Aditya Bimantoro Sakti1, Fitri Mutia Fajrin2, Ima Fathia Rosida3, Lukky Reza
Ramadhani4, Moh. Holid5, Syahrin Matlail Fajri6
Program Studi Teknologi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan
Email : lukki30133@gmail.com
Dosen Pengampu
Dr. Sulthoni, M.Pd1, Ence Surahman, S.Pd., M.Pd2
Makalah terdiri dari tiga bagian utama yakni pendahuluan, pembahasan dan penutup.
Penjelasan masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
A. Pendahuluan
Analisis kebutuhan pelatihan merupakan langkah awal dari perencanaan diklat.
Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan
pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat
pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (terlihat pada misi, fungsi dan tugas)
dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai.
Pelatihan merupakan proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan
prosedur yang sistematis dan teorganisir, pelatihan sendiri merupakan sarana bagi
sebagian untuk mengembangkan potensi yang telah dimiliki, atau sebagai tambahan
pengetahuan baru dalam pekerjaan yang telah dijalani. (Pelatihan dan pengembangan
didefinisikan sebagai praktek jalan manusia yang fokus adalah mengidentifikasi,
menilai dan melalui pembelajaran yang direncanakan membantu pengembangan
kompetensi kunci yang memungkinkan orang untuk melakukan pekerjaan saat ini atau
masa depan ", kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan kinerja manusia pada kerja
karyawan adalah saat melakukan atau sedang disewa untuk melakukan)".
Pelatihan sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan
organisasi, sudah luas diakui. Namun pada kenyataannya memili kendala dengan
mermasalahan mengenai pelatihan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak
atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan
1
Pelatihan, maka idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk
kegiatan merupakan perwujudan dari pemenuhan kebutuhan.
Hasil yang diharapkan dari Analisis Kebutuhan Pelatihan akan memperjelas
kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dengan peningkatan kinerja
lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja para pejabat di dalam suatu organisasi,
disebutkan demikian karena setiap pejabat yang dilengkapi dengan jenis-jenis diklat
yang dibutuhkan, selanjutnya akan dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam
jabatannya.
Tujuan dari makalah ini adalah untuk menjelaskan analisis kebutuhan organisasi,
menjelaskan analisis kebutuhan personal, memaparkan analisis kebutuhan
kinerja/kompetensi, memaparkan analisis kebutuhan jabatan, menjelaskan workshop
pengembangan perangkat analisis kebutuhan dalam pelatihan.
Manfaat dari makalah ini adalah sebagai sumber dan bahan masukan bagi
penulis lain untuk menggali pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dalam
proses pembelajaran.
Metode penyusunan makalah dilakukan dengan mempelajari dan
mengumpulkan data dari pustaka yang berhubungan dengan alat, baik berupa buku
maupun informasi.
B. Pembahasan
Analisis Kebutuhan Organisasi
2
Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan
benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan
tertentu.
Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan
tema atau materi pelatihan.
Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah
yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan
sikap-sikap kerja, bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan
melalui pelatihan memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan
mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
Dalam analisis ini akan diteliti kemampuan dan kompetisi seorang karyawan.
Dari hasil penelitian tersebut akan diketahui kelebihan dan kekurangan apa saja dari
karyawan tersebut. Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi pelatihan yang
bisa memperkuat kemlebihan dan memperbaiki kelemahan si karyawan yang
bersangkutan.
Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang diperlukan.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan
mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan
membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi
yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.
Analisa Kebutuhan Pelatihan jenis person analysis akan ditetapkan levelnya oleh
perusahaan yang bersangkutan. Misalnya untuk posisi manajer, ada beberapa jenis
kompetensi yang harus dimiliki misalnya adalah skill kepemimpinan, skill komunikasi,
dan seterusnya. Seorang manajer akan diberikan assessment untuk mengetahui level
kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah,
maka manajer tersebut akan mendapatkan pelatihan tambahan untuk mengasah
kompetensi yang dirasa masih kurang.
