PENATAAN ARSIP

DINAMIS
di Lingkungan Dinas Pendidikan
Provinsi DKI Jakarta
 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

ARSIP ?
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
*UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN
 FUNGSI ARSIP
ARSIP DINAMIS KEGUNAAN
arsip yang dipergunakan secara Masih digunakan oleh Pencipta
langsung dalam kegiatan pencipta Arsip
arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu;
 FUNGSI ARSIP
ARSIP STATIS KEGUNAAN
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Sudah tidak  digunakan oleh Pencipta
karena memiliki nilaiguna Arsip, tetapi bermanfaat bagi
kesejarahan, telah habis retensinya, masyarakat luas
dan berketerangan dipermanenkan,
yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung  oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
INSTRUMEN
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip,
Jadwal Retensi Arsip, serta
Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip.
 TATA NASKAH DINAS JADWAL RETENSI ARSIP
Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan Daftar yang berisi sekurang-kurangnya
informasi tertulis yang meliputi pengaturan jangka waktu penyimpanan
jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengelolaan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.

KLASIFIKASI ARSIP SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN

Pola pengaturan/ struktur fungsi yang DAN AKSES ARSIP
disusun secara sistematis dan logis yang Aturan pembatasan hak akses terhadap
digunakan sebagai dasar pemberkasan fisik arsip dan informasinya
arsip.
 BERKAS
Merupakan kesatuan arsip / dokumen
tentang sesuatu masalah / perihal / urusan
/ transaksi secara utuh.

PENATAAN Kegiatan menghimpun arsip-arsip /

dokumen yang mengandung dan atau

BERKAS
menyangkut masalah/urusan/Transaksi yang
sama

Pemberkasan arsip aktif menjadi tanggung

jawab pimpinan unit pengolah
 INSTRUMEN
PENATAAN BERKAS
DAFTAR ISI BERKAS DAFTAR BERKAS
MAP BERKAS

BOX ARSIP

RAK ARSIP

2020
 PENATAAN BERKAS
UNIT PENGOLAH
DI SEKRETARIAT/BIDANG
1 PEMBERKASAN
DILAKUKAN OLEH MASING-
MASING PEGAWAI
Masing-masing pegawai wajib menata
dokumen/arsip yang menjadi pekerjaan
dan tanggung jawabnya
2 LAKUKAN PEMBERKASAN
ARSIP SESUAI MASALAH
Pisahkan dokumen/arsip yang masih
terdapat di masing-masing pegawai
sesuai dengan permasalahan/kegiatan
3 SUSUN ARSIP
Urutkan arsip berdasarkan tanggal.
Dokumen yang lebih tua/lebih lama
diurutkan paling bawah/paling belakang
4 MASUKAN DALAM MAP
Arsip yang sudah memberkas sesuai
masalah dimasukan dalam map dan
tuliskan masalah pada lagian depan
map. Selanjutnya map diikat
menggunakan tali
5 SUSUN MAP KE DALAM BOX
Masukkan map kedalam box arsip.
1 (satu) box arsip dapat digunakan untuk
beberapa map/masalah
6
BERIKAN LABEL
Buat label arsip, tuliskan permasalahan,
nomor invent, dan tahun arsip.
Tempelkan pada box arsip
 HASIL YANG DIHARAPKAN
MAP DI DALAM BOX LABEL TERSUSUN
TERIMA KASIH