1

BADAN PENGURUS HARIAN
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK GEOFISIKA “MAYAPADA” ITERA
2018/2019
DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN
Nama NIM Jabatan
Reza Syindhica 12116002 Kepala Departemen
Yuriza Alvionita 12116116 Sekretaris I
Dwinda Aldatri 12117013 Sekretaris II
Deskripsi Kerja
Status
 Bertanggung jawab kepada Ketua Himpunan dan Kepala Departemen Kesekretariatan.
Wewenang
 Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama ketua himpunan
dalam bidang administrasi.
Tugas
 Melaksanakan pengelolaan administrasi kesekretariatan.

 Membuat surat – surat yang berhubungan dengan kegiatan dalam himpunan
 Membuat absensi pada setiap kegiatan himpunan.
 Membuat notulensi setiap kegiatan himpunan
SURAT
1. Surat yang dibuat oleh BPH dengan kepentingan di wilayah ITERA menggunakan kop surat HMTG
Mayapada ITERA.
2. Surat yang dibuat oleh BPH dengan kepentingan HMTG Mayapada ITERA dan HMGI
menggunakan kop surat HMGI dan HMTG Mayapada ITERA.
3. Permintaan pembuatan surat H+2 setelah penyampaian ke sekretaris
1. Isi surat yang dibuat oleh Pengurus Pusat menggunakan font “Times New Roman” ukuran 12.
2. No surat dari masing masing wilayah dibuat oleh masing-masing wilayah, dengan
ketentuan sebagai berikut:
Penjelasan no surat:
001/SK/HMTG/III/2017
Tahun pembuatan surat
Bulan pembuatan surat
Pihak yang mengeluarkan surat (HMTG)
Kode Jenis surat **
No surat yang dibuat *
*Keterangan nomor surat :
Nomor selalu dimulai dari nomor 001 untuk setiap surat yang dikeluarkan
**Keterangan kode jenis surat :
Misal :
a. Surat Keputusan dengan kode “SK”, yaitu surat yang berisi suatu keputusan.
b. Surat Tugas dengan kode “ST”, yaitu surat yang berisi penugasan terhadap
perorangan ataupun lembaga.
c. Surat Undangan dengan kode “SU”, yaitu surat yang bertujuan untuk
mengundang lembaga/perorangan.
d. Surat Permohonan Izin dengan kode “SI”, yaitu surat yang bertujuan untuk meminta izin
baik mengadakan kegiatan maupun meminta izin meminjam suatu barang/tempat.
e. Surat Permohonan Bantuan Dana dengan kode “SD”, yaitu surat yang bertujuan
untuk meminta bantuan dana .
f. Surat Pemberitahuan dengan kode “SB”, yaitu surat yang berisi informasi tentang
sesuatu yang bertujuan untuk pemberitahuan.
g. Surat Pengunduran Diri dengan kode “SPD”, yaitu surat yang berisi pengunduran
diri perorangan karena alasan tertentu.
h. Surat Pengantar dengan kode “SP”, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan
barang atau berkas/dokumen dll.

i. Surat Permohonan dengan kode “SH”, yaitu surat yang bertujuan untuk memohon
permintaan pembicara, permohonan endorsement
j. Surat Rekomendasi dengan kode “SR” yaitu surat yang bertujuan untuk
merekomendasikan suatu kegiatan.
k. Jenis surat selain yang tertulis dari a sampai j menggunakan kode “LA”
PROPOSAL
1. Pembuatan proposal dan surat berdasarkan template dari HMTG.
2. Permintaan pembuatan proposal H+25 setelah penyampaian ke sekretaris
3. Proposal yang mengajukan sponsorship, sekretaris membuat 2 buah proposal, satu
proposal resmi, satu proposal sponsorship yang template proposal sponsorshipnya bebas.
4. Isi proposal yang dibuat oleh Pengurus Pusat menggunakan font “Segoe UI” ukuran 11.
5. Proposal lembar pengesahan kegiatan yang berada di Wilayah terdapat tanda tangan
ketua pelaksana, sekretaris, dan kordinator Wilayah.
Daftar Surat Keluar
Jumlah surat yang telah keluar pada Departemen Kesekretariatan Himpunan

Mahasiswa Teknik Gofisika (HMTG) Mayapada ITERA Periode 2018/2019
adalah 206 eksemplar.
1.Surat Keputusan ( 1)
No. No. Surat Perihal

1. 01 Penyetujuan SEG Student Chapter ITERA
sebagai Badan Semi Otonom HMTG
Mayapada ITERA
2. Surat Permohonan Kunjungan ( 2 Surat)

1. 01 Permohonan kunjungan ke Hima TG Bhuwana
Unila
2 02 Permohonan kunjungan ke HMS ( Himpunan
Mahasiswa Sipil) ITERA
3. Surat Pernyataan (3 Surat)

1. 01 Pernyataan pertanggung jawaban HC 2 (Amal
Nur Ikhsan)
2 02 Pernyataan KM ITERA
3 03 Pernyataan SP-3 (Afdhalul)
4. Surat Aktif Organisasi (4 Surat)

1. 01 Rury
2 02 Helen Zetri
3 03 Aviv Alansyah
4 04 Noer Moh Farhan
5. Surat Rekomendasi (52 Surat)