Analisis kebutuhan personal ditujukan kepada orang yang memegang suatu
jabatan atau posisi di perusahaan. Dalam analisis ini akan diteliti kemampuan dan
kompetisi seorang karyawan. Dari hasil penelitian tersebut akan diketahui kelebihan dan
kekurangan apa saja dari karyawan tersebut.
Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi training yang bisa
memperkuat kelebihan dan memperbaiki kelemahan si karyawan yang bersangkutan.
Analisa Kebutuhan personal akan ditetapkan levelnya oleh perusahaan yang
bersangkutan. Misalnya untuk posisi manajer, ada beberapa jenis kompetensi yang
harus dimiliki misalnya adalah skill kepemimpinan, skill komunikasi, dan seterusnya.
Seorang manajer akan diberikan assessment untuk mengetahui level
kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah,
maka manajer tersebut akan mendapatkan training tambahan untuk mengasah
kompetensi yang dirasa masih kurang.
3
Analisis Kebutuhan Kinerja/ Kompetensi
Dalam UU No. 5 Tahun 2014 menerapkan Sistem Merit yaitu kebijakan dan
manajemen ASN yang didasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil
dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang seseorang. Kualifikasi yang
dimaksud adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan sesuatu atau menduduki
jabatan tertentu. Kualifikasi juga diartikan sebagai hal-hal yang dipersyaratkan baik
secara akademis maupun teknis untuk mengisi jenjang kerja tertentu. Sedangkan
Kompetensi adalah kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang ASN
berupa pengetahuan dan keterampilan serta perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan
tugas jabatannya, sehingga ASN tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara
profesional, efektif dan efisien. Kompetensi dimaksud meliputi: kompetensi teknis,
kompetensi manajerial dan kompetensi social kultural.
Kompetensi Teknis yang diukur dari tingkat spesialisasi pendidikan, pelatihan
teknis dan fungsional dan pengalaman bekerja secara teknis.
Kompetensi Manajerial yang diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan struktural
atau manajemen dan pengalaman kepemimpinan.
Kompetensi Sosial Kultural yang diukur dari pengalaman kerja berkaitan dengan
masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya sehingga memiliki
wawasan kebangsaan.
Suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan dapat terlaksana dengan baik apabila memiliki
lima unsur penting, yaitu :
Lembaga Pelatihan, tentunya menjadi mutlak keberadaannya dalam sebuah
pelatihan dikarenakan lembaga pelatihan merupakan wadah sebuah diklat yang
menjadi satu kesatuan dalam manajemen diklat.
Program Pelatihan, merupakan pondasi dari berdirinya sebuah lembaga
pelatihan. Jika program pelatihan tidak dapat dikembangkan dengan baik, maka
sebuah lembaga pelatihan tidak akan dapat berkembang.
SDM Pelatihan, dapat dibagi menjadi dua, yaitu SDM Tenaga Pengajar dan
SDM Penyelenggara. Keberhasilan sebuah diklat juga tidak terlepas dari kedua
unsur SDM ini. Sebab kemampuan kognitif, afektif dan psikomotorik peserta
ditentukan oleh Tenaga Pengajar dan Penyelenggara.
Peserta, merupakan objek dari pelatihan, oleh karena itu ketepatan persyaratan
peserta dengan diklat yang diselenggarakan dapat memberikan kontribusi yang
luar biasa terhadap keberhasilan sebuah diklat.
Sarana dan Prasarana Pendukung, merupakan pendukung dalam kegiatan belajar
mengajar. Semakin baik dan lengkap sarana dan prasarana pendukung yang
tersedia, maka akan semakin baik pula diklat yang dilaksanakan.
