Anda di halaman 1dari 6

Modul IV

BERBAGI DATA ANTARA MS EXCEL, MS ACCESS, DAN MS WORD

Pada modul kali ini, anda dapat melakukan berbagi data antara 3 program ms-office. Berbagi
data yang pertama diawali dari program ms excel yang kemudian di transfer ke ms access
melalui proses import data selanjutnya yang terakhir, dari ms access ditransfer ke ms word
melalui proses pembuatan mailmerge.

Untuk lebih jelasnya anda dapat ikuti langkah sebagai berikut

1. Jalankan program Ms excel kemudian buat file barang seperti dibawah ini

2. Pada kolom-kolom yang masih kosong, isi dengan menggunakan fasilitas beberapa
fungsi yang ada pada ms excel, misalnya logika if, fungsi string left, right, dan mid.
Berikut ini ketentuan dari kolom “kota”,”barang”,”jumlah”, dan ”harga”.
- Kota
Jika 2 karakter pertama dari kode = MD, maka Madiun
Jika 2 karakter pertama dari kode = JK, maka Jakarta
Jika 2 karakter pertama dari kode = SB, maka Surabaya
- Barang
Jika 2 karakter terakhir dari kode = SD, maka Sandal
Jika 2 karakter terakhir dari kode = JT, maka Jaket
Jika 2 karakter terakhir dari kode = SP, maka Sepatu
- Jumlah
Didapat dari karakter ke 4 dan 5 dari kode
- Harga
Didapat dari karakter ke 7, 8 dan 9 dari kode dikalikan 1000.

Penyelesaian

Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom


- Kota
=IF(LEFT(B2;2)="MD";"Madiun";IF(LEFT(B2;2)="JK";"Jakarta";"Surabaya"))
- Barang
=IF(RIGHT(B2;2)="SD";"Sandal";IF(RIGHT(B2;2)="JT";"Jaket";"Sepatu"))
- Jumlah
=MID(B2;4;2)*1
- Harga
=MID(B2;7;3)*1000

3. pilih atau blok data mulai dari sel A1 sampai dengan sel G11.
4. Kemudian beri nama range Barang

5. Save
6. Kemudian data tersebut import ke ms-access

7. Klik tombol query design pada tab create, kemudian klik tabel barang dan add
8. Kemudian buatlah seperti dibawah ini

Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom


9. Klik tombol view untuk melihat data. Kemudian tambahkan beberapa kolom baru di
sebelah kolom harga dengan ketentuan sebagai berikut:
- Total
Didapat dari hasil perkalian antara field jumlah dengan field harga
- Potongan
Jika jumlah lebih dari sama dengan 20, maka mendapat potongan 5% dari total
Selain itu tidak mendapatkan potongan
- Bersih
Didapat dari hasil pengurangan antara field total dengan field potongan
10. Klik pada kolom disebelah kanan kolom harga, kemudian klik tombol builder pada
tab design grup query setup untuk memasukan rumus di atas dengan fasilitas fungsu
pada ms-access.
11. Pada kotak dialog builder masukan rumus total seperti pada gambar dibawah ini

Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom


12. Kemudian klik ok, setelah kembali ke lembar kerja query tekan enter. Ganti nama
expr1 menjadi total.
13. Untuk memasukan rumus yang lain, sama langkahnya seperti diatas.
- Rumus potongan
IIF ( [jumlah] >= 20;5/100* [Total] ;0)
- Rumus bersih
[Total]-[potongan]
14. Klik save, kemudian klik view untuk melihat hasilnya.

Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom


15. Tutup ms access kemudian buka ms word dan buatlah surat seperti dibawah ini.

16. klik tombol select recipient pada tab mailing grup start mail merge dan pilih use
existing list untuk memulai pembuatan mailmerge dengan sumber data dari ms access.
17. Pilih file access yang telah kita simpan kemudian klik tombol open.
18. Pilih Query barang dan klik ok
19. Masukkan field ke masing-masing bagian dengan menekan tombol insert merge field.
20. Berikut ini adalah hasil dari mail merge dengan sumber data dari ms.access.

Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom


Modul iv | office integration | M. Khairul anam, m. kom