Anda di halaman 1dari 2

SMK Muhammadiyah 4 Jakarta

Otomatisasi dan tata kelola perkantoran

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar:


1. Petunjuk Kerja
a. Cermati macam surat masuk dan surat keluar
b. Catatlah surat-surat yang ada ke dalam buku agenda
c. Arsip surat-surat tersebut sesuai dengan SOP

2. Bahan dan Alat


a. Format buku agenda surat masuk dan surat keluar
b. Surat masuk dan surat keluar
c. Guide (HVS warna)
d. Kertas cover warna ( 2 macam) untuk penanda surat masuk/surat keluar
e. 1 map snelhechter
f. Perforator
g. Stapler
h. ATK

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
b. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat.
c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar yang telah disediakan.
d. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan sistem tanggal
e. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan sistem yang digunakan.
f. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar selanjutnya susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip tersebut dalam map
snelhechter sesuai dengan sistem yang digunakan.

4. Hasil yang Diharapkan


a. Buku agenda surat masuk dan surat keluar terisi dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhechter sesuai dengan sistem pokok soal

Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
SMK Kepala Kompetensi Keahlian Kepala SMK Muhammadiyah 4
MUHAMMADIYAH 4 Tanggal Terbit Otomatisasi & Tata Kelola
JAKARTA BARAT Perkantoran
Jakarta, 20 Agustus 2018
Herminani, S. Pd Drs. H. Sri Sudirin
Perngertian Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik
itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.
Tujuan Beberapa fungsi dan tujuan surat masuk:

1. Sebagai alat komunikasi


2. Sebagai wakil dari penulis
3. Sebagai alat bukti historis
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
5. Sebagai alat pengingat
6. Sebagai alat bukti tertulis

Persiapan Peralatan dan Bahan:


a. Format buku agenda surat masuk dan surat keluar
b. Surat masuk dan surat keluar
c. Guide (HVS warna)
d. Kertas cover warna ( 2 macam)
e. 1 map snelhechter
f. Perforator
g. Stapler
h. ATK
Prosedur Kegiatan SOP Prosedur Penanganan Surat Masuk, yaitu :
1. Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2,
2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
SMK Muhammadiyah 4 Jakarta
Otomatisasi dan tata kelola perkantoran

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk melalui agenda adalah :

1. Penerimaan Surat yang terdiri dari pengumpulan dan menghitung surat masuk dan meneliti ketepatan alamat
2. Penyortiran surat yang merupakan kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat
pribadi
3. Pencatatan surat yang terdiri dari kegiatan membaca surat (dinas, biasa, penting), memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan
Sampel Agenda dan mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk
4. Pengarahan Surat yang merupakan kegiatan menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan
lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


RESEPSIONIS
SMK Kepala Kompetensi Keahlian
MUHAMMADIYAH 4 Tanggal Terbit Otomatisasi & Tata Kelola Kepala SMK Muhammadiyah 4
JAKARTA BARAT Perkantoran
Jakarta, 20 Agustus 2018 Drs. H. Sri Sudirin
Herminani, S. Pd
Perngertian Reseptionis merupanakan salah satu bagian pekerjaan perkantoran yang bertugas membuat, melayani dan mengarahkan tamu dan
juga merupakan lapisan kedua penerimaan tamu setelah satpam/ security. Reception adalah suatu bagian dari Front Office Department
yg bertugas melayani tamu dari awal kedatangan sampai selesainya tujuan tamu akan keperluannya.
Tujuan Untuk membantu memberikan informasi mengenai data kunjungan tamu yang memiliki keperluan akan program dan kegiatan dari SMK
Muhammadiyah 4, Jakarta
Persiapan Peralatan :
1. Alat Tulis
2. Buku Tamu
3. Jadwal Mata Pelajaran
Peraturan :

1. Berpenampila rapi, bersih dan segar.


2. Berperilaku sopan dan ramah.
3. Ekspresi wajah yang hangat namun meyakinkan.
4. Menghafal nama tamu.
5. Senang bergaul dan luwes.
6. Menjadi pendengar yang baik.
7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan jelek seperti menggugit kuku, ngupil, memegang dagu, dan
sebagainya.
8. Berlaku sopan dan hormat kepada tamu.
9. Penuh semangat kerja.
10. Menggunakan nada suara yang enak dan jelas.
11. Senantiasa bersikap tenang.
12. Menangani tamu yang complaint secara professional.
13. Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan.
14. Tulus dalam melayani tamu

Prosedur Kegiatan SOP Reseptionis, yaitu :


1. Ucapkan salam dan selamat datang, memberikan sambutan dengan ramah serta menawarkan bantuan.
2. Menanyakan adanya keperluan dan kepentingan.
3. Jika diperlukan data, mohon diminta untuk menulis dan mencatat identitas dari keterangan yang ada di buku tamu.
4. Berikan inform dengan penyampaian yang tepat dan ramah.
5. Mengantarkan ketempat seseorang yang ingin di temui dan di mintai kepentingan akan inforamsi yang dibutuhan oleh tamu.
6. Menawarkan bantuan kembali apabila diperlukan.
7. Berikan ucapkan terima kasih atas kedatangan.