KEIUIENTERIAN PEKERJAAN UTIUiI DAN PERU]IIAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

PROSEDUR
PENGENDALIAN ARSIP
SOP'UPM/DJBM.O2

Disahkan di Jakarta pada tanggal 01 Juli 2016

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA

Nomor Salinan Status Dokumen

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kemenlerian pekerjaan Umum dan perumahan Rak
 Nomor Dokumen : SOp/UpirOJBM{2 Bertaku
Tanggal : OlJuti 2016
NomorRevisi : OO Halaman :1dari6

1. TUJUAN
Prosedur Pengendalian Arsip ini dibuat untuk memastikan bahwa dalam penerapan
sistem
Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan diringkungan Direktorat Jenderar Bina
Marga, semua
bentuk arsip dapat dikendalikan secara aktif.

2, RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Prosedur pengendalian Arsip ini meliputi:
2.1. Mekanisme pengendalian arsip.
2.2. Jenis arsip yang dikendarikan dengan prosedur ini meriputi catatan/buhi
kerja daram
penerapan sistem Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan
diringkungan Direktorat
Jenderal Bina Marga.

3. REFERENSI
3.1. Peraturan Menteri pu No. o4lpRT/M/2009, tanggar 16 Maret 2009,
tentang sistem
Manajemen Mutu Departemen pekerjaan Umum.
3'2. Peraturan Menteri pu No. 3g/pRT/M/2007, tentang pedoman pora
Krasifikasi Arsip
Departemen pekerjaan Umum.
3.3. Peraturan Menteri pu No. 3g/pRT/M/2007, tentang pedoman Jadwar
Retensi Arsip
Departemen pekerjaan Umum.
3.4. Manuar sistem Terintegrasi (Mutu, Keseramatan dan Kesehatan Kerja dan
Lingkungan) Direktorat Jenderar Bina Marga, MMK3UDJBM/2o16 tanggar
ol Juri
2016 rev.00

4. DEFINISI
4.1. Arsip : Kumpuran Bukti Kerja atau catatan hasir dari proses kerja atau peraksanaan
prosedur, atau catatan tentang peraksanaan kegiatan, yang
dapat digunakan sebagai
bukti dari terraksananya proses kerja arau prosedur yang bersangkutan, atau
sebagai
bukti dan sarana pelaksanaan prosedur.
4.2. Arsip Aktit Bukti Kerja yang masih dipakai, daram arti masih diperrukan unruk
mendukung pelaksanaan proses kerja.
4.3. Arsip in'aktif : catatan hasir kegiatan yang frekuensi penggunaan untuk
penyeranggaraan kegiatannya hanya bersifat sewaktu-wakru
biramana diperrukan.
Nomgr Dokumen : SOprupi,VOJBM{2 Tanggal Bedaku : OlJuti2Ot6
Nomor Revisi : OO Halaman :2dari6

5. KETENTUAN UMUM
5.1. ARSIP YANG HARUS DIKENDALIKAN.
Arsip yang harus dikendalikan sekurang-kurangnya adalah :

a. Arsip yang timbul sebagai konsekuensi diterapkannya Sistem Manajemen

Mutu, SMK3 dan Lingkungan sebagaimana yang dicantumkan dalam
butir 7
(tujuh) pada prosedur, atau ;

b. Arsip penyelenggaraan kegiatan Tusi, baik yang menginduk pada prosedur

atau tanpa menginduk pada prosedur.

ARSIP ELEKTRONIK.
Arsip dalam bentuk elektronik diatur oleh masing_masing Unit
Kerja, dengan
ketentuan harus menyebutkan perangkat komputer yang
dimaksud (dengan
penomoran), direKori, folder dan nama file,
dalam lembar Daftar lnduk Arsip.
Arsip elektronik harus dilindungi dari tindakan yang dapat mengubah
isi dan
kandungan Arsip.

IDENTIFIKASI ARSIP "HARD COPY' DAPAT DILAKSANAKAN

DENGAN
KETENTUAN SEBAGAI BERIKUT :
Ketentuan pencantuman Label pada odner sebagai berikut
:

a. Ada idenlitas nomot odner.(contoh: 013.01)

b Ada identitas unit Kerja (contoh: sekretariat Direktorat Jenderat
Bina Marga).
c. Ada identitas unit penyimpan (contoh: Bagian Kepegawaian).
d. Ada Judul Arsip (contoh: Data pegawai).
e. Ada Periode penyimpanan (terutama jika Arsip terdiri alas jumlah yang
banyak,
cantumkan bulan..... yd bulan ..... tahun ....).
Contoh Penulisan Label pada odner :

NO 013.01
ldentitas Unit Kerja SekretariatDire@
ldentitas Es. lll Bagian Kepegawaian
Judul Bukti Arsip Data Pegawai
Periode Penyimpanan J an u ari 20 1 6 {dietaieA ibutu h kan
Ada calatan penyimpanan (Daftar lsi) Arsip secara berurutan dalam odner,
untuk memudahkan pencarian sesuai nomor urutnya.
Nomor Dokumen : SOPruPM/DJBM-o2 Eerlaku
Tanggal :01Ju1i2016
Nomo.Revbi :00 Halaman :3dart6

6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. IDENTIFIKASIARSIP
a. Kabag/Kabid/Kasie harus memastikan bahwa semua arsip yang digunakan
disetiap bagian yang menjadi tanggung jawabnya dan teridentifikasi.
b. Hasil identilikasi tercatat dalam Daftar lnduk Arsip dan disimpan sebagai bukti
kerja Penanggung jawab Arsip.

