Bulan Mei 2012 di Kota Padang yang
beralamat di Jalan Alai Parak Kopi No. 2 Padang oleh Bapak Syafrizal S.T . Sampai saat ini
Swiss Hotel masih berstatus bintang satu. Sarana dan fasilitas hotel ini sangat lengkap untuk
melayani berbagai keperluan tamu dan wisatawan. Terdapat 30 kamar tidur yang terdiri dari 4
kelas. Yaitu Kelas Ekonomi, Standar, Superior dan Gold.

Setiap kamar dilengkapi dengan penyejuk ruangan (AC), telephone, televisi, alat
pembuat kopi atau teh, kulkas kecil, pengering rambut, kotak barang berharga, kamar mandi
dengan air panas dan dingin. Untuk kenyamanan dan memberikan kemudahan kepada tamu,
Swiss Hotel dilengkapi dengan 2 kolam renang besar.

2. Visi – Misi Swiss Hotel

Visi

1) Memiliki para pelanggan setia yang membuat Swiss Hotel menjadi pilihan pertama.
2) Menjadi pemimpin pasar sebagai tujuan kita dimana saja kita menjalankan usaha.
3) Memperkuat nama/merk Swiss Hotel untuk membangun landasan yang kokoh guna
mengembangkan usaha dan terus menerus memperoleh para pelanggan baru dan para
investor.
4) Merekrut dan mempertahankan SDM terbaik yang bermotivasi untuk mendapatkan
kesetiaan pelanggan.
5) Mencapai laba dan penghargaan di industri.
6) Meraih kesuksesan financial untuk mendapatkan kesetiaan dari para pemegang
saham dan para mitra usaha kita.

Misi

1) Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan dan mendapatkan kesetiaan mereka

melalui pengenalan pribadi, pengantisipasiaan kebutuhan, fleksibilitas, dan proses
perbaikan.
2) Melampaui harapan para pelanggan melalui pemberian kualitas dan nilai produk-
produk serta pelayanan kita secara konsisten.
3) Menjadi panutan dalam bidang pemberian jasa atau pelayanan.
4) Memberikan perhatian kepada setiap tamu secara tulus.
5) Menganggap tamu adalah keluaga kita
 3. Struktur Organisasi Swiss Hotel

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. General Manager:

a. Bertanggung jawab terhadap operasional

b. Membuat Perencanaan.
c. Menciptakan budaya.
d. Menjalin komunikasi dengan perusahaan lain.
e. Membuat keputusan.

2. Secretary:

a. Membuat agenda kegiatan GM.

b. Menyimpulkan hasil rapat.
c. Membuat laporan hasil kegiatan.

3. Assistant Executive:
 a. Menjalankan perintah yang di sampaikan oleh General Manager dan
selanjutnya meneruskan kepada Manager.
b. Executive Assistant Manager, bertanggungjawab kepada General Manager.
c. Menyampaikan laporan yang dibuat oleh para Manager.
d. Mengambil alih tugas General Manager apabila sewaktu-waktu General
Manager berhalangan.

4. Residence Manager:

a. Mengepalai semua manager lini pertama.

b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan manager lini
pertama.
c. Menentukan target yang harus dicapai oleh setiap departemen.

Tugas dan Tanggung jawab Manager Lini Pertama :

1. Marketing Director:

a. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

b. Bertanggung jawab atas publikasi atau periklanan hotel.
c. Memperkenalkan hotel dan fasilitasnya sekaligus melakukan kotrak kerjasama
kepada calon pengguna jasa hotel.
d. Memastikan penjualan kamar memenuhi target.
e. Juga bertanggungjawab dalam mempertahankan hubungan dengan para
pelanggan.

2. Chief Enginering:

a. Bertanggung jawab untuk memperbaiki dan menjaga peralatan dan fasilitas

hotel.
b. Membuat laporan mengenai perbaikan atau pembaharuan fasilitas dan
peralatan hotel.

3. Human Resource Departement Director (HRD Director) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua administrasi karyawan.

b. Melakukan perekrutan karyawan.
c. Membuat program pengembangan ketrampilan karyawan.
4. Front Office Manager (FO Manager) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua aktifitas di Front Office.

b. Mengoptimalkan dan memaksimalkan occupancy rate hotel.
c. Membuat laporan kamar check in dan check out, dan reservasi.
d. Menjual kamar, tugas ini antara lain menerima pemesanan kamar, menangani
tamu yang tanpa pemesan kamar, melaksanakan pendaftaran, dan penentuan
kamar.
e. Memberikan informasi tentang pelayanan hotel.
f. Mengkoordinir pelayanan tamu, antara lain sebagai penghubung antara
bagian-bagian di hotel menangani berbagai masalah dan keluhan tamu.
g. Menyusun laporan status kamar dan mengkoordinasikan penjualan kamar
dengan bagian house keeping.
h. Menyelenggarakan pembayaran tamu.
i. Menyusun riwayat kunjungan tamu antara lain melakukan pencatatan data-
data individu untuk kunjungan akan datang, dan menyelenggarakan arsip kartu
riwayat kunjungan tamu.
j. Menangani telephone switch board, telex, dan telegram.
k. Menangani barang-barang bawaan tamu.

