Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
“PENGAWASAN”
DISUSUN OLEH :
HAWA
HELMIYATI
RISNA ANGGRAINI
RIZKIA DARA FEBRINA
SISCA ANGGREINI
KELAS 2B
PENDAHULUAN
Pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga
masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang
efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external
control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).
Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya
kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui
pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk
mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan
tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana
pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan
pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan
kerja tersebut.
Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian
dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau
pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen,
pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial,
pengawasan mengandung makna pula sebagai:
“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk
menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan
peraturan.”
atau
“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang
telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya
hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang
kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”
Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai
“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau
diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”
Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan
ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks
membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola
pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi
pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama
pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.
BAB II
A. Pengertian
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada
perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja
aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu
penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif
dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan.Dari beberapa
pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting
dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang
diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer
dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan
menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan
dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan
adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk
langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan
koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan
efektif dan efisien.
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia,
peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan
dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu
organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam
hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan
sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with
plans”.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan
agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi
tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula
tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani
Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-
penyimpangan
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
B. Fungsi
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi
agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan,
diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan
sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator
yang telah ditetapkan
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian
tujuan dan target bisnis
C. Tujuan
Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
1. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
2. Untuk memecahkan masalah
3. Untuk mengurangi resiko kegagalan suatu rencana
4. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
5. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
D. Jenis
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi:
a. Pengawasan dari segi waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang
dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara repensif
alat budget dan laporan.
Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap
suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya
penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk
menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan
dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif
akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga
penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan
setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun
anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya.
Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan.
b. Pengawasan dilihat dari segi obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya.Ada juga
yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan
pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi,
pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan dari segi subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
Pengawasan Intern
Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan
perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada
umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan Bulanan
d. Laporan khusus
e. Laporan harian
Pengawasan Ekstern
Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant).
publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi
periksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan
publik dapat dibagi jadi 4 golongan:
a. Pemeriksaan umum
Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran
data administrasi perusahaan.
b. Pemeriksaan khusus
Pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus
yang ditugaskan kepada akuntan public.
c. Pemeriksaan Neraca
Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu
pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat
dengan pemeriksaan khusus.
Pengendalian Umpan Balik Depan: pengendalian ini paling didambakan karena bisa mencegah
munculnya masalah diawal kegiatan, artinya pengendalian itu diarahkan ke masa depan. Kunci,
adalah melakukan tindakan manajerial sebelum masalahnya timbul sehingga memungkinkan
manajemen untuk mencegah permasalahan ketimbang harus membereskannya. Pengendalian ini
menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat sehingga sering sulit dikembangkan. Akibatnya
para manajer sering mengandalkan kedua jenis pengendalian lainnya. Pengendalian Sejalan:
berlangsung saat kegiatan sedang dilaksanakan sehingga manajemen dapat mengoreksi masalah
yang muncul sebelum masalah itu terlampau mahal. Bentuk pengendalian yang paling terkenal,
adalah pengawasan langsung terhadap tindakan bawahan, dan memantau serta mengoreksinya.
Pengendalian Umpan Balik (paling populer), pengendalian berlangsung setelah kegiatannya
terlaksana, seperti laporan pengendalian yang digunakan Chris Tanner untuk menilai penjualan
bir. Kekurangan utama dari pengendalian ini, ialah pada saat manajer mendapatkan informasi itu
kerusakannya telah terjadi. Seperti pepatah “menutup pintu kandang kuda setelah kudanya
dicuri”. Pengendalian ini mempunyai dua keunggulan dibandingkan pengendalian umpan depan
dan pengendalian sejalan. Pertama, pengendalian umpan balik memberi para manajer informasi
yang bermakna tentang seberapa efektif usaha perencanaan itu. Kedua, pengendalian umpan balik
dapat meningkatkan motivasi karyawan.
Gambar 8 Beberapa Jenis Pengendalian
Pada Sistem pengendalian yang efektif cenderung mempunyai beberapa karakteritik itu berbeda-
beda sesuai dengan situasinya namun dapat digeneralisasikan dengan ciri-ciri yakni:
1. Ketepatan, sebuah sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang tidak tepat dapat
membuat manajemen lupa mengambil tindakan manakala seharusnya bertindak atau
menanggapi suatu masalah yang sebetul tidak ada,
2. Tepat Waktu, pengendalian seharusnya menggugah perhatian para manajer terhadap
penyimpangan tepat pada waktunya guna mencegah akibat serius terhadap kinerja sebuah
unit,
3. Hemat, sebuah sistem pengendalian harus hemat dalam penerapanya, dan harus bisa
memberikan manfaat dalam kaitannya dengan biaya yang ditimbulkannya,
4. Fleksibel, bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak bersahabat atau untuk
mamanfaatkan peluang baru,
5. Bisa dipahami, oleh para penggunaannya,
6. Kriteria (standar) yang masuk akal, bisa dicapai karena bila kriteria itu terlampau tinggi atau
tidak masuk akal, maka tidak akan lagi memotivasi,
7. Penempatan yang strategis, para manajer tidak mungkin mengendalikan segala sesuatu yang
berlangsung dalam organisasi, seandainya mampu manfaatkanya tidak akan dapat menutupi
biayanya,
8. Tekanan pada perkecualian, para manajer yang tidak mampu mengendalikan semua
kegiatanya, seharus menempatkan alat pengendali strategis ditempat di mana alat itu dapat
meminta perhatian hanya bagi perkecualian,
9. Multikriteria, para manajer dan karyawan akan berusaha untuk “tampil bagus” pada kriteria
yang dikendalikan. Multi Kriteria mempunyai dampak positif ganda, karena lebih sulit
dimanipulasi ketimbang kriteria tunggal. Kriteria tersebut dapat mengurangi usaha untuk
sekedar tampil “bagus”, juga karena kinerja jarang dapat dinilai secara obyektif dari satu
indikator saja, multi kriteria memungkinkan penilaian kinerja yang lebih akurat,
10. Tindakan koreksi, sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan
terjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan apa
yang harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.
E. Bentuk-Bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan
informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan
tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu
aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action control) Yaitu mengukur hasil suatu
kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau
tidak sesuai dengan standar.
F. Pelaku pengawasan
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )
G. Metode-metode pengawasan
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-
kuantitatif dan pengawasan kuantitatif
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi
prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:
1. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan
kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati
kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang
dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4. Evaluasi pelaksanaan.
5. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat
menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis
dan dipecahkan bersama.
6. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang
signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian.
Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara
manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin
b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik
yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
1. Anggaran
anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,anggaran kas
anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base
budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2. Audit
Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar
mengenai kegiatan mereka.
Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan
keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari
pengaruh manajemen.
3. Analisis break-even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada
volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
4. Analisis rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan
Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
5. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta
menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam
hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang bersifat
kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan
dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.