1. 01 Rekomendasi Daftar Pengurus Pusat &
Wilayah HMGI
2 02 Rekomendasi Daftar Pengurus Pusat &
Wilayah HMGI
3 03 Rekomendasi Daftar Pengurus Pusat &
Wilayah HMGI
6. Surat Permohonan (61 Surat)
Nomor
No Perihal Tujuan
Surat
1 1 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) SMA Perintis 2 BDL
2 2 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) SMP N 07 BDL
3 3 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) Inf/Yonif 123
4 4 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) Badan SAR Nasional
5 5 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) Dinas Sosial
6 6 Peminjaman Alat HC1 ( Tenda) Satuan Logistik
7 7 Permohonan Izin HMTG Mengajar SMA 1 Kalianda
8 8 Permohonan Izin HMTG Mengajar SMA N 2 Kaianda
9 9 Permohonan Izin HMTG Mengajar SMA 11 Bandar Lampung
10 10 Permohonan Izin HMTG Mengajar SMA 1 7 Bandar Lampung
11 11 Permohonan Izin HMTG Mengajar SMA 14 Bandar Lampung
12 12 Permohonan Izin Pengabdian Mayarakat Desa Marga Kaya
13 13 Permohonan Izin HC 1 Pembina Asrama ITERA
14 14 Permohonan Izin Kuiah Musyawarah Wilayah 1 HMGI Dosen
26 26 Permohonan Izin Pengabdian Mayarakat Desa PTPN 7 Trikora
30 30 Permohonan Izin HMTG Mengajar SDN 4 Kota Karang
31 31 Permohonan Izin HMTG Mengajar SDN 1 Tarahan
44 44 Pemberitahuan HC 2 Kapolsek Teluk Betung
45 45 Peminjaman Alat HC2 ( Toa) Prodi TG
46 46 Peminjaman Alat HC2 ( Tandu) KSR PMI ITERA
47 47 Studi Kunjungan Pertamina Ulu-Belu
48 48 Tugas Rapat HMGI Yogyakarta Prodi TG
49 49 Permohonan Izin Kuliah "Rapat HMGI"Yogyakarta Dosen
50 50 Izin Kuliah "Rapat HMGI"Yogyakarta Dosen
54 54 Permohonan Dukungan Kegiatan Geohealthy Klinik Kesehatan ITERA
55 55 Permohonan Surat Tugas Dies Natalis HMGI Prodi TG
61 61 Permohonan Peminjaman Alat Doa Bersama Baitul Ilmi
7. Surat Pengantar (40 Surat)

1. 01 Pengantar Proposal Ke Perusahaan
2 02 Pengantar Proposal Ke Perusahaan
8. Surat Undangan (43)
No Nomor Surat Perihal

1 1 Undangan Dewan Juri Geocentra
9 9 Undangan Semnas Ke Prodi
32 32 Undangan Semnas ke ESDM Lampung
33 33 Undangan Semnas ke Walikota Bandar Lampung
34 34 Undangan Dinas Lingungan Hidup Lampung
35 35 Undangan Semnas Ketua Jurusan Unila
36 36 Undangan Pemenang Geocentra
Daftar Surat Masuk
1 Surat Kunjungan Terra-ITB

2 Surat KM ITERA
3 Surat Ikut Serta IBC
4 Surat Kunjungan Hima Tg Bhuwana
5 Surat Undangan Sidang Terbuka Dies ITERA
6 Surat Undangan Dies Natalis Fisika
7 Surat Undangan Dies Natalis PWK
8 Surat Undangan Dies Natalis Geologi
9 Surat Undangan Dies Natalis Teknik Sipil
Kendala Departemen Kesekretariatan Keseluruhan
 Permintaan untuk pembuatan surat sering tidak sesuai dengan SOP
Saran Untuk Kedepannya
 Sekretaris harus belajar menggunakan aplikasi Microsoft Word di Handphone

1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BADAN PENGURUS HARIAN

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK GEOFISIKA “MAYAPADA” ITERA

Nama NIM Jabatan

Reza Syindhica 12116002 Kepala Departemen

Yuriza Alvionita 12116116 Sekretaris I

Dwinda Aldatri 12117013 Sekretaris II

 Bertanggung jawab kepada Ketua Himpunan dan Kepala Departemen Kesekretariatan.

 Melaksanakan pengelolaan administrasi kesekretariatan.

Tahun pembuatan surat

Bulan pembuatan surat

Pihak yang mengeluarkan surat (HMTG)

Kode Jenis surat **

No surat yang dibuat *

*Keterangan nomor surat :

**Keterangan kode jenis surat :

sesuatu yang bertujuan untuk pemberitahuan.

diri perorangan karena alasan tertentu.

barang atau berkas/dokumen dll.

Jumlah surat yang telah keluar pada Departemen Kesekretariatan Himpunan

No. No. Surat Perihal

2. Surat Permohonan Kunjungan ( 2 Surat)

3. Surat Pernyataan (3 Surat)

No. No. Surat Perihal

4. Surat Aktif Organisasi (4 Surat)

No. No. Surat Perihal

5. Surat Rekomendasi (52 Surat)

7. Surat Pengantar (40 Surat)

No. No. Surat Perihal

8. Surat Undangan (43)

No Nomor Surat Perihal

1 Surat Kunjungan Terra-ITB

Kendala Departemen Kesekretariatan Keseluruhan

 Permintaan untuk pembuatan surat sering tidak sesuai dengan SOP

Saran Untuk Kedepannya

 Sekretaris harus belajar menggunakan aplikasi Microsoft Word di Handphone

Anda mungkin juga menyukai