Kelima unsur di atas memegang peranan penting dan saling erat kaitannya
dalam keberhasilan suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan. Untuk lebih jelasnya
hubungan kelima unsur tersebut dapat digambarkan sebagaimana berikut ini : Program
pelatihan merupakan pondasi utama dalam sebuah kegiatan diklat oleh karena itu
sebagaimana dijelaskan di atas untuk menghasilkan diklat yang baik maka terlebih
dahulu dilakukan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) agar kegiatan diklat tepat sasaran
antara peserta dengan program yang akan dijalankan. AKD merupakan langkah awal
perencanan program diklat yang diperlukan untuk menemukenali kesenjangan antara
4
kompetensi yang dipersyaratkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh ASN dalam
melaksanakan tugas jabatannnya. AKD merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
mengidentifikasi kompetensi yang masih kurang dikuasai dan perlu
ditingkatkan/dibangun melalui diklat dengan mengidentifikasi substansi materi pokok
diklat (Knowledge, Skill, Attitude) yang relevan dan mendukung dalam pelaksanaan
tugas setiap unit kerja di masing-masing komponen di lingkungan kerjanya.
Oleh karena itu dengan dilakukannya AKD maka pelaksanaan diklat dapat
diarahkan kepada diklat yang berbasis kompetensi sehingga dapat menjawab tantangan
globalisasi yang menuntut profesionalisme ASN yang kompeten. Untuk itu
Kementerian Dalam Negeri selaku Instansi Pembina bagi seluruh Pemererintah Daerah
di seluruh Indonesia sangat merespon pengembangan kompetensi Aparaturnya melalui
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman
Pengembangan Sistem Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri. Pada Pasal 21 ayat (1), dinyatakan bahwa untuk memenuhi
kebutuhan diklat, maka pengembangan program diklat dilaksanakan pada tiga tingkatan,
yaitu: Tingkat Sistem, Tingkat Organisasi dan Tingkat Individu. Pengembangan
Program Diklat pada Tingkat Sistem yaitu dilaksanakan dalam rangka menyediakan
jenis-jenis diklat berbasis kompetensi yang berstandar dan selaras dengan Sistem
Manajemen Nasional. Pengembangan Program Diklat pada Tingkat
Organisasi dilaksanakan dalam rangka menyediakan jenis-jenis diklat yang
spesifik disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan tugas-tugas pokok dan fungsi
masing-masing unit organisasi pemerintah. Sedangkan pengembangan Program Diklat
pada Tingkat Individu dilaksanakan untuk menyediakan program peningkatan
kompetensi pada setiap pegawai guna memenuhi kebutuhan kompetensi individu dalam
melaksanakan pekerjaannnya.
5
keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat
menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Adanya kesenjangan KSA
(knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik yang
bersifat periodik/ insidentil.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui dengan
mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi
kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan
sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-
tiap jabatan.
Analisis jabatan juga bermanfaat untuk:
Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja
mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratannya.
Mengendifikasikan hubungan antara supervisor dan bawahannya.
Memberikan bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan
dan tugas-tugas yang berkaitan.
Menyediakan landasan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan
mengenai karyawan sesuai Undang-undang Hak Sipil tahun 1964 dan 1991
(Civil Rights Act of 1964 & 1991.
Dapat membantu perusahaan dalam memenuhi Undang-undanguntuk Warga
penyandang Cacat AS Tahun 1990 (Amerika with Disabilities Act of 1990).
Menentukan arti penting dan wktu yang diperlukan seorang karyawan.
Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan
karir.
Digunakan dalam penentuan nilai relative suatu pekerjaan,dan oleh karena itu
bermanfaat untuk memelihara kewajaran upah baik secara eksternal maupun
internal.
Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan
pekerjaan.
Dapat mempalancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang
tidak perlu selama berlangsungnya merger,akuisis, dan perampingan.
Di bawah ini di kemukakan oleh dale yoder tujuan analisis jabatan sebagai berikut:
Menentukan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan
Melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai
Mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan
Menentukan kebutuhan untuk program pelatihan
Menentukan tingkat upah, gaji, dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji
Mempertimbangkan keadilan dari jasa yang kurang puas terhadap pernyataan
yang di berikan
Menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban dan autoritas
Menetapkan tuntutan yang esensial dalam penetapan standar produksi
Melengkapkan clues untuk peningkatan metode dan penyederhanaan kerja
6
tercakup didalam. Pengamatan ini mungkin mencangkup penggunaan
videotape,audiotape, dan bahkan pemantau secara elektronik. Pengukur secara fisik atas
kegiatan yang dilakukan, seperti mengukur objek yang harus dipindahkan,dan uaraian
mengenai cara kerja sebuah mesin, seringkali memerlukan sejumlah observasi terhadap
pekerjaan pada saat dilakukan.