5. Food and Beverage Manager (F&B Manager) :

a. Bertanggung jawab atas pengelolaan makanan dan minuman.

b. Membuat laporan pemakaian bahan baku / F&B cost.
c. Menciptakan menu baru yang inovative.

6. Accounting Manager :

a. Bertanggung jawab atas semua pendataan atau pengadministrasian transaksi

dan keuangan.
b. Membuat laporan transaksi dan keuangan hotel.
c. Mengawasi dan menjaga semua kegiatan transaksi.

7. Chief Security :

a. Bertanggung jawab atas keamanan hotel.

b. Menghalau gangguan keamanan dari dalam atau dari luar hotel.
8. Executive House Keeping (Executive HK):

a. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan fasilitas hotel.

b. Membersihkan dan merapikan kamar yang telah digunakan oleh tamu sesegera
mungkin setelah tamu check-out.
c. Melaporkan kepada FO apabila kamar telah siap dijual.

Tahapan Perancangan Data Base

Pada pengembangan system resepsionis pada hotel swiss bell ini analisis system
menggunakan program Microsoft Access yang dibangun dari awal terdiri dari tabel, form,
dan report.
Tabel dan Queries yang terdapat pada program access yang telah dibuat untuk hotel.

1. Yang pertama adalah memasukan data kamar pada table awal data kamar.

Disini format data table berisi nomor kamar, jenis kamar, dan tarif. Nomor
kamar pada hotel terdiri dari angka pertama menunjukan lantai kamar dan dua digit
terakhir menujukan urutan kamar pada lantai tersebut. Jenis kamar pada hotel terdiri
dari kelas Standar, Superior, Deluxe, dan Suite. Tabel data kamar ini terhubung atau
terelationship dengan table data tamu.
2. Kedua table data tamu

Pada tabel ini berisi nomor kamar yang yang terbuhung dengan nomor kamar
yang ada pada tabel data tamu, berikutnya nama tamu yang datang, jenis kamar,
nomor hp Tamu, NIK tamu, Kewargenegaraan, tanggal check in, dan tanggal check
out.Tabel data tamu ini juga terhubung dengan tabel faktur

3. Yang terakhir Queries faktur

 Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari
database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel
tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang
ingin kita tampilkan.
Pada query ini isi query hampir sama dengan tabel yang ada pada tabel data
tamu, tapi pada query ini ada penambahan tarif kamar yang sudah ditetunkan pada
tabel awal data kamr, lama tamu menginap, diskon apabila hotel memberikan diskon,
dan terkahir total pembayaran.

Form yang terdapat pada program access yang telah dibuat untuk hotel.

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-
data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.
form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya
jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Pada program Access ini berisi:

1. Form data tamu

Form ini adalah form untuk memasukan data awal pada saat tamu datang
untuk memesan kamar disini, disini ada nomor kamar yang yang sudah dimasukan
pada tabel data kamar, contoh pada saat tamu memesan kamar jenis Suite makan kita
 tinggal memasukan nomor kamar yang berjenis kamar suit. Isi format pada form ini
mencakup semua yang ada pada tabel data tamu dan di tambah data dari tabel kamar.
Data tamu yang kita masukan pada saat awal ini akan langsung masuk ke
dalam data tabel tamu yang sudah kita siapkan.
2. form data kamar

Fungsi form ini untuk mengecek kamar yang berisi, jadi pada form berisi
informasi data kamar yang telah ada dan data tamu dalam subform sebagai contoh
pada kamar 101 yang sudah berisi terdapat data tamu atas nama Adam yang check in
pada tanggal 18 bulan November 2019 dan check out pada tanggal 20 bulan
November 2019.
 3. Yang terakhir ada data tamu subform

Subform adalah form yang ditempatkan di form parent, disebut juga form
utama. Subform terutama berguna untuk menampilkan data dari tabel dan queries
yang mempunyai hubungan satu ke banyak. Pada subform ini untuk menampilkan
data tamu yang sudah reservasi pada Hotel.

Report yang terdapat pada program access yang telah dibuat untuk hotel.

Report, yaitu sistem pelaporan yang digunakan ketika hendak menampilkan hasil laporan dari
sebuah analisis data, baik berupa tabular, grafik maupun hasil-hasil perhitungan dan
merupakan ekstrak dari basis data yang hasilnya dapat langsung dicetak melalui media
printer, maupun ditampilkan ke layar monitor.
 Report dalam system ini menampilkan data akhir yang berisi data tamu yang terdiri
dari nomor kamar, jenis kamar, nama tamu, nomor hp, NIK, no passport, kewargenagaraan,
check in, dan check out.

Dan pada report faktur menampilkan total pembayaran yang dibebankan kepada tamu yang
menginap di hotel dan menampilkan total pendapatan yang diterima hotel.