6.2. PENGENDALIAN ARSIP

a. Penanggung jawab setiap arsip harus memastikan bahwa arsip disimpan
dengan cara dikelompokkan untuk setiap jenis arsip dan diberikan identifikasi
periode waktu penyimpanan atau masa retensi arsip dimaksud.
b. Tempat penyimpanan arsip harus dapat dipastikan terrindung dari kerusakan
dan lokasi yang jelas sehingga mudah dan cepat untuk pengambilannya
bilamana diperlukan.
c. Menjaga dari kehirangan atau pengambiran oreh pihak yang tidak benuenang
atau menyalahi prosedur pemakaian.

6.3. PENINJAUAN ARSIP

a. Penanggung jawab arsip harus melakukan peninjauan sesuai dengan masa
simpannya.
b. Arsip yang sudah kadaluarsa (sesuai dengan masa simpannya), harus
dipisahkan kelokasi penyimpanan lain atau dimusnahkan.
c. Setiap kegiatan pemindahan arsip, harus mendapat pengesahan dari
Kabag/Kabid/Kasie terkait, apabila arsip dimusnahkan harus dibuat Berita
Acara Pemusnahan Arsip.
d. Berita Acara Pemusnahan Arsip diserahkan ke penanggung jawab arsip untuk
dilakukan pengarsipan.

6.4. MASA SIMPAN

a. Arsip harus disimpan minimal 3 (tiga) bulan sejak arsip tersebut dihasilkan, jika
tidak diperlukan lagi untuk mendukung pelaksanaan proses kerja serta tidak
diperlukan lagi sebagai bukti dari lerlaksananya proses kerja atau prosedur,
arsip tersebut dapat dimusnahkan.
b. Masa simpan/retensi dan kadaluwarsa arsip harus mengacu kepada peraturan
Menteri PU No. 38/PRT/M/2007, tentang pedoman pola Klasifikasi Arsip

Dilarang memperianyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tedulh dad
0ireklorat Jenderal Bina Maea, Kementerian Umum dan Perumahan
NomorOokumen : SOPTPiTDJBM{2 Serlaku
Tanggal : olJuti2016
NomorRevisl :00 Halaman : ,l dad 6

Departemen Pekerjaan Umum dan Peraturan Menteri pU No. 39/pRT/M/2007,

tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Departemen pekerlaan Umum.
Masa simpan/retensi dan kadaluwarsa arsip yang belum diatur oleh peraturan
dan ketentuan perundang-undangan lersebut diatas, dapat ditentukan oleh
masing-masing unit penyimpanan arsip dengan terlebih dahulu dikonsultasikan
kepada atasan langsung.

PELAPORAN ARSIP
Masing-masing Petugas Pengendali Arsip melaporkan Arsip kepada pengendali
Dokumen secara berkala setiap 1 (satu) bulan sekali.
 Dokumen
Nomor : SOP/UPI.,yDJBM-02 Beriaku
Tanggal : o1Juli 2016
NomorR€viEi :00 Halaman :5dari6

6.5. FLOWCHART PENGENDALIAN ARSIP

UMIAN PROSES FLOW CHART

habis masa simpannya den memisahkan

Pemindahan ke lokasJ penyimpanan,h

akl,/atau dimu$ahkan

Mebporkar ArsJp kepada Pengendali

Ookumen secara berkata
 : SOP/UPIJ/DJBM{2 TalEgal Berlaku : OlJLti 2016
Nomor Revisi : OO Halaman :6dari6

7. FORMULIR
7.1. Daftar lnduk Formutir (FRM-01/SOp/UpM/DJBM_02/Rev.00)
7.2. Dafrar tndukArsip (FRM-02/SOp/UPM/DJBM_o2lRev.OO)
7.3. Berita Acara pemusnahan Arsip (FRM-O3/SOp/UpM/DJBM-O2/Rev.00)
Nomor Dokumen : SOPTPiTDJBM42 Tanggal Bedaku : o'lJili 2015
Nomor Revisi : 00 Halaman 1 dari 3

Formulir 7.1
Daftar lnduk Formulir
(FRM-01 /SOP/UPM/DJBM-02/Rev.00)

NO. NO. FORMULIR TGL REVISI

NAMA FORMULIR
BERLAKU TERAKHIR

Dibuat oleh,
Pengendali Arsip
 dl

=
-,
o
z
f
o :

o
z io-
zuJ .v,
9
o- -c
ot .-
OD
(!o c
z fcn
(! -otr
=c)
rJ o-
o
=
U' :
(D
6
9'
E
! =
F E z
z
(r
o
q t=z
o) t!
d o-
ES
'E* U'
Y
<d) o
-xf J
ts
:(I
r-l
sd
EO
ooN
o
ttL
c
o
t
d
o
o
=
z
od
=
@
o E
(L
=
l
z
tL
o
?.

E '6
't
i'= sE
E
o-

u.t
F
f
: !!O d
E -O l
6 E
E
z z
E T fG
=E
o
z
Nomor Dokumen : SOP/UPM/OJBM-02 TangoalBerlaku : olJuli 2016
Nomor Revisi : 00 Halaman :3dari3

Formulir 7.3
Berita Acara Pemusnahan Arsip
(FRM-03/SOP/UPM/OJBM-02/Rev.00)

Pada hari ini

Har[/tanggal
Bertempat di

Telah dimusnahkan Arsip sebagai berikut :

No. Keterangan
Nama & Nomor Arsip
Urut Masa Simpan

Demikian berita acara pemusnahan Bukti Kerja ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang
baik, diucapkan terima kasih.

Mengetahui, Dibuat oleh,

Sekretariat SMMK3L Pengendali Arsip
Unit Kerja