enin, 01 Februari Telephone Operator Front Office

Kantor depan (front office) merupakan department yang penting dalam menunjang
berjalannya operasional di hotel. Di front office juga ada bermacam-macam bagian
antara lain: reception, bell boy, operator, reservation, dll.
1. Pengertian Telephone Operator

Bagian operator juga bagian terpenting dalam sebuah hotel.seorang telepon

operator harus bersikap ramah dalam memberikan pelayanan kepada tamu. Karena
lawan bicara tidak terlihat, karyawan di bagian telephone operator tidak berhak
memberikan informasi kepada penelepon tentang keadaan tamu diluar kamar,
walaupun itu sangat diminta oleh penelepon, sebab hal itu akan mengganggu
ketenangan dan privasi tamu, dan bisa saja si penelepon memiliki niat yang tidak
baik. Telephone operator juga disebut ujung tombak dari suatu perusahaan,karena
para petugas dibagian ini memegang peran sebagai penyambung lidah antara
perusahaan. Sebagai ujung tombak, seorang telepon operator harus mampu
mengembangkan kepribadiannya di dalam bertelepon. Suara anda harus berirama
baik, kata-kata yang diucapkan harus jelas, intonasi suara penuh keramahan,
penuh perhatian dan selalu berkonsentrasi setiap melakukan perbincangan.
Petugas telepon operator harus mampu dan memahami seluk beluk telepon, baik
 local maupun internasiona, dan juga harus mampu mengucapkan “spelling board”
dengan benar dan juga hafal dengan extention number yang ada dihotel.

2. Tugas Dan Tanggung Jawab Telephone Operator

Tugas utama seorang telepon operator adalah menerima atau

menyambungkan telepon, dari atau untuk tamu dihotel maupun diluar hhottel.
Disamping tugas utama, ada beberapa tugas lain, yaitu:
 Memberikan pelayanan wake up call
 Mengoperasikan switch board
 Memberikan informasi kepada tamu
 Pelayanan pemutaran kaset/video/public music
 Membuat telepon billing
 Menerima pesan dari tamu, untuk tamu
 Menjaga kebersihan area kerja
 Menjaga sopan santun bertelepon
 Melayani sambungan local, interlokal, dan internasional
 Menerima dan mengirim faxcimile dari tamu maupun dari manajemen hotel
 Membuat laporan sambungan telepon local, interlokal, maupun internasional
 Menangani laporan ancaman bom


3. Perlengkapan Telephone Operator

 Switch Board
 Telepon set
 Head Set
  Komputer
 Meja Operator
 Kursi Operator
 Papan tulis, white board
 Kunci Operator
 Jam dinding
 Filling cabinet
 Video System
 Audio system
 Tape Recorde
 Paging Board
4. Alphabetical
 Untuk mengeja nama tamu berikut ini dijelaskan mengenai bagaimana cara
mengeja nama tamu secara standar internasional.

A : Alpha
B : Bravo
C : Charlie
D : Delta
E : Echo
F : Foxtrot
G : Golf
H : Hotel
I : India
J : Juliet
K : Kilo
L : Lima
M : Mike
N : November
O : Oscar
P : Papa
Q : Quebec
R : Romeo
S : Sierra
T : Tango
U : Uniform
V : Victor
W : Whiskey
X : X-ray
Y : Yankee
Z : Zulu

5. Jenis-jenis sambungan telepon

a. Hubungan antara bagian departemen dihotel (intern call) yaitu jenis hubungan
yang terjadi di dalam lingkungan hotel.
b. Hubungan local (local call) yaitu komunikasi telepon yang masih termasuk dalam 1
wilayah saluran telepon atau kode area.
c. Hubungan interlokal (interlocal call) adalah hubungan dari satu wilayah ke
wilayah lain melalui sambungan telepon. Hubungan ini sering terjadi antar kota
atau keluar pulau.
d. Hubungan internasional (international call) yaitu komunikasi telepon yang terjadi
dari satu Negara ke Negara lain di luar negri atau sering disebut overseas call.
Memungkinkan pemanggil di suatu Negara menghubungi nomor telepon di Negara
lain dengan memutar nomor awalan internasional, kode Negara, nomor nasional
Negara yang dipanggil ( tanpa angka nol didepannya), dan nomor telepon yang
dituju.
6. Istilah-istilah di Telepon Operator
a. Collect Call : permintaan percakapan telepon yang mana tagihan telepon
ditagihkan pada penerima telepon.
b. Talk Free Call : percakapan telepon luar negeri atau dalam negeri lewat di system
pelayanan otomatis yang biayanya di bedakan kepada orang yang di panggil. Nomor
talk free call biasanya di bedakan secara umum kepada siapa saja yang yang
membutuhkannya, biasanya dalam bidang bisnis.
c. Fix time Call : permintaan percakapan telepon yang waktunya ditenukan oleh
pemanggil dengan persetujuan operator.
d. Conference call : percakapan telepon oleh tiga orang atau lebih dengan
menggunakan perlengkapan tertentu.
e. Credit Card Call : Permintaan percakapan telepon yang pebayarannya di tanngung
oleh pemegang kartu kredit.

7. Syarat- syarat seorang Telepon operator

 a. Dapat berkomunikasi denagn bahasa asing (inggris, Itali,
Jepang, mandarin, Francis, dll)
b. Tidak mengalami gangguan pada pita suara
c. Dapat bekerja sama dengan teman
d. Sopan dan ramah