b. Wawancara
Sejumlah pekerjaan mencangkup tugas-tugas yang sulit untuk diamati. Suatu
cara yang baik untuk memeahami pekerjaan semacam ini mungkin dengan melakukan
wawancara dengan sejumlah orang yang berkitan. Sebagai contoh, untuk sungguh-
sungguh dapat memahami pekerjaan seorang perancang perangkat lunak (softwar) yang
mengembangkan program grafik yang disesuaikan dengan kebutuhan printer komersial
Anda dapat mewawancarai pemegang jabatan, supervisornya, anggota tim desain
produk mereka, anggota staf yang menulis kode-kode computer untuk implementasi
desain mereka, dan konsumen yang pada akhirnya menentukan tujuan mereka.
c. Kuesioner
Karena lebih ekonomis daripada wawancara atau observasi, kuesioner seringkali
digunakan jika informasi yang diperlukan harus dikumpulkan dari banyak pemagang
jabatan. Pada keadaan tertentu, kuesioner mungkin dibuat sendiri, Kuesioner yang telah
di bakukan biasanya diperoleh dengan cara membeli dari luar. Kuesioner baku lebih
ekonomis, dan pembuatannya sering kali memberikan keuntungan tambahan dengan
menyediakan informasi yang berharga dari database yang lebih besar. Di pihak lain,
kuesioner yang telah disesuaikan dengan keadaan, biasanya menghasilkan informasi
yang jauh lebih spesifik terhadap pekerjaan khusus yang tercakup di dalamnya.
Karakteristik ini terutama berguna untuk penulisan uraian tugas yang penting atau untuk
mengembangkan penilaian kinerja.
Kuesioner mungkin dilakukan dalam suatu formulir isian, atau yang kini semakin
banyak dilakukan, dengan computer.
d. Buku harian
Salah satu kekurangan observasi, wawancara, dan kuesioner adalah bahwa
informasi yang dihasilkan tampaknya tergantung pada waktu
dilakukannyapengumpulan data. Semua hal yang tampak paling menonjol pada saat
dilakukannya wawancara, adalah yang paling bayak dimasukan kedalam analisis jabatan.
Buku harian menawarkan satu solusi untuk masalah ini. Jika pemegang jabatan dan
supervisor memiliki sebuah buku harian selama kurun waktu beberapa minggu, hasil
analisis jabatan akan berkurang biasanya akibat tidak tepatnya waktu pelaksanaan
analisis. Untuk job yang berbeda pada waktu yang berbeda di tahun tersebut, buku
harian mungkin sangat bermanfaat.
e. Pengamatan
Pengamatan dilakukan pada tiap-tiap jabatan, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Di sebut pengamatan lansung apabila pengamat ikut terjun langsung
bersama dengan pelaksana dalam menjalankan tugas pekerjaanya. Sedangkan
pengamatan tidak langsung adalah apabila pengamat melakukan pengamatan dari jauh.
7
Workshop Pengembangan Perangkat Analisis Kebutuhan Dalam Pelatihan
C. Penutup
Pelatihan dapat diartikan sebagai penyelenggaraan proses pembelajaran sebagai
langkah dalam meningkatkan kemampuan melaksanakan tugas dan jabatan tertentu.
Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan
atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif dan
efisien. Program diklat diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau
setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini dengan
kompetensi standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang.
Saran bagi pembaca terkait pendalaman materi yang telah dibahas, diharapkan
pembaca dapat menjadikan makalah sebagai salah satu sumber pembelajaran dalam hal
pengembangan sistem pendidikan. Dan makalah ini bisa bermanfaat bagi banyak pihak,
utamanya bagi penyusun dan pembaca.
8
Daftar Pustaka: